淺談民政局檔案管理工作存在的問題及對策

王亞愛

（福建省石獅市社會福利中心，福建 石獅 362700）

1 引言

民政局是政府主管涉及民生事務(wù)的重要部門，是公民許多重要信息檔案的收存之地。此類檔案涉及許多公民切身利益和隱私問題，有社會福利救助、公民的婚姻狀態(tài)、各類社會組織登記管理工作、基層政權(quán)等等。一方面為保證公民信息的安全，另一方面為促進民政局充分發(fā)揮作用，為社會各界和民眾提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，同時關(guān)系到民政局自身的常規(guī)工作，所以提升民政局對檔案管理工作非常重要。筆者在民政部門工作多年，發(fā)現(xiàn)目前民政局檔案管理工作仍存在較多問題，所以結(jié)合工作實際和調(diào)查了解結(jié)果提出相對對策，力求提升民政局檔案管理工作質(zhì)量。

2 民政局檔案管理工作存在問題

1）缺乏對檔案管理工作的重視。筆者在民政部門工作多年，通過自身體驗和調(diào)查研究結(jié)果來看，很少有工作人員能夠全面掌握檔案管理工作的核心，尚未認識到檔案管理工作的重要性。在調(diào)查了解的眾多工作人員中，大多數(shù)人認為檔案管理工作在民政局事務(wù)范圍內(nèi)為非核心工作，對新形勢下的檔案管理工作缺乏應(yīng)有的開闊視野。在實際的檔案管理工作中，更多的人僅僅做到了保證檔案不被丟失，只是做好檔案的保存工作，但是卻沒有真正發(fā)揮管理職能。經(jīng)調(diào)查發(fā)現(xiàn)，有一部分民政局沒有設(shè)專門的檔案室，檔案收存在相關(guān)業(yè)務(wù)股室；有的沒有檔案管理的專職工作人員，所有業(yè)務(wù)檔案由相關(guān)業(yè)務(wù)股室負責(zé)；有的有專職的檔案管理工作人員，但是沒有專業(yè)知識；沒有檔案管理工作的相關(guān)制度，檔案管理工作相對混亂。

2）缺乏先進的管理手段。先進的管理手段是科學(xué)開展檔案管理工作的重要條件，結(jié)合電子科技、人工智能等信息化手段，可有效提高檔案管理效率。但從目前來看，此類先進管理手段在大多數(shù)民政部門仍然處于缺失狀態(tài)，在民政系統(tǒng)上下左右運用得不夠。通過調(diào)查發(fā)現(xiàn)，因為沒有把現(xiàn)代化技術(shù)運用到民政局的檔案管理工作中，進而給民政局檔案管理質(zhì)量以及檔案提供利用帶來不利的影響。比如，2012年國家審計署對全國的城鄉(xiāng)居民最低生活保障資金進行審計，民政局需向?qū)徲嫿M提供了2005年1月1日至2011年12月31日所需的財務(wù)、業(yè)務(wù)等電子數(shù)據(jù)和相關(guān)資料，要有原始的紙質(zhì)材料，還有各類電子數(shù)據(jù)，從2005年1月1日至2011年12月31日城鄉(xiāng)居民最低生活保障對象的人員信息、家庭信息、發(fā)放金額等等，每個民政局都要提供幾十萬個甚至上百萬個電子數(shù)據(jù)信息。檔案提供利用關(guān)系到此次的審計進度、關(guān)系到此次審計的成效。所以隨著信息技術(shù)的發(fā)展，亟需加快采用先進的管理方式與傳統(tǒng)管理方式相結(jié)合，提高檔案管理的質(zhì)量，提升檔案管理的效率。

3）工作人員專業(yè)素質(zhì)較低。檔案管理工作人員的工作能力也是影響檔案管理工作效率的重要原因。全面的檔案管理工作應(yīng)當包含檔案收集、整理、價值鑒定、保管、編目、檢索、統(tǒng)計、編輯和研究、提供利用等幾個方面，涉及很多領(lǐng)域，所以檔案管理工作看似簡單，但真要做好很難。比如，完成檔案收集與整理等最基本的工作雖然人人可做，但是后面的檔案價值鑒定、檔案編目等向檔案管理工作深入推進時，將面臨各種各樣的問題，這就不是人人可做到的，需要工作人員具有較強的專業(yè)能力。優(yōu)秀的檔案管理專員應(yīng)當具備優(yōu)良的文字表達能力、信息識別能力、科學(xué)知識以及管理能力。但從目前檔案管理現(xiàn)狀來看，有的民政局檔案管理工作人員沒有受過專業(yè)的培訓(xùn)，不具備專業(yè)的知識；有的民政局沒有專職的檔案管理工作人員。檔案管理人員隊伍建設(shè)相當薄弱，檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)亟需提高。

3 民政局檔案管理工作問題的解決對策

1）提升民政局對檔案管理工作的重視。領(lǐng)導(dǎo)層要高度重視，以上率下，適應(yīng)新時代對檔案工作的客觀要求，更新觀念，轉(zhuǎn)變思維，把握新形勢下檔案管理工作的實質(zhì)，增強對檔案管理工作重要性的認識，督促下屬工作人員做好檔案管理工作，規(guī)范檔案管理工作。筆者認為可以通過以下幾種方式實現(xiàn)：第一，制定檔案管理規(guī)章制度。無規(guī)矩不成方圓，建立健全檔案管理制度，明確檔案管理各項工作明細，具體工作流程及工作標準，促進工作人員全面依照檔案管理條例執(zhí)行檔案管理工作。第二，制定全面的考核制度。對表現(xiàn)優(yōu)秀的工作人員予以物質(zhì)或精神獎勵，對在檔案管理中失職、失責(zé)行為予以問責(zé)、懲罰。第三，宣貫職業(yè)道德。在民政部門上下營造良好氛圍，鼓勵和支持工作人員對自己的工作崗位盡職盡責(zé)，堅守職業(yè)道德，做好本職工作。

2）采用先進信息化檔案管理系統(tǒng)。先進的信息化管理系統(tǒng)可有效提高民政局檔案管理效率。信息化系統(tǒng)的建立，一方面，可將各種信息檔案存儲于云端，避免檔案存儲于檔案室而丟失或被損壞等情況發(fā)生；另一方面，可節(jié)約空間成本和時間成本，降低大量檔案查找及維護時間。同時，信息化管理流程規(guī)范，用信息系統(tǒng)代替人力，可有效降低人力成本。因此綜合考慮，信息系統(tǒng)的引入可在很大程度上降低人力成本、時間成本和空間成本，從總成本角度考慮，引入信息化檔案管理系統(tǒng)非常有必要。民政部門要認識到引入信息化檔案管理系統(tǒng)利大于弊，在資金分配上作出傾斜，引入信息化檔案管理系統(tǒng)，提升檔案管理質(zhì)量。

3）提升工作人員專業(yè)素養(yǎng)。提升工作人員的專業(yè)素養(yǎng)是提升檔案管理效果的重要途徑，筆者認為可通過以下幾個方面實現(xiàn)。第一，做好招聘要求把關(guān)。在筆試及面試過程中對面試者的文字表達能力、信息識別能力、信息系統(tǒng)駕馭能力、科學(xué)知識以及管理能力等進行全面考察，擇優(yōu)選擇工作人員。第二，加強對檔案管理專員的培訓(xùn)。培訓(xùn)可分為幾個階段：一是能力素質(zhì)測評，作為培訓(xùn)項目選擇的重要依據(jù)；二是制定培訓(xùn)計劃；三是執(zhí)行培訓(xùn)計劃，基于崗位職責(zé)、工作要點及必備技能開展培訓(xùn)；四是培訓(xùn)評估，經(jīng)過一段時間培訓(xùn)需對員工能力技能進行考核，根據(jù)考核結(jié)果評估培訓(xùn)是否有效；五是培訓(xùn)計劃修正，以此形成閉環(huán)模式，真正提升工作人員的能力素質(zhì)。同時，也可以定期讓檔案管理人員到檔案館進行跟班學(xué)習(xí)。第三，提高檔案管理工作人員的福利待遇。用優(yōu)良的福利待遇吸引更多優(yōu)秀人員前來應(yīng)聘，用感情留人，從源頭上提升民政局檔案管理工作人員的整體 素質(zhì)。

4 結(jié)語

民政局事關(guān)民生大事，其檔案管理直接關(guān)系到信息檔案的安全與否，服務(wù)的便利與否。但是目前大多數(shù)民政局在檔案管理方面仍存在許多問題，主要是缺乏對檔案管理工作的重視，缺乏先進的管理手段，工作人員專業(yè)素質(zhì)較低?；趩栴}及其原因，結(jié)合工作實踐和專業(yè)知識，筆者認為可以重點通過提升民政局對檔案管理工作的重視，采用先進信息化檔案管理系統(tǒng)，提升工作人員專業(yè)素養(yǎng)等方面解決上述問題。期望通過本文研究，為提高民政局檔案管理工作質(zhì)量貢獻微薄之力。