人事檔案在高校人力資源管理中的作用及應(yīng)用途徑分析

韓云松

摘? 要：人事檔案作為人力資源管理工作中的核心部分，更要與時(shí)俱進(jìn)地跟上這個(gè)時(shí)代的節(jié)奏，高校在不斷地進(jìn)行規(guī)模的建設(shè)與擴(kuò)大之時(shí)，不僅要注重檔案工作的良性發(fā)展，實(shí)時(shí)地更新管理手段。當(dāng)前，各高校在進(jìn)行人事檔案登記工作時(shí)，逐漸采取用電子檔案來取代傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案記錄的方式，使得高校人力資源部門的管理效率能更快捷地得到大幅度的提升，從而更全面地維護(hù)高校人事檔案的真實(shí)性和私密性。

關(guān)鍵詞：人事檔案? 高校? 人力資源管理? 作用? 管理途徑

中圖分類號(hào)：G275.9? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A? ? ? ? ? ? ? ? ? 文章編號(hào)：1674-098X（2020）09（a）-0156-03

Abstract： As the core part of human resource management， personnel file must keep up with the pace of the times. When universities continue to build and expand their scale， they must not only pay attention to the sound development of archives work， but also real-time update management methods. At present， in the registration of personnel files， colleges and universities have gradually adopted the method of replacing traditional paper records with electronic files， so that the management efficiency of the human resources departments of universities can be greatly improved more quickly， and thus more comprehensive maintain the authenticity and privacy of university personnel files.

Key Words： Personnel files; Colleges and universities; Human resource management; Role; Management approach

現(xiàn)階段的人事檔案記錄對(duì)于各高校在進(jìn)行人力資源管理工作時(shí)，不僅能為其提供重要的參考依據(jù)，更能對(duì)人力資源管理質(zhì)量的評(píng)估產(chǎn)生更直接的影響[1]。人事檔案在高校人力資源管理中扮演著重要角色。所以，高校更要不間斷地結(jié)合實(shí)際情況，提出更具系統(tǒng)的管理策略，從而更好地保障高校人力資源管理工作的高效運(yùn)行。

1? 現(xiàn)今高校人力資源部門對(duì)于人事檔案的管理現(xiàn)狀

首先，在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)不斷地推動(dòng)下，高校與社會(huì)之間的人才交流與發(fā)展日益緊密，為了滿足社會(huì)對(duì)于現(xiàn)今高技能人才的輸送要求，各高校之間仍然普遍存在著人檔分離的問題，由于人才市場(chǎng)的流動(dòng)性的加大，高校在進(jìn)行檔案調(diào)動(dòng)的程序相對(duì)來說比較復(fù)雜，且手續(xù)繁瑣難以形成一個(gè)成熟的檔案調(diào)動(dòng)與歸檔管理體系。

其次，由于人力資源管理工作并不是各高校的一線教育工作[2]，其重視的程度遠(yuǎn)遠(yuǎn)不如其他部門的管理工作，所分配的管理人員也相對(duì)來說并不專業(yè)且大多數(shù)年齡偏大，對(duì)于數(shù)字化的更新手段需要更多的時(shí)間去適應(yīng)，這也是目前大多數(shù)高校仍然保持傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案記錄的原因之一，這顯然是跟不上現(xiàn)今高校的發(fā)展腳步，也就直接導(dǎo)致了檔案記錄內(nèi)容的完整性與真實(shí)性相對(duì)來說不夠理想，因而對(duì)其他工作的開展產(chǎn)生了更大的阻礙，進(jìn)一步制約了對(duì)高校的整體教育水平的提高[3]。

2? 人事檔案在高校人力資源管理中的重要性

高校開展人事檔案管理工作的初衷，一方面是為了更便利地進(jìn)行人力資源管理，兩者之間的有機(jī)結(jié)合，才能更全面更充分地為高校的良好發(fā)展奠定基礎(chǔ);另一方面，保證人事檔案的完整性和真實(shí)性的基礎(chǔ)上，不僅能為高校領(lǐng)導(dǎo)階層在進(jìn)行各種重大決策時(shí)，提供重要的參考依據(jù)[4]，并且高?？梢酝ㄟ^人事檔案記錄的相關(guān)信息，來完善各項(xiàng)規(guī)章制度的制定，更好的保障了各項(xiàng)管理工作的高效運(yùn)行。由此可見，人事檔案在高校人力資源管理中扮演的角色是極其重要且不可替代的[5]。

3? 人事檔案在高校人力資源管理中的應(yīng)用途徑

3.1 健全人事檔案管理制度 推動(dòng)人事檔案管理法制化

從人事檔案發(fā)展的長(zhǎng)遠(yuǎn)歷程來看，首先要做的理應(yīng)是建立一套健全的人事檔案管理制度，有效地規(guī)范人事檔案的相關(guān)工作細(xì)節(jié)，包括建立檔案的信息收集與整理、歸檔的信息更新、檔案私密保管以及后期的利用與調(diào)動(dòng)等各個(gè)項(xiàng)目，都要實(shí)行嚴(yán)格的制度化管理，從而更好地提高各項(xiàng)工作的執(zhí)行力度，對(duì)人事檔案的信息登記工作進(jìn)行及時(shí)的更新與完善，在檔案的保管工作中，亦要按照科學(xué)的分類進(jìn)行整理，從人員的分類逐漸過渡到職能的分類中，并隨著高校的規(guī)模擴(kuò)建，實(shí)時(shí)的建立更全面的分類準(zhǔn)確且編排有序的分類體系，提高每卷檔案的完整性、真實(shí)性以及實(shí)用性的同時(shí)，保障人事檔案的管理工作能有序的開展。

其次，要適當(dāng)?shù)耐苿?dòng)人事管理的法制化，在法制基礎(chǔ)上對(duì)管理制度進(jìn)行不定期的改進(jìn)與完善，保障人事檔案的管理工作有法可依，且每個(gè)程序正常運(yùn)轉(zhuǎn)的同時(shí)，必須是建立在相關(guān)法律知識(shí)的依據(jù)之下，高校人力資源部門可以通過定期的法制宣傳工作，來提升人事檔案管理工作的自覺性和強(qiáng)化意識(shí)，且按照相關(guān)的規(guī)章制度和法制規(guī)定，對(duì)不同的檔案的真實(shí)性以及完整性具備強(qiáng)有力的甄別能力，并且能夠更具精細(xì)化地完成相關(guān)審核工作，以此保證每卷檔案的信息能夠準(zhǔn)確無誤地進(jìn)行登記，在科學(xué)分類以后，妥善地完成最后的裝訂工作。

3.2 建立數(shù)字化信息管理系統(tǒng) 維護(hù)信息完整性與真實(shí)性

隨著數(shù)字化社會(huì)的變化與發(fā)展，在高校人事制度改革的大環(huán)境之下，雖然人事檔案的功能有所削弱，但改革的重點(diǎn)不是為了取締高校人事檔案的內(nèi)容管理，而是為了更好提升其管理工作的效率，更好地為人力資源工作開展提供便捷化的服務(wù)。

為了更好的維護(hù)高校人事檔案的真實(shí)性和完整性，通過在高校的檔案管理工作中加強(qiáng)各部門的協(xié)調(diào)工作，并適當(dāng)?shù)慕⑷耸鹿芾淼男畔⒒到y(tǒng)，實(shí)現(xiàn)各部門之間的信息共享。在進(jìn)行校園網(wǎng)的創(chuàng)建時(shí)，可以適時(shí)的將高校的人力資源管理系統(tǒng)、財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)以及其他相關(guān)管理系統(tǒng)等進(jìn)行統(tǒng)一整合，建立一套便于進(jìn)行信息交流與共享的數(shù)字化信息管理系統(tǒng)，并實(shí)行相對(duì)開放的管理，以便于適應(yīng)現(xiàn)代信息化技術(shù)的要求，確保人事檔案信息管理的完整性，更有效地提升管理工作的效率與質(zhì)量。

另一方面，現(xiàn)今社會(huì)的服務(wù)意識(shí)與人本觀念亦隨著社會(huì)的發(fā)展，在不斷地增強(qiáng)，為了更好地促使人事檔案信息能夠被多元化的利用，互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)發(fā)揮了相當(dāng)重要的作用，在進(jìn)行人事檔案的管理工作時(shí)，可以有效的借助數(shù)字化技術(shù)，推動(dòng)管理工作逐漸從靜態(tài)的存儲(chǔ)工作，向主動(dòng)個(gè)性化服務(wù)中轉(zhuǎn)變，完成人事檔案相關(guān)信息的主動(dòng)收集與整理，并切實(shí)地落實(shí)好檔案的隱私保護(hù)工作，積極地為高校建設(shè)提供強(qiáng)有力的數(shù)據(jù)支撐，并在檔案的歸檔工作中，更全面地添加動(dòng)態(tài)性的電子信息，保障檔案信息的真實(shí)性。

3.3 建立人事檔案的信息集成管理模式 提升檔案利用價(jià)值

高校的人事檔案管理伴隨著社會(huì)的經(jīng)濟(jì)趨勢(shì)，正處于穩(wěn)步的發(fā)展當(dāng)中，相對(duì)開放的檔案信息共享以及管理與利用，逐漸成為檔案管理工作發(fā)展的方向，為了更高效的協(xié)助高校建設(shè)數(shù)字化的人事檔案管理系統(tǒng)，可以通過建立相對(duì)健全的信息集成管理模式，來更好的保障人事檔案的安全性能，同時(shí)更快捷地提升其檔案的利用價(jià)值。

傳統(tǒng)人事紙質(zhì)檔案為了確保各檔案工作的安全運(yùn)行，對(duì)于缺少授權(quán)文件的人員是禁止入內(nèi)的，這雖然在一定程度上保護(hù)了人事檔案的私密性，但是反而使得檔案真實(shí)的利用價(jià)值沒有及時(shí)地展現(xiàn)，檔案的信息更新也相對(duì)來說比較滯后，現(xiàn)今學(xué)?？梢越柚鷶?shù)字化技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的集成管理模式，實(shí)時(shí)地將紙質(zhì)檔案完成數(shù)字化檔案的轉(zhuǎn)變，并且在以后的人事檔案管理工作中，通過互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)及時(shí)地完成相關(guān)人事檔案的建立與信息更新，同步進(jìn)行校園人事檔案網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的設(shè)置，添加相應(yīng)的信息查詢和檢索以及認(rèn)證通道，滿足用戶對(duì)于人事檔案信息的實(shí)施查閱以及調(diào)動(dòng)利用，更快捷的實(shí)現(xiàn)人事檔案的實(shí)用性，其利用價(jià)值也得到大幅度的提升。

3.4 建設(shè)核心管理隊(duì)伍 保障檔案管理工作正常運(yùn)行

現(xiàn)階段的大多數(shù)高校，都建立了與自身教學(xué)目標(biāo)相匹配的教職工人事檔案管理系統(tǒng)，這也就意味著，對(duì)于從事人事檔案管理工作的管理人員的技能要求亦有所加高，因此，高校在推動(dòng)人事檔案的數(shù)字化建設(shè)的同時(shí)，同步提升管理人員的技能水平與工作質(zhì)量。

首先，人事檔案工作在逐步地實(shí)行信息化管理的過程中，要實(shí)時(shí)的提升管理人員的計(jì)算機(jī)操作技能水平，不定期地開展各項(xiàng)計(jì)算機(jī)技術(shù)的培訓(xùn)以及考核，及時(shí)的完善管理工作中的各項(xiàng)實(shí)際問題，盡可能地減少檔案信息更新操作的失誤，保障信息錄入的高效性與準(zhǔn)確性。

其次，管理人員對(duì)于高校人事檔案存在的重要性以及實(shí)際價(jià)值要有極其清晰的認(rèn)知，高校要實(shí)時(shí)地培養(yǎng)他們對(duì)于檔案管理工作的熱情，以便于開展工作時(shí)能夠養(yǎng)成膽大心細(xì)的好習(xí)慣，盡可能避免一些不必要的錯(cuò)誤出現(xiàn)，并且要建設(shè)一支專業(yè)的核心隊(duì)伍，通過采取更具針對(duì)性的管理措施，提升管理人員自身專業(yè)技能的同時(shí)，亦要注重培養(yǎng)他們的職業(yè)素養(yǎng)，以保障檔案管理工作的順利運(yùn)行，為各高校的發(fā)展發(fā)揮出更大的潛力與才能。

4? 結(jié)語(yǔ)

綜上述而言之，高校的人力資源部門在進(jìn)行人事檔案的管理工作中，不僅要與時(shí)俱進(jìn)地跟上現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展節(jié)奏，充分地認(rèn)識(shí)到人事檔案在高校人力資源工作中的重要性，更要合理地借助現(xiàn)代化手段完成管理制度與策略的實(shí)時(shí)更新，貫徹執(zhí)行力度，實(shí)現(xiàn)人事檔案的利用價(jià)值，更加全面地保障人事檔案的管理工作在整體上有所提升，進(jìn)一步促進(jìn)高校的人力資源工作能夠更加科學(xué)有效的開展。

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