醫(yī)院人力資源管理信息系統(tǒng)的開發(fā)與應用

□ 龔怡琳 GONG Yi-lin 楊川 YANG Chuan 王慧卿 WANG Hui-qing*

隨著我國醫(yī)藥衛(wèi)生體制改革的不斷深入，以及人們對于醫(yī)療服務需求的快速增長，醫(yī)療市場的競爭愈發(fā)激烈，為了能夠在競爭中處于有利位置，醫(yī)院必須不斷提升綜合實力、推動自身發(fā)展[1-2]。人才隊伍建設以及人力資源管理是醫(yī)院發(fā)展的核心力量。隨著醫(yī)院規(guī)模的不斷擴大、職工數(shù)量的不斷增加，傳統(tǒng)的人事管理已經(jīng)難以適應現(xiàn)代醫(yī)院的發(fā)展，人力資源管理模式必須向多元化、系統(tǒng)化、動態(tài)化轉(zhuǎn)變[3-4]。大型三甲醫(yī)院職工數(shù)量較多，職工信息數(shù)據(jù)龐大，為規(guī)范管理流程、提高管理效率、改善職工體驗，提升醫(yī)院人力資源管理價值，建立一體化醫(yī)院人力資源管理信息系統(tǒng)顯得尤為必要。本文闡述了我院人力資源管理信息系統(tǒng)的開發(fā)和應用情況，利用該系統(tǒng)完成人事信息數(shù)據(jù)的結(jié)構(gòu)化、標準化，提供了統(tǒng)計分析的數(shù)據(jù)基礎，實現(xiàn)人事信息與醫(yī)院其他信息系統(tǒng)的實時共享交互。建立職工自助服務平臺，改善了職工服務體驗及滿意度，降低管理成本的同時提高了工作效率，有效解決了人力資源管理過程中遇到的問題，提升了醫(yī)院人力資源管理水平。

人力資源管理現(xiàn)狀

在醫(yī)藥衛(wèi)生體制改革的大背景下，我院集團化發(fā)展趨勢明顯，近年來建立了多個院區(qū)，規(guī)模不斷擴大，同時人力資源需求也不斷增加，相應地導致人力資源管理的工作量持續(xù)增長，工作壓力不斷加大，亟待通過信息技術(shù)提高管理效率、提升管理水平。

2016 年初，醫(yī)院已經(jīng)建成了面向患者、臨床、醫(yī)技、運營及系統(tǒng)保障的幾十個信息系統(tǒng)，這些信息系統(tǒng)都會使用到職工的基本信息數(shù)據(jù)。為了避免人事信息泄露風險，當時應用的人力資源信息系統(tǒng)為物理隔離方式，人事信息未能和醫(yī)院的其他信息系統(tǒng)互通互聯(lián)，形成了相對獨立的信息“孤島”。醫(yī)院信息化必須著眼于服務醫(yī)院集團化發(fā)展，逐步建立以區(qū)域信息交換為核心的區(qū)域醫(yī)療資源平臺，實現(xiàn)集團型組織內(nèi)醫(yī)療信息數(shù)據(jù)共享[5]。因此，打破信息“孤島”，在各個系統(tǒng)之間實現(xiàn)職工基本信息數(shù)據(jù)共享，已經(jīng)迫在眉睫。

人力資源管理信息系統(tǒng)的開發(fā)

為解決以上問題，醫(yī)院對人力資源管理信息系統(tǒng)進行轉(zhuǎn)型升級。信息系統(tǒng)構(gòu)建目標：一是要基于消息模式與集成平臺對接，規(guī)范人事數(shù)據(jù)和組織機構(gòu)數(shù)據(jù)源，實現(xiàn)各業(yè)務系統(tǒng)人事信息共享。二是要通過集成應用發(fā)揮人力資源管理工作的最大價值，推進協(xié)同辦公，切實提升人力資源管理效率。

1.共享人事數(shù)據(jù)平臺。原人力資源管理信息系統(tǒng)運行過程中，由于標準不統(tǒng)一、職責不清晰、操作不規(guī)范等原因，無法為全院提供準確及時的人員信息，造成院內(nèi)各業(yè)務系統(tǒng)自行建立標準、維護數(shù)據(jù)。不僅增加了工作量，還出現(xiàn)了不同系統(tǒng)中信息矛盾的現(xiàn)象。在新的人力資源信息系統(tǒng)建設時，建立了全院共享的人事數(shù)據(jù)平臺，實現(xiàn)了全院人事信息的一致性和唯一性。

首先，統(tǒng)一規(guī)范人事數(shù)據(jù)標準。制定了組織機構(gòu)編碼，明確了組織機構(gòu)管理層級，編制了涵蓋各類人員全職業(yè)周期的信息體系，共1800 余項。接著平滑遷移歷史數(shù)據(jù)。通過智能的數(shù)據(jù)遷移工具，按照數(shù)據(jù)分析、數(shù)據(jù)比對、數(shù)據(jù)整理、數(shù)據(jù)導入、數(shù)據(jù)校驗、數(shù)據(jù)確認的步驟，完成了組織機構(gòu)、崗位以及各類人員近百萬條數(shù)據(jù)的完整遷移。最終搭建人力資源管理信息系統(tǒng)框架，同時基于消息模式實現(xiàn)了與集成平臺的對接(圖1)。

2.規(guī)范的業(yè)務應用。信息的集成共享對人力資源管理信息系統(tǒng)提出了更高的要求，因此需要通過規(guī)范的業(yè)務應用來驅(qū)動數(shù)據(jù)的動態(tài)更新。醫(yī)院在系統(tǒng)建設和應用階段，采取以下措施保證信息的及時性、有效性以及完整性。

首先，明確信息來源。不同類型職工，進入方式不同，信息要求也不相同，因此要求系統(tǒng)采集檔案信息的方式也不同。對于選錄的畢業(yè)生，為降低其重復錄入的工作量，保證招聘前后信息的一致性，系統(tǒng)通過一鍵式導入功能實現(xiàn)招聘簡歷庫與信息庫的完美對接。對于調(diào)入職工和合同制人員，根據(jù)信息要求設置不同的業(yè)務模板，明確填寫規(guī)范，規(guī)定必填項目，業(yè)務人員可通過錄入或?qū)氲姆绞酵瓿蓹n案信息的首次采集。

其次，分工協(xié)作。以管理職責為依據(jù)，按照條線結(jié)合的方式，授權(quán)不同的業(yè)務人員維護不同的信息。人事處維護在職職工信息、教育處維護學生信息、醫(yī)務處維護醫(yī)生處方權(quán)限信息、紀委監(jiān)察室維護專家相關信息等。

再次，業(yè)務聯(lián)動信息。系統(tǒng)中設置了入離調(diào)轉(zhuǎn)、出國出境、合同續(xù)簽共計20 余個業(yè)務流程。每個業(yè)務流程結(jié)束后，系統(tǒng)都會自動更新相關信息。

最后，智能預警提醒。根據(jù)業(yè)務需要設置了預警條件，隨時監(jiān)控系統(tǒng)內(nèi)所有數(shù)據(jù)，一旦出現(xiàn)相關情況立即觸發(fā)預警，相關人員即可啟動業(yè)務處理，比如合同到期職工的合同續(xù)簽，出國人員歸國后各項工作的提醒(如恢復工資發(fā)放)等，使以往很多依靠人工發(fā)現(xiàn)和被動應付的工作轉(zhuǎn)變?yōu)橄到y(tǒng)自動控制、技術(shù)主動處理。

3.便捷的考勤填報及審批。考勤管理作為醫(yī)院人力資源管理的一項基本內(nèi)容，不僅反映了醫(yī)院職工在本職崗位上的工作狀態(tài)，也是實現(xiàn)醫(yī)院福利政策及獎懲制度的手段之一[6-7]。由于其統(tǒng)計結(jié)果在醫(yī)院內(nèi)部晉升、工資、獎金、考核等得到應用，所以是一項政策性、專業(yè)性、敏感性很強的工作。以往在沒有信息系統(tǒng)支撐的情況下，其考勤數(shù)據(jù)由科室考勤員手工記錄統(tǒng)計，科室領導簽字認可后報人事處，人事處最后進行匯總應用。這種模式下，一方面各科室考勤員手工統(tǒng)計考勤數(shù)據(jù)工作量較大且容易出現(xiàn)錯誤。另外一方面，紙質(zhì)數(shù)據(jù)難以實現(xiàn)考勤管理結(jié)果的公開透明，當個人考勤結(jié)果應用于晉升時，部分職工會對考勤結(jié)果產(chǎn)生疑問。

基于如上現(xiàn)狀，人力資源管理信息系統(tǒng)通過信息化手段實現(xiàn)了在職職工、研究生等對象的考勤月度數(shù)據(jù)填報審批匯總功能。

首先，科室考勤員每月在系統(tǒng)中生成月度考勤表，系統(tǒng)自動確定本科室需要填報的人員，避免漏報多報的情況；同時，系統(tǒng)設置了自動控制機制，保證填報數(shù)據(jù)的準確性。比如，不同職工在不同情況下的休假天數(shù)需要根據(jù)大量數(shù)據(jù)進行計算，在填報時就存在著對超過實際可休假天數(shù)而誤報的風險。在系統(tǒng)中，由于已經(jīng)設置好相應的計算和控制機制，這種誤報、誤批的風險會被排除；另外，系統(tǒng)支持補報遺漏數(shù)據(jù)、修正錯報，提高了職工滿意度。

其次，科室考勤員填報后，系統(tǒng)自動向科室主任發(fā)出業(yè)務待辦提醒，科室主任點擊即可處理業(yè)務。這樣既保證了業(yè)務處理的及時性，又提升了業(yè)務協(xié)同水平。

最后，人事處可以隨時監(jiān)控各個科室的上報情況，及時催辦業(yè)務，時效性得到了很好控制，避免延期。同時，各科室完成填報審批后，系統(tǒng)自動匯總?cè)嚎记跀?shù)據(jù)生成相應的匯總表和明細表。

4.智能的薪資調(diào)整。手工操作條件下，事業(yè)單位工資核定、調(diào)整會耗費人事處大量的時間和精力。對于公立醫(yī)院，需要嚴格按照事業(yè)單位工資制度完成不同情況下各類人員的工資核定、調(diào)整，此項工作政策性極強且關系到每個員工的切身利益，因此對工作的精準性要求非常高。而且，這些工作的時效性要求非常高，必須在規(guī)定的時間內(nèi)完成，否則就會帶來工資發(fā)放滯后、補發(fā)等問題，甚至引發(fā)職工的不滿。

我們對醫(yī)院各類薪資調(diào)整業(yè)務進行了梳理，確定了畢業(yè)生工資核定、轉(zhuǎn)正定級、崗位調(diào)整、年度薪級工資晉升等各類薪資調(diào)整業(yè)務20 余項，并在系統(tǒng)中設置了相應的處理規(guī)則。一旦相關業(yè)務啟動，系統(tǒng)即可根據(jù)各種工資調(diào)整的條件自動對所有人員進行篩選，將篩選出的人員提交審核，審核通過，系統(tǒng)即對相關人員信息進行更新。

以往，工資審核、調(diào)整工作較為繁重，特別是年底集中進行薪級工資晉升時，數(shù)千人的數(shù)據(jù)核對、篩選，工作人員需要在短時間內(nèi)完成，壓力很大?，F(xiàn)在，系統(tǒng)僅需要幾分鐘的時間就可以完成篩選與核算，而且結(jié)果準確可靠。

5.精準的核心人才管理。醫(yī)院社會職責的履行、戰(zhàn)略目標的實現(xiàn)需要依托醫(yī)療、教學、科研等方面的核心人才。為輔助核心人才的管理，建立了后備人才庫。同時提供了人才盤點功能，根據(jù)人員崗位、類型等特點的不同，繪制人員結(jié)構(gòu)圖表，實時體現(xiàn)人才結(jié)構(gòu)現(xiàn)狀及變化趨勢。系統(tǒng)還實現(xiàn)了基于專家信息的專家抽取業(yè)務，在醫(yī)院進行招標采購、項目評審等活動時，需要客觀公平地挑選評審專家，系統(tǒng)可基于專家信息，根據(jù)業(yè)務項目的人數(shù)及專業(yè)要求，隨機抽取專家。保證了項目信息的公開、專家抽取的公正以及歷史記錄的便捷追溯。

6.友好的自助服務。隨著信息技術(shù)的普及，服務的自主性、泛在化要求不斷增強，人事職能中很大一部分是服務，為廣大職工提供便捷的服務在一定程度上能提升職工的滿意度。一方面，通過人力資源管理信息系統(tǒng)的自助服務平臺，職工隨時可以在平臺中瀏覽查閱本人的各類人事信息，還可以查看消息通知(工作流程通知、預警提醒)等。另一方面，系統(tǒng)定制了一些服務于職工的便捷業(yè)務。以開具收入證明業(yè)務為例，職工申請貸款、出國辦理簽證等情況都需要開具收入證明，面對全院5000 多名職工，此項工作就讓人事處應接不暇。因此，在人力資源管理信息系統(tǒng)中，專門設置了收入證明業(yè)務，職工需要開具證明時，系統(tǒng)會自動根據(jù)職工基本信息、收入數(shù)據(jù)等生成收入證明，直接從系統(tǒng)中打印后，蓋章即可。這樣在減少了職工為此付出時間的同時，減少了人事部門的填寫、核對時間，降低了時間成本的同時又提升了工作效率。

人力資源管理信息系統(tǒng)應用效果及改進建議

1.為全院信息化建設提供了人力資源數(shù)據(jù)保障。自2016 年4 月人力資源管理信息系統(tǒng)投入使用至今，實現(xiàn)了與醫(yī)院信息系統(tǒng)集成平臺的對接，保證了全院人事信息的一致性和唯一性。在人事信息發(fā)生變動時，各系統(tǒng)之間可以實時共享，保證信息的及時性、有效性以及完整性，降低了各部門在使用人事信息時發(fā)生錯誤的風險。

2.提高了醫(yī)院人力資源管理的工作效率。在考勤管理、人才隊伍管理以及員工自助服務方面，實現(xiàn)了成本降低與效率提升的雙贏。一方面，人事處通過在線考勤審批匯總、智能的薪資調(diào)整等可以大幅減少人工成本以及時間成本；另一方面，員工可以自助查詢個人信息、休假情況、開具收入證明等，簡化了服務流程，提升了員工的滿意度。

3.多終端服務能力仍需提升。目前無論是員工本人還是人事處、醫(yī)院領導均只能通過網(wǎng)頁端實現(xiàn)信息查詢及業(yè)務辦理等功能，多數(shù)臨床、醫(yī)技科室無法給每一位職工配備辦公電腦，因此職工在查詢個人信息以及辦理相關業(yè)務時存在諸多不便。為了給職工更好的服務體驗，提升人力資源信息系統(tǒng)的使用率，有必要開發(fā)手機APP 以及微信登錄入口[8]，實現(xiàn)職工及管理人員隨時隨地查詢、更新個人信息，辦理相關業(yè)務等功能。