文書檔案管理工作的創(chuàng)新研究

黃 戈

（青島科技大學(xué)，山東 青島 261500）

文書檔案管理是一項(xiàng)內(nèi)容復(fù)雜、過(guò)程繁瑣的管理工作，容易受到各種因素的干擾，影響工作進(jìn)展，給高校的教育管理造成不利影響。所以，文書檔案管理工作的開展需要立足于實(shí)際，對(duì)現(xiàn)有的問(wèn)題進(jìn)行深入分析，明確問(wèn)題成因，從而有針對(duì)性的制定解決對(duì)策，積極創(chuàng)新工作方式，提高工作效果。

1 文書檔案概念

文書檔案產(chǎn)生于高校日常教育管理事務(wù)中，種類繁多，主要包括報(bào)告、批復(fù)、信函、簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄以及工作總結(jié)等。因?yàn)槲臅鴻n案的產(chǎn)生路徑、內(nèi)容和形式具有很高的相似性，在進(jìn)行文書檔案管理工作時(shí)可以總結(jié)出一定的規(guī)律，進(jìn)而提高工作效率與質(zhì)量。

2 文書檔案管理工作問(wèn)題

2.1 文書檔案管理工作理念落后

文書檔案管理工作要想獲得高效率與高質(zhì)量，就必須落實(shí)先進(jìn)工作理念，為工作指明正確的開展方向和方式。然而，高校文書檔案管理工作在具體開展的時(shí)候，工作理念落后是典型問(wèn)題，主要原因在于傳統(tǒng)工作方式的影響，并且領(lǐng)導(dǎo)重視不足，進(jìn)而導(dǎo)致現(xiàn)階段的文書檔案管理工作理念缺少先進(jìn)性，與當(dāng)前社會(huì)發(fā)展以及高校工作開展的新形勢(shì)、新要求以及新變化不相符，制約了文書檔案管理工作的高效開展與落實(shí)[1]。

2.2 文書檔案管理工作制度缺失

在當(dāng)今社會(huì)背景下，高校教育事業(yè)開展獲得了新的發(fā)展和進(jìn)步，工作內(nèi)容逐漸豐富，工作方式也得到了有效創(chuàng)新。而文書檔案管理工作還是依照老一套的工作辦法去進(jìn)行，工作制度陳舊、創(chuàng)新性不足，在很大程度上造成了工作資源的浪費(fèi)，對(duì)文書檔案管理工作的正常進(jìn)展產(chǎn)生不利影響。同時(shí)工作制度缺失導(dǎo)致很多具有創(chuàng)新意識(shí)的教師職工無(wú)法發(fā)揮出自己的作用，很多工作創(chuàng)新都因?yàn)槔吓f制度的約束而被擱置下來(lái)，無(wú)法保障文書檔案管理工作的持續(xù)發(fā)展。

2.3 文書檔案管理工作手段單一

文書檔案管理工作手段主要為人工記錄、收集、整理、處理、保存，管理效率較低，并且受到管理人員綜合素質(zhì)的影響較大，存在很大的工作局限性。另外，隨著社會(huì)的快速發(fā)展，高校的日常行政事務(wù)也會(huì)越來(lái)越多，由此產(chǎn)生的文書檔案數(shù)量也會(huì)不斷增多，按照傳統(tǒng)的管理方式去開展工作的話，工作效率會(huì)比較低，并且容易出現(xiàn)錯(cuò)誤，導(dǎo)致文書檔案完整性下降，出現(xiàn)文書檔案損壞、丟失等問(wèn)題，給高校的日常經(jīng)營(yíng)發(fā)展造成巨大干擾。

2.4 文書檔案管理工作人員素質(zhì)有待提升

通常情況下，文書檔案管理工作的很多問(wèn)題都是因?yàn)楣ぷ魅藛T操作不當(dāng)或者工作不認(rèn)真導(dǎo)致的，不是偶然問(wèn)題。尤其是在信息時(shí)代，文書檔案管理信息化建設(shè)逐漸成熟與完善，對(duì)于文書檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)提出了更高的要求。但是，目前在職的很多文書檔案管理工作人員都是高校鄰近退休的老職工，或者是缺乏工作經(jīng)驗(yàn)的大學(xué)畢業(yè)生，在文書檔案管理工作方面都存在各自的問(wèn)題，專業(yè)水平不夠，經(jīng)驗(yàn)欠缺以及工作責(zé)任心差是普遍存在的問(wèn)題，給文書檔案管理工作留下了很多漏洞，影響到文書檔案管理工作的正常進(jìn)行。

3 文書檔案管理工作創(chuàng)新路徑

3.1 文書檔案管理理念創(chuàng)新

文書檔案管理工作創(chuàng)新的首要任務(wù)是理念創(chuàng)新，先進(jìn)的工作理念是提高文書檔案管理工作效率與質(zhì)量的前提，需要立足于當(dāng)前企事業(yè)發(fā)展現(xiàn)狀，根據(jù)文書檔案管理工作的開展趨勢(shì)，認(rèn)清工作進(jìn)展的新情況、新要求以及新形勢(shì)，提高對(duì)文書檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)重視，將其看作是高校長(zhǎng)期發(fā)展的戰(zhàn)略目標(biāo)和規(guī)劃，促進(jìn)文書檔案管理工作高效實(shí)施與落實(shí)[2]。因此，高校需要從根本上轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)、老舊的工作理念，在文書檔案管理工作中滲透先進(jìn)的管理理念，并且借助先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)保證文書檔案的準(zhǔn)確、完整，提高文書檔案管理工作效率與質(zhì)量，為高校的經(jīng)營(yíng)發(fā)展決策提供必要的理論幫助，促進(jìn)高校的持續(xù) 發(fā)展。

3.2 文書檔案管理工作制度創(chuàng)新

針對(duì)文書檔案管理工作創(chuàng)新的實(shí)質(zhì)來(lái)講，工作制度的創(chuàng)新是核心內(nèi)容，決定了文書檔案管理工作的高度與實(shí)效性，是對(duì)文書檔案管理工作有效開展影響最大的元素?；诖?，為了保證文書檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展，需要集合工作實(shí)際，從工作問(wèn)題方面入手，對(duì)現(xiàn)有的文書檔案管理工作制度進(jìn)行有效補(bǔ)充和創(chuàng)新，為文書檔案管理工作的高效進(jìn)行提供強(qiáng)有力的制度保障。首先，應(yīng)該對(duì)文書檔案管理工作的規(guī)范、流程、內(nèi)容以及方式等具體工作環(huán)節(jié)進(jìn)行統(tǒng)一，形成全國(guó)一體化的文書檔案管理制度，及時(shí)摒棄老舊、不適用的制度，提高文書檔案管理工作的可靠性。其次，全面落實(shí)獎(jiǎng)罰制度，嚴(yán)格要求文書檔案管理工作人員，提高工作積極性和認(rèn)真程度，提高工作效率與質(zhì)量。

3.3 文書檔案管理手段創(chuàng)新

目前，文書檔案管理工作已經(jīng)進(jìn)入了信息化時(shí)代，傳統(tǒng)的管理手段已經(jīng)過(guò)時(shí)，不再適用于現(xiàn)代文書檔案管理工作，尤其是在電子文書檔案的管理工作中，老一套的管理辦法已經(jīng)凸顯出力不從心的態(tài)勢(shì)，必須進(jìn)行管理手段的創(chuàng)新。第一，要加快文書檔案管理信息化平臺(tái)建設(shè)，將各種文書檔案都制作為電子材料進(jìn)行保存和備份，并且可以通過(guò)平臺(tái)進(jìn)行關(guān)鍵詞檢索、時(shí)間檢索、內(nèi)容檢索等，提高文書檔案管理工作效率，減輕管理人員工作壓力。第二，提高文書檔案管理工作安全性，要求工作人員規(guī)范操作，按照工作制度和要求開展工作，隨手鎖屏電腦、及時(shí)退出文書檔案管理系統(tǒng)，不瀏覽存在安全威脅的網(wǎng)頁(yè)，確保網(wǎng)絡(luò)環(huán)境安全、可靠。

3.4 加強(qiáng)文書檔案管理人員素質(zhì)教育

文書檔案管理工作是高校日常工作中的重點(diǎn)，需要由具有高素質(zhì)、高業(yè)務(wù)水平的工作人員負(fù)責(zé)，要求高校人力資源部門加強(qiáng)文書檔案管理人員素質(zhì)教育，進(jìn)而全面提升工作效率與質(zhì)量。首先，文書檔案管理工作需要實(shí)施競(jìng)聘上崗制，由高校內(nèi)部的在職人員進(jìn)行自薦或者領(lǐng)導(dǎo)提名，通過(guò)多層選拔確定最終的人員。其次，高校需要定期組織文書檔案管理人員參加專項(xiàng)培訓(xùn)，學(xué)習(xí)先進(jìn)的工作理念和方式，同時(shí)在培訓(xùn)中交換平時(shí)的工作經(jīng)驗(yàn)，總結(jié)工作問(wèn)題并提出整改辦法。最后，為文書檔案管理工作人員提供進(jìn)修機(jī)會(huì)，進(jìn)入企業(yè)或者其它學(xué)校進(jìn)行學(xué)習(xí)，掌握更多先進(jìn)的工作方式，充實(shí)自己的大腦，從而更好地應(yīng)對(duì)文書檔案管理工作的各種問(wèn)題，確保工作效率與質(zhì)量。

4 結(jié)論

綜上所述，文書檔案管理工作的創(chuàng)新是高校提高工作效率的有效手段，對(duì)于高校的持續(xù)發(fā)展具有重要意義。要求相關(guān)的管理人員立足于工作實(shí)際，明確文書檔案管理工作目標(biāo)和意義，從工作中的問(wèn)題角度出發(fā)，積極開展文書檔案管理工作創(chuàng)新活動(dòng)，全面提升工作效率與質(zhì)量，取得文書檔案管理效率最大化，保證高校健康發(fā)展。