高校年鑒編纂質量與效率提升的探索
——以《北京大學年鑒》為例

劉 鵬 孫啟明 徐聰穎

（北京大學黨委辦公室校長辦公室，北京100871）

年鑒是匯編一年內重要史事、文獻和統(tǒng)計資料，按年度連續(xù)出版的資料性文獻。從其名稱看，“年”字體現(xiàn)了年鑒的時間跨度和周期性，強調年鑒編纂的效率；“鑒”字則含有對照、審察、警戒的意思，強調年鑒存史資政的作用，這就對其編纂質量提出了要求。

高校年鑒作為年鑒的一個分支，兼具綜合性和專業(yè)性。一方面，高校是舉辦高等教育的專門機構，具有相應的專業(yè)屬性；另一方面，高校的功能涵蓋教學、研究、社會服務、文化傳承、國際交流等各個領域，一些體量較大的綜合性大學業(yè)務范疇更為龐大。隨著高校日益重視文化建設和歷史傳承，紛紛編纂出版年鑒，一些與高校年鑒有關的論壇、研討會、行業(yè)組織也越來越多[1]胡少誠.中國高校年鑒發(fā)展報告[A].冀祥德主編.中國年鑒發(fā)展報告(2017)[C].方志出版社,2017.(P195)。但由于高校年鑒起步晚，體制機制建設較不完善，還存在許多薄弱之處。近期，《北京大學年鑒》以問題為導向，著力加強制度建設，在提升高校年鑒編纂質量和效率方面開展了一些有益探索。

一、高校年鑒編纂的兩個核心抓手

質量和效率是“年鑒”的題中應有之義，是編纂工作的兩個核心抓手。高校年鑒工作應充分認識質量和效率重要性以及二者之間的對立統(tǒng)一關系。

（一）編纂質量的重要性

高校年鑒是記錄學校發(fā)展的百科全書，是輔助學校管理的寶貴信息資料庫，是編寫校史校志的重要資料來源，是學校歷史文化傳承的重要載體。因此，年鑒收錄內容必須兼顧全面性、準確性、合理性，一旦發(fā)生錯漏將貽誤久遠。目前關于高校年鑒質量的討論主要集中在框架結構設計與條目撰寫兩方面。普遍認為，高校年鑒應該根據各高校自身辦學特點，結合高等教育發(fā)展規(guī)律，突出師生主體，更多從讀者角度出發(fā)，條塊結合，逐步構建起多維框架體系[1]參見孫長青.高校年鑒框架設計理論與方法初探——從上海市高校年鑒框架設計說開去[J].中國地方志,2013,(11).胡少誠,任一丁.高校年鑒框架設計的比較分析[J].中國年鑒研究,2017,(1).王振華.淺析高校年鑒的框架設計——以《華北電力大學年鑒.等幾部教育部直屬高校年鑒為例[J].中國年鑒研究,2018,(2).。

（二）編纂效率的重要性

進入互聯(lián)網、大數據時代，高校各類信息得到更加快捷的傳播，但同時也更加零亂繁雜、輕重難分。因此，年鑒整合提煉信息、便于檢索查詢的功能更加突出，受眾需要時效性更強的信息服務。有一些看法認為，編纂年鑒是“為志書積累資料”“為地方志工作培養(yǎng)人才”，這實際混淆了地方志與年鑒工作，忽視了年鑒是年度信息工具書的屬性，結果造成許多年鑒的出版周期越來越長[2]參見許辰君.論提高年鑒出版的時效性[J].中國地方志,2016,(2).許家康.關于縮短年鑒出版周期和加強年鑒編纂理論研究的建議[J].滄桑,2011,(6).。在一些發(fā)達國家，年鑒多為市場化運作，對出版時效和信息服務極為強調，這值得我們學習借鑒[3]張恒彬.借鑒國外年鑒經驗 推動年鑒事業(yè)轉型升級[J].史志學刊,2019,(5).。

（三）質量與效率的對立統(tǒng)一

在年鑒編纂工作中，質量與效率看似矛盾，實則是對立統(tǒng)一的。一方面，要保證年鑒質量，就必須保障一定的編校出版時間，為速度犧牲質量是不可取的。但另一方面，年鑒需要處理的信息量日益龐雜，編纂時程愈久，刪繁就簡、去偽存真的難度愈大，倘若長期延宕，更可能積重難返。相比地方大多設有地方志工作機構或行業(yè)協(xié)會，高校普遍未配備專職志鑒隊伍，加之內部組織體系相對松散，人員流動較快，大量的數據和文稿資料如果不及時收集、核對，很容易淹沒在瑣碎的日常工作中，時間越久越難核查。從這個意義上講，保證適當的工作效率有助于提升年鑒編纂質量。每年及時成書出版的年鑒是交流學習的最好素材，也是培訓年鑒工作新人的直接教材。

二、高校年鑒編纂的主要問題及原因分析

北京大學是國內較早開展年鑒工作的高校之一。1987年，為迎接建校90周年開始編寫《今日北大》。該書由鄧小平同志題寫書名，匯集學校各方面資料，輔之以綜合性文字介紹，以5年為記錄周期，先后出版3冊。在此基礎上，學校1998年以百年校慶為契機，正式啟動《北京大學年鑒》編纂工作。北大是國內頂尖的綜合性大學，學科和內部組織健全，大學功能多元，其年鑒編纂工作因而具有較強代表性，筆者以《北京大學年鑒》為例，分析高校年鑒編纂存在的質量和效率問題及其原因。

（一）主要問題

1.質量問題。高校年鑒大多采取面向校內各單位征稿，而后由編輯部匯編修改的編纂方式。各單位內部組稿時，同樣會根據分工進行任務分解。因而高校年鑒是典型的“眾手成書”。以北大為例，年鑒供稿單位多達近200家，參與撰稿人員近千人。撰稿人均非專業(yè)人員，以往缺少年鑒業(yè)務培訓，文字水平參差不齊，有的撰稿人甚至不能區(qū)分年鑒和新聞稿、工作總結的寫法差異。此外，條目選題模式化、雷同化現(xiàn)象嚴重，例如僅在往年稿件框架上簡單替換數字和事例，缺少對本單位年度工作特色和亮點的挖掘和提煉。

2.效率問題。根據年鑒的特點和要求，一般來說，一卷年鑒的編纂出版時間應控制在一年以內。但對于并非志鑒專業(yè)機構的高校來說，這一時限要求具有較大的挑戰(zhàn)性。以北大為例，2000年5月，《北京大學年鑒（1999）》（記錄1998年情況）出版，但截至2019年初，才正式出版13卷年鑒（1999卷至2011卷），延宕卷目多達7卷，基層供稿單位、編輯部、出版社各環(huán)節(jié)均存在拖延，累積任務量巨大。據筆者了解，其他開展年鑒編纂的高校也普遍存在不同程度的拖延情況。

（二）原因分析

1.年鑒工作長期重要性和短期邊緣性之間的矛盾。年鑒具有存史、資政、育人、交流的作用，特別是從長期看，其重要性不言而喻。隨著信息的迭代更新，歷時越久，年鑒的價值越大。但從短期看，年鑒則顯得并非那么“不可或缺”。以北大為例，盡管將年鑒編輯部設在黨委辦公室、校長辦公室以凸顯重視，但相較于辦公室其他“急難險重”的工作，年鑒編纂處于相對邊緣的位置，容易被耽擱。基層供稿單位同樣也有此問題。

2.年鑒系統(tǒng)性和工作網絡松散性之間的矛盾。年鑒編纂是一項龐大的系統(tǒng)工程，以《北京大學年鑒》為例，每卷約150萬字左右，近20個類目，每個類目都需要保持體例風格統(tǒng)一。但長期以來，年鑒工作架構較為松散，編輯部和供稿單位之間的聯(lián)系僅限于簡單的催收稿件，缺少業(yè)務規(guī)范、責任分解、溝通交流，未能形成強有力的約束機制和激勵機制。

3.年鑒專業(yè)性和高校相關人員業(yè)余性之間的矛盾。年鑒編纂需要必備的專業(yè)素養(yǎng)，而高校則普遍缺少專業(yè)年鑒工作人員。以北大為例，年鑒編輯部長期缺少專職人員，編輯僅利用業(yè)余時間參與年鑒工作。各基層單位供稿人大多同時承擔大量行政工作，年鑒撰稿僅為其中費時較少的一項。北大黨辦校辦2010年設立了負責年鑒和統(tǒng)計工作的科室，但直到2017年才配備1名專職人員。由于人力不足，年鑒編纂工作推進緩慢，編輯部亦無精力加強自身業(yè)務學習，以及對供稿單位進行業(yè)務指導和培訓。

三、提升高校年鑒編纂質量與效率的實踐

基于對上述問題的總結和反思，北京大學近年來優(yōu)化年鑒工作體系規(guī)范，建立健全工作機制，加強專業(yè)人員隊伍建設，結合學校實際開展了一系列實踐，有力提升了年鑒編纂質量與效率。

（一）加強頂層設計，優(yōu)化工作體系

學校高度重視年鑒工作，成立由校領導和相關職能部門負責人組成的年鑒編輯委員會，并明確一名校領導分管年鑒工作。黨辦校辦切實承擔年鑒編輯部職能，做實年鑒工作有關科室，賦予職責和相應的人財物資源。因專職人員數量有限且很難熟悉學校方方面面的工作，年鑒編輯部構建了三維工作體系：黨辦校辦有關科室集中精力發(fā)揮好綜合協(xié)調職能，從職能部門和院系中選聘若干熟悉各類業(yè)務工作的老師兼職擔任復審編輯，選聘若干學生兼職擔任初審編輯。同時，全面梳理年鑒供稿單位，要求各單位登記負責年鑒工作的分管領導和組稿人。建立激勵機制，學校組織開展年鑒先進集體和優(yōu)秀個人評選，提高基層單位積極性。

（二）細化編纂規(guī)范，制定供稿標準

為克服“眾手成書”帶來的供稿質量問題，年鑒編輯部大幅修訂完善工作手冊，細化編纂規(guī)范，方便各單位工作人員易學易會。由于年鑒文稿需要極高的實用性、資料性和延續(xù)性，為了保證供稿信息的準確、全面和規(guī)范，將各單位需提交的文稿分為A、B兩類，A類為介紹年度工作情況的文稿，每個單位都需提交；B類為數據表單、人物名錄、特稿等。A類文稿又細分為四個模塊：綜合條目、特色條目、表格、圖片，其中綜合條目用于介紹本單位機構人員設置、教學科研、交流合作、黨建工作等各項常規(guī)工作情況；特色條目用于介紹本單位本年度有特色的重要工作，如重要活動、重要事件、重大成果等。為統(tǒng)一體例，根據各單位具體工作制定供稿內容清單，將供稿方式調整為“填空”式，在供稿單中列明必備信息、字數格式和行文要求，要求供稿單位組稿人和分管領導簽字確認，對內容負責。為增強年鑒內容的橫縱可比性，要求綜合條目全面、精準、連貫，核心信息和重點數據完整；要求特色條目和圖片突出特色，聚焦中心工作，反映一線師生員工風貌。編輯部還針對學校工作特點制定了《〈北京大學年鑒〉行文規(guī)范》，提供各類文稿的例文模板，方便參照學習。每年底，面向全校各單位組稿人召開年鑒工作培訓會，重點講解供稿要求和常見問題，平時則通過微信群、郵件、電話等形式保持與組稿單位的溝通。

（三）全面再造流程，明確工作時限

鑒于前期卷目延宕嚴重，學校轉換思路，優(yōu)先編纂近期年鑒，并以新年鑒為抓手全面梳理組稿、供稿、編輯、出版流程，確立當卷年鑒于當年出版的目標，倒排時間進度。各環(huán)節(jié)工作時點如下：前一年12月，召開全校培訓會，布置年鑒工作。1月至2月，各單位撰寫報送稿件。3月至6月，編輯部開展三輪審校，各為期約1個月。初審是對各單位供稿的格式、行文、基本信息進行核對和修訂；復審是根據學校年度重點工作和各單位工作實際對收錄內容進行優(yōu)化、增補、刪減，排除不宜公開的信息，保證年鑒能夠反映學校全局發(fā)展情況；終審統(tǒng)稿是在通讀全書的基礎上，復核前兩輪審校中出現(xiàn)的問題，確認彩頁圖片、名錄、特稿等收錄情況，確認年鑒內容完整。7月至11月，出版社對編輯部定稿進行三審三校，期間雙方保持密切溝通，嚴把關鍵節(jié)點，及時處理問題，溝通確定裝幀設計。

（四）調整框架結構，切合時代需要

根據學校改革發(fā)展的最新情況，調整年鑒框架結構和條目設置。調整和擴充部分類目，更詳實地呈現(xiàn)學校教學、科研、管理、社會服務、后勤保障等事業(yè)發(fā)展。整合基本數據、大事記、年度發(fā)展概況，并置于全書靠前位置，點線面結合、精準扼要地呈現(xiàn)學校年度工作進展，起到提綱挈領、概覽總結的作用。增加收錄學部和實體研究機構情況，更加全面反映學?！半p一流”建設成效。2019卷年鑒設置“120周年校慶專欄”類目，刊載校慶重要文件、活動日程、新聞報道等。為適應新時代讀者習慣，調整年鑒裝幀設計，封面設計突出北大紅、華表祥云等特色元素，簡潔大方，內文改為雙欄排版，書口增加梯標，更加便于閱讀和檢索查詢。

（五）加強調研學習，促進工作交流

針對編纂出版中遇到的各種問題，一方面立足學校實際進行分析研究，另一方面堅持“開門辦年鑒”，虛心向兄弟高校和各類志鑒編纂機構學習。2018年來，北大年鑒編輯部走訪了北京教育年鑒和上海交通大學、復旦大學、浙江大學、南京大學、上海外國語大學年鑒負責部門，參加北京市年鑒業(yè)務培訓會，參與《海淀年鑒》《中關村年鑒》等地方年鑒的供稿和互審工作。此外，還參加北京地方志學會高校志鑒研究會等行業(yè)協(xié)會的工作。通過同行交流，北大年鑒吸取了許多寶貴經驗，特別是在體制機制建設方面受益良多。

基于以上改進和努力，《北京大學年鑒（2019）》于2019年年內順利完成編纂出版，同時還追趕了多卷前期年鑒的工作進度，基本清理完成編輯部層面的“歷史舊賬”。

年鑒編纂是高?！肮υ诋敶?、利在千秋”的一項重要工作。要秉持對歷史負責、對當下負責、對未來負責的態(tài)度，抓好年鑒編纂的質量和效率。《北京大學年鑒》將繼續(xù)深化體制機制改革，積極探索數字化采編出版，拓寬高校年鑒呈現(xiàn)和利用的渠道方式，在深化國內高校年鑒研究交流的同時，借鑒國外高校年鑒編纂經驗，努力打造世界一流的大學年鑒。