人事檔案管理規(guī)范化建設(shè)的思考

程遠(yuǎn)玉

【摘?要】檔案管理是一項(xiàng)保密性的辦公室管理工作，其工作量大且內(nèi)容多從系統(tǒng)歸類(lèi)、裝訂整齊到編目準(zhǔn)確等各個(gè)環(huán)節(jié)，加強(qiáng)檔案案管理規(guī)范化建設(shè)勢(shì)在必行。

【關(guān)鍵詞】人事檔案管理;規(guī)范化建設(shè)

人事檔案在干部職工錄用任免、薪酬待遇、評(píng)聘考績(jī)等日常工作中發(fā)揮著重要作用。近幾年在人事檔案核查、利用工作中突顯出因基礎(chǔ)工作不扎實(shí)，造成許多重要的材料應(yīng)歸未歸，已歸檔的材料憑證作用、參考價(jià)值降低等問(wèn)題。為了進(jìn)一步規(guī)范人事檔案管理，有必要圍繞業(yè)務(wù)流程進(jìn)行認(rèn)真探討，并針對(duì)重點(diǎn)難點(diǎn)問(wèn)題分析解決的思路和方法。

一、歸檔材料要完整、規(guī)范并及時(shí)歸檔

1.歸檔材料要完整人事檔案。材料分為十大類(lèi)：一是履歷材料;二是自傳材料;三是鑒定、考核、考察材料;四是學(xué)歷、專(zhuān)業(yè)技術(shù)材料;五是政治歷史審查材料;六是黨、團(tuán)材料;七是獎(jiǎng)勵(lì)材料;八是處分材料;九是工資、任免等材料;十是其他材料。需歸檔的材料內(nèi)容是人事活動(dòng)的產(chǎn)物，是一個(gè)動(dòng)態(tài)過(guò)程。所以反映一個(gè)人的具體事物大多數(shù)情況下不是一份材料，而是一系列材料;不能只有結(jié)果，要有過(guò)程的體現(xiàn)，完整的材料才能客觀、真實(shí)地反映事物的全貌。如第四類(lèi)學(xué)歷、專(zhuān)業(yè)技術(shù)材料中，學(xué)歷材料則包括學(xué)員登記表、成績(jī)表、畢業(yè)生登記表、學(xué)歷（學(xué)位）證書(shū)等。專(zhuān)業(yè)技術(shù)材料則包括申報(bào)表、考績(jī)材料、聘任審批表、套改和晉升審批表等。歸檔材料還要求手續(xù)完備。要求由組織形成的材料要有形成時(shí)間和組織蓋章，需本人簽署意見(jiàn)要有本人簽署，留有貼照片的位置需按要求張貼照片。個(gè)人撰寫(xiě)材料要有形成時(shí)間及本人簽名。復(fù)印件要求來(lái)源單位蓋章，經(jīng)辦人簽名，注明時(shí)間。再如第九類(lèi)工資待遇、任免等材料，錄用材料是個(gè)人首次參加工作時(shí)間的重要憑證，個(gè)人參加工作時(shí)間按不同時(shí)期、不同渠道分別依據(jù)縣級(jí)以上勞動(dòng)人事部門(mén)審批時(shí)間;鑒訂合同之日;企業(yè)辦理錄用手續(xù)之日;用工之日作為認(rèn)定依據(jù)，這類(lèi)材料有規(guī)范的呈報(bào)審批程序，需手續(xù)完備才是有價(jià)值的憑證。鑒定內(nèi)容完整，手續(xù)完備的材料才能歸檔，無(wú)保存、查考價(jià)值的材料不予歸檔。

2.歸檔材料要規(guī)范人事檔案。材料保留著真實(shí)的歷史痕跡，不規(guī)范的材料難以保證其真實(shí)性。同類(lèi)材料在不同時(shí)期根據(jù)國(guó)家規(guī)定有規(guī)范的辦理審批程序以及制式填報(bào)要求，要求字跡清晰，無(wú)涂改痕跡。有涂改痕跡的材料不予歸檔，已歸檔的不能作為認(rèn)定憑證。如姓名要求與戶籍相符，如曾更名或檔案中姓名記載不一致需提供戶籍管理部門(mén)證明材料。出生時(shí)間一律按公歷填報(bào)（早期形成的材料中注明是農(nóng)歷的，可以換算為公歷），有涂改或記載不一致的情況發(fā)生，要求提供戶籍管理部門(mén)的戶籍檔案或底冊(cè)復(fù)印件，加蓋戶籍管理專(zhuān)用章，注明取得時(shí)間，作為證明材料反映當(dāng)事人的真實(shí)情況，國(guó)家政策對(duì)出生時(shí)間的審定有明確的規(guī)定。

3.材料歸檔要及時(shí)。要建立健全人事檔案管理溝通協(xié)調(diào)機(jī)制，落實(shí)檔案管理人員職責(zé)。單位負(fù)責(zé)文件收發(fā)、勞資人事、黨群管理工作的人員根據(jù)工作進(jìn)展情況把需要?dú)w入個(gè)人檔案的材料及時(shí)移交給檔案管理人員。檔案管理人員要掌握人事檔案形成的規(guī)律，主動(dòng)加強(qiáng)聯(lián)系、溝通，注重日常人事檔案材料的收集，及時(shí)將檔案材料移交給人事檔案管理部門(mén)歸入檔案，移交過(guò)程中要形成移交清冊(cè)。檔案材料的遺失，多因歸檔不及時(shí)造成，時(shí)過(guò)境遷人員交替，職責(zé)不明，帶來(lái)工作上的諸多不便，暴露出日常管理工作的缺失。

二、檔案材料整理要分類(lèi)明確、裝訂整齊、編目準(zhǔn)確

1.分類(lèi)要明確。材料按類(lèi)別明確分類(lèi)，第十類(lèi)其他材料是指不能明確歸入前面九大類(lèi)的，有憑證、查考價(jià)值的材料。其中第四類(lèi)學(xué)歷、專(zhuān)業(yè)技術(shù)材料按學(xué)歷、技術(shù)培訓(xùn)、評(píng)聘材料、論文分為四個(gè)小類(lèi);第九類(lèi)工資待遇、任免等材料按工資待遇和錄用、任免材料分為兩個(gè)小類(lèi)。重復(fù)件要剔除，裝入散料袋?？粘龅念?lèi)別用空白頁(yè)補(bǔ)充。按形成時(shí)間先后或重要程度排序，如第五類(lèi)政審材料按“批復(fù)（決定）-結(jié)論-本人對(duì)結(jié)論的意見(jiàn)-調(diào)查報(bào)告-證明材料”等順序排列。每大類(lèi)材料首頁(yè)右上角張貼分類(lèi)紙以便于區(qū)分，每份材料首頁(yè)右上角用鉛筆編號(hào)，標(biāo)明頁(yè)碼。

2.裝訂要整齊。拆除訂書(shū)針、大頭針、回形針等易生銹的裝訂物，按A4紙張大小為規(guī)范統(tǒng)一整理，襯紙一律用復(fù)印紙。破損的材料要襯紙修補(bǔ);紙張小的要貼邊;紙張大的，如大出部分有信息可折疊，無(wú)信息可剪裁。用加了防蟲(chóng)劑、防潮劑的漿糊裱糊，待干燥后，統(tǒng)一用打孔機(jī)打孔，整齊裝訂成冊(cè)。

3.編制目錄要完整。準(zhǔn)確以一份材料為單位，分別填寫(xiě)類(lèi)別、材料序號(hào)、材料名稱(chēng)、形成時(shí)間和頁(yè)碼。材料名稱(chēng)過(guò)長(zhǎng)可適當(dāng)簡(jiǎn)化，沒(méi)名稱(chēng)可自擬名稱(chēng)，要求語(yǔ)言規(guī)范、用詞準(zhǔn)確。材料形成時(shí)間以最后落款標(biāo)明時(shí)間為準(zhǔn)。形成的目錄要檢查核對(duì)，做到準(zhǔn)確無(wú)誤，應(yīng)保留電子版。要求目錄與檔案內(nèi)容一致，電子版目錄與紙質(zhì)版目錄一致，便于保證人事檔案的安全性，及檔案查閱、利用、移交等后續(xù)工作的開(kāi)展。

三、檔案材料的利用要制度化

1.制定嚴(yán)格的檔案管理制度。各單位需制定嚴(yán)格的管理制度，確保人事檔案材料在利用過(guò)程中的安全。借閱時(shí)要根據(jù)實(shí)際情況制定審批程序、批準(zhǔn)權(quán)限、借閱范圍和注意事項(xiàng)等，要有記錄。不得出現(xiàn)涂改、抽取、撤換、毀損等影響檔案材料安全的行為。一般情況不能外借，特殊情況需外借要限期歸還，不得擅自轉(zhuǎn)借他人。因工作原因需取證，履行過(guò)審批手續(xù)后由管理人員拍照或復(fù)印。嚴(yán)禁查閱本人和直系親屬的檔案;嚴(yán)禁將易燃易爆危險(xiǎn)品帶入檔案室;嚴(yán)格遵守檔案法和保密制度。

2.提升檔案管理水平?，F(xiàn)階段人事檔案在干部人事管理工作中的重要作用日漸突出，人員進(jìn)退流轉(zhuǎn)的審批程序已從過(guò)去由人社部門(mén)統(tǒng)一把關(guān)，轉(zhuǎn)換為各級(jí)人事主管部門(mén)負(fù)責(zé)審核評(píng)定，這就對(duì)人事檔案管理工作有了更高的要求。建立健全人事檔案管理工作制度，不斷完善管理體系，把工作職責(zé)切實(shí)落到實(shí)處。工作人員應(yīng)通過(guò)實(shí)踐和學(xué)習(xí)不斷提升業(yè)務(wù)素質(zhì)和能力，注重總結(jié)和積累，在日積月累做好基礎(chǔ)工作的同時(shí)逐漸向檔案信息處理復(fù)合性人才過(guò)渡，為人事管理工作奠定扎實(shí)的基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)：

[1]張曉斌.機(jī)關(guān)事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理現(xiàn)狀與優(yōu)化對(duì)策[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016（6）：132.

[2]盧秋蓉.機(jī)關(guān)事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理現(xiàn)狀與優(yōu)化對(duì)策[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（8）：163

（作者單位：山東省單縣疾病預(yù)防控制中心）