企業(yè)人事檔案管理與人力資源創(chuàng)新發(fā)展探究

宋廣影

（黑龍江省交投高速公路運(yùn)營(yíng)管理有限公司大齊分公司，黑龍江 大慶 163316）

企業(yè)人事檔案是人事部門(mén)全面考察與使用人才的重要依據(jù)，在企業(yè)發(fā)展中發(fā)揮著重要作用。加強(qiáng)人事檔案管理對(duì)發(fā)揮組織內(nèi)人力資源的效力、實(shí)現(xiàn)人力資源的合理配置、規(guī)范化預(yù)測(cè)人力資源需求等有著積極意義。以此在人事檔案管理工作上，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)思想觀念與管理方式等方面的創(chuàng)新，切實(shí)規(guī)避檔案管理存在的內(nèi)容不全與技術(shù)滯后等問(wèn)題，以延伸與加強(qiáng)人事檔案管理的功能。

1 轉(zhuǎn)變信息服務(wù)理念

在人事檔案管理的創(chuàng)新進(jìn)程中，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)用人機(jī)制的轉(zhuǎn)變，相對(duì)于眼前利益，更應(yīng)當(dāng)注重長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展，貫徹落實(shí)以人為本的管理理念。人事檔案管理是人力資源管理在選人與用人的重要途徑，更是知識(shí)管理的基礎(chǔ)。因此應(yīng)當(dāng)積極轉(zhuǎn)變被動(dòng)的服務(wù)模式，不斷強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，主動(dòng)為人力資源管理提供信息服務(wù)，推動(dòng)人事檔案管理工作轉(zhuǎn)型的同時(shí)，為人力資源開(kāi)發(fā)提供有效服務(wù)，切實(shí)提高企業(yè)的人力資源管理水平。

2 加強(qiáng)各部門(mén)溝通合作

人事檔案信息貫穿人力資源管理活動(dòng)的全程，作為人事檔案管理工作人員，應(yīng)當(dāng)及時(shí)向人力資源管理部門(mén)反饋各種信息，加強(qiáng)與人事部門(mén)的溝通交流。積極拓展人事檔案的內(nèi)容，增加能夠反映出員工綜合能力及素質(zhì)等資料內(nèi)容，與由權(quán)威部門(mén)認(rèn)定的業(yè)績(jī)考核資料，以及能夠反映出個(gè)人專(zhuān)業(yè)能力與性格特征等個(gè)性化的材料，實(shí)現(xiàn)對(duì)員工發(fā)展的全方位評(píng)價(jià)。將人事檔案管理工作對(duì)接辦公系統(tǒng)，施以系統(tǒng)化管理。人力資源部門(mén)可以根據(jù)企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)與人員檔案信息，進(jìn)一步完善人力資源長(zhǎng)期發(fā)展規(guī)劃，科學(xué)展開(kāi)招聘與培訓(xùn)及考核等工作，促使員工發(fā)揮自身的價(jià)值，為企業(yè)創(chuàng)造更多的效益。人力資源管理工作應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)與各部門(mén)工作的聯(lián)系，將人力資源工作融入到各部門(mén)的管理工作中，避免出現(xiàn)人力資源管理與人事檔案管理工作脫節(jié)的情況，綜合各種信息建立完善的人事檔案庫(kù)，從而更好的為各部門(mén)業(yè)務(wù)展開(kāi)提供服務(wù)[1]。

3 完善信息管理體系

在人事檔案管理工作中，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)員工信息的清查核對(duì)，剔除虛假的信息，拓展存檔的范圍，建立完善的人才數(shù)據(jù)庫(kù)。派專(zhuān)人動(dòng)態(tài)管理數(shù)據(jù)庫(kù)，及時(shí)更新個(gè)人信息。尤其是針對(duì)專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員與高管等重要的人員，應(yīng)當(dāng)確保其個(gè)人信息的詳盡性。以往紙質(zhì)性人事檔案的信息內(nèi)容相對(duì)較少，而電子檔案信息的載體豐富，包括音像資料等，提高個(gè)人信息的真實(shí)性與拓展信息量的同時(shí)，加強(qiáng)現(xiàn)代信息技術(shù)的靈活運(yùn)用，更利于信息管理體系的完善。人事檔案管理部門(mén)是人力資源管理的重要參謀助手，除依靠人力外，還需使用新的技術(shù)手段，實(shí)現(xiàn)對(duì)員工檔案信息的高效管理。利用現(xiàn)代科技掃描人事檔案材料，實(shí)現(xiàn)人事檔案電子化，規(guī)避以往存在的人為涂改及替換等信息造假行為，通過(guò)人事檔案電子信息化管理，便于后續(xù)的檔案保存與查閱。唯有加強(qiáng)檔案設(shè)備配備與基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，才能轉(zhuǎn)變檔案管理工作模式，從而有效規(guī)避人才流動(dòng)中的人檔分離問(wèn)題，以切實(shí)發(fā)揮人事檔案管理的價(jià)值意義。

4 強(qiáng)化人事檔案信息時(shí)效性

處于知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，企業(yè)之間的競(jìng)爭(zhēng)逐步向人力資源競(jìng)爭(zhēng)的局勢(shì)轉(zhuǎn)變。因此企業(yè)應(yīng)當(dāng)不斷加強(qiáng)人事檔案管理工作水平，根據(jù)企業(yè)與時(shí)代發(fā)展的要求，逐步縮短反饋信息收集與再利用的時(shí)間周期。將新產(chǎn)生的個(gè)人經(jīng)歷相關(guān)資料，及時(shí)補(bǔ)充到人事檔案中來(lái)，切實(shí)強(qiáng)化人事檔案信息的時(shí)效性。加強(qiáng)對(duì)人事檔案的動(dòng)態(tài)性與常態(tài)化及科學(xué)化管理，定期審查鑒定以往的人事檔案資料，及時(shí)補(bǔ)充新的內(nèi)容與更新人事檔案信息，便于人力資源部門(mén)充分了解員工的實(shí)際情況。

5 優(yōu)化人事代理制度的服務(wù)形式

隨著企業(yè)人事檔案管理工作地位的提升，衍生了大量新的人事檔案管理方式模式，不斷提高了企業(yè)人事檔案管理水平，推動(dòng)了企業(yè)現(xiàn)代化發(fā)展進(jìn)程。如人事代理制度中人才租賃的服務(wù)形式，首先便于企業(yè)便捷用人，打破了傳統(tǒng)人事關(guān)系與勞動(dòng)關(guān)系的管理局面，實(shí)現(xiàn)了租賃單位用人與專(zhuān)業(yè)機(jī)構(gòu)管人。其次隨著高級(jí)專(zhuān)業(yè)人才兼職租賃業(yè)務(wù)的不斷展開(kāi)，對(duì)地區(qū)人才資源的社會(huì)共享起到了積極促進(jìn)作用。同時(shí)可確保單位用人的準(zhǔn)確性，有效規(guī)避用人風(fēng)險(xiǎn)。最后打破了傳統(tǒng)編制限額的問(wèn)題，更容易滿(mǎn)足用人需求。從被派遣人員入手分析，首先對(duì)人事檔案的勞動(dòng)關(guān)系與人事關(guān)系的管理起到了保障作用，對(duì)業(yè)績(jī)情況與培訓(xùn)及考核等工作檔案方面的內(nèi)容起到了完善作用，更利于勞動(dòng)者合法權(quán)益的維護(hù)。其次不再續(xù)約派遣人員的人事關(guān)系，依舊由人事派遣服務(wù)機(jī)構(gòu)代理，可提供代交社保與各種證明等人事代理服務(wù)。

6 豐富人事檔案管理模式

傳統(tǒng)人事檔案管理模式過(guò)于封閉，對(duì)人事檔案的封閉性管理，僅適用于本機(jī)構(gòu)使用，使用范圍相對(duì)狹窄。同時(shí)手工操作的難度大與規(guī)范性差，應(yīng)當(dāng)積極轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)工作模式，加強(qiáng)現(xiàn)代化信息技術(shù)的引入力度，將紙質(zhì)化個(gè)人檔案資料輸入到計(jì)算機(jī)的信息管理系統(tǒng)中，形成數(shù)據(jù)化與信息化的檔案資料，通過(guò)電子檔案的同時(shí)加強(qiáng)對(duì)檔案信息的保護(hù)。人事檔案的電子信息化管理，更利于實(shí)現(xiàn)資源共享，加強(qiáng)了檔案管理部門(mén)與外界的人才信息交流，交流模式的開(kāi)放性特征加強(qiáng)，更實(shí)現(xiàn)了文檔與網(wǎng)絡(luò)化及自動(dòng)化的一體化。從傳統(tǒng)的被動(dòng)接受檔案，向主動(dòng)提供服務(wù)的態(tài)勢(shì)轉(zhuǎn)變。靈活利用現(xiàn)代信息技術(shù)建立人機(jī)結(jié)合的技術(shù)性管理系統(tǒng)，完善人事檔案信息化管理的員工信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理手段科學(xué)化與理念現(xiàn)代化，從而加速人事檔案管理工作的規(guī)范化進(jìn)程[2]。

7 完善檔案管理制度

盡快完善人事檔案管理制度，規(guī)范收集與鑒別及錄入等人事檔案管理的工作流程，確保人事檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化，強(qiáng)化人事檔案工作的合法性與制度化。及時(shí)準(zhǔn)確與完整的更新檔案內(nèi)容，主動(dòng)收集與補(bǔ)充檔案內(nèi)容。盡快完善人事檔案的分類(lèi)系統(tǒng)，拓展系統(tǒng)的功能模塊，便于人事檔案管理工作有序展開(kāi)。在完善人事檔案內(nèi)容時(shí)，應(yīng)當(dāng)圍繞定量與定性結(jié)合，以及動(dòng)靜結(jié)合等原則進(jìn)行[3]。

8 提高檔案意識(shí)

引入高素質(zhì)人才，采取多種培訓(xùn)方式，加強(qiáng)對(duì)人才的培訓(xùn)教育力度，提高人員的職業(yè)素養(yǎng)與業(yè)務(wù)能力水平。尤其是人事檔案管理人員，應(yīng)當(dāng)積極掌握現(xiàn)代化的檔案管理知識(shí)技能，滿(mǎn)足更高的人事檔案管理工作要求，得心應(yīng)手處理檔案管理工作。

9 總結(jié)

創(chuàng)新人力資源管理的工作模式，是提高企業(yè)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力與占據(jù)主體地位的有力手段。在企業(yè)人事檔案管理上，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)服務(wù)理念與管理方式及人才培養(yǎng)方式等方面的創(chuàng)新，盡快擺脫傳統(tǒng)檔案管理工作中存在的人檔分離與信息缺失、檔案管理形式化等問(wèn)題，以帶動(dòng)企業(yè)內(nèi)部管理水平提升，有效規(guī)避外來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)，推動(dòng)企業(yè)健康發(fā)展。