大數(shù)據(jù)環(huán)境下的國企檔案信息化管理探析

俞雯靜 桂波 高渝 宋若鵬 臧家寧

摘? 要：大數(shù)據(jù)的出現(xiàn)和應(yīng)用為國企檔案管理工作提供了前進(jìn)思路和發(fā)展方向。目前，為更好提升檔案管理效率，開拓檔案資料價(jià)值，在一些國企內(nèi)部，逐漸推行起了信息化管理的檔案管理模式。本文聚焦于國企檔案的信息化管理工作，先是分析了大數(shù)據(jù)時(shí)代國企檔案信息化管理的優(yōu)勢，隨后又對檔案信息化管理做出策略分析，以此促進(jìn)國企檔案管理工作的發(fā)展和完善。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)環(huán)境? 國企檔案? 信息化管理? 策略分析

中圖分類號：G270.7? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 文章編號：1674-098X（2020）10（b）-0144-03

Abstract： The emergence and application of big data provide a forward thinking and development direction for the archives management of state-owned enterprises. At present， in order to better improve the efficiency of file management and expand the value of archives， the file management mode of information management has been gradually implemented in some state-owned enterprises. This paper focuses on the information management of state-owned enterprise archives， first analyzes the advantages of state-owned enterprise archives information management in the era of big data， and then makes a strategic analysis of archives information management， so as to promote the development and improvement of state-owned enterprise archives management.

Key Words： Big data environment; State owned enterprise archives; Information management; Strategy analysis

在國企管理系統(tǒng)中，檔案管理是一項(xiàng)非常重要的工作。然而，在傳統(tǒng)檔案管理模式下，檔案管理的效率較低，并且往往需要投入大量的人力、物力進(jìn)行檔案管理工作。而隨著國企事業(yè)的發(fā)展壯大，這種傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)難以滿足企業(yè)發(fā)展需求。因此，當(dāng)前，隨著大數(shù)據(jù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)的進(jìn)步，國企檔案管理正逐漸向信息化管理的方向轉(zhuǎn)變。本文認(rèn)為，信息化管理不僅能改變之前傳統(tǒng)管理模式下存在的諸多弊端，并且能為國企的檔案管理事業(yè)提供更加多元的發(fā)展方向和探索空間。因此，有必要針對國企檔案的信息化管理展開詳細(xì)討論。

1? 國企檔案信息化管理的優(yōu)勢

從總體上看，國企檔案信息化管理具備高效、準(zhǔn)確、共享的特質(zhì)。在對檔案進(jìn)行管理時(shí)，通過充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)、大數(shù)據(jù)的優(yōu)勢，能有效提升檔案管理的科學(xué)性和便捷性。具體來講，國企檔案信息化管理具備以下優(yōu)勢。

1.1 提升檔案管理效率

在傳統(tǒng)檔案管理模式中，檔案的管理一般是通過人工錄入、手動篩選和擺放等來進(jìn)行的，在這種模式下，企業(yè)往往需要投入較大的人力和物力來對檔案進(jìn)行專門化管理。而通過在檔案管理中引入大數(shù)據(jù)技術(shù)，從而將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案，工作人員在進(jìn)行檔案管理時(shí)，工作效率會提升更快。具體體現(xiàn)在以下幾點(diǎn)：首先，檔案儲存效率提升。在傳統(tǒng)的檔案儲存模式下，工作人員往往需要花費(fèi)大量功夫進(jìn)行檔案接收、入庫和存放工作，而在信息化管理模式下，只需要在計(jì)算機(jī)上進(jìn)行操作，便能實(shí)現(xiàn)電子檔案的即時(shí)接收和入庫。其次，檔案查找效率提升。在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的管理中，要想查閱特定檔案，工作人員往往需要根據(jù)檔案擺放標(biāo)準(zhǔn)、查找檔案擺放位置，經(jīng)過一系列繁瑣的程序，才能查閱到相關(guān)檔案，而在信息化管理模式下，工作人員只需在計(jì)算機(jī)內(nèi)輸入檔案的編碼或名稱，便能即時(shí)調(diào)出相關(guān)檔案，從而實(shí)現(xiàn)檔案查找效率的提升。再次，在人員管理上，傳統(tǒng)檔案管理往往需要花費(fèi)更大的人力進(jìn)行管理，而現(xiàn)在，在國企的檔案部門，往往只有一兩位人員在負(fù)責(zé)檔案管理事項(xiàng)，這一方面減少了國企的人力成本，另一方面也減輕了工作人員的壓力，提升了工作人員的效率。最后，在信息化檔案管理模式下，檔案不再需要紙質(zhì)版的呈現(xiàn)形式，這在某種程度上也實(shí)現(xiàn)了減少紙質(zhì)浪費(fèi)，促進(jìn)資源節(jié)約的目的。

1.2 保證檔案清晰記錄

檔案管理的目的便是對企業(yè)、部門、人員的來源、過往信息進(jìn)行記錄，從而對其進(jìn)行信息調(diào)查和背景洞悉。然而，在傳統(tǒng)檔案管理模式中，由于檔案更多是以紙質(zhì)版形式呈現(xiàn)的，因此隨著時(shí)間的流逝，紙張很可能出現(xiàn)褪色、發(fā)黃、卷頁、殘頁的現(xiàn)象，從而不利于對企業(yè)或員工過往信息的準(zhǔn)確獲取。而在大數(shù)據(jù)時(shí)代，由于每個(gè)人的信息都可以轉(zhuǎn)換成一定的符碼，并通過合理有序的形式表現(xiàn)出來，因此，這種電子版的記錄更便于信息的保存。在信息化檔案管理中，任何一個(gè)人的信息不會因年代久遠(yuǎn)而褪色，任何人的身份不會因檔案丟失而備受質(zhì)疑。信息化檔案不僅能清晰地記錄最初紙質(zhì)版檔案中所具備的所有信息，還能對更加細(xì)節(jié)的內(nèi)容進(jìn)行準(zhǔn)確記錄，如圖像、日期、數(shù)據(jù)等。此外，當(dāng)前許多國企都引入了智能化數(shù)據(jù)保護(hù)機(jī)制，通過加密算法、區(qū)塊鏈等技術(shù)，能有效避免不法人員對檔案的更改，從而最大化保護(hù)檔案安全，提升檔案價(jià)值。

1.3 促進(jìn)檔案內(nèi)容遠(yuǎn)程共享

對許多國企而言，在進(jìn)行項(xiàng)目合作時(shí)，往往需要先對合作伙伴進(jìn)行檔案共享，從而使雙方獲取關(guān)于彼此的可靠信息、鞏固雙方的合作。在信息化檔案管理模式下，企業(yè)能突破傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案信息共享的局限性，打破雙方的空間距離，從而實(shí)現(xiàn)檔案內(nèi)容的遠(yuǎn)程共享。檔案共享主要是基于大數(shù)據(jù)技術(shù)而進(jìn)行的，主要原理如下：首先，數(shù)據(jù)信息能被實(shí)時(shí)記錄。當(dāng)前，由于許多資料都能轉(zhuǎn)化為電子版，這就使得企業(yè)內(nèi)部的信息、企業(yè)發(fā)展的概況以及企業(yè)人事的變動等都能轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)，在數(shù)據(jù)庫中記錄下來。其次，數(shù)據(jù)信息能被智能化分析。專業(yè)的檔案管理人員會對數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，在分析時(shí)，有時(shí)也會結(jié)合自動化技術(shù)、人工智能技術(shù)等，對數(shù)據(jù)信息進(jìn)行智能化排列和組合，從而將紛繁復(fù)雜的信息轉(zhuǎn)換成有序排列的有價(jià)值的資料。最后，檔案內(nèi)容被遠(yuǎn)程共享。即專業(yè)人員通過使用遠(yuǎn)距離通訊設(shè)備，便能實(shí)現(xiàn)點(diǎn)對點(diǎn)即時(shí)傳播，從而促進(jìn)檔案內(nèi)容的遠(yuǎn)距離共享。

2? 國企檔案信息化管理的策略分析

2.1 做好硬件設(shè)施建設(shè)

功能完善的硬件設(shè)施是做好檔案信息化管理的重要物質(zhì)基礎(chǔ)。目前，國企內(nèi)部還廣泛存在著硬件設(shè)施跟不上的情況，具體體現(xiàn)在思想和行為兩個(gè)方面：在思想層面，許多國企內(nèi)部的檔案管理人員認(rèn)為，檔案管理信息化便是利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行電子檔案的輸入、保存和調(diào)取等，從而忽略了對路由器、計(jì)算機(jī)設(shè)備等的關(guān)注;在行為層面，檔案管理人員對硬件設(shè)備的維修和保護(hù)工作還較為滯后。當(dāng)前，一些國企單位還保留著許多較為老舊的計(jì)算機(jī)，這些計(jì)算機(jī)年代久遠(yuǎn)，使用時(shí)間較長，里面的軟件更新速度慢、有的甚至經(jīng)常發(fā)生卡頓現(xiàn)象，這些問題的存在，有時(shí)甚至導(dǎo)致電子版檔案甚至還不如紙質(zhì)檔案的管理效率高，從而極大制約了信息化管理的前進(jìn)步伐。

2.2 做好檔案更新工作

做好檔案管理工作，主要可以從以下幾點(diǎn)展開：首先，定期對檔案進(jìn)行更新，包括對紙質(zhì)檔案和電子檔案的更新。在更新檔案時(shí)，要清除無效檔案、規(guī)范檔案格式、補(bǔ)充缺失檔案等。一般而言，先更新紙質(zhì)版檔案，隨后在此基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)電子版檔案的自動更新。其次，更新管理手段。在對傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案進(jìn)行管理時(shí)，管理人員通常采取的是分層管理的手段，即根據(jù)檔案信息和信息的重要程度對其進(jìn)行分類，對其中一些涉及機(jī)密信息的檔案進(jìn)行加密處理，只有在滿足特定要求的情況下才會公開檔案內(nèi)容。那么在進(jìn)行電子版檔案管理時(shí)，也可以采取這種分層管理的手段，比如可以將秘密文件派給專人進(jìn)行保管，要想查閱涉密檔案，必須要有上級領(lǐng)導(dǎo)批示。

2.3 開發(fā)智能化檔案管理系統(tǒng)

智能化是當(dāng)今許多行業(yè)發(fā)展的大趨勢，隨著人工智能技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)的進(jìn)步，人們可以在生活的方方面面實(shí)現(xiàn)行動和管理上的突破和創(chuàng)新。而在檔案管理方面，智能化檔案管理系統(tǒng)結(jié)合了計(jì)算機(jī)和大數(shù)據(jù)的優(yōu)勢，理想中的智能化檔案管理系統(tǒng)，能充分實(shí)現(xiàn)檔案的自動查詢、歸類、管理、篩選等工作，從而使整個(gè)流程處在有條不紊的自動化管理之中。

對一些具備實(shí)力、資金的國企來說，可以在智能化檔案管理方面做出嘗試。具體能從以下三點(diǎn)做起：第一點(diǎn)，需要增強(qiáng)數(shù)據(jù)分析能力。智能化的前提是具備強(qiáng)大的數(shù)據(jù)洞察、數(shù)據(jù)清理和數(shù)據(jù)分析能力，因此，對國企而言，可以通過引進(jìn)人才、加強(qiáng)技術(shù)培訓(xùn)等方式，不斷增強(qiáng)數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)分析能力。第二點(diǎn)，需要增強(qiáng)智能化檔案管理能力。對國企內(nèi)部的檔案管理人員來說，其原始的檔案歸類、檔案管理知識還可以繼續(xù)使用，但是在原有檔案管理的基礎(chǔ)之上，還需要不斷做出創(chuàng)新，增加對智能化管理的學(xué)習(xí)，從而實(shí)現(xiàn)人工管理和智能化管理的有機(jī)結(jié)合。第三點(diǎn)，要對智能化管理系統(tǒng)做出定時(shí)更新和維護(hù)。正如每一個(gè)電子軟件都會隨時(shí)間推移而不斷更新，對智能化管理系統(tǒng)而言，也是如此，它需要經(jīng)過持續(xù)的更新，相繼推出2.0、3.0版本，來不斷完善自身的功能，從而使檔案的信息化管理工作做得更好。

2.4 提升管理人員綜合素質(zhì)

為提升管理人員的綜合素質(zhì)，主要可以從以下幾點(diǎn)做起：首先，提升檔案管理人員的技術(shù)應(yīng)用水平。在這里，技術(shù)主要包括計(jì)算機(jī)技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)、硬件維修技術(shù)等。通過定期開展技術(shù)培訓(xùn)、進(jìn)行技術(shù)競賽等方式，能有效提升管理人員的技術(shù)應(yīng)用水平。其次，增強(qiáng)檔案管理人員的綜合統(tǒng)籌能力。在檔案管理中，由于檔案錄入、歸類、擺放、調(diào)取等是一項(xiàng)較為繁雜的事務(wù)，因此要不斷增強(qiáng)檔案管理人員的綜合統(tǒng)籌能力。最后，提升檔案管理人員的職業(yè)責(zé)任感。檔案記錄著過去，連接著未來，檔案關(guān)系到許多員工的未來發(fā)展，因此在進(jìn)行檔案管理時(shí)，要增強(qiáng)檔案管理人員的責(zé)任心和道德感，加強(qiáng)對職業(yè)道德的建設(shè)，從而使檔案管理工作落實(shí)地更好。

2.5 建設(shè)數(shù)字化檔案館

建設(shè)數(shù)字化檔案館，往往要經(jīng)歷一套系統(tǒng)的程序：首先，需要國企各個(gè)部門之間的相互配合。在國企內(nèi)部存在著多個(gè)部門，在建設(shè)數(shù)字化圖書館時(shí)，除了發(fā)揮檔案管理部門的作用，還需要廣泛調(diào)動其他部門的參與。比如，技術(shù)部門可以為數(shù)字化檔案館的建設(shè)提供技術(shù)支持，人力資源部門可以為數(shù)字化檔案館的建設(shè)提供人才資源統(tǒng)籌表，其他部門可以為其提供人手和信息等。其次，需要建立統(tǒng)一的數(shù)字化管理平臺。為節(jié)省效率，在建設(shè)數(shù)字化檔案館時(shí)，需要建立一個(gè)統(tǒng)一的平臺。在平臺之上，各方信息相互聚集，眾人出謀劃策，從而在思想的交流碰撞中，搭建出比較科學(xué)合理的管理平臺。最后，要意識到數(shù)字化檔案館的建設(shè)是一項(xiàng)長期工程，只有不斷更新里面的檔案信息和操作流程，才能使數(shù)字化檔案館永葆長青。因此要做好長期作戰(zhàn)的準(zhǔn)備，在之后的歲月里，不斷完善其功能。

3? 結(jié)語

隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的來臨，人們的一舉一動、各類信息都能以數(shù)據(jù)形式保存下來，這極大地方便了個(gè)人信息的數(shù)字化管理。本文首先分析了在國企當(dāng)中，對檔案進(jìn)行信息化管理的優(yōu)勢，如提升檔案管理效率、保證檔案清晰記錄、促進(jìn)檔案內(nèi)容遠(yuǎn)程共享。其次又結(jié)合筆者自身經(jīng)驗(yàn)，為如何促進(jìn)檔案信息化管理提出了建設(shè)性意見，如做好硬件設(shè)施建設(shè)、做好檔案更新工作、開發(fā)智能化檔案管理系統(tǒng)、提升管理人員綜合素質(zhì)，以及建設(shè)數(shù)字化檔案館等。

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