新時期事業(yè)單位檔案管理信息化建設路徑探討

趙媛媛

【摘?要】隨著科學技術的進步和信息化技術的發(fā)展，各行各業(yè)的信息化程度都在不斷提升，事業(yè)單位應當加強對檔案管理信息化優(yōu)勢的重視，構建科學的信息化管理模式，對事業(yè)單位檔案管理形式進行優(yōu)化和改善，保證檔案管理有效性的提升，減少檔案丟失、篡改現(xiàn)象的發(fā)生。本文就事業(yè)單位檔案管理信息化建設的意義進行闡述，對新時期事業(yè)單位檔案管理信息化建設的路徑進行探討，以供參考和借鑒。

【關鍵詞】新時期;事業(yè)單位;檔案管理;信息化建設

引言：

事業(yè)單位要加強對檔案管理信息化建設的重視程度，充分認識信息化建設的重要性，對檔案管理過程中存在的問題進行解決，結合單位的實際情況，制定科學合理的解決策略，構建起完善的信息化檔案管理制度，充分發(fā)揮檔案管理的實際作用和價值。

一、事業(yè)單位檔案管理信息化建設的優(yōu)勢

（一）解決檔案存放問題

當前階段，許多事業(yè)單位的檔案管理模式仍停留在傳統(tǒng)的紙質檔案保存階段，開展檔案信息化建設可以充分降低檔案管理工作對環(huán)境的硬性要求，提高檔案保存效率，減少紙張的使用量，有利于對環(huán)境生態(tài)的保護，避免大量樹木的使用，有效避免溫度和空氣氧化等外在環(huán)境對紙張的影響。同時，傳統(tǒng)的事業(yè)單位檔案保存模式需要大量的存儲空間，而對檔案管理進行信息化，可以無限放大存放空間，減少檔案柜所占空間。充分利用信息技術，可以在很小的存儲空間內完成對大量檔案資料和信息數(shù)據(jù)的存放。

（二）解決信息檢索問題

對事業(yè)檔案管理進行信息化建設，可以建立簡便快捷的方式對有價值的信息進行檢索，保證事業(yè)單位的良性發(fā)展。信息檢索效率可以保證檔案使用率的提升，提高事業(yè)單位的整體工作質量。傳統(tǒng)的紙質檔案管理模式，要想從大量復雜的數(shù)據(jù)信息中找到有用的信息，檢索過程復雜，檢索難度較大，而檔案管理的信息化可以有效提升檢索效率，工作人員只需對所需檢索內容進行輸入即可在短時間內找到條件相符的結果，同時減少重復搜索和漏檢索的發(fā)生。

（三）提升事業(yè)單位公眾形象

事業(yè)單位通常都具有公益性質，加強事業(yè)單位檔案管理信息化建設，可以方便公眾對相關信息進行查詢，有效提升政務處理的透明度，保證事業(yè)單位公眾形象的提升。信息化檔案管理可以有效提高電子信息資源的利用率，實現(xiàn)對電子信息數(shù)據(jù)更好的存儲和應用，推動事業(yè)單位檔案信息化建設制度體系和方針的優(yōu)化和改善。

二、新時期下事業(yè)單位檔案管理信息化建設路徑

（一）制定嚴格的事業(yè)單位檔案管理制度

新時期信息化技術的不斷進步，要求事業(yè)單位檔案管理模式由傳統(tǒng)的檔案保護管理模式向信息管理模式轉變，實現(xiàn)對信息的共享，方便事業(yè)單位更好的對檔案信息進行應用。事業(yè)單位需要建立嚴格的規(guī)章制度，對檔案管理制度進行規(guī)范，加強對檔案信息的利用，發(fā)揮其最大效用[1]。首先，嚴格遵循國家制定的相關標準，按照檔案錄入的著錄原則、方法和格式等對檔案信息進行錄入，避免在檢索過程中出現(xiàn)錯誤，影響對數(shù)據(jù)的使用。其次，在對檔案進行信息化處理過程中，要使用同一規(guī)范的數(shù)據(jù)庫硬件和軟件等，對紙質檔案進行統(tǒng)一掃描歸檔，實現(xiàn)檔案信息的有序化和快捷化管理，增加事業(yè)單位使用信息資源的效率。

（二）提升檔案管理人員的專業(yè)素質

要想加強檔案管理的信息化建設，事業(yè)單位要重視管理人員專業(yè)素質能力的提升，首先，事業(yè)單位要對管理人員進行定期培訓，保證其綜合素質的提升，培訓內容包括管理專業(yè)知識、管理技術和心理綜合素質等。其次，事業(yè)單位應當組織相關人員進行進修學習，保證管理理念的更新。再次，事業(yè)單位要對管理人員的計算機軟件、硬件維修知識進行補充，提高管理人員的維護能力，提升在信息檔案管理平臺維護更新過程中與網(wǎng)絡技術人員配合的有效性。最后，事業(yè)單位要加強團隊建設管理，吸引高素質的專業(yè)人才，保證團隊整體素質的提升，為檔案管理信息化建設打好基礎。

（三）加強軟硬件投入和安全管理

事業(yè)單位需要通過數(shù)字掃描、光學影像或者音視頻轉換等現(xiàn)代化技術對紙質檔案進行轉換，建立起數(shù)字化的檔案信息數(shù)據(jù)庫，便于對檔案系統(tǒng)進行檢索和查閱，提高信息利用服務的快捷和高效。所以事業(yè)單位需要加強對于基礎硬件設施的投入和建設，包括對檔案系統(tǒng)互聯(lián)平臺架構和檔案資料數(shù)字化工具配置的更新。事業(yè)單位需要根據(jù)自身的資金情況，逐步實現(xiàn)對硬件設置的采購和替換，采用高端設備作為服務器，低端設備作為使用終端，保證資金的有效利用[2]。對信息化檔案平臺設立訪問權限機制。構建嚴格合理的管理制度和流程，對檔案管理安排專人負責，保證電子檔案管理的嚴謹性和獨立性。對于使用電子檔案的部門，建立嚴格的授權審批制度，減少信息化檔案系統(tǒng)非法采訪的發(fā)生概率，保證數(shù)據(jù)的安全。

三、結語

新時期下事業(yè)單位要加強檔案管理的信息化建設，制定嚴格的檔案管理規(guī)章制度，提升管理人員的專業(yè)素質，加強對單位軟硬件更新的資金投入，提升檔案管理的安全性，為事業(yè)單位工作的順利開展保駕護航，發(fā)揮檔案的服務價值。

參考文獻：

[1]王巖. 提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設的措施分析[J]. 現(xiàn)代商貿工業(yè)，2018，v.39（16）：69-70.

[2]侯蘇珊. 新時期事業(yè)單位檔案管理信息化建設創(chuàng)新探討[J]. 蘭臺世界，2020（S1）：74-74.

（作者單位：圍場滿族蒙古族自治縣民族宗教事務局）