新時(shí)期檔案利用問(wèn)題及對(duì)策研究

王 芳 車(chē) 娟

（山東省榮成市檔案館，山東 榮成 264300）

檔案是文化的傳承，是人類(lèi)歷史的真實(shí)記錄，歲月的年輪賦予了檔案價(jià)值。怎樣讓檔案的價(jià)值得以充分體現(xiàn)，讓檔案從庫(kù)房“走出來(lái)”，喚醒更多的人關(guān)心檔案，利用檔案，筆者認(rèn)為這是所有檔案人值得深思的問(wèn)題。筆者想從以下幾點(diǎn)淺述拙見(jiàn)。

1 加大管理力度，使各級(jí)檔案完整歸檔

現(xiàn)實(shí)工作中，各級(jí)檔案館所接收的檔案多數(shù)為黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位的文書(shū)檔案，而缺少一些與社會(huì)公眾密切相關(guān)的其它檔案。那么如何應(yīng)對(duì)這種落后局面呢？我認(rèn)為主要應(yīng)從以下三個(gè)方面著手予以解決：

1）征收范圍應(yīng)進(jìn)一步擴(kuò)大。目前的征收范圍不論是質(zhì)還是量，因受各級(jí)檔案館條件的制約，已遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足社會(huì)的需求。檔案館要制訂相應(yīng)措施，抓緊對(duì)上述檔案的征集和管理，且征集的目標(biāo)不能局限于黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位，而應(yīng)高瞻遠(yuǎn)矚，面向全社會(huì)，利用報(bào)紙、電視臺(tái)等新聞媒體發(fā)布征集廣告，采取捐贈(zèng)、寄存、購(gòu)買(mǎi)等多種方式把有利用價(jià)值、能反映一定時(shí)期的社會(huì)風(fēng)土人情、改革歷程、經(jīng)濟(jì)面貌、地方文化特色的檔案收入檔案館內(nèi)予以收藏。特別是對(duì)那一些反映地方特色的活動(dòng)記錄入檔，其內(nèi)容直觀、生動(dòng)，可借鑒性極強(qiáng)，能服務(wù)于社會(huì)，利用率高，應(yīng)該作為館藏的重要內(nèi)容。

2）抓好基層檔案室的管理，做到征集完整無(wú)誤。就目前的情況看，基層檔案室是檔案館征集資料的重要來(lái)源。加強(qiáng)對(duì)基層檔案室的管理和督導(dǎo)是每個(gè)檔案館的首要任務(wù)。首先是要完善責(zé)任追究制，嚴(yán)格按照檔案法的有關(guān)規(guī)定，對(duì)檔案破壞、遺失、散亂的單位和個(gè)人予以追究，能完善的爭(zhēng)取完善，能挽回?fù)p失的要挽回?fù)p失，按規(guī)定完整歸檔。其次是抓好基層檔案員的培訓(xùn)工作，這也是一項(xiàng)基礎(chǔ)性的工作。不僅老檔案員要予以培訓(xùn)，新檔案員更要參加培訓(xùn)。知識(shí)的更新日新月異，檔案知識(shí)尤其如此。如果不進(jìn)行認(rèn)真、扎實(shí)和系統(tǒng)的學(xué)習(xí)，檔案工作與時(shí)代發(fā)展要求的差距就會(huì)越來(lái)越大。

3）適應(yīng)時(shí)代新形勢(shì)，在檔案管理創(chuàng)新上下功夫。黨的十九大明確提出一系列創(chuàng)新的觀念，不僅適應(yīng)于政治、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、文化、軍事等各個(gè)領(lǐng)域，也是思想領(lǐng)域的核心問(wèn)題。深刻領(lǐng)會(huì)這一觀念，是做好檔案管理工作的重要保證。檔案管理工作的創(chuàng)新，必須堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)，不斷適應(yīng)新形勢(shì)的要求，不拘泥于固定的模式，要在國(guó)家法律法規(guī)允許的范圍內(nèi)實(shí)現(xiàn)管理模式的多元化，以滿足新時(shí)期對(duì)基層檔案管理的更高要求。文檔一體管理是總的趨勢(shì)，是全方位無(wú)范圍限制的，是任何單位都應(yīng)推行的管理模式，從法律法規(guī)、規(guī)章制度、管理標(biāo)準(zhǔn)、行政管理體制，組織機(jī)構(gòu)、工作環(huán)節(jié)、原則程序和工作方式等方面加以改革；同時(shí)，利用成熟的文檔一體化軟件，使檔案工作及時(shí)介入文件形成之始，并且在網(wǎng)絡(luò)化電子文件方面深入研究文件檔案的連續(xù)性和一體化管理，以迎接非傳統(tǒng)載體形式虛擬檔案對(duì)文件管理的挑戰(zhàn)。

2 加強(qiáng)檔案的編研工作，提高檔案的利用率

檔案的編研工作是衡量檔案館工作綜合水平的重要指標(biāo)，也是考核檔案館工作的重要指標(biāo)，各級(jí)檔案館都把此項(xiàng)工作列入了年初計(jì)劃和議事日程。傳統(tǒng)的檔案編研工作往往局限于搞幾種資料的匯編、甚至拿幾個(gè)部門(mén)出版的小冊(cè)子應(yīng)付上級(jí)主管部門(mén)的考核，效果不佳。從全國(guó)情況看，我國(guó)的檔案研究學(xué)隊(duì)伍主要由三部分組成：一是專(zhuān)門(mén)檔案科研機(jī)構(gòu)和科研人員；二是集教學(xué)和科研于一體的雙重職能的高校檔案專(zhuān)業(yè)教研室及其人員；三是各級(jí)檔案學(xué)會(huì)及其廣大檔案工作者群眾性的研究工作。從目前提高檔案利用率的角度分析，現(xiàn)行的檔案編研工作主要存在以下兩個(gè)方面的問(wèn)題。

1）檔案編研人員的綜合力量比較弱。從人員的構(gòu)成看，真正從事檔案學(xué)科的人員非常少，尤其是領(lǐng)導(dǎo)階層，基本上以前不接觸或很少接觸檔案學(xué)科，大多都是門(mén)外漢。要想在短時(shí)間內(nèi)適應(yīng)檔案學(xué)的管理、研究、編研等工作是有很大難度的，對(duì)下級(jí)部門(mén)、科室的指導(dǎo)具有很大的盲目性。從工作人員的結(jié)構(gòu)看，文化水平的檔次參差不齊，有相當(dāng)一部分對(duì)檔案的認(rèn)識(shí)僅是感性的，遠(yuǎn)沒(méi)有上升到理性認(rèn)識(shí)這一層面。

2）檔案編研工作與實(shí)際利用方面脫節(jié)現(xiàn)象比較嚴(yán)重，已經(jīng)影響到了現(xiàn)存檔案的利用。一方面是高校的教學(xué)人員和科研人員，他們長(zhǎng)期從事檔案學(xué)理論研究，科學(xué)文化知識(shí)和理論修養(yǎng)都比較高，理論研究的成果也很多，但往往忽視理論對(duì)實(shí)踐的指導(dǎo)作用，甚至就理論探討理論，不注意與實(shí)踐的結(jié)合，導(dǎo)致理論研究成果內(nèi)容比較充實(shí)，實(shí)際卻毫無(wú)用處。另一方面與此正好截然相反，大量從事基層檔案工作的人員的群眾性的研究工作，往往就問(wèn)題研究問(wèn)題，忽略了理論的升華。他們長(zhǎng)期從事的是實(shí)實(shí)在在的基礎(chǔ)性工作，科學(xué)文化水平、理論修養(yǎng)都不能與專(zhuān)門(mén)從事研究的人員相提并論。在這些研究成果當(dāng)中，平鋪直敘得多，揭示內(nèi)涵得少；平淡無(wú)味得多，耐人尋味、給人啟迪得少。很難對(duì)自己豐富的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行理論抽象和高度概括。三是有計(jì)劃、有組織地進(jìn)行一些重大課題的攻關(guān)不夠。單個(gè)部門(mén)、單位的理論研究力量不夠強(qiáng)，很難單獨(dú)承擔(dān)這一重任。

針對(duì)以上存在的問(wèn)題，在實(shí)際工作中，筆者認(rèn)為應(yīng)從以下幾個(gè)方面著手，重點(diǎn)解決檔案編研工作中的問(wèn)題。

1）創(chuàng)新理念，端正學(xué)風(fēng)。古人講：“文章合為時(shí)而著，歌詩(shī)合為事而作。”所謂“為時(shí)”、“為事”，就是要發(fā)時(shí)代之先聲，在時(shí)代發(fā)展中有所作為。檔案學(xué)作為一門(mén)獨(dú)立的科學(xué)學(xué)科，首先要求真務(wù)實(shí)，不能搞虛假；其次要不斷解放思想，開(kāi)拓創(chuàng)新，與時(shí)俱進(jìn)。李明華館長(zhǎng)在全國(guó)檔案館工作會(huì)議上講：“把創(chuàng)新作為引領(lǐng)檔案館事業(yè)發(fā)展的第一動(dòng)力，這是解決檔案館事業(yè)發(fā)展動(dòng)力的核心。要從創(chuàng)新檔案館事業(yè)發(fā)展理念開(kāi)始，讓創(chuàng)新貫穿到檔案館工作的各個(gè)環(huán)節(jié)，讓創(chuàng)新在檔案館工作中蔚然成風(fēng)?！倍獙?shí)現(xiàn)工作的創(chuàng)新，必須端正學(xué)風(fēng)，把軟約束和硬措施結(jié)合起來(lái)，推動(dòng)形成崇尚精品、嚴(yán)謹(jǐn)治學(xué)、注重誠(chéng)信、講求責(zé)任的優(yōu)良學(xué)風(fēng)，營(yíng)造風(fēng)清氣正、互學(xué)互鑒、積極向上的學(xué)術(shù)生態(tài)。

2）堅(jiān)持理論與實(shí)踐相結(jié)合。理論與實(shí)踐是辯證的結(jié)合體。理論來(lái)源于實(shí)踐又指導(dǎo)于實(shí)踐。作為檔案工作人員，首先要重視理論，掌握檔案學(xué)的科學(xué)體系，學(xué)以致用。做到一切從實(shí)際出發(fā)，理論與實(shí)際完美結(jié)合；其次要反對(duì)本本主義，反對(duì)照抄照搬，做重復(fù)性的工作，費(fèi)時(shí)費(fèi)力費(fèi)財(cái)而于人于工作無(wú)益。

3）加強(qiáng)館與館的交流與合作，使檔案學(xué)的研究相互融洽、共同發(fā)展。不論條件如何，單個(gè)檔案館的館藏量是有限的，館內(nèi)人員的知識(shí)面和知識(shí)水平也有局限性，這也從某一方面制約了檔案學(xué)研究的發(fā)展。而進(jìn)行館與館之間的交流與合作恰恰可以解決這一問(wèn)題。一個(gè)學(xué)科的發(fā)展，既要反映本學(xué)科的研究成果，同時(shí)也要不斷吸納其它學(xué)科的研究成果。各檔案館之間，檔案館與室之間應(yīng)打破條塊分割的局面，相互交流編研成果，共同提高研究水平。同時(shí)，相互交流館藏目錄，使查閱者通過(guò)目錄查閱各館（室）所存檔案資料的內(nèi)容。當(dāng)然，隨著時(shí)代的進(jìn)步，電子檔案和網(wǎng)站上建立網(wǎng)頁(yè)的應(yīng)用，一種快捷方便的查閱方式應(yīng)運(yùn)而生。雖然它產(chǎn)生的時(shí)間短，下載的內(nèi)容有一定局限性，但它畢竟是一種現(xiàn)代化的，全新的檔案管理模式，相信它會(huì)有廣闊的應(yīng)用天地。

4）集中優(yōu)勢(shì)力量，聚焦檔案學(xué)的重大課題攻關(guān)?？茖W(xué)的發(fā)展是有規(guī)可循的，檔案學(xué)的發(fā)展同樣遵循這些規(guī)律。任何一門(mén)科學(xué)都有它的基礎(chǔ)理論。而基礎(chǔ)理論的研究在很大程度上反映了一個(gè)學(xué)科的研究水平。同樣，基礎(chǔ)理論的研究和發(fā)展對(duì)檔案學(xué)應(yīng)用科學(xué)的研究和整個(gè)檔案事業(yè)的發(fā)展又具有重要的推動(dòng)作用。二者相互促進(jìn)，互成一體。因此，檔案學(xué)的一些重要課題就需要一些科研人員和有實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的人員協(xié)作加以研究，并且有計(jì)劃、有組織地進(jìn)行一些重大課題的攻關(guān)，以提高檔案理論水平。當(dāng)然，要發(fā)展和完善檔案學(xué)，既要注重檔案工作實(shí)踐中的新經(jīng)驗(yàn)，又要借鑒和吸納檔案學(xué)遺產(chǎn)以及外國(guó)檔案學(xué)的精髓，做到優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)。