淺議醫(yī)院辦公室在歸檔文件管理中的組織作用

賈洪龍

（山東省聊城市第三人民醫(yī)院，山東 聊城 252000）

醫(yī)院作為我國社會經(jīng)濟發(fā)展中的重要組成部分，其工作水平的高與低直接關(guān)乎經(jīng)濟利潤和社會收益，所以，要想在激烈的市場行業(yè)競爭下站穩(wěn)腳跟，必須要提高自身工作質(zhì)量和效率。其中，辦公室作為醫(yī)院內(nèi)部的重要組成部分，在歸檔文件管理中發(fā)揮著重要的組織作用，能夠提高整體案件卷宗的質(zhì)量。當(dāng)然，也能夠確保歸檔文件管理工作朝著規(guī)范化、科學(xué)化方向有序的展開，需要各級人員予以高度重視，進而為醫(yī)院蓬勃穩(wěn)定發(fā)展創(chuàng)下良好的條件。

1 醫(yī)院辦公室加強歸檔文件管理的價值

1.1 促進醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展

醫(yī)院辦公室加強歸檔文件管理具有很多現(xiàn)實意義[1]。首先，有助于促進醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展，現(xiàn)如今，是社會經(jīng)濟飛速發(fā)展的時代，隨著行業(yè)經(jīng)營規(guī)模的不斷擴大，內(nèi)部組織結(jié)構(gòu)也在發(fā)生著相應(yīng)的變化，而隱藏在內(nèi)部的問題逐漸顯露出來，這就需要采取有效的措施加強歸檔文件管理，這樣才能夠讓整個管理工作朝著規(guī)范化方向順利展開。本身醫(yī)院所涉及的內(nèi)容和領(lǐng)域就比較多，而辦公室又身兼數(shù)職，這更應(yīng)該發(fā)揮自身的職能作用加強對歸檔文件的管理。同時，也要協(xié)調(diào)好各級部門人員之間的關(guān)系，讓其能夠以一個良好的狀態(tài)展開合作，最重要的是能夠提升醫(yī)院檔案管理工作整體水平和質(zhì)量。其次，由于檔案文件管理工作量比較大，單純依靠個人并不能夠較好的完成，這就需要辦公室的工作人員發(fā)揮職能作用，要重視檔案文件管理工作，并采取有效措施加強對文件的歸檔管理，切合實際的為決策人員決策工作提供科學(xué)數(shù)據(jù)支持，最后，促進醫(yī)院得以健康、穩(wěn)固發(fā)展。

1.2 提高文件管理的水平

目前，辦公室已經(jīng)成為醫(yī)院內(nèi)部的重要部門，其發(fā)揮著至關(guān)重要的作用，所以，在日常歸檔文件管理過程中要重視辦公室的人員，要讓他們應(yīng)有的作用和價值充分的發(fā)揮出來。本身檔案管理工作難度系數(shù)就比較高，勢必需要大量的工作人員參與中，可以說，辦公室他肩負(fù)著檔案文件整理工作的重?fù)?dān)，因此，更應(yīng)該重視辦公室人員。同時，也要設(shè)立相應(yīng)的激勵懲處機制，以此來提高辦公室工作人員工作積極性，使他們能夠更好的參與到歸檔文件整理工作中來，對于文件整理工作中出現(xiàn)的問題，也要及時采取對策協(xié)調(diào)和解決，進一步降低不必要的人力、物力以及財力經(jīng)濟損失，為醫(yī)院后續(xù)經(jīng)濟活動發(fā)展提供便利[2]。其次，辦公室人員也要積極與其他部門人員互動交流，交流的過程中能夠了解各科室的實際工作狀況，以便于更好的對相關(guān)文件進行收集、整理以及歸檔，讓其他科室工作人員能夠高效準(zhǔn)確找到相關(guān)文件資料，如此一來，全面提高醫(yī)院歸檔文件管理工作水平和 質(zhì)量。

2 醫(yī)院辦公室加強歸檔文件管理的優(yōu)越性

時代的變化，醫(yī)療體制改革進度也在不斷的推進，與此同時，社會經(jīng)濟的快速發(fā)展對醫(yī)院也提出了更高的要求，必須要采取有效對策加強對歸檔文件的管理，并采取一個科學(xué)有效的方法對文件資料進行收集、整理以及歸檔，進而提高檔案管理工作質(zhì)量?，F(xiàn)如今，隨著醫(yī)院經(jīng)營規(guī)模的不斷擴大，對辦公室工作人員也提出了更高的要求，要加強歸檔文件管理，這有著至關(guān)重要的作用。本身辦公室就是醫(yī)院內(nèi)部的重要組成部分，它也是從事文件資料處理工作的一個部門，我們更應(yīng)該將其在歸檔文件管理中的優(yōu)越性充分的凸顯出來[3]。其次，作為辦公室的工作人員，也要提高自身業(yè)務(wù)處理能力，要對大量的文件材料進行統(tǒng)一的收集、整理以及歸檔，也要掌握文件材料產(chǎn)生了多少？也要清楚的掌握這些文件是怎么產(chǎn)生的？是否齊全？對它的來龍去脈都要一清二楚，進一步提高歸檔文件管理工作質(zhì)量。除此之外，辦公室人員也要努力克服自身的困難，要積極學(xué)習(xí)，進而推動歸檔文件管理工作順利展開。

3 醫(yī)院辦公室在歸檔文件管理中的組織作用

3.1 提高人員文件管理意識

新時期，對醫(yī)院辦公室管理人員提出了新的要求，在歸檔文件管理過程中應(yīng)提高各級人員文件的管理意識，使他們認(rèn)識到加強文件管理的重要性，本身文件管理工作量就比較大，更加需要樹立全新的管理意識才能獲得絕佳的管理效果。首先，為了推動歸檔文件管理工作能夠順利展開，辦公室人員應(yīng)以身作則，提高自身文件管理意識，并對現(xiàn)有的文件材料進行統(tǒng)一的收集、整理及歸檔，進一步為高層決策人員決策工作提供科學(xué)數(shù)據(jù)支持，使他們能夠作出正確的決策。而不同的文件資料需要采取不同的方式進行管理，因此，辦公室人員應(yīng)結(jié)合醫(yī)院實際工作活動狀況來明確歸檔的范圍。比如：將人事、科技等檔案資料，按照不同類別展開細(xì)致化的管理，這樣才能夠確保檔案資料的完整性，也有助于方便醫(yī)院其他工作人員工作。其次，在實際管理過程中也要遵循文件材料的實際特點來管理，進一步保持文件之間的內(nèi)在聯(lián)系，全面提高歸檔文件管理工作質(zhì)量和效 率[4]。而作為領(lǐng)導(dǎo)人員也要樹立良好的榜樣，要提高自身的文件管理意識，以便于為其他工作人員工作帶來促進作用。不僅要提高自身工作能力，要是可以醫(yī)院工作為重心來加強歸檔文件管理。最后，全方位的推動歸檔文件管理工作有序展開，并將醫(yī)院辦公室在文件管理中的組織作用發(fā)揮出來。

3.2 完善歸檔文件管理制度

醫(yī)院辦公室要想推動歸檔文件管理工作有序展開，還需要完善相應(yīng)的歸檔文件管理制度，制度的確立能夠嚴(yán)格約束各級行政人員行為舉止，使他們能夠盡職盡責(zé)做好分內(nèi)事，進而提高其工作質(zhì)量和效率?，F(xiàn)如今，文件管理工作量相對來講比較大，這也是由于隨著醫(yī)院經(jīng)營規(guī)模的不斷擴大，相應(yīng)的文件資料數(shù)量也在遞增，這更加需要辦公室人員采取有效措施來完善管理制度。首先，管理制度的確立要結(jié)合醫(yī)院當(dāng)前工作活動的實際狀況來確立，這樣才能夠確保所設(shè)立的管理制度，能夠滿足各項經(jīng)濟活動發(fā)展需求，進而切合實際的將制度貫穿于各項活動中，為整個歸檔文件管理工作的有序展開打下堅實基礎(chǔ)。同時，對于管理制度中存在的不足也要及時的優(yōu)化和調(diào)整，盡最大的力量確保所設(shè)立的制度具備科學(xué)性與可行性。本身隨著醫(yī)療體制改革的不斷深入，對醫(yī)院辦公室人員也提出了新的要求，日常歸檔文件管理過程中必須要完善管理制度，以便于讓整個歸檔文件管理工作朝著制度化方向快速的發(fā)展。其次，還應(yīng)要求內(nèi)部工作人員嚴(yán)格執(zhí)行管理制度中的內(nèi)容，要按照制度條款中的要求展開檔案管理，進一步對內(nèi)部文件材料進行有效的收集、整理以及歸檔，這對檔案管理水平的提升非常重要，最終，促進我國醫(yī)療衛(wèi)生行業(yè)在可持續(xù)道路上走的更遠(yuǎn)。

3.3 加強管理人員技能培訓(xùn)

任何行業(yè)的可持續(xù)發(fā)展，都離不開技術(shù)人員的支持，而人員素質(zhì)水平和能力的高低，將直接關(guān)乎行業(yè)發(fā)展速度，所以，新時期醫(yī)院要想蓬勃穩(wěn)定發(fā)展，還應(yīng)當(dāng)加強辦公室管理人員技能培訓(xùn)，要不斷提高其綜合技能和工作能力。本身歸檔文件管理工作難度系數(shù)就比較高，只有具備豐富的管理經(jīng)驗，才能夠提高文件管理的質(zhì)量。目前，隨著經(jīng)營規(guī)模的不斷擴大，內(nèi)部組織結(jié)構(gòu)也在發(fā)生著相應(yīng)的變化，與此同時，相應(yīng)的文件材料數(shù)量也變得越來越多，這更加需要采取一個科學(xué)的方法，對這些文件資料進行收集、整理及歸檔，讓文件資料都能夠得到妥善的保管。其次，也要對管理人員道德品質(zhì)培養(yǎng)，只有高素質(zhì)、高道德人員，才能為歸檔文件管理工作出謀劃策，讓整個管理工作朝著現(xiàn)代化方向快速的展開。倘若管理人員素質(zhì)不高、業(yè)務(wù)能力不強，都難以提高醫(yī)院綜合管理能力，不利于行業(yè)的發(fā)展，可見，加強內(nèi)部管理人員技能培訓(xùn)具有現(xiàn)實意義，需要予以高度重視。此外，也要在內(nèi)部形成一個良好的辦公環(huán)境，讓辦公室工作人員有歸屬感，并以良好狀態(tài)參與到歸檔文件管理工作中來。

3.4 做好文件歸檔處理工作

現(xiàn)如今，隨著醫(yī)院綜合實力的不斷提高，所經(jīng)營的項目種類也變得多樣化起來，同時內(nèi)部文件資料數(shù)目也變得越來越多，而不同的文件應(yīng)采取不同的方法進行處理，進而確保相關(guān)材料數(shù)據(jù)能夠得到有效的保管，也要做到分工明確，要讓各級人員認(rèn)識到自身應(yīng)該承擔(dān)的責(zé)任和義務(wù)，必要的前提下，應(yīng)該設(shè)立相應(yīng)的激勵懲處機制[5]。對于表現(xiàn)良好的人員應(yīng)給予獎勵，而獎勵的方式可以是物質(zhì)上的獎勵，也可以是精神上的獎勵，不同的方式也發(fā)揮著不同的作用，都能夠提高工作人員的工作積極性。其次，我們也要有效的區(qū)分不同部門內(nèi)部的文件材料，比如：針對會計、人事，或者是醫(yī)療方面的數(shù)據(jù)材料，都應(yīng)進行分門別類的整理，也要確保文件歸檔管理方案的科學(xué)性和可行性，進一步讓整個文件歸檔管理工作朝著科學(xué)化、現(xiàn)代化方向展開，從而提升辦公室文件管理工作質(zhì)量，為其發(fā)展開辟新的路徑。

4 結(jié)語

綜上所述，目前，醫(yī)院辦公室在歸檔文件管理中仍舊存在著很多問題，而為了進一步將辦公室在文件管理中的組織作用發(fā)揮出來，我們必須要從不同的角度展開文件歸檔管理，這就需要提高內(nèi)部人員文件管理意識且完善管理制度，也要加強管理人員技能培訓(xùn)，同時也要切合實際的做好文件歸檔處理工作，只有做好這幾方面的工作，才能將辦公室工作人員的職能價值凸顯出來，且促進醫(yī)院其他經(jīng)濟活動能夠朝著規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化方向發(fā)展。