醫(yī)院檔案的管理與利用策略

付振剛

（杜爾伯特蒙古族自治縣人民醫(yī)院，黑龍江 大慶 166200）

現(xiàn)階段，醫(yī)院檔案管理工作水平不斷提高，通過(guò)科學(xué)的開(kāi)展醫(yī)院檔案管理工作，保證了醫(yī)院各項(xiàng)工作順利開(kāi)展。作為醫(yī)院檔案管理人員，要全面加強(qiáng)專業(yè)水平，要重視結(jié)合醫(yī)院檔案工作實(shí)際，科學(xué)的開(kāi)展工作實(shí)踐與創(chuàng)新研究，從而并不斷制定更加完善的管理體系，以加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理與利用水平，具體分析如下。

1 醫(yī)院檔案管理的特點(diǎn)

1.1 醫(yī)院檔案管理具有綜合性

目前我國(guó)醫(yī)院的檔案工作實(shí)際情況來(lái)看，檔案都是經(jīng)由專門的檔案室予以管理的，其涵蓋、涉及的內(nèi)容較多，同時(shí)根據(jù)不同的工作其來(lái)源也呈現(xiàn)多元化的姿態(tài)，除了規(guī)定性的文件以外，其他單位溝通的文件也屬于檔案室的管理范疇，此外部分歷史資料也隸屬于檔案室。

1.2 醫(yī)院檔案具有內(nèi)容上的專業(yè)性

作為專業(yè)性極強(qiáng)的政府機(jī)構(gòu)而言，醫(yī)院的相關(guān)業(yè)務(wù)都是以醫(yī)療作業(yè)為主，這一特點(diǎn)也使得醫(yī)院檔案的專業(yè)素質(zhì)較高，醫(yī)院檔案也是各項(xiàng)醫(yī)療工作所完成的，是對(duì)整個(gè)醫(yī)療作業(yè)的合理反饋，具備極高的 素質(zhì)。

1.3 醫(yī)院檔案管理具有相對(duì)的保密性

由于涉及不同患者的實(shí)際情況，所以醫(yī)院的檔案也有相應(yīng)的業(yè)務(wù)性與保密性，其目的是更好指導(dǎo)醫(yī)務(wù)工作的推進(jìn)，流傳的范圍也僅限于醫(yī)院內(nèi)部，嚴(yán)禁外露。

1.4 醫(yī)院檔案管理具有階段性

醫(yī)院擁有旗下多個(gè)科室和不同的部門，因此其產(chǎn)生的材料、檔案等都具備明顯的區(qū)分度，醫(yī)院為了在原有的基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)性、連續(xù)性的特點(diǎn)，就需要不定期對(duì)不同的檔案管理工作做好專門的材料整理以及歸類的工作，使得醫(yī)院的檔案也呈現(xiàn)明顯的實(shí)效性，即階段性。

2 醫(yī)院檔案管理與利用的策略

2.1 完善檔案信息資源的管理

伴隨我國(guó)科學(xué)技術(shù)的持續(xù)發(fā)展，尤其是互聯(lián)網(wǎng)信息科技力量的持續(xù)進(jìn)步，驅(qū)動(dòng)了檔案管理從傳統(tǒng)的紙質(zhì)化模式朝向信息化發(fā)展，所能夠存儲(chǔ)的上限大大超過(guò)了紙質(zhì)檔案。即使是較小的空間乃至一臺(tái)電腦，也能夠存儲(chǔ)大量檔案，且操作更為簡(jiǎn)單。根據(jù)過(guò)往的實(shí)際經(jīng)驗(yàn)來(lái)看，醫(yī)院檔案管理工作的過(guò)程之中，往往偏重于病案檔案的管理，而對(duì)文書檔案未予以足夠的重視。當(dāng)下絕大多數(shù)的醫(yī)院，都是結(jié)合自身的需求以及經(jīng)驗(yàn)出發(fā)，做好檔案管理的相應(yīng)工作，使得醫(yī)院檔案的管理存在客觀的差異。檔案室的存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)，會(huì)不同程度上造成檔案存儲(chǔ)工作的效率、質(zhì)量。所以，就需要在傳統(tǒng)的價(jià)值觀念基礎(chǔ)上，進(jìn)一步規(guī)整好檔案管理的范疇，優(yōu)化管理的類別、數(shù)量，以求達(dá)到最佳的存儲(chǔ)效果同時(shí)，保證相關(guān)檔案的完整性。同時(shí)，檔案集中統(tǒng)一管理，配置信息系統(tǒng)管理設(shè)備，把檔案資源建設(shè)成為綜合的信息庫(kù)，是醫(yī)院檔案發(fā)展的客觀要求。醫(yī)院內(nèi)部，需要建設(shè)專門的檔案管理、使用的制度，針對(duì)醫(yī)務(wù)工作人員的借閱、查閱工作也需要具備專門的管理措施，使得檔案管理的水平不斷提高，最大化每一份檔案應(yīng)有的價(jià)值與意義。

2.2 重視檔案信息資源的利用

2.2.1 積極開(kāi)發(fā)檔案信息資源

針對(duì)現(xiàn)有的醫(yī)院檔案管理工作而言，最為主要也是最為迫切的任務(wù)之一，就是做好明確的信息開(kāi)發(fā)工作，讓信息能夠做到深層次的創(chuàng)新與完善，在原有的基礎(chǔ)上加強(qiáng)檔案的使用價(jià)值與科學(xué)性，幫助更好服務(wù)廣大的患者以及其他的醫(yī)務(wù)工作人員。要通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)信息科技力量以及計(jì)算機(jī)的作用，將醫(yī)院內(nèi)部不同的科室、不同信息有機(jī)整合起來(lái)，確保每一個(gè)醫(yī)務(wù)工作者都能夠第一時(shí)間了解到信息內(nèi)容，共享相關(guān)的信息的同時(shí)，形成良性循環(huán)。

2.2.2 充分利用檔案信息資源

檔案信息的價(jià)值非常豐富，醫(yī)院需要充分挖掘每一份檔案的價(jià)值和作用，做到重視人力資源管理以及其他工作管理。通過(guò)檔案信息資源的作用，在原有程度上進(jìn)一步開(kāi)發(fā)醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)價(jià)值與社會(huì)價(jià)值。例如，建立專門的醫(yī)生檔案，能夠充分了解到每一位醫(yī)生的專精以及能力，包括其過(guò)往的手術(shù)檔案等信息內(nèi)容，針對(duì)治療以及其他工作都能夠做出參考，也能以此調(diào)度醫(yī)生的工作積極性，形成互惠共利的雙贏局面。

針對(duì)醫(yī)院過(guò)往所執(zhí)行過(guò)的病案問(wèn)題，也需要做好專門的樣本數(shù)據(jù)分析與權(quán)衡，針對(duì)信息做好匯總的同時(shí)，建設(shè)專門的客觀數(shù)據(jù)內(nèi)容，其中要覆蓋多元化不同的數(shù)據(jù)作為支持，結(jié)合醫(yī)院的實(shí)際情況來(lái)看，包括護(hù)理的質(zhì)量、病種的類別分類、具體的費(fèi)用等，都是可以作為參考依據(jù)的內(nèi)容。只有做好檔案分析，以及相應(yīng)數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)工作，才能幫助醫(yī)院不斷加強(qiáng)自己的管理水平，更好為廣大的人民群眾所服務(wù)，實(shí)現(xiàn)效益的持續(xù)進(jìn)步。

2.3 實(shí)現(xiàn)檔案管理數(shù)字化

根據(jù)我國(guó)針對(duì)《檔案法》的建設(shè)實(shí)際情況來(lái)看，檔案管理工作人員的在具體工作的過(guò)程中，除了要有較為扎實(shí)的專業(yè)知識(shí)以外，還需要有良好的工作意識(shí)以及工作職責(zé)態(tài)度，才能更好投身在工作的過(guò)程中。伴隨我國(guó)科學(xué)技術(shù)的持續(xù)進(jìn)步，除了擁有專門的檔案管理知識(shí)體系以外，僅僅一成不變式的檔案管理模式，已經(jīng)難以完全、充分滿足當(dāng)下檔案管理工作的需求。只有將信息化計(jì)算機(jī)技術(shù)融入檔案管理的作業(yè)之中，才能更好提升工作效率以及工作精度，實(shí)現(xiàn)良好的資源共享同時(shí)，還能夠滿足醫(yī)療、科學(xué)等不同的需求，敦促我國(guó)醫(yī)療技術(shù)水平的可持續(xù)化發(fā)展。因此，醫(yī)院管理者在加強(qiáng)硬件設(shè)施的同時(shí)，也要注重提升工作人員的綜合素質(zhì)和專業(yè)知識(shí)，增強(qiáng)工作人員的信息化素養(yǎng)，為不同醫(yī)務(wù)工作人員提供更好的服務(wù)，不斷提高醫(yī)院檔案服務(wù)水平。目前來(lái)看，計(jì)算機(jī)管理成為醫(yī)院現(xiàn)代化管理過(guò)程中不可或缺的重要內(nèi)容，只要使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檢索，即可最為準(zhǔn)確的進(jìn)行檔案的搜尋，并且在原有的基礎(chǔ)上提升檔案搜尋的效率，幫助其傳輸?shù)男Ч偬嵘?。不僅如此，醫(yī)院方面還需要配備專門的掃描系統(tǒng)，以求將相關(guān)的紙質(zhì)化內(nèi)容轉(zhuǎn)化為信息化載體，助力檔案管理的相關(guān)工作。在條件允許的情況下，醫(yī)院內(nèi)部還可以建設(shè)專門的信息化平臺(tái)，以供相關(guān)的科室以及醫(yī)務(wù)工作者，在信息化交流的平臺(tái)上進(jìn)行意見(jiàn)的交換、分享，幫助檔案管理的使用效率在原有的基礎(chǔ)上進(jìn)一步提高，同時(shí)為其他的信息交互工作，也提供平臺(tái)的支持。

3 結(jié)束語(yǔ)

總之，隨著醫(yī)院檔案管理工作改革深入開(kāi)展，為了有效的迎合時(shí)代發(fā)展，醫(yī)院檔案管理過(guò)程中要重視加強(qiáng)檔案的利用效率，從而實(shí)現(xiàn)檔案的科學(xué)化管理。本文結(jié)合工作實(shí)際，從多方面對(duì)檔案管理進(jìn)行了實(shí)踐探索，旨在通過(guò)有效分析，能夠總結(jié)更加高效的管理體系，從而推進(jìn)醫(yī)院檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。