新時(shí)期電力工程總承包項(xiàng)目檔案管理分析

雷 蕾

（中國能源建設(shè)集團(tuán)西北電力工程建設(shè)有限公司，陜西 西安 710032）

在電力企業(yè)的檔案管理工作中，工作人員應(yīng)通過采取科學(xué)、合理、正規(guī)的方式對企業(yè)的檔案進(jìn)行分類和整理，以此確保電力企業(yè)檔案的規(guī)范性和完整性，只有這樣，才能更加及時(shí)的發(fā)現(xiàn)問題和解決問題，有利于企業(yè)的健康、穩(wěn)定發(fā)展。

1 電力工程總承包項(xiàng)目業(yè)主方的特性

1.1 業(yè)主方職責(zé)

電力工程總承包項(xiàng)目之中，業(yè)主的職責(zé)主要有項(xiàng)目總體原則的制訂、項(xiàng)目的管控等，其需要對整個(gè)電力工程做出統(tǒng)籌安排，以確保承包方可以依據(jù)前期所設(shè)置的目標(biāo)來完成建造工作，同時(shí)還需要對項(xiàng)目的進(jìn)度以及品質(zhì)做出監(jiān)管，在項(xiàng)目完工之后，還應(yīng)當(dāng)細(xì)致的進(jìn)行驗(yàn)收，并組織試運(yùn)行工作，以確保項(xiàng)目沒有缺陷。

1.2 業(yè)主方優(yōu)勢

一方面，在總承包的方式下，業(yè)主與承包方的合同關(guān)系更為簡潔，不需要過度的將精力放到協(xié)調(diào)各項(xiàng)工作之中，而是將這項(xiàng)工作交由更為專業(yè)的總承包商來完成；另一方面，對于成本的管控也更為便捷，通常業(yè)主與承包方都是采取固定總金額的方式來簽署承包合同，這樣一來后續(xù)的項(xiàng)目變更等因素，也不會(huì)對業(yè)主的總投入成本形成 影響。

2 電力檔案管理中存在的問題

2.1 檔案管理網(wǎng)絡(luò)未落實(shí)到位

由于電力事業(yè)的發(fā)展速度越來越快，所以對檔案管理的要求也越來越高，為了滿足這一要求，就需要企業(yè)的相關(guān)工作人員對電網(wǎng)公司檔案工作評估辦法、電網(wǎng)公司檔案管理網(wǎng)絡(luò)以及電網(wǎng)公司檔案管理工作規(guī)定等各項(xiàng)制度進(jìn)行完善和優(yōu)化，需要全面加強(qiáng)企業(yè)檔案管理人員的管理意識，進(jìn)一步落實(shí)檔案管理網(wǎng)絡(luò)。

2.2 檔案管理方法跟不上時(shí)代發(fā)展要求

在電力企業(yè)的檔案管理工作中，大多數(shù)都是在檔案資料形成后再對其進(jìn)行統(tǒng)一收集，這樣一來，就會(huì)使檔案管理工作變得比較被動(dòng)，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)歸檔不夠及時(shí)、歸檔資料不夠完整的問題。由于檔案材料的數(shù)量會(huì)隨著電力企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營和工程建設(shè)活動(dòng)的增加而增加，所以，必須要對接收檔案資料的模式進(jìn)行優(yōu)化，使得檔案管理工作與業(yè)務(wù)發(fā)展之間相互同步，提高檔案資料的完整程度，充分發(fā)揮出檔案管理工作的價(jià)值，以此滿足和適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的要求。

2.3 編研工作跟不上，檔案利用率較低

檔案編研作為檔案利用的前提，有著較強(qiáng)的專業(yè)性，它涉及門類比較多，比如土建施工、設(shè)備安裝和電氣試驗(yàn)等等，并且是形成于不同的項(xiàng)目、階段以及單位，具有時(shí)間跨度大、分布范圍廣和體系復(fù)雜的特點(diǎn)，所以，必須要確保編研工作的合理性，把檔案資料中的價(jià)值充分展現(xiàn)出來，提升檔案的利用效率。另外，編研工作還會(huì)受檔案部門軟、硬件條件和信息化水平的影響，會(huì)降低檔案編研的層次，縮小檔案覆蓋的范圍，很難使檔案資料得到高效利用。

3 電力工程總承包企業(yè)物資供應(yīng)商管理的改進(jìn)措施

3.1 提升供應(yīng)商管控能力，健全合作共贏的綠色供應(yīng)鏈

制訂相關(guān)的規(guī)章制度，規(guī)范供應(yīng)商管理和評價(jià)：編制《貨物供方管理程序》，建立分類分級供應(yīng)商庫。制訂供應(yīng)商考核辦法，規(guī)范優(yōu)勝劣汰機(jī)制，動(dòng)態(tài)管理供應(yīng)商。更新供應(yīng)商履約評價(jià)表和年度項(xiàng)目履約能力匯總表，對供應(yīng)商在合同簽訂、產(chǎn)品交付、資料交付、服務(wù)等方面進(jìn)行全面考核打分。強(qiáng)化供應(yīng)商分層分級分類管理，完善對供應(yīng)商的履約評價(jià)和使用管理：依據(jù)不同的適用范圍區(qū)分集團(tuán)級、公司級、項(xiàng)目級供應(yīng)商。項(xiàng)目級供應(yīng)商可依據(jù)項(xiàng)目程序自行管理。按新的履約評價(jià)標(biāo)準(zhǔn)對公司級供應(yīng)商進(jìn)行全面履約評價(jià)，評價(jià)結(jié)果與供貨業(yè)績掛鉤?？刂剖褂霉?yīng)商一般為6個(gè)月時(shí)期，6個(gè)月過后無問題可解除。黑名單供應(yīng)商不再使用。年度被評為優(yōu)秀供應(yīng)商可采取激勵(lì)措施：投標(biāo)過程中免交投標(biāo)保證金；采購時(shí)在同等條件下的優(yōu)先選擇權(quán)；新簽署的采購合同可享有質(zhì)量保證金降低，或以質(zhì)保函替代質(zhì)量保證金的優(yōu)惠權(quán)。在合同履約過程中出現(xiàn)的問題享有優(yōu)先解決權(quán)。通過激勵(lì)措施，既有效激勵(lì)了年度獲得優(yōu)秀供應(yīng)商的單位，又傳遞了“誠信、共贏”合作理念，更好地提升了合作價(jià)值。建立供應(yīng)商負(fù)面清單管理辦法：按照負(fù)面清單的制訂原則，要求各項(xiàng)目在月度報(bào)告中提供對工程、質(zhì)量有影響的供應(yīng)商清單，提出相應(yīng)的整改措施和改進(jìn)意見，并根據(jù)供應(yīng)商的整改和改進(jìn)情況進(jìn)行持續(xù)關(guān)注。出現(xiàn)在負(fù)面清單中的供應(yīng)商，若出現(xiàn)未完成整改并對工程和質(zhì)量造成影響的供應(yīng)商，將對其進(jìn)行公布并作為年度考評的重要依據(jù)。

3.2 注重采購策劃，提前進(jìn)行供應(yīng)商的收集和資格預(yù)審，滿足采購的廣泛性和多樣性

物資管理的策劃工作從傳統(tǒng)“自下而上”的經(jīng)驗(yàn)管理向“自上而下”的科學(xué)管理轉(zhuǎn)變。通過超前策劃將計(jì)劃前置，項(xiàng)目開工之初就制訂采購策劃書，提前摸清項(xiàng)目所需要的物資供應(yīng)商目錄，若發(fā)現(xiàn)現(xiàn)有合格物資供應(yīng)商目錄不能滿足某些采購需求則可以提前尋源，做好新增物資供應(yīng)商的收集和資格預(yù)審，有利于縮短采購周期，提高采購效率；若采購物資類別已在合格供應(yīng)商名錄中則可以提前聯(lián)系，掌握其最新的生產(chǎn)經(jīng)營和產(chǎn)品生產(chǎn)情況。凡事預(yù)則立、不預(yù)則廢，提前建好供應(yīng)商目錄會(huì)對項(xiàng)目物資采購工作起到事半功倍的效果。

3.3 增強(qiáng)兼容性，讓集采平臺(tái)助力供應(yīng)商信息化管理需要

通過數(shù)據(jù)下行方式，把上級公司集采平臺(tái)的供應(yīng)商目錄數(shù)據(jù)直接關(guān)聯(lián)到電力工程總承包企業(yè)供應(yīng)商管理模塊，實(shí)現(xiàn)評審匯總、評價(jià)數(shù)據(jù)連續(xù)跟蹤，多角度便捷統(tǒng)計(jì)、查詢等功能。為更好地區(qū)分供應(yīng)商，通過對供應(yīng)商業(yè)績量、評價(jià)數(shù)據(jù)的信息化統(tǒng)計(jì)實(shí)現(xiàn)分級管理，根據(jù)業(yè)績量分為常用和備用供應(yīng)商（零業(yè)績），根據(jù)年度考核結(jié)果分為優(yōu)、良、中、差供應(yīng)商，根據(jù)年度考核、業(yè)績量、歷年考核等統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)分為優(yōu)秀、合格、控制使用、黑名單供應(yīng)商。通過信息有效的紀(jì)錄、采集、統(tǒng)計(jì)、分析，進(jìn)而獲得供應(yīng)商管理過程中需要的管理和決策信息，大大提升供應(yīng)商管理水平。

3.4 推行流程管理，規(guī)范檔案工作

企業(yè)必須要提升檔案管理的規(guī)范程度，確保管理體系的標(biāo)準(zhǔn)程度，加強(qiáng)重視檔案管理工作的監(jiān)督、考核以及驗(yàn)收環(huán)節(jié)。與此同時(shí)，還可以通過I8辦公流程管理平臺(tái)對檔案管理流程進(jìn)行優(yōu)化和梳理。舉一個(gè)簡單的例子，在電力建設(shè)項(xiàng)目中，通過確定項(xiàng)目建設(shè)時(shí)間節(jié)點(diǎn)對歸檔節(jié)點(diǎn)進(jìn)行總結(jié)和提煉，并上傳至I8辦公系統(tǒng)，這樣就能明確各個(gè)節(jié)點(diǎn)項(xiàng)目參與者的任務(wù)要求，最終任務(wù)表單就會(huì)由此產(chǎn)生，崗位、流程以及任務(wù)都能全部對應(yīng)起來，使檔案管理人員可以通過流程圖更加清楚地看到歸檔的移交人、內(nèi)容、形式、時(shí)間以及檔案接收人、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)等各方面的信息。

4 結(jié)語

總而言之，在電力工程建設(shè)行業(yè)中，這種總承包的方式已經(jīng)被普遍運(yùn)用，然而在這種模式之下，業(yè)主方的風(fēng)險(xiǎn)也是不容忽視的一項(xiàng)問題，所以就需要對其研究之后，采取相應(yīng)的辦法做出應(yīng)對。業(yè)主方應(yīng)該明晰，風(fēng)險(xiǎn)是一項(xiàng)動(dòng)態(tài)的過程，其并不是一成不變的，如想要對其做出有效的管控，首先就需要明確其成因，因此，上文從多個(gè)角度對其探究，期望帶來參考。