對(duì)鐵路行業(yè)檔案管理問(wèn)題的研究

魯 倩

（中國(guó)鐵路設(shè)計(jì)集團(tuán)有限公司，天津 300301）

為保障鐵路部門能夠更好的工作，為人們提供優(yōu)質(zhì)的鐵路服務(wù)，就需要充分了解當(dāng)前鐵路系統(tǒng)的檔案管理問(wèn)題，討論與分析問(wèn)題解決思路，這樣才能夠服務(wù)后續(xù)的鐵路檔案管理工作，同時(shí)發(fā)揮鐵路系統(tǒng)在社會(huì)中應(yīng)體現(xiàn)的作用。

1 現(xiàn)階段鐵路系統(tǒng)檔案管理問(wèn)題

1）缺少足夠重視度沒(méi)有形成檔案意識(shí)。因?yàn)闄n案工作并不能直接轉(zhuǎn)化為經(jīng)濟(jì)收益，所以并沒(méi)有成為鐵路系統(tǒng)安全生產(chǎn)的切入點(diǎn)。很多部門也沒(méi)有重視鐵路檔案的管理工作。就科技檔案來(lái)講，從文整部門歸檔時(shí)會(huì)經(jīng)常出現(xiàn)缺圖、裝訂不規(guī)范的問(wèn)題，比如某些專業(yè)圖紙被裝訂成冊(cè)導(dǎo)致歸檔的檔案條目無(wú)法細(xì)化，給查閱和借閱管理帶來(lái)不便。

2）檔案管理能力有限。眾所周知，鐵路工作十分特殊，鐵路部門的檔案管理人員頻繁調(diào)動(dòng)。不同的檔案管理人員有著不同的工作標(biāo)準(zhǔn)、工作習(xí)慣[1]。所以管理方法并不合理，甚至不夠連續(xù)，做不到檔案管理統(tǒng)一與規(guī)范。況且不少檔案工作人員完全是“非相關(guān)行業(yè)轉(zhuǎn)入”或是“半路子出家”，檔案人員不了解專業(yè)理論、專業(yè)知識(shí)，工作能力和責(zé)任心有待加強(qiáng)。除此之外，由于鐵路行業(yè)特點(diǎn)突出，技術(shù)專業(yè)分工精細(xì)、復(fù)雜，設(shè)計(jì)專業(yè)之間存在千絲萬(wàn)縷的聯(lián)系，而科技檔案作為實(shí)實(shí)在在的技術(shù)成果，技術(shù)領(lǐng)域知識(shí)的缺乏構(gòu)成了科學(xué)管理科技檔案的“瓶頸”。

3）投入較少缺少保障。軟件方面的投入與配備不足。在使用時(shí)發(fā)現(xiàn)軟件存在漏洞，需要及時(shí)升級(jí)，但顯然這方面的工作還需要進(jìn)一步完善。不少基層單位顯然并沒(méi)有配備專人用于檔案的管理工作[2]。不少檔案工作人員有著多份任務(wù)與工作，缺少時(shí)間與精力用于對(duì)檔案業(yè)務(wù)展開(kāi)鉆研。

4）數(shù)字化水平不足。數(shù)字化管理檔案的時(shí)候，很多單位都會(huì)配備掃描儀、打印機(jī)、計(jì)算機(jī)。不過(guò)這些單位卻沒(méi)有準(zhǔn)備專門的信息管理系統(tǒng)。不少工作人員只是在簡(jiǎn)單的操作EXCEL表格，簡(jiǎn)單地檢索、輸入與輸出數(shù)據(jù)，格局不足。

5）設(shè)計(jì)人員配合不足?？萍紮n案對(duì)項(xiàng)目生產(chǎn)人員完成工作起到關(guān)鍵的參考作用，直接影響生產(chǎn)效率和質(zhì)量。所以應(yīng)該對(duì)傳統(tǒng)模式下手工作業(yè)中的不足和弊端進(jìn)行摒棄，加強(qiáng)自動(dòng)化和信息建設(shè)，讓每一個(gè)管理環(huán)節(jié)都得到優(yōu)化和完善。為了提高每一份科技檔案的錄入檔案系統(tǒng)的效率和準(zhǔn)確度，便于掃描歸檔工作的順利完成，統(tǒng)一要求設(shè)計(jì)人員在出圖的最后一個(gè)環(huán)節(jié)利用軟件生成條形碼，與圖紙名稱一一對(duì)應(yīng)。但是實(shí)際工作中條形碼的使用合格率沒(méi)有達(dá)到預(yù)期效果，于是大大降低了檔案管理工作的效率，增加了不必要的成本。

6）歸檔標(biāo)準(zhǔn)落后。21世紀(jì)被稱為信息技術(shù)的世紀(jì)，在這樣的背景下，我國(guó)鐵路項(xiàng)目裝備提升、規(guī)模巨大，蓬勃發(fā)展。尤其是國(guó)內(nèi)出現(xiàn)了大量的高鐵項(xiàng)目。不過(guò)國(guó)內(nèi)的鐵路項(xiàng)目在檔案管理中并沒(méi)有根據(jù)時(shí)代情況修訂新的歸檔范圍、編碼方法、執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)。所以鐵路項(xiàng)目中出現(xiàn)的很多新裝備、新工藝、新技術(shù)缺少充分的資料。編碼歸檔的時(shí)候無(wú)所適從、無(wú)所遵循，出現(xiàn)了比較隨意的工作問(wèn)題，無(wú)法保障檔案歸檔質(zhì)量與完整性。

2 提高鐵路系統(tǒng)檔案管理有效性的思路和方法

1）提高重視樹(shù)立意識(shí)。對(duì)于鐵路系統(tǒng)的穩(wěn)定發(fā)展來(lái)說(shuō)，檔案工作十分重要，檔案管理員肩負(fù)著非常重要的職責(zé)與任務(wù)，如果工作人員具備積極向上的工作意識(shí)與責(zé)任心，就可以保障工作質(zhì)量、工作效果。檔案人員需要正確評(píng)價(jià)與認(rèn)識(shí)自己的工作內(nèi)容、工作需要。雖然檔案的管理崗位非常平凡，但責(zé)任卻不小。認(rèn)真努力是可以為單位、社會(huì)貢獻(xiàn)，并體現(xiàn)自我定位意義的[3]。檔案部門需要使用知識(shí)競(jìng)賽、國(guó)際檔案日一類的活動(dòng)宣傳，讓單位中的每一名員工都能夠表現(xiàn)出檔案意識(shí)，為檔案工作的有效開(kāi)展創(chuàng)造良好條件。檔案管理部門需要主動(dòng)和單位溝通，匯報(bào)檔案工作困境與情況，獲得領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于檔案工作的支持與重視。

2）提高檔案人員能力與素質(zhì)。首先必須做好檔案工作人員選拔工作，眾所周知檔案工作機(jī)密性、政治性很強(qiáng)。所以檔案部門在選人的時(shí)候必須選擇業(yè)務(wù)能力強(qiáng)、品德素質(zhì)好、黨性突出的工作人員。其次檔案部門需要用實(shí)踐、外培、自培的方法開(kāi)展業(yè)務(wù)，提高檔案工作人員能力與業(yè)務(wù)水平。最后鐵路部門工作十分特殊，不同專業(yè)之間、專業(yè)與檔案管理部門、檔案部門與文整工廠配合密切，對(duì)此有必要加強(qiáng)各部門的橫向交流與聯(lián)系。在取長(zhǎng)補(bǔ)短中優(yōu)化整體管理效果和管理能力。

3）打造數(shù)字化檔案系統(tǒng)。作為我國(guó)基礎(chǔ)設(shè)施、重要設(shè)施，鐵路系統(tǒng)為國(guó)民經(jīng)濟(jì)的發(fā)展與建設(shè)提供無(wú)限的支持，是社會(huì)發(fā)展的前提條件，也是我國(guó)經(jīng)濟(jì)系統(tǒng)的命門。在信息技術(shù)穩(wěn)定發(fā)展、快速發(fā)展的今天，數(shù)字化管理勢(shì)必會(huì)成為鐵路系統(tǒng)、鐵路檔案的發(fā)展趨勢(shì)。對(duì)此檔案管理工作人員必須形成與具備大數(shù)據(jù)理念，積極轉(zhuǎn)變觀念。以提高自身檔案業(yè)務(wù)能力、專業(yè)水平為切入點(diǎn)，掌握各種各樣的現(xiàn)代設(shè)備、現(xiàn)代技術(shù)使用條件和方式。并且還要充分滿足不同用戶的需求，呈現(xiàn)多樣化服務(wù)能力。鐵路部門的檔案工作必須將出發(fā)點(diǎn)放在安全生產(chǎn)。負(fù)責(zé)檔案管理的工作部門需要時(shí)刻互動(dòng)，了解需求、意見(jiàn)，用創(chuàng)新的管理方法與模式，提高檔案的使用質(zhì)量、利用率。應(yīng)加強(qiáng)檔案保密力度，數(shù)字化檔案管理是雙刃劍。數(shù)字化檔案除了能夠帶給工作人員高效、便利的操作條件，同時(shí)也會(huì)埋下許多安全隱患。所以有必要加大力度，積極推廣數(shù)字化管理的安全技術(shù)，以此保障數(shù)字檔案有效性、完整性與真實(shí)性。

4）建立約束機(jī)制。鐵路部門在檔案管理過(guò)程中，需要設(shè)定約束機(jī)制，從源頭切入，確保鐵路的檔案管理工作能夠明確每個(gè)人、每個(gè)部門的責(zé)任和工作內(nèi)容。鐵路需要確定自己的合作關(guān)系、合同關(guān)系，將鐵路項(xiàng)目的各種檔案、文件納入合同管理部分。鐵路項(xiàng)目建設(shè)系統(tǒng)中，應(yīng)確定勘察設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等每一個(gè)部分的歸檔數(shù)量、內(nèi)容與時(shí)間要求。并且還要設(shè)置相應(yīng)的日常管理、考核、過(guò)程檢查獎(jiǎng)懲體系。各負(fù)其責(zé)、各司其職，明確標(biāo)準(zhǔn)和目標(biāo)，減少標(biāo)準(zhǔn)和目標(biāo)缺失引起的浪費(fèi)人力與物力，規(guī)避各種糾紛。

5）加強(qiáng)源頭管理。必須在項(xiàng)目操作前，讓檔案人員、檔案部門提前介入。檔案部門如果可以提前介入鐵路工程，就能夠更好的了解數(shù)據(jù)，保障數(shù)據(jù)完整性、資料準(zhǔn)確性。提前介入能夠完善并制定更合理的檔案管理思路和辦法，有效落實(shí)三步走原則。對(duì)于部分檔案工作人員素質(zhì)能力層面的薄弱問(wèn)題，有必要展開(kāi)知識(shí)培訓(xùn)和教育。

6）加強(qiáng)檢查與監(jiān)督。必須提高檔案管理重視度，將其納入質(zhì)量考核體系、工程進(jìn)度檢查當(dāng)中，確保鐵路項(xiàng)目的所有程序、所有環(huán)節(jié)都能夠按照規(guī)范同步開(kāi)展。在現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)、檢查中，了解工作實(shí)際情況，第一時(shí)間發(fā)現(xiàn)工作中的問(wèn)題并糾正與整改，消除負(fù)面影響，少走彎路，保障檔案數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、完整。

3 結(jié)語(yǔ)

在國(guó)內(nèi)鐵路系統(tǒng)快速發(fā)展的今天，鐵路系統(tǒng)有必要投入更多的資源用于內(nèi)部管理、內(nèi)部建設(shè)，加強(qiáng)人力資源研究，控制鐵路項(xiàng)目施工每一個(gè)細(xì)節(jié)。完整地把握與構(gòu)建整體化鐵路系統(tǒng)檔案，在發(fā)生問(wèn)題的時(shí)候第一時(shí)間處理。全面提升檔案管理者的業(yè)務(wù)能力與責(zé)任心，其具有現(xiàn)實(shí)意義。