創(chuàng)新是檔案發(fā)展的出路

李冬梅

（大慶油田有限責(zé)任公司第二采油廠信息中心檔案室，黑龍江 大慶 163000）

1 增強(qiáng)檔案工作整體創(chuàng)新意識(shí)

1.1 檔案工作管理思路的創(chuàng)新

長(zhǎng)期單調(diào)而枯燥的工作方式、傳統(tǒng)而落后的工作方法，使得許多檔案工作者缺少創(chuàng)新意識(shí)和創(chuàng)新欲望。日常檔案工作也只是滿足于每年立卷歸檔多少，提供利用服務(wù)多少，而對(duì)于市場(chǎng)需要哪方面的檔案材料，需要哪方面的編研材料等等，卻一無(wú)所知或知之甚少，更談不上檔案工作如何主動(dòng)、超前服務(wù)于市場(chǎng)，服務(wù)于社會(huì)。而服務(wù)的落伍，必將使檔案工作失去生存的活力和市場(chǎng)。因此要改變檔案工作既無(wú)動(dòng)力，又無(wú)目標(biāo)的狀況，使形成檔案工作由事后搜集材料變?yōu)槭虑敖槿搿⑹轮袇⑴c的新的檔案管理工作理念。檔案工作只有日日思變、天天求新，才能以超前的意識(shí)、超前的節(jié)奏、超前的服務(wù)贏得市場(chǎng)、贏得利用者的滿意，才能讓檔案工作在社會(huì)上“熱”起來(lái)。

1.2 檔案工作管理模式的創(chuàng)新

檔案工作許多傳統(tǒng)的做法和管理模式對(duì)做好不同時(shí)期的檔案工作起到了積極作用，但也有一些傳統(tǒng)做法已不再適應(yīng)當(dāng)前社會(huì)發(fā)展的需要。我們?cè)诹⒕碇贫壬嫌兴?，改變了以前繁瑣、呆板?3道工序的立卷手段，實(shí)行了檔案立卷裝盒制。到目前為止，我們又把以卷為單位的立卷方式改為以件為單位的整理方式，這樣既不影響日后調(diào)檔利用，又能盡快完成歸檔程序。計(jì)算機(jī)已應(yīng)用于檔案管理工作中，但多數(shù)僅限于各類檔案目錄的輸入、輸出或檢索，而在檔案管理其它方面的應(yīng)用則較少。在我們?nèi)粘n案管理工作中，還有許多工作可以利用現(xiàn)代化技術(shù)來(lái)提高我們的工作效率，如在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)中進(jìn)行查借閱檔案等。無(wú)論是檔案的業(yè)務(wù)工作，還是檔案的管理工作，都可以應(yīng)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行現(xiàn)代化管理，幫助解決具體問(wèn)題，提高管理效率和管理水平。我們應(yīng)該堅(jiān)持科學(xué)發(fā)展觀，要跳出檔案“看”檔案、貼近重點(diǎn)“活”檔案、改革發(fā)展“興”檔案、以人為本“建”檔案。

1.3 檔案工作管理機(jī)制的創(chuàng)新

檔案管理應(yīng)當(dāng)引進(jìn)競(jìng)爭(zhēng)激勵(lì)機(jī)制，改變?cè)凇皺n案部門沒有什么具體工作，只是保管借閱”的思想，從源頭上解決創(chuàng)新的根本問(wèn)題。對(duì)現(xiàn)有人員實(shí)行公平競(jìng)爭(zhēng)、擇優(yōu)上崗，真正做到優(yōu)勝劣汰，能者上庸者下，從而使檔案工作者清楚地認(rèn)識(shí)到自己的工作成績(jī)與其生存和發(fā)展息息相關(guān)，從而激發(fā)每個(gè)人的工作活力，最大限度地發(fā)揮個(gè)人潛力，使檔案工作出現(xiàn)充滿競(jìng)爭(zhēng)活力、開拓創(chuàng)新的新局面。

2 檔案工作應(yīng)在創(chuàng)新特色上下功夫

2.1 體現(xiàn)檔案工作收集、整理特色

在以往的檔案收集工作中，是歸檔單位給什么，檔案部門就收什么，工作缺乏積極主動(dòng)性，而且不能掌控歸檔單位形成的資料，也沒有風(fēng)險(xiǎn)的規(guī)避性。針對(duì)這種情況，我們實(shí)行了檔案歸檔范圍確認(rèn)制和歸檔范圍備案審批制。歸檔范圍確認(rèn)制就是檔案部門經(jīng)過(guò)認(rèn)真分析各歸檔單位基本職能、主要業(yè)務(wù)流程和歷年歸檔情況，擬定出各類檔案的基本歸檔范圍或基本歸檔內(nèi)容，再反饋到各歸檔單位進(jìn)行核實(shí)，并由歸檔單位負(fù)責(zé)人及檔案人員簽字確認(rèn)后交檔案部門存檔。歸檔范圍備案審批制就是要求各級(jí)檔案部門將已確認(rèn)完善的歸檔范圍逐級(jí)備案審批，作為檔案收集是否齊全完整的依據(jù)。

在基建檔案的收集中，我們通過(guò)參與基建項(xiàng)目驗(yàn)收，規(guī)定只有施工單位把資料存檔后才能結(jié)算等措施，有效地控制了資料不存檔、流失現(xiàn)象。

在以往的檔案整理過(guò)程中，檔案盒脊的檔號(hào)是用粘貼粘到盒脊上，并用印章卡在粘貼上，由于項(xiàng)目多不容易對(duì)齊，不夠美觀、大方，粘貼也容易開，也不宜長(zhǎng)久保存。針對(duì)這種情況，我們把檔案盒脊需要印刷的項(xiàng)目錄入電腦，用針式打印機(jī)打印在蠟紙上，按照檔案盒脊項(xiàng)目進(jìn)行裁剪，用小毛刷蘸油墨，按照盒脊項(xiàng)目刷在對(duì)應(yīng)位置上。通過(guò)這種方式，有利于檔案的長(zhǎng)久保存，庫(kù)房擺放整齊，查找所需檔案一目了然，節(jié)省查找檔案時(shí)間，提高工作效率。

2.2 體現(xiàn)檔案工作服務(wù)特色

日常的檔案服務(wù)只局限在做好為本單位查閱、利用本單位產(chǎn)生的檔案方面，沒有產(chǎn)生互動(dòng)。我們可以利用網(wǎng)上信息量大、傳遞速度快的優(yōu)勢(shì)，與其它檔案機(jī)構(gòu)聯(lián)網(wǎng)，共享檔案信息資源，使服務(wù)范圍由“窄”變“寬”，服務(wù)層次由“淺”變“深”。我們還拓展服務(wù)方式和服務(wù)領(lǐng)域，以前查借閱檔案是檔案利用者到檔案部門，并通過(guò)手寫目錄查詢，現(xiàn)在我們開辟了電話查詢、網(wǎng)上查詢功能，既省力又省時(shí)。我們還通過(guò)加工、處理檔案資料，使其變成社會(huì)需要的優(yōu)質(zhì)“產(chǎn)品”—匯編。如：組織機(jī)構(gòu)沿革、年鑒、大事記、干部任免匯編等，多方開辟檔案服務(wù)的渠道，給查借閱檔案帶來(lái)方便。

2.3 體現(xiàn)檔案工作管理特色

檔案工作管理手段的更新是實(shí)現(xiàn)檔案事業(yè)創(chuàng)新發(fā)展的重要因素之一，檔案工作技術(shù)手段和條件是提高檔案工作效率、確保檔案服務(wù)工作質(zhì)量的重要條件。因此，在檔案工作管理的手段上，要努力實(shí)現(xiàn)檔案裝備技術(shù)現(xiàn)代化，解決手工操作運(yùn)轉(zhuǎn)速度慢、效率低的問(wèn)題，積極運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)碼技術(shù)、影像技術(shù)等先進(jìn)技術(shù)和手段，來(lái)提高檔案工作技術(shù)含量和水平，使檔案管理手段由“舊”變“新”。

2.4 體現(xiàn)檔案工作的宣傳特色

宣傳工作是各項(xiàng)工作的先導(dǎo)。長(zhǎng)期以來(lái)，檔案工作的宣傳往往著重于相關(guān)法規(guī)條例的宣傳解釋上，多強(qiáng)調(diào)重要意義、工作要求，既不直觀形象，也難引起人們的重視。針對(duì)這種情況，我們把各單位在檔案利用上的一些實(shí)例，如通過(guò)利用檔案所創(chuàng)造的價(jià)值、解決的困難編成小故事，通過(guò)這種宣傳形式，其效果會(huì)更形象、更直觀，更易于接受。使檔案的宣傳由“死”變“活”，具有個(gè)性化。

3 發(fā)揮檔案人員的創(chuàng)新主體作用

檔案人員應(yīng)當(dāng)重視觀念更新，特別是在機(jī)構(gòu)改革、人事制度改革的今天，隨著各部門工作人員的減少，工作量的增加，檔案工作將面臨更大的壓力。因此，檔案人員有必要進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整和重新定位。

3.1 增強(qiáng)法制觀念

檔案事業(yè)管理長(zhǎng)期以來(lái)都是依賴于行政手段進(jìn)行的，雖說(shuō)隨著《檔案法》的頒布實(shí)施，這一觀念正在有所轉(zhuǎn)變，但離依法治檔的實(shí)現(xiàn)還有一定的距離。必須依法治檔，可以說(shuō)這是首要的基本條件。如不能真正將檔案工作納入法制的軌道，那么檔案部門仍將感到步履 維艱。

3.2 確立效益觀念

就檔案工作來(lái)講，其效益包括社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益兩個(gè)方面，主要體現(xiàn)在檔案案卷的利用上，這就需要檔案人員要具有產(chǎn)出意識(shí)。具體來(lái)說(shuō)，在接收時(shí)就要考慮何時(shí)何種情況下可能會(huì)有用，有產(chǎn)出的可能。另一方面也要通過(guò)檔案工作者的開拓與創(chuàng)新，使檔案工作產(chǎn)生一定的經(jīng)濟(jì)效益，提高檔案工作的自身價(jià)值，發(fā)展檔案事業(yè)。

3.3 樹立學(xué)習(xí)觀念

檔案工作既是一項(xiàng)業(yè)務(wù)性工作，又是一項(xiàng)管理服務(wù)性工作。這就要求從事檔案工作的檔案人員，既要有扎扎實(shí)實(shí)的業(yè)務(wù)功底，又要有較強(qiáng)的管理能力和服務(wù)意識(shí)。知識(shí)經(jīng)濟(jì)的挑戰(zhàn)和網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代的沖擊，以及出現(xiàn)的許多新型載體的檔案和全新的管理手段、方式，給檔案人員提出了更高的要求。學(xué)習(xí)是知識(shí)積累的重要途徑，只有通過(guò)學(xué)習(xí)，提高自身素質(zhì)，提高對(duì)檔案的認(rèn)識(shí)，才能踏踏實(shí)實(shí)工作。

綜上所述，只有不斷地創(chuàng)新，檔案工作才能有高度、有特色，檔案事業(yè)才能真正實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。因此，檔案部門無(wú)論是在業(yè)務(wù)工作方面，還是在管理服務(wù)工作方面，都要努力做到人無(wú)我有，人有我優(yōu)，人優(yōu)我新，使檔案工作常常變，時(shí)時(shí)新，這樣才能使檔案工作立于不衰之地。