分析路橋企業(yè)工程檔案管理的重要性

林秀娣

（廣東華路交通科技有限公司，廣東 梅州 514200）

從當(dāng)前的情況來進行分析，信息化是檔案管理的主要發(fā)展方向，這需要路橋企業(yè)工程檔案管理工作人員與時俱進，對于所運用的檔案管理方式進行創(chuàng)新。路橋工程主要是指針對公路和橋梁等所進行的維修保護、施工和后續(xù)管理等工作，建立路橋檔案工程檔案并進行管理，能夠較為有效的抵御自然災(zāi)害，和人們的生活有著較為緊密的關(guān)聯(lián)，為此路橋企業(yè)必須要對工程檔案管理予以重視。

1 路橋工程檔案的特征

路橋工程檔案指的是在對于路橋進行修建的過程中所留存的全部具有價值的信息。其對于路橋修建的整個過程進行了真實的記載，能為之后的路橋修建提供管理與技術(shù)方面的支持，對于路橋企業(yè)的發(fā)展有著非常關(guān)鍵的作用。路橋工程檔案的特征可以總結(jié)為以下幾點：第一，參與修建的單位或部門比較多[1]。因為路橋工程的工程量比較大，在諸多因素的影響下，進行修建需要由路橋企業(yè)、政府部門和監(jiān)督單位、設(shè)計單位等多個單位共同進行。第二，檔案形成需要花費較長的時間。通常情況下，一個路橋工程從立項、設(shè)計、招投標(biāo)、施工、交工驗收、缺陷修復(fù)、竣工驗收至少需要花費兩年。第三，專業(yè)性比較強。路橋工程檔案中所記載的內(nèi)容大部分涉及工程施工專業(yè)技術(shù)工作，想要提升路橋工程檔案工作的水平，有關(guān)工作人員既需要對于工程有足夠的認識，也需要了解更多和檔案管理相關(guān)的內(nèi)容。第四，檔案種類比較多。路橋工程檔案需要從所開展的設(shè)計一直記載到竣工，在這眾多的環(huán)節(jié)中會形成非常多的數(shù)據(jù)，到最后形成種類眾多的工程檔案。第五，進行記載的方式比較多樣化。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，路橋工程在進行記載時，不僅使用了傳統(tǒng)的紙質(zhì)媒介，還運用了圖片、音頻、數(shù)字化、磁盤等多樣化的方式進行記載。第六，對于數(shù)字化有著較高的要求。隨著計算機水平的提升，計算機被應(yīng)用到了路橋施工的各個環(huán)節(jié)之中，需要運用現(xiàn)代化的手段來進行檔案管理。

2 路橋企業(yè)檔案管理的重要性

路橋企業(yè)檔案管理的重要性，可以總結(jié)為以下幾點：第一，路橋工程檔案是進行路橋規(guī)劃的前提[2]。路橋規(guī)劃主要是指對于路橋或者是路橋中的多個因素，分析路橋的現(xiàn)實情況、所處的環(huán)境和特征等多個方面的內(nèi)容，從長遠的角度對于路橋進行分析，并制定出相關(guān)的方案來對其進行落實。需要考慮到我國的經(jīng)濟發(fā)展情況和今后的發(fā)展規(guī)劃以及當(dāng)?shù)氐臍v史環(huán)境、人文背景、現(xiàn)有資源等，科學(xué)合理的作出安排。在對于路橋進行規(guī)劃的過程中不但產(chǎn)生了路橋規(guī)劃檔案，所搜集的大量數(shù)據(jù)也可以匯總為路橋工程檔案，為路橋規(guī)劃的順利進行提供依據(jù)。第二，能夠積累更多經(jīng)驗，提升修建路橋的水平。在修建完成路橋之后，能夠獲得兩項成果，即路橋產(chǎn)品和工程檔案。路橋工程檔案中詳細記載了對于路橋進行施工的各個環(huán)節(jié)和進行設(shè)計的思路、所使用的技術(shù)、花費的資金等，能夠幫助人們掌握更多的路橋工程技術(shù)，積累更多相關(guān)經(jīng)驗，為后續(xù)路橋工程的順利修建提供支持。除此之外，其還是一個不斷遞增，為檔案管理提供服務(wù)的過程。在一個企業(yè)中，如果修建了更多高質(zhì)量的路橋工程檔案，則代表著企業(yè)的路橋工程技術(shù)水平比較高。第三，路橋工程檔案能夠為之后路橋的擴建和改建以及維修管理提供支持。隨著信息化時代的到來，在對于路橋進行使用的過程中，出現(xiàn)了較多的矛盾，需要對于路橋進行維修保護、改建等，而這些工作都必須要在路橋工程檔案的支持下進行[3]。

3 提升路橋企業(yè)檔案管理水平的措施

路橋工程檔案管理是一項包含諸多方面內(nèi)容的綜合性工作，需要路橋企業(yè)內(nèi)各個部門對其形成正確的認識，互相配合完成工作，確保路橋檔案資料沒有遺漏和錯誤。

第一，應(yīng)該完善相關(guān)的規(guī)章制度。在進行檔案管理工作時，應(yīng)該完善路橋檔案管理需要遵循的規(guī)章制度，使檔案管理工作人員在進行各項工作時，有一定的依據(jù)。在執(zhí)行過程中，要明確各個工作人員的責(zé)任，將責(zé)任落實到個人。

第二，要對于基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備進行完善，為檔案管理提供適宜的環(huán)境。根據(jù)相關(guān)資料調(diào)查分析，發(fā)現(xiàn)在進行檔案管理工作時，應(yīng)該有庫房、閱覽室、辦公室。路橋企業(yè)應(yīng)該進行合理分配。在對于庫房進行運用時，要確保庫房能夠承載一定數(shù)量的工程檔案。

第三，要采取措施保障路橋檔案的形成安全。在對于工程進行施工之前，應(yīng)該依據(jù)相關(guān)的法律規(guī)定，制定工程立檔方案，并明確不同部門需要記載的檔案內(nèi)容，將其告知給進行路橋設(shè)計、施工、監(jiān)管、質(zhì)量檢驗的多個單位。在施工完成之后，要對于相關(guān)檔案進行接收。這能夠使工程檔案得到妥善的管理，為后續(xù)工作的開展提供檔案作為支持[4]。

第四，對于工作人員進行培訓(xùn)，使檔案管理工作人員專業(yè)水平得到增強。路橋檔案工作人員應(yīng)該對于路橋工程檔案形成正確的認識，明白其對于企業(yè)以及社會發(fā)展的重要性，打破其傳統(tǒng)的檔案管理思維，對于國家相關(guān)的法律法規(guī)進行學(xué)習(xí)，嚴(yán)格的按照法律要求，開展對于路橋檔案的管理工作，主動的參與到路橋檔案管理的各個環(huán)節(jié)之中。通過實踐，積攢更多和檔案管理相關(guān)的專業(yè)知識和技能，使路橋檔案能夠為之后開展的路橋施工提供支持。除此之外，還應(yīng)該組織與路橋工程相關(guān)的工作人員學(xué)習(xí)檔案管理相關(guān)的知識，使其了解路橋檔案的作用，樹立檔案意識，自覺的在進行工作的過程中，搜集相關(guān)的信息。

第五，做好監(jiān)督工作，對于工程檔案進行驗收。想要確保路橋檔案的完整性，避免其出現(xiàn)遺漏。路橋檔案管理工作人員在路橋項目施工之前，就應(yīng)該對于路橋工程進行分析，實地考察，動態(tài)監(jiān)管路橋施工各個環(huán)節(jié)，并和進行設(shè)計、施工等環(huán)節(jié)的單位進行合作，確保最終所獲得的檔案是真實無誤的。需要注意的是，如果在路橋工程中，進行施工的團隊有總承包和分承包單位，必須要對于分承包單位所進行的施工進行檢查，確保其進行的施工符合設(shè)計，如果所進行的施工不合格，就應(yīng)該將檔案退回。

第六，合理的運用信息化技術(shù)，使檔案管理工作長期穩(wěn)定的發(fā)展。這需要檔案管理工作人員及時的對于路橋檔案各個方面的信息特征作出分析，合理的對于信息化技術(shù)進行運用，存儲相關(guān)的數(shù)據(jù)[5]。并借助于數(shù)字化技術(shù)，對于數(shù)據(jù)進行匯總，使路橋檔案更加的規(guī)范，形成統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，有效的提升了路橋檔案的信息化水平，為檔案信息共享這一目標(biāo)的實現(xiàn)提供支持。在這個過程中，應(yīng)該對于檔案管理工作人員進行信息化技術(shù)培訓(xùn)，確保其能夠熟練使用現(xiàn)代化的技術(shù)，達成檔案自動化和辦公自動化目的。

4 總結(jié)

根據(jù)上文來進行分析，在對于路橋工程進行規(guī)劃、施工和正式使用的過程中，會形成數(shù)量較多的檔案。對于這些檔案進行有效管理，是路橋企業(yè)檔案管理工作人員的關(guān)鍵任務(wù)之一，其能夠真實的反映出路橋工程在進行建設(shè)和使用時的真實情況，為后續(xù)路橋工程的管理和維修保護等工作者提供支持。