學(xué)校檔案工作的價(jià)值及其利用

孫博群

（山東省成武縣技工學(xué)校，山東 菏澤 274200）

1 學(xué)校檔案工作的價(jià)值

1）學(xué)校檔案工作具有重要的參考價(jià)值與證明價(jià)值。隨著學(xué)校各項(xiàng)工作不斷深入推進(jìn)，學(xué)校檔案管理工作的重要性愈發(fā)凸顯，檔案利用需要進(jìn)一步跟上時(shí)代的步伐。一方面，做好學(xué)校檔案工作，為相關(guān)的學(xué)校各個(gè)部門、領(lǐng)導(dǎo)以及其他利用主體提供信息參考，可以發(fā)現(xiàn)教學(xué)以及學(xué)校管理中存在的問題，進(jìn)而幫助學(xué)校改進(jìn)教學(xué)質(zhì)量[1]。另一方面，學(xué)校檔案是對(duì)學(xué)校各項(xiàng)工作最客觀、最實(shí)事求是、最可靠的評(píng)價(jià)依據(jù)，是學(xué)校研究政策、制定教學(xué)方針的重要依據(jù)，扮演著“參謀”“尖兵”等身份。做好學(xué)校檔案工作，能夠摸索辦學(xué)規(guī)律，總結(jié)辦學(xué)經(jīng)驗(yàn)，替身教學(xué)理念，使學(xué)校朝著可持續(xù)化的方向發(fā)展。

2）學(xué)校檔案工作具有重要的文化價(jià)值與動(dòng)力價(jià)值。學(xué)校檔案詳細(xì)記錄了各類管理人員、教師的具體教學(xué)情況，真實(shí)反映了學(xué)校各個(gè)時(shí)期的教學(xué)實(shí)踐、教學(xué)防范、教學(xué)計(jì)劃。做好學(xué)校檔案工作，能夠進(jìn)一步挖掘檔案資源中的文化價(jià)值，使得這種教學(xué)文化通過一代又一代進(jìn)行傳承。除此之外，學(xué)校檔案詳細(xì)記載了學(xué)校的教學(xué)成果，能夠?yàn)榻處熆荚u(píng)、晉升、評(píng)優(yōu)、評(píng)職稱提供依據(jù)，進(jìn)而起到激勵(lì)和導(dǎo)向作用，發(fā)揮出檔案應(yīng)有的動(dòng)力價(jià)值。

2 學(xué)校檔案利用工作中常見的問題

1）基礎(chǔ)性工作薄弱，檔案利用實(shí)效低下。當(dāng)下，部分學(xué)校思想上對(duì)檔案利用工作缺乏足夠高重視，檔案資源無法變?yōu)椤盎钯Y源”。一是檔案編目、檢索工作效率低下，檔案利用主體難以快速檢索到相關(guān)檔案資源。同時(shí)，檔案編研、更新、銷毀工作滯后，對(duì)檔案資源的挖掘度不高，無法確保檔案資源的完整性、真實(shí)性以及準(zhǔn)確性[2]。二是檔案借閱的流程和權(quán)限不明，檔案在借閱過程中容易丟失和損毀。

2）信息化建設(shè)滯后，不利于檔案利用工作轉(zhuǎn)型。一是檔案管理系統(tǒng)功能單一，檔案管理系統(tǒng)與其他信息系統(tǒng)之間存在信息壁壘，檔案收集、管理、開發(fā)利用需要經(jīng)過眾多的環(huán)節(jié)，檔案服務(wù)質(zhì)量隨之下降。同時(shí)，檔案管理系統(tǒng)對(duì)于數(shù)字檔案的檢索效率低下，無法快速、集中地將具有相同或類似字節(jié)的檔案資源檢索出來。二是檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)滯后，檔案分類管理、分類利用工作效率低，檔案利用工作無法朝著集約化、專業(yè)化的方向發(fā)展。三是互聯(lián)網(wǎng)服務(wù)平臺(tái)建設(shè)緩慢，檔案利用主體仍然只能在工作日通過線下終端查詢檔案，無法最大限度地利用檔案資源。

3）制度不健全，檔案利用工作欠缺規(guī)范化。一是保密制度不健全，檔案部門、業(yè)務(wù)部門以及檔案利用主體權(quán)責(zé)不明，容易發(fā)生泄密事件。同時(shí)，對(duì)于檔案管理人員與利用主體的保密培訓(xùn)工作不足。二是檔案管理制度不完善，忽視從事前角度對(duì)檔案資源質(zhì)量予以控制，后期利用過程中才發(fā)現(xiàn)相關(guān)的問題[3]。典型表現(xiàn)在：檔案格式、操作流程不規(guī)范，需要二次加工、二次處理后才可供利用。三是立卷歸檔制度不完善，許多重要檔案資源沒有在既定的時(shí)限歸入，檔案利用過程中才發(fā)現(xiàn)文件資料缺失。

4）檔案資源主動(dòng)利用意識(shí)不強(qiáng)，沒有充分發(fā)揮檔案文化價(jià)值。高校的性質(zhì)決定了內(nèi)部許多檔案資源具有文化價(jià)值，能夠充分彰顯校園人文以及校園文化。然而，實(shí)踐中部分學(xué)校忽視對(duì)檔案資源進(jìn)行挖掘和利用，檔案資源利用工作長期處于被動(dòng)利用的局面。一是對(duì)校史、學(xué)校大事記、名人軼事、歷屆畢業(yè)生就業(yè)情況、優(yōu)秀畢業(yè)生風(fēng)采、名師薈萃、輝煌業(yè)績等領(lǐng)域的特色檔案資源挖掘不足，不利于將檔案利用工作與校園文化建設(shè)有機(jī)結(jié)合起來。二是檔案資源展覽滯后，忽視對(duì)檔案資源進(jìn)行宣傳，師生對(duì)于學(xué)校的認(rèn)可感和歸屬感 不強(qiáng)。

3 做好學(xué)校檔案利用工作的有效對(duì)策

1）做好基礎(chǔ)性工作，提升檔案利用效能。為了更好地利用學(xué)校檔案，提升檔案服務(wù)質(zhì)量，就必須做好基礎(chǔ)性工作。一是要在檔案編目、檢索、編研、更新、銷毀等方面下功夫，結(jié)合本校的具體情況，編制適用的檢索工具，完善檢索體系，幫助檔案需求主體快速檢索和查閱檔案資源。同時(shí)，要做好編研工作，將重要檔案進(jìn)行匯編整理，形成檔案年紀(jì)、檔案專題，不斷改進(jìn)服務(wù)態(tài)度。對(duì)于檔案資源有所更新的，應(yīng)當(dāng)及時(shí)對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行更新和銷毀，確保檔案資源完整、真實(shí)、準(zhǔn)確，不斷發(fā)揮檔案資源在決策參考、信息憑證領(lǐng)域的價(jià)值。二是要明確檔案借閱的流程和權(quán)限，理清借閱權(quán)責(zé)，避免檔案損毀、遺失。借閱過程中應(yīng)當(dāng)留存相應(yīng)的憑證，形成相關(guān)的借閱臺(tái)賬，為事后追責(zé)提供依據(jù)。

2）做好信息化建設(shè)，推動(dòng)檔案利用工作轉(zhuǎn)型。信息化社會(huì)，學(xué)校檔案利用工作要充分借助現(xiàn)代數(shù)字信息技術(shù)，才能打破利用的時(shí)間界限和空間界限。一是要完善檔案管理系統(tǒng)功能，發(fā)揮檔案管理系統(tǒng)的服務(wù)價(jià)值。一方面，進(jìn)一步通過技術(shù)手段將檔案管理系統(tǒng)、辦公OA系統(tǒng)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)、法律事務(wù)系統(tǒng)以及其他信息系統(tǒng)進(jìn)行關(guān)聯(lián)，確保系統(tǒng)與系統(tǒng)之間能夠?qū)崿F(xiàn)信息互通互享，便于業(yè)務(wù)部門直接查詢相關(guān)的信息。另一方面，要將智能算法技術(shù)融入檔案管理系統(tǒng)，設(shè)置相應(yīng)的智能檢索模型，滿足檔案利用主體精確檢索的需求。二是要完善檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)，結(jié)合本校實(shí)際，建立具有特色的學(xué)科檔案數(shù)據(jù)局、人事檔案數(shù)據(jù)庫、學(xué)校文化檔案數(shù)據(jù)庫，為后期集約化管理、集約化使用奠定基礎(chǔ)。三是要建立新媒體服務(wù)平臺(tái)，通過技術(shù)手段將檔案管理系統(tǒng)終端的數(shù)據(jù)與學(xué)校官網(wǎng)、微信公眾號(hào)、APP進(jìn)行關(guān)聯(lián)，為檔案利用主體提供更為便捷高效的查檔、轉(zhuǎn)檔服務(wù)。

3）做好制度管理，推動(dòng)檔案利用工作規(guī)范化。為了避免檔案利用無序化，充分保障檔案資源的價(jià)值，必須要做好制度管理工作。一是要完善保密制度，明確檔案保密的職責(zé)，提升檔案管理人員以及檔案利用主體的保密意識(shí)，嚴(yán)防泄密事件發(fā)生。二是要完善檔案管理制度，明確不同檔案的基本格式、標(biāo)準(zhǔn)、內(nèi)容、操作流程，切實(shí)打造精細(xì)化的管理體系，為后期利用工作創(chuàng)造有利條件。三是要完善立卷歸檔制度，重點(diǎn)明確立卷歸檔的時(shí)限，避免檔案資源在業(yè)務(wù)部門長時(shí)間堆積。

4）主動(dòng)利用檔案資源，促進(jìn)校園檔案文化建設(shè)。學(xué)校檔案管理人員可以結(jié)合學(xué)校現(xiàn)狀，有指向性地進(jìn)行選題，深度挖掘校史、學(xué)校大事記、名人軼事、歷屆畢業(yè)生就業(yè)情況、優(yōu)秀畢業(yè)生風(fēng)采、名師薈萃、輝煌業(yè)績等領(lǐng)域的檔案資源，并利用實(shí)物、錄像、照片、圖表、文字材料等進(jìn)行宣傳，發(fā)揮檔案資源在校園人文建設(shè)、校園檔案文化建設(shè)中的作用。除此之外，有條件的學(xué)校也可以舉辦相關(guān)的檔案展覽，使學(xué)校檔案走出庫房、走進(jìn)課堂、走進(jìn)師生、走進(jìn)校園、走進(jìn)社會(huì)，提升學(xué)校在社會(huì)上的影響力，增強(qiáng)學(xué)校內(nèi)部的向心力和凝聚力。

4 結(jié)束語

總而言之，隨著學(xué)校各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作不斷深入推進(jìn)，學(xué)校所產(chǎn)生的信息資源會(huì)不斷增加，學(xué)校檔案工作的難度和壓力也會(huì)隨之提升。為此，學(xué)校檔案管理人員必須要進(jìn)一步發(fā)揮主觀能動(dòng)性，應(yīng)用新思路解決新問題，將檔案利用工作作為一項(xiàng)基礎(chǔ)性、重點(diǎn)性、長期性以及系統(tǒng)性的工作來抓，切實(shí)提升檔案利用實(shí)效。具體而言，一是要做好基礎(chǔ)性工作，提升檔案利用效能；二是要做好信息化建設(shè)，推動(dòng)檔案利用工作轉(zhuǎn)型；三是要做好制度管理，推動(dòng)檔案利用工作規(guī)范化；四是要主動(dòng)利用檔案資源，促進(jìn)校園檔案文化建設(shè)。