試論信息化背景下如何優(yōu)化事業(yè)單位文書檔案管理

【摘?要】隨著信息化時代的快速發(fā)展與進步，社會各行業(yè)領域愈發(fā)重視信息化技術的有效應用，而事業(yè)單位的文書檔案管理信息化建設不僅能整體提高檔案管理的工作效率，在推動文書檔案管理改革方面也具有積極意義?；诖?，通過論述信息化背景下事業(yè)單位文書檔案管理現(xiàn)狀，探討信息化背景下優(yōu)化事業(yè)單位文書檔案管理的策略，以期為事業(yè)單位文書檔案管理工作的有序開展奠定良好基礎，從整體上提升事業(yè)單位的綜合管理水平。

【關鍵詞】信息化背景;事業(yè)單位;文書檔案管理

引言

檔案作為社會公眾在日常生活中產生的具有價值性和代表性的信息資源，對社會公眾的個人發(fā)展有著關鍵性影響。其中文書檔案作為事業(yè)單位日常生產經營活動的重要組成部分，綜合涵蓋了報道、決定、指示等內容，通過文字轉換的方式有效實現(xiàn)了文書檔案信息的存儲與管理?；谛畔⒒尘伴_展事業(yè)單位文書檔案管理工作，不但可以減輕文書檔案管理工作人員的負擔，還能有效提高文書檔案管理工作的效率，進一步推動事業(yè)單位可持續(xù)發(fā)展。

1 信息化背景下事業(yè)單位文書檔案管理現(xiàn)狀

1.1 文書檔案管理機制尚不完善

由于部分事業(yè)單位的文書檔案管理制度尚不完善，與其實際發(fā)展經營情況不符，無法保障事業(yè)單位文書檔案管理工作開展的實效性，也無法滿足事業(yè)單位的實際發(fā)展需求，不僅對事業(yè)單位文書檔案的規(guī)范化管理造成了不同程度的影響，還加大了文書檔案管理工作的查找、翻閱難度。與此同時，事業(yè)單位的文書檔案管理工作還存在管理機制不完善的問題，無法真正將文書檔案管理機制的具體內容真正落實到具體的部門責任人，未能充分發(fā)揮文書檔案管理工作對相關管理人員的指導職能，導致文書檔案管理人員無法嚴格按照文書檔案管理機制約束自身工作行為。

1.2 文書檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)不足

當前事業(yè)單位的文書檔案管理工作人員多為兼職，并且專業(yè)文書檔案管理人員較為稀缺，導致文書檔案管理工作在實際開展過程中，相關管理人員的知識儲備與專業(yè)化素養(yǎng)嚴重不足，并且部分文書檔案管理人員對檔案管理機制的了解與認知也僅停留在表面層次。除此之外，事業(yè)單位也未曾組織現(xiàn)有文書檔案管理人員參與專門的培訓活動，導致文書檔案管理人員嚴重缺乏現(xiàn)代化文書檔案管理必須掌握的知識儲備與基本技能，無法真正為文書檔案管理工作的科學性和可靠性提供基本保障。

1.3 文書檔案管理理念較為落后

信息化背景下的事業(yè)單位文書檔案管理工作仍存在各種問題，尤其體現(xiàn)在部分事業(yè)單位領導者未及時轉變傳統(tǒng)文書檔案管理理念等方面，甚至過度重視紙質版文書檔案文件的歸類與整理，對圖片、視頻、影像等電子版文書檔案資料的儲存歸檔未引起足夠重視，從而導致事業(yè)單位的文書檔案資料收集不全面，未能為日后文書檔案資料的重塑和編排提供可靠參考價值。另一方面，部分文書檔案管理人員存在對事業(yè)單位檔案資料存儲不規(guī)范的現(xiàn)象，嚴重缺乏社會意識與管理意識，對相關文書檔案管理資料也未及時進行歸納與整理，致使大量文書檔案資料丟失、損壞，為后續(xù)事業(yè)單位文書檔案管理工作的開展造成嚴重阻礙。

2 信息化背景下優(yōu)化事業(yè)單位文書檔案管理的策略

2.1 構建完善的文書檔案管理機制

在信息化背景下，事業(yè)單位應結合信息化建設體系，構建完善的文書檔案管理機制。事業(yè)單位日常需要處理大量文書檔案信息，必須通過健全的文書檔案管理機制不斷規(guī)范與管理多元化文書檔案信息，以此為文書檔案管理工作的實效性提供基本保障。在文書檔案管理過程中強化信息化建設，不僅有助于推動事業(yè)單位朝著智能化方向改革，還能在積累豐富檔案管理經驗的同時優(yōu)化與完善文書檔案管理標準和要求。與此同時，事業(yè)單位還可以根據(jù)自身經濟管理現(xiàn)狀和經營管理情況制定切合社會公眾實際需求的文書檔案管理機制，并基于宏觀角度為不同階段的文書檔案管理工作設計科學有效的管理方案，真正將電子文書檔案管理機制落實到具體工作流程，更深層次地推動事業(yè)單位的文書檔案管理工作有序開展。

2.2 創(chuàng)新與優(yōu)化文書檔案管理理念

為了確保事業(yè)單位的文書檔案管理工作能與時俱進，相關領導者應及時摒棄傳統(tǒng)文書檔案管理理念，積極實行新型信息化檔案管理理念。這種理念不但有助于提升文書檔案管理人員的工作效率，還能在完善事業(yè)單位經濟建設的基礎上有效減輕文書檔案管理人員的工作負擔，從根本上降低文書檔案管理工作的難度。在此基礎上，事業(yè)單位應充分落實文書檔案管理信息化建設，不但要注重紙質版文書檔案的存儲和保護，還應將視頻、影像等電子版文書檔案資料實時進行歸檔儲存，同時嚴格規(guī)范文書檔案存儲方式，通過定期開展文書檔案巡查工作，確保文書檔案儲存環(huán)境的安全性。

2.3 強化文書檔案管理信息化建設

強化文書檔案管理信息化建設的首要目標在于提升信息檢索效率，減輕人工檢索信息的負擔，真正為文書檔案管理工作的開展提供良好的便利條件。因此，事業(yè)單位在文書檔案管理信息化建設過程中，應督促相關機構加大文書檔案管理信息化宣傳力度，從根本上提高檔案信息化建設在單位內部基層員工中的影響力。另外，事業(yè)單位還應積極向其他經驗豐富的優(yōu)秀單位學習文書檔案管理信息化建設的方法和策略，在提升信息化平臺利用率的基礎上推動文書檔案管理工作實現(xiàn)數(shù)字化升級轉型。

2.4 加大基礎設備的投入力度

在信息化背景下優(yōu)化事業(yè)單位文書檔案管理時，相關政府部門應在資金允許的前提下積極配備經濟適用的軟硬件設施。開展文書檔案管理工作的根本目的在于保證檔案信息資源的完整性，從源頭上避免文書檔案資料受損，以此提高檔案信息資料的真實性與可靠性。因此，事業(yè)單位必須意識到軟硬件設備的重要作用，在保證其質量的基礎上選取具有統(tǒng)一功能的基礎設備，避免軟硬件設施出現(xiàn)數(shù)據(jù)不兼容、無法識別信息、數(shù)據(jù)轉換故障、無法自行檢索信息等不良現(xiàn)象。針對于此，事業(yè)單位在采購軟硬件設備時，應盡可能選取型號規(guī)模一致的基礎設施，從而充分發(fā)揮軟硬件設備應有的實用性價值。此外，事業(yè)單位還應積極與其他單位進行溝通交流，在軟硬件設施配備方面盡可能采取統(tǒng)一標準，構建符合事業(yè)單位實際需求的文書檔案管理信息化平臺，從而為單位文書檔案管理工作的順利開展提供便利。

結語

在信息化背景下，文書檔案管理工作逐漸在事業(yè)單位中占據(jù)著至關重要的地位，并且實現(xiàn)文書檔案信息化建設已成為順應新時代發(fā)展趨勢的必然結果。但當前事業(yè)單位在開展文書檔案管理工作時仍存在亟待解決的問題，這就需要事業(yè)單位在文書檔案管理信息化建設過程中，積極構建完善的文書檔案管理機制、創(chuàng)新與優(yōu)化文書檔案管理理念、強化文書檔案管理信息化建設、加大基礎設備的投入力度，從整體上提升文書檔案管理工作的效率和水平。

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作者簡介：

王小艷，1971年3月出生，女，土家族，重慶酉陽，大學?？疲瑱n案館員，研究方向：事業(yè)單位檔案管理。

（作者單位：酉陽土家族苗族自治縣規(guī)劃和自然資源局）