林潔,張尉(通信作者),曾興永
1 福建醫(yī)科大學(xué)附屬協(xié)和醫(yī)院設(shè)備處 (福建福州 350001);2 福建醫(yī)科大學(xué)附屬協(xié)和醫(yī)院平潭分院醫(yī)院辦公室 (福建福州 350400);3 福建省職業(yè)病與化學(xué)中毒預(yù)防控制中心黨委辦公室 (福建福州 350025)
隨著我國醫(yī)藥衛(wèi)生體制改革的不斷深入,醫(yī)學(xué)裝備作為醫(yī)院管理要素之一,在提升診療水平、增強(qiáng)核心競爭力等方面發(fā)揮了非常重要的作用,愈發(fā)受到各類醫(yī)療機(jī)構(gòu)的關(guān)注與重視[1]。根據(jù)國家對等級醫(yī)院評價及醫(yī)療器械監(jiān)管的要求,相關(guān)部門應(yīng)對醫(yī)療器械的研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營、使用等環(huán)節(jié)建立必要的信息鏈,以保證在特定條件下的指令發(fā)布、流通管控,確保醫(yī)學(xué)裝備的安全流通和使用,保障使用單位和就診患者的利益。鑒于醫(yī)學(xué)裝備種類多、數(shù)量大、分布范圍廣、經(jīng)濟(jì)價值大等特點(diǎn),傳統(tǒng)設(shè)備管理模式已無法滿足對醫(yī)學(xué)裝備管理的需求[2]。因此,須在健全醫(yī)學(xué)裝備廠商信息數(shù)據(jù)庫的基礎(chǔ)上,對醫(yī)學(xué)裝備管理功能模塊進(jìn)行需求評估,發(fā)現(xiàn)、分析運(yùn)營過程中出現(xiàn)的問題并進(jìn)行功能持續(xù)改進(jìn),為實(shí)現(xiàn)醫(yī)學(xué)裝備科學(xué)、規(guī)范管理提供參考依據(jù)。現(xiàn)通過Delphi法,函詢調(diào)查醫(yī)學(xué)裝備管理領(lǐng)域有關(guān)專家及工作者,從積極系數(shù)、意見集中程度出發(fā),評估系統(tǒng)新增模塊功能,同時訪談系統(tǒng)運(yùn)行利益相關(guān)者,獲得其主觀體驗(yàn)與反饋,為系統(tǒng)流程再造與持續(xù)改進(jìn)提供可行性建議。
函詢調(diào)查選取了來自衛(wèi)生行政部門、醫(yī)療機(jī)構(gòu)、醫(yī)學(xué)高校設(shè)備管理處有關(guān)專家及工作者,包括但不限于設(shè)備處負(fù)責(zé)人、維修采購員、維修工程師、臨床人員、系統(tǒng)管理員等,均對當(dāng)前醫(yī)學(xué)裝備管理現(xiàn)狀與系統(tǒng)建設(shè)有一定認(rèn)識,能根據(jù)自身工作經(jīng)歷進(jìn)行調(diào)查內(nèi)容判斷,提出對系統(tǒng)新增功能模塊的實(shí)際需求,符合醫(yī)院現(xiàn)有業(yè)務(wù)流程。
質(zhì)性訪談選取了系統(tǒng)運(yùn)行過程中所涉及的利益相關(guān)者,包括但不限于臨床科室、設(shè)備處、財務(wù)處有關(guān)人員及設(shè)備供應(yīng)商、系統(tǒng)管理員等,收集其在系統(tǒng)運(yùn)行過程中的主觀體驗(yàn)與問題反饋,并提出針對性建議。
1.2.1 文獻(xiàn)研究法
主要通過CNKI、維普等數(shù)據(jù)庫搜集我國醫(yī)學(xué)裝備管理有關(guān)政策性資料、研究現(xiàn)況、發(fā)展方向等內(nèi)容,匯總、歸納有關(guān)研究成果及其觀點(diǎn)。
1.2.2 現(xiàn)場調(diào)查法
選取醫(yī)學(xué)裝備管理領(lǐng)域有關(guān)專家及工作者進(jìn)行函詢調(diào)查,訪談系統(tǒng)運(yùn)行利益相關(guān)者,形成有關(guān)定性與定量資料。(1)Delphi法:通過編制《醫(yī)學(xué)裝備物資溯源管理系統(tǒng)新增模塊需求調(diào)查》函詢表,函詢內(nèi)容包括醫(yī)學(xué)裝備購置論證、設(shè)備檔案維護(hù)、設(shè)備運(yùn)營、設(shè)備數(shù)據(jù)統(tǒng)計等功能模塊,涵蓋了相應(yīng)的設(shè)備基礎(chǔ)信息、設(shè)備身份標(biāo)識、設(shè)備報修、設(shè)備巡檢、設(shè)備故障率與經(jīng)濟(jì)效益分析等內(nèi)容,共分為“非常重要、比較重要、一般、不太重要、不重要”5個評價維度,并以“5-1”賦值便于后續(xù)統(tǒng)計;如表1所示,選取衛(wèi)生行政部門2人、醫(yī)療機(jī)構(gòu)22人、高校6人作為函詢調(diào)查對象,樣本來源于不同單位及崗位,均有從事設(shè)備綜合管理、采購、維修等經(jīng)歷,具有一定代表性。(2)利益相關(guān)者質(zhì)性訪談法:從醫(yī)院現(xiàn)有醫(yī)學(xué)裝備管理業(yè)務(wù)流程出發(fā),選取系統(tǒng)運(yùn)行利益相關(guān)者進(jìn)行質(zhì)性訪談,結(jié)合工作背景,收集其主述的有關(guān)系統(tǒng)使用的主觀經(jīng)驗(yàn)與問題反饋,分析影響程度大小,提出持續(xù)改進(jìn)建議與措施。
表1 函詢調(diào)查對象來源、入選條件與人數(shù)
依據(jù)函詢調(diào)查結(jié)果,分別采用各數(shù)據(jù)占比、平均值法進(jìn)行數(shù)據(jù)統(tǒng)計;運(yùn)用變異系數(shù)(CV)、積極系數(shù)、協(xié)調(diào)系數(shù)(W)等指標(biāo)進(jìn)行結(jié)果可靠性分析;同時,基于各系統(tǒng)利益相關(guān)者對系統(tǒng)運(yùn)行的利益關(guān)系、主要資源、對改進(jìn)的影響力及意愿等因素,尋找關(guān)鍵問題,形成系統(tǒng)持續(xù)改進(jìn)的方法與策略。
2.1.1 積極系數(shù)
積極系數(shù)即函詢調(diào)查表的回收率,表示有關(guān)專家及工作者對研究的重視程度[3]。本研究發(fā)放調(diào)查問卷30份,回收28份,回收率為93.33%(≥80%),表明調(diào)查對象對系統(tǒng)新增模塊功能評估參與度與積極性較高。
2.1.2 意見集中程度
函詢調(diào)查結(jié)果中項目意見的集中程度體現(xiàn)在均數(shù)與滿分頻率,均數(shù)數(shù)值越大表示該項目的重要性越高,滿分頻率越高表示該項目越受調(diào)查對象的重視。如表2所示,調(diào)查對象對各項目評分的均值均>4,最大值為4.86,最小值為4.18;滿分頻率方面,設(shè)備檔案合同管理項目中得到的滿分頻率最高,為 89.29%;數(shù)值表明,函詢調(diào)查中的各項目內(nèi)容重要性高,在系統(tǒng)功能模塊建設(shè)的同時,應(yīng)更加關(guān)注設(shè)備檔案管理與設(shè)備身份識別等功能。
表2 函詢調(diào)查均數(shù)、滿分頻率統(tǒng)計
2.1.3 意見協(xié)調(diào)程度
意見的協(xié)調(diào)程度反映了調(diào)查對象對項目看法的一致性,常用變異系數(shù)和協(xié)調(diào)系數(shù)進(jìn)行表示[4]。變異系數(shù)即專家對某項目相對重要性的波動程度(協(xié)調(diào)程度),值越小,表明專家們對某項目的協(xié)調(diào)性越高[5]。如表3所示,函詢調(diào)查表中設(shè)備檔案合同管理和設(shè)備經(jīng)濟(jì)效益分析變異系數(shù)值最低,分別為0.117、0.111,其余各項目內(nèi)容變異系數(shù)大多低于0.2,表明單項函詢協(xié)調(diào)性高、波動性小,對于系統(tǒng)功能模塊的設(shè)置意見較為統(tǒng)一。注意,函詢調(diào)查前針對購置論證、設(shè)備檔案維護(hù)、設(shè)備運(yùn)營、設(shè)備數(shù)據(jù)統(tǒng)計、快捷功能等模塊,由調(diào)查對象依其工作經(jīng)驗(yàn)做出判斷,對其重要性做出排序,以便在系統(tǒng)改進(jìn)建設(shè)及改進(jìn)過程中有所側(cè)重。如表4所示,協(xié)調(diào)系數(shù)為0.391,協(xié)調(diào)系數(shù)檢驗(yàn)的P<0.05,在置信度為95%的情況下,結(jié)果可取,專家們對各項目內(nèi)容的重視程度一致性較高,結(jié)果可取。
2.2.1 購置論證
購置論證模塊涵蓋了擬購置設(shè)備的基本信息、預(yù)算金額、收入與維修保養(yǎng)費(fèi)用預(yù)估、同類設(shè)備效益對比等內(nèi)容。設(shè)備處依據(jù)臨床科室申購情況,及時審批、編報、調(diào)整采購預(yù)算金額,并根據(jù)所推薦品牌型號,充分進(jìn)行市場調(diào)研,論證技術(shù)參數(shù)與商務(wù)條款,為后續(xù)購置業(yè)務(wù)奠定堅實(shí)的基礎(chǔ)。
2.2.2 檔案維護(hù)
檔案維護(hù)模塊涵蓋了各類設(shè)備購置的項目檔案,包括設(shè)備品牌型號、設(shè)備編碼、設(shè)備價值、醫(yī)療器械注冊證、資質(zhì)證件有效期、采購合同及其附件、合同簽訂日期、保修日期等信息,便于臨床科室與設(shè)備處調(diào)取查詢,也為保修服務(wù)購置、維修采購提供參考依據(jù)[6]。
表3 函詢調(diào)查各項內(nèi)容變異系數(shù)
表4 協(xié)調(diào)系數(shù)結(jié)果及顯著性檢驗(yàn)
2.2.3 設(shè)備運(yùn)營
設(shè)備運(yùn)營模塊涵蓋了設(shè)備巡檢、設(shè)備報修、設(shè)備調(diào)劑、設(shè)備報廢等功能。通過該模塊,維修工程師可完成日常設(shè)備巡檢并進(jìn)行有效登記,臨床科室可及時進(jìn)行報修、調(diào)劑、報廢申請,設(shè)備處實(shí)時接收處置,提高業(yè)務(wù)效率,確保臨床診療工作順利開展[7]。
2.2.4 數(shù)據(jù)統(tǒng)計
設(shè)備數(shù)據(jù)統(tǒng)計模塊涵蓋了對設(shè)備全院科室分布、科室成本核算、效益與故障率分析等內(nèi)容的數(shù)據(jù)匯總與處理等內(nèi)容,對提高全院設(shè)備運(yùn)營效率、避免設(shè)備閑置浪費(fèi)、評估設(shè)備性能具有積極意義,也反作用于上述各環(huán)節(jié),有效輔助購置、維修決策的制定。
系統(tǒng)利益相關(guān)者指對系統(tǒng)運(yùn)行及持續(xù)改進(jìn)起到影響作用的對象,包括臨床科室、設(shè)備處、供貨商、財務(wù)處等。各利益相關(guān)者均期待依托系統(tǒng)簡化部分業(yè)務(wù)流程,提高業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)速度,但對不同的功能模塊需求不同,這便需要根據(jù)各方工作實(shí)際,協(xié)調(diào)、統(tǒng)一對系統(tǒng)運(yùn)行的有關(guān)意見與建議,達(dá)到功能持續(xù)改進(jìn)的目的[8]。
如表5所示,設(shè)備處對系統(tǒng)運(yùn)行與持續(xù)改進(jìn)的影響力高、改進(jìn)意愿強(qiáng),其作為醫(yī)學(xué)裝備管理的職能部門,負(fù)責(zé)購置論證、招標(biāo)采購、追蹤運(yùn)行、維修報廢、數(shù)據(jù)分析的全流程業(yè)務(wù),能依據(jù)工作特點(diǎn)準(zhǔn)確提出系統(tǒng)模塊需求,并進(jìn)行宏觀把控,在運(yùn)行過程中與系統(tǒng)開發(fā)商實(shí)時反饋存在的問題,實(shí)現(xiàn)持續(xù)改進(jìn);臨床科室作為醫(yī)學(xué)裝備管理與運(yùn)用部門,處于系統(tǒng)運(yùn)用的前段位置,涉及申購、運(yùn)行、報修、報廢等業(yè)務(wù),參與了設(shè)備全生命周期過程的管理,能針對各環(huán)節(jié)提出微觀改進(jìn)意見,方便臨床科室診療活動開展的同時為系統(tǒng)改進(jìn)提出要求,對于系統(tǒng)影響力較高,改進(jìn)意愿較強(qiáng);供貨商負(fù)責(zé)購置設(shè)備的送達(dá)及型號、序列號等信息的提供與屬性維護(hù),待修設(shè)備更換配件技術(shù)參數(shù)與報價方案的提供,涉及系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程較其他院內(nèi)利益相關(guān)者少,對于系統(tǒng)影響力一般,改進(jìn)意愿弱;財務(wù)處負(fù)責(zé)經(jīng)費(fèi)預(yù)算管理及付款業(yè)務(wù),因全院設(shè)備購置量大,付款方式多樣,涉及預(yù)付與決算,期望通過系統(tǒng)簡化業(yè)務(wù)流程,防止差錯,進(jìn)行設(shè)備經(jīng)濟(jì)效益分析與成本核算,對系統(tǒng)影響力較高,改進(jìn)意愿較強(qiáng)。
表5 系統(tǒng)利益相關(guān)者關(guān)系分析
綜上所述,在系統(tǒng)運(yùn)行過程中,需從各利益相關(guān)者需求出發(fā),發(fā)現(xiàn)關(guān)鍵問題,提出有關(guān)問題反饋與意見建議,為持續(xù)改進(jìn)奠定基礎(chǔ)。
通過訪談上述利益相關(guān)者,匯總系統(tǒng)運(yùn)行過程中出現(xiàn)的數(shù)據(jù)、檢索、信息更新等問題,并以編碼標(biāo)識、數(shù)據(jù)庫拓展、用戶培訓(xùn)作為持續(xù)改進(jìn)建議,促使系統(tǒng)優(yōu)化升級。
3.1.1 基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫不全,唯一性身份標(biāo)識混雜,缺乏統(tǒng)一性標(biāo)準(zhǔn)
系統(tǒng)中的設(shè)備基礎(chǔ)數(shù)據(jù)不全,全院設(shè)備量大,分布范圍廣,信息未能完整錄入,序列號、型號等信息填寫不規(guī)范或存在錯誤,無法對設(shè)備進(jìn)行精準(zhǔn)溯源,給檔案調(diào)取與數(shù)據(jù)查詢帶來了困難[9];此外,當(dāng)前院內(nèi)設(shè)備未實(shí)現(xiàn)條碼化管理,導(dǎo)致同類型同品牌同型號設(shè)備無唯一性身份區(qū)別與標(biāo)識,易造成混淆,也反作用于系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫的更新與完善。
3.1.2 信息更新滯后,業(yè)務(wù)流程進(jìn)展緩慢
系統(tǒng)涉及設(shè)備購置、維修模塊,當(dāng)有新增購置、維修業(yè)務(wù)發(fā)生時,便需要供貨商提供產(chǎn)品屬性、報價等信息并維護(hù)至系統(tǒng),但無法實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)庫的實(shí)時同步;同時,臨床科室購入設(shè)備或設(shè)備報廢后,系統(tǒng)未能即時更新,造成設(shè)備信息錯誤[10];此外,臨床科室、財務(wù)處不能及時獲得設(shè)備購置、維修或報廢等信息及各設(shè)備維修配件的價格信息,導(dǎo)致部分審批流程進(jìn)展緩慢,業(yè)務(wù)效率極大地降低。
3.1.3 查詢檢索功能無法滿足用戶需求
系統(tǒng)投入運(yùn)行后,隨著時間的推移,設(shè)備數(shù)據(jù)量不斷增大,在指導(dǎo)醫(yī)院制定購置、維修計劃及合理有效管理的同時,臨床科室只能在系統(tǒng)中檢索到本科室的設(shè)備信息,無法對其他科室進(jìn)行有效查閱,易形成信息孤島,進(jìn)而無法實(shí)現(xiàn)信息互聯(lián)共享[11];此外,在臨床科室急搶救設(shè)備調(diào)用時,除了向設(shè)備調(diào)配中心申請外,無法通過系統(tǒng)查看全院此類設(shè)備分布及現(xiàn)有運(yùn)行狀態(tài)并進(jìn)行申請;再者,關(guān)于設(shè)備狀態(tài)信息,缺少分類查詢統(tǒng)計功能,如在用設(shè)備數(shù)、送修設(shè)備數(shù)、報廢設(shè)備數(shù)等,導(dǎo)致臨床科室與設(shè)備處的管理效率降低。
3.1.4 業(yè)務(wù)主體不明確,流轉(zhuǎn)存在不暢
系統(tǒng)應(yīng)與醫(yī)院現(xiàn)有設(shè)備管理流程相適應(yīng),在設(shè)備報修過程中,涉及臨床科室、設(shè)備維修室、設(shè)備處、財務(wù)處等多部門人員,臨床科室報修時,需維修工程師現(xiàn)場查看故障后,選擇現(xiàn)場排除或送回維修室進(jìn)一步檢測維修,且需確定設(shè)備維修方式,包括廠商保修、維修室自修或第三方維修等;系統(tǒng)運(yùn)行過程中,缺少各階段辦理人員信息,業(yè)務(wù)主體不夠明確,無法及時了解維修流程,從而對臨床診療工作造成一定的影響。
3.1.5 設(shè)備巡檢功能有待細(xì)化完善
預(yù)防性維護(hù)可以有效降低設(shè)備故障率,減少維修工作量,從而降低維修費(fèi)用,延長設(shè)備使用壽命,提高設(shè)備應(yīng)用安全質(zhì)量[12]。若系統(tǒng)未將日常巡檢與預(yù)防性檢修相結(jié)合,只完成了日常巡檢的任務(wù)勾選,對在此過程中進(jìn)行的預(yù)防性維修未進(jìn)行記錄與說明,將導(dǎo)致問題無法及時反饋。
3.1.6 部分操作流程冗雜,缺少操作規(guī)程
系統(tǒng)建設(shè)與改進(jìn)受到人力、臨床業(yè)務(wù)實(shí)際、時間、經(jīng)費(fèi)等多種因素制約。該系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了設(shè)備處與各臨床科室日常業(yè)務(wù)的互聯(lián)互通,與設(shè)備處不同的是,臨床科室雖具有豐富的臨床與設(shè)備操作經(jīng)驗(yàn),但對系統(tǒng)規(guī)劃與應(yīng)用知識不足[13]。單一的系統(tǒng)設(shè)計與構(gòu)建導(dǎo)致部分操作流程冗雜,且無系統(tǒng)使用說明,缺少操作流程,將增加業(yè)務(wù)耗時,降低工作效率。
3.2.1 編制設(shè)備條碼信息,實(shí)現(xiàn)“一物一碼”
建立統(tǒng)一的醫(yī)學(xué)裝備編碼管理,對醫(yī)學(xué)裝備的身份界定具有不可替代的作用?!夺t(yī)療器械分類規(guī)則》與《醫(yī)療器械分類目錄》的制定確立了醫(yī)療器械的編碼基礎(chǔ),為設(shè)備代碼化管理提供了依據(jù)[14]。醫(yī)院可以此為契機(jī),系統(tǒng)可根據(jù)設(shè)備檔案信息生成條碼,作為全院設(shè)備唯一身份標(biāo)識。運(yùn)用現(xiàn)代物流追溯及管理技術(shù),采用二維條碼掃描,將“掃碼”作為貫穿設(shè)備購置、運(yùn)行、維修、報廢等全生命周期的管理工具,做到“一物一碼”,有效溯源與追蹤,進(jìn)而提高業(yè)務(wù)便利性與可及性。
3.2.2 拓展數(shù)據(jù)庫外延,便于信息查詢
數(shù)據(jù)庫是依靠數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)模型構(gòu)建的,數(shù)據(jù)模型符合現(xiàn)有數(shù)據(jù)架構(gòu),數(shù)據(jù)庫的更新、延展才能有效開展。在構(gòu)建數(shù)據(jù)庫時,為適應(yīng)未來的發(fā)展,系統(tǒng)應(yīng)具有可擴(kuò)展性和導(dǎo)出性,能進(jìn)行靈活配置,與醫(yī)院現(xiàn)有的醫(yī)院信息系統(tǒng)(HIS)、財物等系統(tǒng)連接,便于醫(yī)院各項數(shù)據(jù)彼此分享,提升醫(yī)院管理效率[15]。在數(shù)據(jù)查詢方面,系統(tǒng)應(yīng)可以進(jìn)行組合查詢,自動對各種獲取到的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)做出準(zhǔn)確快捷的評價,根據(jù)設(shè)備故障率、設(shè)備使用率等統(tǒng)計要求,生成種類不同的智能型報表、分析圖,便于系統(tǒng)使用者提取有效數(shù)據(jù)并進(jìn)行管理決策[16]。
3.2.3 重視預(yù)防性維修,強(qiáng)化質(zhì)量控制
預(yù)防性維修應(yīng)做到對設(shè)備的性能、常見故障等進(jìn)行有效的維修、保養(yǎng)工作,確保醫(yī)學(xué)裝備可以實(shí)時發(fā)揮效能,減少故障和意外情況的發(fā)生[17]。系統(tǒng)可根據(jù)設(shè)備技術(shù)白皮書與說明書生成預(yù)防性維護(hù)計劃、預(yù)防性維修記錄表及電子維護(hù)檔案,供臨床科室和醫(yī)院維修工程師查詢和審核,并配置維修工程師到期自動提醒功能,生成可視化工作進(jìn)度條及歷次任務(wù)巡檢報告單,全院范圍內(nèi)匯總此類設(shè)備常見問題與潛在的安全隱患,提高設(shè)備質(zhì)量管理與控制水平。
3.2.4 優(yōu)化操作流程,加強(qiáng)使用培訓(xùn)
系統(tǒng)應(yīng)有明確的操作規(guī)程、靈活的操作界面,且操作簡單,各業(yè)務(wù)流程的反饋和審核可以采取線上辦公,以節(jié)省時間;同時,在系統(tǒng)界面設(shè)置操作提示,加入“幫助”這一功能選項,配有各功能模塊使用流程及常見問題解答供點(diǎn)擊查看;此外,系統(tǒng)各功能模塊彼此串聯(lián),業(yè)務(wù)流程相互銜接[18];再者,加強(qiáng)使用培訓(xùn),在開展系統(tǒng)使用培訓(xùn)時應(yīng)根據(jù)功能模塊所針對的操作人員,發(fā)放操作手冊,多次、專題培訓(xùn),減少操作不當(dāng)帶來的影響。
總之,隨著高水平醫(yī)院建設(shè)進(jìn)程的不斷加快,先進(jìn)的信息技術(shù)將在醫(yī)療衛(wèi)生行業(yè)得到更為廣闊而全面的應(yīng)用。當(dāng)前的醫(yī)學(xué)裝備物資溯源管理系統(tǒng)已實(shí)現(xiàn)了醫(yī)用耗材、體外診斷試劑申購、審批、采購、倉儲、使用、賬務(wù)結(jié)算等業(yè)務(wù)功能,但對醫(yī)療設(shè)備的宏觀決策、微觀分析管理不足,這便要求醫(yī)學(xué)裝備管理部門以臨床需求為導(dǎo)向,整合現(xiàn)有業(yè)務(wù)流程,以實(shí)現(xiàn)購置論證、檔案維護(hù)、設(shè)備運(yùn)營、數(shù)據(jù)統(tǒng)計等醫(yī)學(xué)裝備全生命周期管理為目標(biāo),進(jìn)一步提升醫(yī)學(xué)裝備管理水平。