(湘潭大學(xué) 湖南 湘潭 411105)
(一)選題背景及意義。隨著信息化技術(shù)的不斷發(fā)展,ERP作為綜合一體化的信息軟件已成為了企業(yè)追逐的熱點,很多企業(yè)都想要通過使用ERP系統(tǒng)來提高自身的運行效率。然而隨著ERP在企業(yè)的實施,它也會給企業(yè)帶來一些新的內(nèi)部控制風(fēng)險,而如何使企業(yè)在實施ERP的環(huán)境下仍然能夠維持良好的內(nèi)控就是一件非常重要的事了。因此,本文提出了企業(yè)在實施ERP時,將會對企業(yè)內(nèi)控帶來的一些不利之處,并據(jù)此給出了相應(yīng)的措施,希望能夠幫助企業(yè)在實施ERP的同時,更好地去進行企業(yè)內(nèi)部控制。
(二)文獻綜述。鄭楠(2017)和龍粒(2018)都認為現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展改變了很多傳統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程模式,縮減了員工進行重復(fù)繁瑣工作的時間,提高了財務(wù)工作質(zhì)量和效率。而同樣的,企業(yè)內(nèi)控制度也可以規(guī)范企業(yè)管理,提高工作效率。因此,企業(yè)就需要通過合適手段協(xié)調(diào)好兩者之間的關(guān)系,以促進企業(yè)的可持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展。
王學(xué)良(2017)、李深根(2017)和楊雪霞(2018)等人都有在他們的文章中提出在ERP實施環(huán)境下的企業(yè)內(nèi)部控制存在的一些新問題,他們認為想要使ERP系統(tǒng)與內(nèi)部控制在企業(yè)中完美融合是需要時間的,企業(yè)可以通過改變公司治理風(fēng)格或進一步完善公司治理結(jié)構(gòu)等方法來保證自身更好地展開內(nèi)控工作,從而進一步提供企業(yè)運作效率。
張龍珠(2017)和遲麗華、孫風(fēng)艷(2017)都認為ERP的實施對企業(yè)的內(nèi)部控制既有利也有弊。ERP的運用雖然給企業(yè)的運作發(fā)展提供了一定的技術(shù)支持,但同時它也會讓企業(yè)本身的內(nèi)部會計信息系統(tǒng)受到威脅。企業(yè)需要在認真評估完ERP的優(yōu)缺點之后再做出適當(dāng)?shù)臎Q定,同時還要間隔一段時間就對該軟件進行一定的評測和更換,有需要時要對軟件內(nèi)置的流程進行修改,以使軟件能夠更好地契合企業(yè)的內(nèi)控環(huán)境,最終達到一個雙方和諧相處的局面。
李金華(2016)認為在目前這樣一個信息技術(shù)極其發(fā)達的時代,ERP對于企業(yè)的發(fā)展來說,應(yīng)該算是一個極為重要的信息管理軟件。它的引入,將會對企業(yè)的內(nèi)部運作、系統(tǒng)選擇等方面都產(chǎn)生非常深厚的影響。現(xiàn)在,我國的制造業(yè)已經(jīng)相對發(fā)展較好了,引入ERP將是每一個制造性企業(yè)成長的必經(jīng)之路,它將會不斷地推進企業(yè)內(nèi)控體系走向完善。
(三)研究思路。本文主要研究了當(dāng)企業(yè)在實施ERP時,它將會對企業(yè)的內(nèi)部控制產(chǎn)生什么樣的改變。文章首先論述了ERP和內(nèi)部控制的相關(guān)定義,然后闡述了在ERP環(huán)境下企業(yè)內(nèi)部控制將會面臨的新挑戰(zhàn),進而針對這些挑戰(zhàn)提出相應(yīng)的對策,讓企業(yè)能夠身處ERP環(huán)境下,同樣能夠進行有效地內(nèi)控。
(一)ERP的定義。ERP系統(tǒng),是由美國GartnerGroup In集團于上個世紀90年代初提出的將企業(yè)內(nèi)部治理風(fēng)格、外部資源數(shù)據(jù)以及計算機結(jié)合為一物的企業(yè)資源管理系統(tǒng)。該系統(tǒng)的核心實質(zhì)就是將企業(yè)的各業(yè)務(wù)經(jīng)營看成一條供應(yīng)鏈,它涵蓋了最前端的供應(yīng)商、中間的加工商以及最末端的需求商等,從而將企業(yè)的所有數(shù)據(jù)進行業(yè)務(wù)綜合化并實現(xiàn)全部線上修改整理。
(二)內(nèi)部控制的定義。內(nèi)部控制,是由企業(yè)的各上級高管經(jīng)理層和所有的員工共同執(zhí)行的,為保全企業(yè)內(nèi)外部資產(chǎn)的完善,保證經(jīng)營活動的效率,確保經(jīng)營策略的執(zhí)行,保證財務(wù)信息的準確以及最終實現(xiàn)經(jīng)營目標而在單位內(nèi)部采取的一系列措施的總稱。內(nèi)部控制主要由控制環(huán)境、風(fēng)險評估、控制活動、信息溝通和監(jiān)督組成[1]。
(一)企業(yè)內(nèi)部管理觀念受限。ERP系統(tǒng)作為一種先進的管理系統(tǒng),它想要在企業(yè)中順利地展開工作,就需要一個在各方面都能夠與它相匹配的管理隊伍。但是,現(xiàn)在我國部分企業(yè)的管理水平還相當(dāng)有限,當(dāng)企業(yè)管理層決定引進ERP模式時,很可能下面的員工都還沒有了解過這個軟件,根本不知道如何對其進行操作,進一步就會導(dǎo)致在整個企業(yè)內(nèi)部沒有形成一個統(tǒng)一的對該軟件的認知[2],因此,也就會造成因為企業(yè)內(nèi)部的管理觀念的落后而使ERP與企業(yè)內(nèi)控難以完美融合,進而阻礙公司的長遠發(fā)展。。
(二)內(nèi)部控制監(jiān)督職能未能及時同步。ERP是基于企業(yè)的各項業(yè)務(wù)運轉(zhuǎn)的,將各部門間的業(yè)務(wù)緊密相連,相互制約的系統(tǒng)。它把原來的傳統(tǒng)業(yè)務(wù)流程用一個整體的線上流程來進行替換,如果此時內(nèi)部的監(jiān)督職能不能進行同步的改變,就會使得ERP系統(tǒng)各個環(huán)節(jié)無法緊密聯(lián)系起來,特別是當(dāng)ERP系統(tǒng)風(fēng)險控制階段存在問題時,這將會給企業(yè)整體的發(fā)展帶來極大的損害。
(三)內(nèi)部控制環(huán)境風(fēng)險加劇。對于企業(yè)管理層來說,內(nèi)部控制主要強調(diào)企業(yè)管理層級在內(nèi)部控制構(gòu)建和落實中的作用。內(nèi)部控制是否存在風(fēng)險或存在風(fēng)險的程度都是受企業(yè)上層管理者的治理觀念所影響的。因為ERP 系統(tǒng)是將企業(yè)的各流程看做一個緊密相接的供應(yīng)鏈,所以它會推進企業(yè)組織整體的框架朝扁平化趨勢發(fā)展,而不是趨向金字塔模式。扁平化管理雖然會給企業(yè)今后發(fā)展打下一定的基礎(chǔ),但其實也對企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人員的權(quán)利進行了約束。
(一)轉(zhuǎn)變企業(yè)內(nèi)部管理理念。為了更好的使ERP與企業(yè)內(nèi)控融合,企業(yè)應(yīng)該在準備引入ERP之前,就提前做好相關(guān)的工作。首先,對企業(yè)內(nèi)的所有員工進行相應(yīng)的組織培訓(xùn),以使每個員工都能對這個軟件如何運行的進行了解,并定期對ERP相關(guān)知識進行考察。然后,可以讓員工參與ERP系統(tǒng)模塊的初始化設(shè)定,針對各崗位員工提出的意見,對ERP各模塊進行合理的設(shè)置,便于日后員工使用方便。最后,可以定期組織討論會,討論交流在運用該系統(tǒng)時有沒有遇到什么問題,并有針對性的進行解決。無論是員工還是管理層,都只有在能夠熟練使用某系統(tǒng)時,才能真正改變自己的思維,接受先進的觀念。
(二)積極實施內(nèi)部審計。首先,企業(yè)應(yīng)不定期的對ERP系統(tǒng)進行檢查和監(jiān)督,特別是對ERP系統(tǒng)的風(fēng)險控制環(huán)節(jié)。企業(yè)需要執(zhí)行嚴格的監(jiān)督制度,對企業(yè)內(nèi)控制度的縝密性進行不斷地審核,盡量做到及時發(fā)現(xiàn)風(fēng)險點,并進行調(diào)整。其次,企業(yè)應(yīng)設(shè)立專門內(nèi)控部門,制定匹配自己的內(nèi)控制度,并根據(jù)具體情況不斷改善,加強內(nèi)控評估體系,降低企業(yè)內(nèi)控風(fēng)險。最后,要積極地實行審計電算化功能,通過將審計與計算機結(jié)合更高效的對ERP軟件實現(xiàn)審核監(jiān)控。
隨著大數(shù)據(jù)時代的到來,企業(yè)實施ERP系統(tǒng)雖然可以為其內(nèi)部控制提供一定的便利,但是同時它也會給企業(yè)內(nèi)控帶來一些新的問題。因此,為了讓企業(yè)能夠在實施ERP的同時保證企業(yè)內(nèi)部控制工作的完善,每個企業(yè)都應(yīng)該針對自身所存在的問題進行深入分析,然后對癥下藥,找到最適合自身的解決策略,進而使企業(yè)的整體管理水平得到一定的提升,促進企業(yè)更好更長遠的發(fā)展。