加強(qiáng)行政執(zhí)法檔案管理工作的若干思考

劉衛(wèi)偉

（呂梁市城市管理綜合行政執(zhí)法隊(duì)，山西 呂梁 033000）

近年來，隨著政務(wù)服務(wù)網(wǎng)運(yùn)行的日趨成熟，行政審批事項(xiàng)由傳統(tǒng)的線下審批服務(wù)大廳窗口受理逐漸朝著線下與線上審批服務(wù)受理相結(jié)合。尤其是線上行政審批事項(xiàng)的開展，產(chǎn)生了大量電子審批文件和憑證性紙質(zhì)文件。規(guī)范地將線上行政審批檔案進(jìn)行收集、整理、歸檔，才能實(shí)現(xiàn)行政審批檔案的真實(shí)、完整。

1 行政執(zhí)法檔案管理工作的現(xiàn)狀

針對(duì)局機(jī)關(guān)及下屬各管理局的行政執(zhí)法檔案管理工作，采用集中統(tǒng)一管理的模式，并在2010年即實(shí)現(xiàn)了“檔案標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范及規(guī)章制度、檔案管理系統(tǒng)、檔案工作人員配置”的“三統(tǒng)一”。然而，隨著機(jī)構(gòu)改革的全面深化，法治政府建設(shè)的深入推進(jìn)，以及行政執(zhí)法案卷評(píng)查工作的深入開展和嚴(yán)格規(guī)范要求，涉及行政執(zhí)法檔案管理的規(guī)章制度、管理系統(tǒng)等方面急需因勢(shì)而變，與時(shí)俱進(jìn)。

2 行政執(zhí)法檔案管理工作存在的問題

2.1 安全問題

傳統(tǒng)檔案管理工作主要集中于實(shí)地檔案管理與人員管理，因此檔案安全性能夠得到有效保障，管理人員只需要做好檔案室管理工作，約束好檔案管理人員即可。但在信息時(shí)代下，檔案管理工作安全問題更加嚴(yán)峻，檔案管理工作依賴于檔案管理系統(tǒng)，但系統(tǒng)處于開放的網(wǎng)絡(luò)當(dāng)中，容易被不法分子、競爭對(duì)手所竊取。此外，檔案管理管理系統(tǒng)本身運(yùn)行過程中也具有一定的不確定性，如果系統(tǒng)出現(xiàn)崩潰、硬件損壞情況，都會(huì)導(dǎo)致檔案管理出現(xiàn)安全管理問題。因此企業(yè)在開展檔案管理工作時(shí)，必須加強(qiáng)硬件、軟件管理，確保管理工作安全性能夠得到有效保障。

2.2 部分類型的歸檔材料不受控

一方面，部分新納入的下屬機(jī)構(gòu)尚未統(tǒng)一部署辦公系統(tǒng)，歸檔工作無系統(tǒng)督辦，導(dǎo)致部分歸檔材料不受控；另一方面，辦公系統(tǒng)中檔案簽收環(huán)節(jié)存在不可控的因素，導(dǎo)致部分歸檔材料不受控，譬如，單次行執(zhí)法辦文事項(xiàng)的辦理全流程文件和元數(shù)據(jù)尚未能全部流轉(zhuǎn)到檔案簽收環(huán)節(jié)，且各事項(xiàng)的歸檔材料清單未嵌入至簽收環(huán)節(jié)，檔案簽收時(shí)，只能根據(jù)主辦部門提交的紙質(zhì)材料逐一簽收，難免存在部分應(yīng)當(dāng)歸檔但未歸檔的情況。盡管已全面推行行政執(zhí)法公示、全過程記錄和重大法制審核三項(xiàng)制度，初步構(gòu)建了行政執(zhí)法標(biāo)準(zhǔn)化、系統(tǒng)化的工作流程，但業(yè)務(wù)系統(tǒng)與檔案系統(tǒng)未完全打通，產(chǎn)生的元數(shù)據(jù)與文件尚不能完整地流轉(zhuǎn)至檔案系統(tǒng)。歸檔簽收環(huán)節(jié)控制不利，直接影響檔案的齊全、完整、準(zhǔn)確。

2.3 體系問題

信息化檔案管理工作不只需要使用檔案管理系統(tǒng)軟件、電子計(jì)算機(jī)就完成信息化建設(shè)工作，還包括數(shù)據(jù)收集、數(shù)據(jù)庫建設(shè)、安全管等工作內(nèi)容，需要多個(gè)部門配合。傳統(tǒng)檔案信息化管理工作水平始終不高，企業(yè)管理人員對(duì)于檔案管理工作價(jià)值認(rèn)識(shí)不足，企業(yè)在開展檔案信息化管理工作停滯不前，企業(yè)雖然投入了一定的資金用于硬件建設(shè)，但沒有加強(qiáng)軟件工作投入，忽視檔案管理工作價(jià)值。企業(yè)在開展檔案管理時(shí)要構(gòu)建科學(xué)的檔案管理體系，才能夠促使企業(yè)檔案管理工作從低階到高階發(fā)展，推動(dòng)企業(yè)檔案管理工作信息化改革。同時(shí)，企業(yè)內(nèi)部對(duì)于檔案管理工作價(jià)值認(rèn)識(shí)不足，檔案管理工作認(rèn)知有限，在決策時(shí)沒有主動(dòng)要求檔案管理部門提出意見，讓其共同參與企業(yè)管理工作之中。

3 加強(qiáng)行政執(zhí)法檔案管理工作的若干舉措

3.1 強(qiáng)化囊括全系統(tǒng)的執(zhí)法檔案集中統(tǒng)一管理模式和檔案分級(jí)保管機(jī)制

集中統(tǒng)一管理是我國檔案工作的基本原則。全系統(tǒng)應(yīng)從規(guī)章制度層面，從當(dāng)前工作需求和今后檔案利用需求（包括單位內(nèi)部、社會(huì)外部）的綜合角度出發(fā)，更新檔案分類方案，明確管理辦法。各主辦部門在業(yè)務(wù)辦結(jié)后，按照相關(guān)規(guī)定，及時(shí)向本單位檔案機(jī)構(gòu)或檔案工作人員移交，集中統(tǒng)一管理。同時(shí)，在全系統(tǒng)內(nèi)進(jìn)一步落實(shí)分級(jí)保管機(jī)制。從保障服務(wù)效率的角度出發(fā)，充分發(fā)揮檔案管理系統(tǒng)的作用，將系統(tǒng)內(nèi)各下屬單位保存的實(shí)體檔案制作成數(shù)字化副本形式，在系統(tǒng)內(nèi)實(shí)現(xiàn)共享，充分實(shí)現(xiàn)其價(jià)值。

3.2 檔案管理制度規(guī)范化

完備的制度是機(jī)關(guān)檔案工作規(guī)范化運(yùn)行的保障，機(jī)關(guān)檔案管理制度建設(shè)可從下面三個(gè)管理制度來著手：一是檔案管理職責(zé)類制度。職責(zé)分為組織機(jī)構(gòu)職責(zé)、領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)和檔案工作人員職責(zé)，這一制度可以通過明確崗位的職責(zé)來實(shí)現(xiàn)。明確司法行政機(jī)關(guān)分管檔案工作廳領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)、辦公室檔案管理工作的職責(zé)、辦公室專職檔案員和各處室兼職檔案員工作職責(zé)。二是檔案工作環(huán)節(jié)制度。根據(jù)工作實(shí)際，制定適合司法行政機(jī)關(guān)的檔案歸檔制度、保管制度、鑒定制度、利用制度、保密制度、銷毀制度、移交制度。三是機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)檔案管理制度。制度的出臺(tái)為司法行政機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)范化提供了有力保障，也為司法行政機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)檔案管理制度頂層設(shè)計(jì)打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

3.3 加快信息化建設(shè)人才的培養(yǎng)

行政執(zhí)法人員檔案信息化管理系統(tǒng)的使用人員的不足仍舊是行政執(zhí)法信息化建設(shè)中的主要問題，為了保證信息化建設(shè)的持續(xù)推進(jìn)，必須保證相應(yīng)的人員配置以及技術(shù)配置。司法部門和社區(qū)要注重對(duì)于信息化建設(shè)的人才的培養(yǎng)，針對(duì)信息化建設(shè)管理的人員進(jìn)行相關(guān)的培訓(xùn)，在自我培養(yǎng)的基礎(chǔ)上，積極面向社會(huì)招聘相關(guān)的專業(yè)人才，加快信息化建設(shè)的人才隊(duì)伍的建設(shè)，同時(shí)，社區(qū)要針對(duì)相關(guān)的技術(shù)人才給予特殊的照顧，鼓勵(lì)他們認(rèn)真鉆研，積極突破，為行政執(zhí)法信息化的建設(shè)貢獻(xiàn)自己的力量。

4 結(jié)束語

機(jī)關(guān)檔案工作在為黨管檔、為國守史、為民服務(wù)的使命中發(fā)揮著重要作用，現(xiàn)階段的工作現(xiàn)狀與機(jī)關(guān)檔案規(guī)范化管理尚存在一定差距。文章以此提出以下措施：申請(qǐng)組建司法行政機(jī)關(guān)檔案室，加強(qiáng)工作人員培訓(xùn)；健全檔案管理各環(huán)節(jié)職責(zé)，檔案工作各環(huán)節(jié)制度和業(yè)務(wù)檔案管理制度，做到制度規(guī)范化；將機(jī)關(guān)檔案工作經(jīng)費(fèi)列入機(jī)關(guān)預(yù)算，融入數(shù)字法治、智慧司法的建設(shè)中，盡快實(shí)現(xiàn)檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施規(guī)范化；從考評(píng)方式、具體標(biāo)準(zhǔn)等方面弱化檢查考評(píng)形式化；建立健全檢索系統(tǒng)、開展檔案資源編研，達(dá)到利用規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)。通過這些規(guī)范化研究，以期推進(jìn)司法行政機(jī)關(guān)的檔案管理規(guī)范化，更好地為司法行政機(jī)關(guān)依法行政、科學(xué)決策服務(wù)。