醫(yī)院辦公室文書與文書檔案管理的缺陷及應(yīng)對(duì)策略探析

高 盈

（海口市第三人民醫(yī)院 醫(yī)院辦公室，海南 ?？?571100）

醫(yī)院在新時(shí)期醫(yī)改持續(xù)推進(jìn)背景下，要獲取經(jīng)營效益的提升，應(yīng)在醫(yī)療技術(shù)及服務(wù)水平不斷提升的同時(shí)，針對(duì)醫(yī)院管理模式進(jìn)行完善。醫(yī)院辦公室文書檔案全面記錄了醫(yī)院發(fā)展進(jìn)程，是醫(yī)院進(jìn)行科研攻關(guān)及制定管理決策的重要參考依據(jù)[1]。為此，應(yīng)分析并總結(jié)醫(yī)院文書檔案管理缺陷及對(duì)策。

1 醫(yī)院辦公室文書與文書檔案概述

1）醫(yī)院辦公室文書檔案的重要性。從整體上看，醫(yī)院辦公室文書檔案管理是醫(yī)院基礎(chǔ)管理中的重要環(huán)節(jié)之一，醫(yī)院辦公室文書檔案反映了醫(yī)院檔案管理的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，通過對(duì)辦公室文書檔案進(jìn)行有效管理，一方面能夠真實(shí)記錄醫(yī)院發(fā)展全貌，體現(xiàn)出文書檔案的歷史價(jià)值，另一方面又是規(guī)范醫(yī)院基礎(chǔ)管理工作，輔助醫(yī)院更好地應(yīng)對(duì)新時(shí)期醫(yī)院行業(yè)競(jìng)爭(zhēng)的重要手段。

2）醫(yī)院辦公室文書檔案管理的幾個(gè)特征。第一，文書檔案前期主要以紙質(zhì)媒介記錄并儲(chǔ)存醫(yī)院事件、物品、文件等，檔案管理的重點(diǎn)是重要資料的收集及分類保存。第二，文書檔案涉及面向廣泛。例如，醫(yī)院行政、科技、設(shè)備、財(cái)務(wù)等部門及各科室醫(yī)療環(huán)節(jié)產(chǎn)生的檔案都屬于文書檔案范疇，由此賦予醫(yī)院文書檔案內(nèi)容多樣性。相應(yīng)地，醫(yī)院文書檔案也包括了多種載體形式，如文字、圖片、錄像、錄音、責(zé)任書、合同、協(xié)議以及以上載體的電子版檔案等。第三，文書工作的過程可視為文書檔案管理工作的基礎(chǔ)，兩者存在相互銜接的關(guān)系。

2 當(dāng)前醫(yī)院辦公室文書與文書檔案管理的缺陷分析

1）重要性認(rèn)知不足。醫(yī)院在日常運(yùn)營管理中，主要將精力放在醫(yī)療業(yè)務(wù)開展上，有限的房屋資源多用于醫(yī)療用房，沒有充分認(rèn)識(shí)到文書檔案管理的重要性[2]。受此影響，醫(yī)院文書檔案管理意識(shí)不強(qiáng)，一方面過于重視醫(yī)院病案檔案，疏于對(duì)文書檔案進(jìn)行管理，導(dǎo)致用于文書檔案存放的地方極為狹窄，容易導(dǎo)致文書檔案遺失；另一方面醫(yī)院文書檔案及醫(yī)療病歷檔案等交叉放置，影響了文書檔案信息的調(diào)取及利用效率。從實(shí)際情況看，醫(yī)院眾多科室對(duì)文書檔案僅采取保存措施，沒有進(jìn)行必要的歸類及編制操作，客觀上影響了文書檔案的查閱及使用。

2）管理規(guī)范程度不高。受醫(yī)院文書檔案管理意識(shí)不強(qiáng)這一因素影響，當(dāng)前在醫(yī)院辦公室文書檔案管理工作中存在管理欠規(guī)范問題。例如，因文書管理部門及人員職責(zé)不清而導(dǎo)致文書檔案無序存放、分類隨意、檔案原稿破損、文書檔案不規(guī)范裝訂等。導(dǎo)致文書檔案管理不規(guī)范的另外一個(gè)重要原因在于醫(yī)院檔案管理制度不完善。醫(yī)院在進(jìn)行醫(yī)療服務(wù)過程中產(chǎn)生的醫(yī)療檔案及文書材料極為嚴(yán)謹(jǐn)，是醫(yī)院進(jìn)行醫(yī)療攻關(guān)的重要參考資料，但在文書檔案管理制度，流程上如出現(xiàn)漏洞，難免會(huì)導(dǎo)致檔案管理混亂無章，最終會(huì)對(duì)文書檔案的利用造成嚴(yán)重阻礙。此外，在醫(yī)院文書檔案管理手段上較為落后等問題在多數(shù)醫(yī)院并不鮮見。一方面，醫(yī)院文書檔案的管理人員，缺乏外出進(jìn)修的機(jī)會(huì)，在管理上過于依賴手工方式，在檔案查找方面效率低；另一方面，出于成本考慮，未配備足夠的檔案管理硬件設(shè)備，檔案無資料庫房或一房多用，極易導(dǎo)致文書檔案出現(xiàn)積灰、霉變、蟲蛀等問題，損害檔案的完整性。

3）工作人員專業(yè)素養(yǎng)有待提升。醫(yī)院的各項(xiàng)基礎(chǔ)管理工作及主要的醫(yī)療服務(wù)工作需要大量的專業(yè)人才作支撐，如人才專業(yè)能力不強(qiáng)，極易導(dǎo)致醫(yī)院相關(guān)工作裹足不前。受傳統(tǒng)思維影響，醫(yī)院一般配置專業(yè)能力較強(qiáng)的醫(yī)護(hù)人員，在基礎(chǔ)管理，如文書檔案管理方面主要采用行政人員兼任的方法，因其缺乏專業(yè)的文書檔案管理水平，會(huì)對(duì)醫(yī)院辦公室文書檔案的管理及利用施加不利影響。在文書檔案管理人員的專業(yè)技能培訓(xùn)上缺失或走形式，導(dǎo)致醫(yī)院文書檔案管理人員的專業(yè)水平不高。例如，一些從事文書檔案管理的人員責(zé)任意識(shí)淡薄，在收集及保存文書檔案時(shí)出現(xiàn)案卷遺漏或裝訂不齊等問題，對(duì)文書檔案的查閱使用及電子化轉(zhuǎn)換增添了難度。

3 醫(yī)院辦公室文書與文書檔案管理策略

1）加強(qiáng)對(duì)醫(yī)院辦公室文書檔案管理工作的重視。醫(yī)院管理者應(yīng)充分重視，給予醫(yī)院辦公室文書檔案管理人力、物力及財(cái)力上的傾斜[3]。首先，在醫(yī)院內(nèi)部營造文書檔案全員管理意識(shí)，自覺將科室內(nèi)的有用信息及資料整理歸類，然后及時(shí)交由辦公室文書檔案管理人員進(jìn)行入檔儲(chǔ)存。為有效增強(qiáng)醫(yī)院各科室文書檔案管理的意識(shí)，醫(yī)院可以開展檔案管理的相關(guān)知識(shí)講座。其次，設(shè)置用于醫(yī)院辦公室文書檔案管理的專項(xiàng)資金，用于購置及更新文書檔案管理設(shè)施。特別是隨著信息化時(shí)代的到來，除了不常用的文書檔案進(jìn)行專門存放保管外，一些可用于醫(yī)療輔助服務(wù)及醫(yī)療科研攻關(guān)的文書檔案應(yīng)采用信息化手段進(jìn)行錄入轉(zhuǎn)存，如此一方面提高醫(yī)院文書檔案管理效率，另一方面避免紙質(zhì)文書檔案因保存期限過長(zhǎng)而出現(xiàn)內(nèi)容模糊或缺失問題，確保醫(yī)院檔案資料安全。在日常管理中采用PDCA循環(huán)理論，使文書檔案管理工作能夠覆蓋檔案產(chǎn)生直至高效利用的各個(gè)環(huán)節(jié)。

2）完善醫(yī)院辦公室文書檔案管理規(guī)范制度。醫(yī)院辦公室文書檔案管理要實(shí)現(xiàn)常態(tài)化，還要圍繞文書檔案管理工作的核心，即文書檔案管理規(guī)范制度建設(shè)進(jìn)行持續(xù)完善。這一環(huán)節(jié)要把握如下幾點(diǎn)：第一，規(guī)范醫(yī)院辦公室文書檔案管理流程。針對(duì)待入檔的文書檔案，應(yīng)嚴(yán)格進(jìn)行篩選、復(fù)查、核實(shí)，將醫(yī)療檔案與普通文書檔案分類存放，重點(diǎn)做好醫(yī)療檔案的檢查，對(duì)檔案名稱、目錄、事件、簽字確認(rèn)等內(nèi)容做好把關(guān)及確認(rèn)。第二，建立文書檔案全過程審核制度。主要是文書檔案從收集、整理、歸檔、借閱、電子化轉(zhuǎn)錄等過程要嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)章制度，相關(guān)手續(xù)要符合規(guī)定，避免檔案因人為因素而遭損壞。第三，制定醫(yī)院辦公室文書檔案信息化管理規(guī)定。主要是對(duì)文書檔案計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的訪問權(quán)限進(jìn)行限制，降低無關(guān)人員惡意操作概率。第四，設(shè)置專門的醫(yī)院文化檔案庫房，做好防灰、防蟲、防潮等措施。

3）普及應(yīng)用現(xiàn)代化文書檔案管理技術(shù)手段。醫(yī)院辦公室文書檔案管理工作應(yīng)做到與時(shí)俱進(jìn)，大力推進(jìn)文書檔案信息化管理進(jìn)程[4]。一方面，文書檔案的紙質(zhì)化媒介存儲(chǔ)方式受保存環(huán)境影響，在重要的醫(yī)療資料檔案管理中對(duì)周邊環(huán)境的溫濕度要求較高，還要進(jìn)行必要的防腐及防蟲處理，如此會(huì)加大文書檔案設(shè)施投入及維保的資金投入。為此，借助信息技術(shù)手段，將醫(yī)院文書檔案管理與信息化相結(jié)合，能夠有效避免紙質(zhì)檔案管理的諸多弊端。在實(shí)施中，注重以下幾點(diǎn)：首先，使用檔案管理系統(tǒng)收集、整理及儲(chǔ)存醫(yī)院檔案數(shù)據(jù)信息資料，做好檔案錄入精度的控制。其次，構(gòu)建醫(yī)院辦公室文書檔案信息化共享機(jī)制。在此環(huán)節(jié)要注意采取防黑客、防惡意攻擊、防無權(quán)限操作等保護(hù)措施。第三，紙質(zhì)的較為珍貴的醫(yī)療資料應(yīng)單獨(dú)保存在檔案庫房中，為避免資料受損，可以對(duì)其進(jìn)行拍照，然后保存于加密文件夾中，實(shí)行信息化及人工雙重管理模式。

4）提高醫(yī)院辦公室文書檔案管理工作人員職業(yè)素養(yǎng)。一是在醫(yī)院內(nèi)營造全員文書檔案管理的氛圍，壓實(shí)文書檔案管理工作人員的崗位職責(zé)，轉(zhuǎn)變檔案管理人員的觀念，緊跟時(shí)代發(fā)展，不斷提高自身職業(yè)素養(yǎng)。二是由醫(yī)院定期組織開展文書檔案工作及管理人員專項(xiàng)培訓(xùn)，提高檔案管理技能水平。三是引入優(yōu)秀檔案管理人才，保障文書檔案管理人才的工資待遇及福利，加快文書檔案管理人員隊(duì)伍的更新?lián)Q代。四是重視醫(yī)院辦公室文書檔案管理人員專業(yè)技能強(qiáng)化，定期選派管理人員外出進(jìn)修學(xué)習(xí)，掌握醫(yī)院文書檔案管理先進(jìn)理論及實(shí)操做法，提高職業(yè)素養(yǎng)。

4 結(jié)語

醫(yī)院辦公室文書檔案保留了醫(yī)院發(fā)展進(jìn)程中的重要資料信息，是醫(yī)院后續(xù)發(fā)展的有效參考依據(jù)。針對(duì)醫(yī)院辦公室文書檔案管理缺陷問題，應(yīng)注重從管理理念、管理硬件、管理制度、管理人員等幾個(gè)層面加以改進(jìn)完善，使醫(yī)院辦公室文書檔案在安全保存的前提下發(fā)揮出其應(yīng)用價(jià)值。