電力施工企業(yè)工程項目檔案管理的策劃與實施

侯明卉

（中國能源建設(shè)集團(tuán)江蘇省電力建設(shè)第三工程有限公司，江蘇 鎮(zhèn)江 212003）

隨著國家經(jīng)濟(jì)的持續(xù)發(fā)展，各個領(lǐng)域都有著一定程度上的提高，為滿足市場日益增長的電力需求，國家加大了對電力基本建設(shè)的投入，現(xiàn)階段發(fā)展速度也較快。隨之而來的便是難度逐漸增大的電力基建工程項目檔案管理工作，通過對電力施工企業(yè)工程項目檔案的科學(xué)管理，能夠進(jìn)一步促進(jìn)電力基本建設(shè)的發(fā)展，起到推動社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展的作用。所以，在電力基建工程的施工過程中，必須要進(jìn)一步加強(qiáng)對基建工程項目檔案的管理，進(jìn)一步完善檔案管理體系。

所謂電力施工企業(yè)工程項目檔案，是指電力施工企業(yè)項目部所屬各部門從項目開工、施工到竣工驗收、交付使用整個過程中直接形成的、具有保存價值的文字、圖表、聲像等各種載體的文件材料。工程項目檔案記錄了工程建設(shè)的全過程，真實反映了工程項目管理過程和工程實體全貌，規(guī)范、準(zhǔn)確的工程項目檔案是工程進(jìn)行維修、管理、改擴(kuò)建、使用的憑證和依據(jù)。將工程項目檔案管理納入工程管理體系，不斷完善電力施工企業(yè)的項目檔案管理工作，確保項目檔案的完整性與準(zhǔn)確性，有助于進(jìn)一步推動電力施工企業(yè)的發(fā)展。

1 電力施工企業(yè)工程項目檔案管理的策劃

1）建立健全檔案管理制度，加大項目檔案管理力度。高效的檔案管理工作離不開完善的檔案管理制度與管理體系，然而現(xiàn)實情況并不盡如人意，相當(dāng)部分的電力施工企業(yè)都把工作重心放在工程施工上，并未將項目檔案管理工作納入整個工程的總體規(guī)劃管理中，檔案管理工作沒有得到足夠的重視，導(dǎo)致整個項目檔案管理工作缺乏預(yù)見性、及時性與科學(xué)性，不利于電力施工企業(yè)項目檔案管理水平的提升。

項目檔案管理工作是一項長期、系統(tǒng)而又繁瑣的工作，這就需要有一整套科學(xué)完備的檔案管理制度，需要對管理過程進(jìn)行細(xì)致而明確的劃分，才能夠使工作的開展有據(jù)可依，才能夠讓管理人員開展工作更加規(guī)范、更有針對性。因此，在工程開工前，就要提前謀劃，明確項目文件管理責(zé)任，包括項目文件形成的質(zhì)量要求、歸檔范圍、歸檔時間、歸檔數(shù)量、整理標(biāo)準(zhǔn)、介質(zhì)、格式等內(nèi)容，并對各相關(guān)部門進(jìn)行項目文件管理和歸檔要求進(jìn)行交底，將項目檔案工作融入項目建設(shè)，與項目建設(shè)管理同步實施。

2）積極開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，全面提升檔案管理人員綜合素質(zhì)?，F(xiàn)階段電力施工企業(yè)工程項目檔案管理人員并非都是檔案及相近專業(yè)畢業(yè)，部分人員沒有相關(guān)專業(yè)背景，工作經(jīng)驗相對欠缺。加之工作模式陳舊，不懂得借助現(xiàn)代辦公手段來提高工作效率。在工作中存在諸多障礙，不僅增加了檔案管理的工作量，也未能提高檔案管理的工作質(zhì)量。因此，應(yīng)針對性地加強(qiáng)對于檔案管理人員的培訓(xùn)，不斷完善他們的理論知識，提高文檔處理和信息化管理水平。此外，還應(yīng)當(dāng)通過不斷的學(xué)習(xí)交流，與時俱進(jìn)，將更先進(jìn)的管理工具與管理方法引入到檔案管理工作中來，從而使工作過程更加高效。

3）通過節(jié)點控制，加強(qiáng)過程管理。電力施工企業(yè)項目檔案涉及內(nèi)容眾多且繁雜，并且貫穿于工程項目始末，需要多方參與，是一項長期而艱巨的工作。以往在工程建設(shè)過程中，形成的相關(guān)項目文件大多由建筑、機(jī)務(wù)、電儀等各專業(yè)自行保管，等到臨近工程竣工才開始整理歸檔，這樣極易造成項目文件的缺失、遺漏。因此，開工前應(yīng)提前規(guī)劃，設(shè)定相應(yīng)過程控制節(jié)點，對各專業(yè)項目文件按節(jié)點移交明確管理要求。根據(jù)預(yù)設(shè)的節(jié)點對項目文件進(jìn)行收集、整理、匯總，通過節(jié)點控制強(qiáng)化項目文件管理，實現(xiàn)從項目文件形成、流轉(zhuǎn)到歸檔管理的全過程控制，確保其系統(tǒng)、規(guī)范、準(zhǔn)確、完整。

2 電力施工企業(yè)工程項目檔案管理的實施措施

1）提前交底，從源頭控制文件形成。施工前期就要做好檔案管理相關(guān)制度、程序、規(guī)范的交底，并組織協(xié)調(diào)實施。首先，明確項目文件管理流程、文件格式、編號規(guī)則、歸檔要求等，這個看似簡單的要求其實做起來并不容易，要讓每個當(dāng)事人都真真正正的明白需要收集什么、收集的文件標(biāo)準(zhǔn)的格式是什么樣的，各種文件填寫的依據(jù)是什么。要利用實際的模板、示例，把抽象的理論具體化，轉(zhuǎn)換成簡單明了、易于執(zhí)行的具體要求，增加工作中的實操性，從源頭控制項目文件形成的規(guī)范性。其次，由于工程周期持續(xù)周期較長，項目文件會由多人經(jīng)手，在交接過程中，為確保項目文件的完整和準(zhǔn)確，管理人員一定要認(rèn)真反復(fù)核對，制定統(tǒng)一的、科學(xué)的保管方式。如有缺失，一定要及時補(bǔ)檔，避免影響后期的文件管理和施工建設(shè)。

2）規(guī)范記錄內(nèi)容，及時查漏補(bǔ)缺。工程建設(shè)過程中產(chǎn)生的記錄由于記錄人員的不同，記錄內(nèi)容和方式也會存在一些個體的差異，這些會直接影響到檔案的準(zhǔn)確性和規(guī)范性。因此，檔案管理人員要對記錄內(nèi)容和方式進(jìn)行定期檢查，及時發(fā)現(xiàn)存在的漏洞和問題，及時糾正，根據(jù)工程建設(shè)的實際情況進(jìn)行及時的查漏補(bǔ)缺。

3）建立責(zé)任機(jī)制，加強(qiáng)監(jiān)督管理。建立專門負(fù)責(zé)檔案管理的部門或機(jī)構(gòu)，將檔案管理工作程序化、具體化，確保檔案管理工作有序開展。建立相應(yīng)的責(zé)任機(jī)制和監(jiān)督機(jī)制，加強(qiáng)對各專業(yè)的監(jiān)督管理，降低疏漏出現(xiàn)的概率，從根本上確保檔案管理工作的系統(tǒng)性和準(zhǔn) 確性。

4）規(guī)范電子文檔歸檔，提高檔案信息的實效性。信息化時代的發(fā)展，使得基建項目檔案管理不再是傳統(tǒng)的手工勞動，取而代之的是計算機(jī)信息管理技術(shù)，電子檔案數(shù)據(jù)管理操作簡便、查詢搜索快速、統(tǒng)計功能強(qiáng)大、貯存安全。數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用和普及，推動了檔案工作的數(shù)字化建設(shè)，為檔案信息管理注入了新的活力，同時對電子文檔的前期收集工作就顯得尤為重要。在工程建設(shè)過程中，施工單位在對紙質(zhì)檔案要按照規(guī)定統(tǒng)一載體，統(tǒng)一格式歸檔的同時，也要將電子文檔進(jìn)行規(guī)范的同步歸檔，提高檔案信息的實效性和檢索的便捷性。為了適應(yīng)基建工程項目現(xiàn)代化管理要求，搭建基建檔案信息資源體系，就要求相關(guān)人員不斷地學(xué)習(xí)、掌握新技術(shù)，與時俱進(jìn)、創(chuàng)新求實。根據(jù)基建工程和單位信息化管理實際情況，使用檔案管理軟件，實行基建網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程傳輸、查閱、保管，逐步實現(xiàn)電子檔案的收集、保管，利用工作規(guī)范、有序地建立檔案數(shù)據(jù)庫，在企業(yè)各部門之間實現(xiàn)信息互通、資源共享。

5）加強(qiáng)人員培養(yǎng)，提升檔案管理水平。電力施工企業(yè)要謀求長遠(yuǎn)發(fā)展，就要加強(qiáng)人員引進(jìn)和培養(yǎng)，尤其要注重檔案管理人員的引進(jìn)和選拔，要多引進(jìn)那些業(yè)務(wù)能力強(qiáng)、對檔案工作富有激情、創(chuàng)新能力突出的年輕人，不斷加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)和指導(dǎo)，為檔案管理工作輸入新鮮血液。此外，還要建立科學(xué)的考核、激勵機(jī)制，激發(fā)檔案管理人員的積極性和工作熱情，促進(jìn)檔案管理水平的提升。

3 結(jié)束語

不斷完善電力施工企業(yè)的檔案管理工作，是企業(yè)發(fā)展過程中必不可少的。我們必須要像重視生產(chǎn)力一般，重視檔案管理工作，檔案管理人員也要不斷提高自身的綜合素質(zhì)，提高檔案管理水平，確保檔案管理工作能夠緊跟企業(yè)發(fā)展的腳步，進(jìn)一步促進(jìn)企業(yè)的持續(xù)發(fā)展。