醫(yī)院檔案管理工作的措施

陳 冰

（惠州市第一婦幼保健院，廣東 惠州 516001）

1 醫(yī)院檔案管理工作的現(xiàn)狀

1）對(duì)于醫(yī)院檔案管理工作的認(rèn)識(shí)不足。隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，醫(yī)院管理工作的工作重心已經(jīng)逐漸向提高服務(wù)質(zhì)量上進(jìn)行轉(zhuǎn)移，進(jìn)而忽視了醫(yī)院檔案管理工作的工作。由于醫(yī)院的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)自身對(duì)醫(yī)院檔案管理工作的重視程度不高，所以向下級(jí)部門落實(shí)醫(yī)院檔案管理工作時(shí)自然執(zhí)行力的力度不強(qiáng)，導(dǎo)致下級(jí)員工在進(jìn)行醫(yī)院檔案管理工作的工作時(shí)積極性和主動(dòng)性不高，思想上沒有得到統(tǒng)一，凝聚力低下，導(dǎo)致醫(yī)院檔案管理工作難以進(jìn)行且工作效果十分不明顯[1]。

2）醫(yī)院檔案管理工作存在滯后性。隨著醫(yī)院管理工作的工作重心已經(jīng)逐漸向提高服務(wù)質(zhì)量上進(jìn)行轉(zhuǎn)移，導(dǎo)致醫(yī)院檔案管理工作的工作方式方法仍然沿襲傳統(tǒng)的管理方式，沒有響應(yīng)新新醫(yī)療政策下對(duì)醫(yī)院檔案管理工作提出的新要求，也沒有結(jié)合醫(yī)院自身發(fā)展的實(shí)際情況制定新的醫(yī)院檔案管理工作制度，工作模式固定化，工作內(nèi)容枯燥，工作方式單一，導(dǎo)致員工的工作積極性不高，不利于創(chuàng)建良好的醫(yī)院文化和工作氛圍[2]。

3）醫(yī)院檔案管理工作相關(guān)人員管理水平低下。在醫(yī)院的管理者中，許多醫(yī)院檔案管理工作的相關(guān)人員都是非“科班”出身，對(duì)醫(yī)院檔案管理工作的管理理念和專業(yè)知識(shí)了解的并不透徹，由于底子薄弱，導(dǎo)致學(xué)習(xí)醫(yī)院檔案管理工作知識(shí)的時(shí)間也比較漫長且學(xué)習(xí)過程相對(duì)吃力，不能在短時(shí)間內(nèi)達(dá)到醫(yī)院檔案管理工作預(yù)期的管理效果。并且在開展醫(yī)院檔案管理工作的實(shí)際工作中存在“面子工作”，把應(yīng)對(duì)領(lǐng)導(dǎo)檢查作為了醫(yī)院檔案管理工作的重點(diǎn)，忽視了醫(yī)院檔案管理工作的本質(zhì)要求和目的[3]。

2 醫(yī)院檔案管理工作的改進(jìn)措施

1）融入信息化管理手段。在醫(yī)院的檔案管理工作中，想要實(shí)現(xiàn)資源、數(shù)據(jù)和信息的時(shí)效性和準(zhǔn)確性，并有效服務(wù)于醫(yī)院的各項(xiàng)工作，就要使信息化管理方法實(shí)際應(yīng)用于醫(yī)院的檔案管理工作中，確保醫(yī)院的檔案管理工作的工作效率以及質(zhì)量，建立一個(gè)檔案信息管理系統(tǒng)。但是，醫(yī)院的檔案管理工作在運(yùn)用現(xiàn)代化信息技術(shù)的時(shí)候，要同時(shí)注意保留現(xiàn)有醫(yī)院的檔案管理工作的優(yōu)點(diǎn)，繼而研發(fā)專業(yè)性的信息管理系統(tǒng)，從而可以滿足于醫(yī)院的檔案管理工作的需求[4]。要想建立好信息管理系統(tǒng)，就要做到以下三點(diǎn)：首先，要注重于在硬件方面的建設(shè)，專業(yè)化的信息管理系統(tǒng)對(duì)于網(wǎng)絡(luò)以及計(jì)算機(jī)等設(shè)備都有很高的要求，所以，醫(yī)院要把所用的網(wǎng)絡(luò)，電腦等計(jì)算機(jī)設(shè)備進(jìn)行更新升級(jí)，儲(chǔ)存檔案信息的房間要裝有監(jiān)控設(shè)備，打好專業(yè)化系統(tǒng)創(chuàng)建的基礎(chǔ)。其次，要注重于在軟件方面的建設(shè)，購買穩(wěn)定優(yōu)質(zhì)的軟件，還要做好軟件調(diào)試、系統(tǒng)維護(hù)等多方面工作，設(shè)立專業(yè)人員專門管理軟件的運(yùn)行與操作。最后，就是在建立專業(yè)性的管理系統(tǒng)的同時(shí)，要注重安全方面的考慮，特別是在系統(tǒng)建立完成后，一定要制定一個(gè)安全保障措施，建立網(wǎng)絡(luò)安全防火墻，保證檔案信息不被病毒感染，確保檔案信息的完整性，與此同時(shí)要提前做系統(tǒng)發(fā)生故障后的處理方案，以免檔案信息因系統(tǒng)故障造成損失。

2）創(chuàng)新醫(yī)院檔案管理工作的工作方式。醫(yī)院檔案管理工作是醫(yī)院穩(wěn)步發(fā)展的基礎(chǔ)，是保持醫(yī)院開展人性化管理的有效方案?；诖?，必須要把醫(yī)院檔案管理工作放在醫(yī)院管理規(guī)劃的首要位置上。在醫(yī)院檔案管理工作的過程中，要改變傳統(tǒng)的模式化和死板的管理制度，添加更適用醫(yī)院發(fā)展的創(chuàng)新型管理因素。例如，醫(yī)院檔案管理工作的相關(guān)管理人員要以員工作為醫(yī)院的主體，尊重員工的個(gè)體差異，深入了解工作人員的思想動(dòng)態(tài)，進(jìn)而分層次、有針對(duì)性的對(duì)工作人員開展思想政治教育講座，并完善工作人員的工作機(jī)制，結(jié)合醫(yī)院檔案管理工作的開展目標(biāo)和人事管理方面的多元化需求，全方位立體化的開展醫(yī)院檔案管理工作，進(jìn)而促進(jìn)醫(yī)院的穩(wěn)步發(fā)展。

3）建立完善的管理隊(duì)伍，提升管理水平。隨著社會(huì)現(xiàn)代化進(jìn)程的快速發(fā)展，對(duì)醫(yī)院檔案管理工作也提出了新的要求?；诖耍t(yī)院檔案管理工作的相關(guān)工作人員要積極響應(yīng)醫(yī)療事業(yè)發(fā)展的要求，提升自身的工作水平和思維廣度，加強(qiáng)自身的紀(jì)律意識(shí)和規(guī)則意識(shí)，才能更好的把握醫(yī)院檔案管理工作和相關(guān)人力資源和經(jīng)營管理動(dòng)向，醫(yī)院檔案管理工作相關(guān)工作人員的綜合素養(yǎng)和專業(yè)水平直接決定了醫(yī)院檔案管理工作的管理水平，甚至關(guān)系到醫(yī)院檔案管理工作未來的發(fā)展走向[5]。想要有效提高醫(yī)院檔案管理工作相關(guān)工作人員的素養(yǎng)，就要為醫(yī)院檔案管理工作的相關(guān)工作人員經(jīng)常舉辦一些有關(guān)于人力資源和經(jīng)營管理的思想交流會(huì)，有計(jì)劃地安排一些相關(guān)實(shí)踐活動(dòng)，聘請(qǐng)專家對(duì)醫(yī)院檔案管理工作的相關(guān)工作人員進(jìn)行工作講解和指導(dǎo)并傳遞先進(jìn)的管理理念和教育理念，提高醫(yī)院檔案管理工作的相關(guān)工作人員的管理水平，進(jìn)而促進(jìn)醫(yī)院的良性發(fā)展。

4）樹立服務(wù)意識(shí)，爭取服務(wù)資源。真正落實(shí)醫(yī)院檔案管理工作，需要整個(gè)人事部門員工及醫(yī)院在冊(cè)員工的參與和支持，并且需要每一位員工都具備良好的參與意識(shí)，在輕松愉悅的工作氛圍中培養(yǎng)自身責(zé)任心，切實(shí)完善醫(yī)院檔案管理工作的相關(guān)工作。這樣才能讓員工積極地利用各種資源來完善醫(yī)院檔案管理工作。落實(shí)醫(yī)院檔案管理工作，首要的是醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)牽頭，領(lǐng)導(dǎo)自身提高對(duì)醫(yī)院檔案管理工作的重視程度，并積極地投身于醫(yī)院檔案管理工作中來，與員工共同建設(shè)和完善企醫(yī)院檔案管理工作工作系統(tǒng)，進(jìn)而促進(jìn)醫(yī)院檔案管理工作的有效開展和落實(shí)[6]。

5）確定醫(yī)院檔案管理工作的方向和目標(biāo)。在醫(yī)院檔案管理工作的過程中，醫(yī)院檔案管理工作的相關(guān)工作人員要清晰醫(yī)院檔案管理工作的方向和目標(biāo)，完善醫(yī)院檔案管理工作中的晉升制度，以監(jiān)督為主，預(yù)防為輔，符合員工的工作性質(zhì)和滿足員工對(duì)工作多元化內(nèi)容的需求，以人文本，有作為必獎(jiǎng)勵(lì)，有問題也必處罰，進(jìn)而得到員工的理解和支持，提高員工的醫(yī)院檔案管理工作參與度，保證員工的工作效率和工作質(zhì)量，也為員工的晉升提供工作的動(dòng)力。另外，定時(shí)定期向收集員工對(duì)醫(yī)院檔案管理工作中存在問題和意見的反饋，針對(duì)這些問題和反饋，醫(yī)院檔案管理工作的相關(guān)工作人員進(jìn)行科學(xué)的改進(jìn)和處理，結(jié)合醫(yī)院檔案管理工作本身，打造一個(gè)屬于適宜自己醫(yī)院檔案管理工作的方案，也為醫(yī)院檔案管理工作的開展奠定良好的基礎(chǔ)[7]。

綜上所述，醫(yī)院檔案管理工作是醫(yī)院管理工作的支撐點(diǎn)和落腳點(diǎn)，也是保障醫(yī)院健康持久發(fā)展的前提和保障。大力改革和創(chuàng)新醫(yī)院的檔案管理工作，是新形勢下對(duì)醫(yī)院檔案管理工作的必然要求，良好的醫(yī)院檔案管理工作工作，有利于更科學(xué)的完善醫(yī)院檔案管理工作制度，促進(jìn)醫(yī)療事業(yè)的良性可持續(xù)發(fā)展。