試論怎樣做好企業(yè)合同管理

劉靜怡 劉明昊

摘 ?要：隨著我國社會經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，市場經(jīng)濟(jì)體制和法律體制越發(fā)完善，企業(yè)在運營過程中只有做好合同管理工作，才能夠有效保證企業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展。本文首先論述了企業(yè)在進(jìn)行合同管理過程中存在的問題，包括未構(gòu)建完善的合同管理機(jī)構(gòu)，風(fēng)險防范意識淡薄、缺乏合同過程管理，未嚴(yán)格監(jiān)管合同的履行等，然后詳細(xì)闡述了企業(yè)合同管理問題的形成原因，并以此為依據(jù)，提出企業(yè)做好合同管理工作的對策，具有重要意義。

關(guān)鍵詞：企業(yè);合同管理;原因;對策

引言

隨著我國社會經(jīng)濟(jì)不斷快速發(fā)展，我國企業(yè)逐漸深入?yún)⑴c到國際市場的競爭中，企業(yè)之間的經(jīng)濟(jì)往來越來越規(guī)范。對于企業(yè)之間的經(jīng)營合作來說，合同是重要的載體。企業(yè)經(jīng)營管理成功與否深受合同管理好壞的影響。在現(xiàn)代企業(yè)經(jīng)營管理中，做好合同管理是一大重要內(nèi)容，所以在進(jìn)行合同管理時，企業(yè)一定要在遵守有關(guān)法律法規(guī)規(guī)定的基礎(chǔ)上，完成與合同相關(guān)的各項事宜，包括合同的簽訂、合同的履行、合同的解除、合同的變更等，確保企業(yè)在經(jīng)營過程中，能夠充分發(fā)揮出合同管理的職能。

1.企業(yè)在進(jìn)行合同管理過程中存在的問題

1.1企業(yè)尚未構(gòu)建完善的合同管理機(jī)構(gòu)，風(fēng)險防范意識淡薄

在經(jīng)營過程中，一些企業(yè)并未深入意識到合同管理的重要性，企業(yè)尚未構(gòu)建完善的合同管理機(jī)構(gòu)。一些企業(yè)過于重視經(jīng)濟(jì)利潤，便只顧承攬業(yè)務(wù)，并未對市場可能存在的各種風(fēng)險給予高度重視。在起草合同、簽訂合同過程中，一些企業(yè)由于沒有設(shè)置合同管理機(jī)構(gòu)，沒有嚴(yán)格審查合作方的資質(zhì)，同時沒有規(guī)范約定合同條款內(nèi)容，進(jìn)而為后期合同的履行埋下了極大的隱患。由于合同不夠規(guī)范，沒有明確規(guī)定合同方的權(quán)利和義務(wù)，所以企業(yè)容易陷入爭議、處于被動狀態(tài)。一旦出現(xiàn)違約情況，由于合同沒有提供處理違約的方式，企業(yè)也缺乏調(diào)解和協(xié)商的法律依據(jù)，難免會面臨不必要的經(jīng)濟(jì)損失和名譽損失。

1.2企業(yè)缺乏合同過程管理，未嚴(yán)格監(jiān)管合同的履行

合同管理，就是指從洽談合同、草擬合同、簽訂合同、履行合同、變更合同、解除合同或者終止合同等整個合同過程的管理。不過，大多數(shù)企業(yè)對合同管理的前期工作過于重視，而忽視放松了合同簽訂之后對合同履行過程的管理。假如沒有嚴(yán)格監(jiān)管合同的履行，便不能有效保證合同規(guī)定的內(nèi)容能夠根據(jù)要求完成，企業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展也會受到嚴(yán)重的影響。

1.3企業(yè)尚未制定完善的合同管理制度，合同管理不夠規(guī)范

一些企業(yè)尚未制定完善的合同管理制度，在進(jìn)行合同管理時，不能夠清晰劃分企業(yè)不同部門各自的權(quán)責(zé)，極易出現(xiàn)合同管理糾紛。在行使合同管理權(quán)力的過程中，企業(yè)不同部門均會不斷爭取，只要發(fā)生問題，由于缺乏完善的合同管理制度，有關(guān)部門便會互相推卸責(zé)任;或者由于不愿承擔(dān)風(fēng)險，有關(guān)部門會死板教條地堅持意見，不能針對合同的實際執(zhí)行情況進(jìn)行靈活管理，進(jìn)而嚴(yán)重影響合同的履行。這樣不但無法有效監(jiān)管合同的風(fēng)險，還嚴(yán)重影響合同目的的實現(xiàn)，甚至給企業(yè)帶來嚴(yán)重的經(jīng)濟(jì)損失。

2.企業(yè)合同管理問題的形成原因

2.1過于重視生產(chǎn)，輕視合同管理

企業(yè)在發(fā)展過程中的經(jīng)營與生產(chǎn)是相輔相成的，在進(jìn)行正常的生產(chǎn)經(jīng)營過程中，不少企業(yè)過于重視生產(chǎn)，只對企業(yè)的經(jīng)濟(jì)利潤、銷售產(chǎn)值給予高度重視，并未對合同管理在企業(yè)中的重要性給予高度重視，沒有對合同管理對不同企業(yè)市場公平交易行為的約束效用給予高度重視;為了追趕生產(chǎn)進(jìn)度，部分企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)便違反程序，對財務(wù)部門直接授意，以對交易進(jìn)行直接打款，以促使中間環(huán)節(jié)的減少，僅僅口頭約定協(xié)議，并未對書面合同進(jìn)行草簽或者簽訂。如果不高度重視企業(yè)合同管理，便會導(dǎo)致企業(yè)在戰(zhàn)略方面出現(xiàn)失誤，對企業(yè)的正常經(jīng)營管理程序造成擾亂。

2.2專業(yè)合同管理人員缺失

一般來說，只有在嚴(yán)格遵守有關(guān)法律、法規(guī)規(guī)定的條件下，才能夠進(jìn)行合同的簽訂。很多企業(yè)的合同管理人員并不是專業(yè)的，多為兼職人員，這些兼職人員并未全面掌握與熟悉合同法與有關(guān)法律知識，在合同擬定方面，極易出現(xiàn)錯誤、疏忽，形成無效合同條款或合同漏洞，會對企業(yè)的經(jīng)濟(jì)利益造成嚴(yán)重影響。

2.3不重視合同主體對象資質(zhì)

從字面意思上來說，合同的簽訂就是一次書面文本的約定，大部分合同管理人員僅僅對合同文本給予關(guān)注，并未深入了解簽訂合同主體對象企業(yè)的資質(zhì)，如果在對企業(yè)資金、企業(yè)內(nèi)控、企業(yè)資質(zhì)等不進(jìn)行深入了解的前提下簽訂合同，便會增大企業(yè)面臨的風(fēng)險，給企業(yè)帶來嚴(yán)重的經(jīng)濟(jì)損失。

2.4合同審核程序缺失

從合同申請到合同履約結(jié)束流程的環(huán)節(jié)控制，即為完整的合同簽訂程序。企業(yè)申請合同時不慎重，審核擬定的合同時不嚴(yán)格或敷衍了事，或者簡化合同簽訂程序來追求速度，會導(dǎo)致合同審核和會簽過程的缺失，合同的起草到簽章一步到位現(xiàn)象的發(fā)生，合同風(fēng)險規(guī)避的失敗，大大增加了企業(yè)的合同糾紛風(fēng)險。

3.企業(yè)做好合同管理工作的對策

3.1建立全面的合同管理理念，明確合同管理任務(wù)。

企業(yè)只有樹立全面的合同管理觀念，全面監(jiān)管合同的前期準(zhǔn)備至合同的后期履行，對企業(yè)潛在風(fēng)險進(jìn)行有效防范，這樣才能夠?qū)⒑贤芾砉ぷ髯龊谩Ｗ鳛槠髽I(yè)，一定要增強(qiáng)對不同部門的普法培訓(xùn)與宣傳，要求所有工作人員均能夠根據(jù)合同約定來開展有關(guān)工作。在進(jìn)行合同管理過程中，企業(yè)一定要明確不同部門的權(quán)責(zé)，確保不同部門之間能夠互相合作、各司其職，保證合同能夠順利履行。

3.2完善合同管理制度，保證合同管理具有可靠的依據(jù)

作為企業(yè)，應(yīng)以行業(yè)規(guī)則制定、企業(yè)自身開展的業(yè)務(wù)內(nèi)容為主要依據(jù)，不斷完善合同管理制度，保證合同管理制度符合企業(yè)的實際情況。例如，為保證不同部門能夠在可靠依據(jù)下進(jìn)行合同管理，企業(yè)應(yīng)制定專門的合同檔案管理制度、合同審批制度、合同管理辦法等。可以按照合同類型以及合同金額，對合同實行分類化和分級化管理，并針對性地設(shè)置審批流程和審批人。還可以設(shè)立評審會議和會簽制度，最大限度提高合同評審的效率。此外，企業(yè)一定要提高合同用章的管理力度，一定要授權(quán)和審批合同用章，避免出現(xiàn)不正當(dāng)使用合同用章現(xiàn)象，同時保證合同用章由專人保管。

3.3提高合同管理人員的專業(yè)素質(zhì)

合同管理工作，是企業(yè)相關(guān)部門對各自專業(yè)特長、對管理進(jìn)行協(xié)同的過程。作為企業(yè)不同部門，如法律事務(wù)部門、財務(wù)部門、業(yè)務(wù)部門等，一定要做到取長補短。在履行合同過程中，對合同管理進(jìn)行共同監(jiān)督，最大程度的降低企業(yè)可能遇到的風(fēng)險，不斷提升企業(yè)的合同管理水平。此外，合同管理是一項極為復(fù)雜的管理工作，常常會涉及包括法律和管理在內(nèi)的多種知識，對工作人員的能力素質(zhì)有較高要求。因此，一定要在完善企業(yè)各方面人才配備的基礎(chǔ)上，通過培訓(xùn)等方式提高專職合同管理人員的素質(zhì)。

3.4借鑒國際先進(jìn)經(jīng)驗，提高合同管理水平

隨著社會經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，我國法律體系也越發(fā)完善，企業(yè)法律意識也越來越強(qiáng)，但與國外發(fā)達(dá)國家比較，我國的合同管理還是比較落后的。為不斷完善當(dāng)前我國企業(yè)的合同管理模式，以有效適應(yīng)當(dāng)下的社會經(jīng)濟(jì)，我國企業(yè)需要借鑒國際先進(jìn)的合同管理經(jīng)驗，促使自身的合同管理變得更為合理、科學(xué)。

4.小結(jié)

綜上所述，為確保企業(yè)能夠在競爭激烈的市場中穩(wěn)定發(fā)展，做好合同管理工作是極為重要的。針對合同管理工作中存在的問題，企業(yè)一定要對其給予高度重視，制定出相應(yīng)有效的解決對策，以提高企業(yè)的風(fēng)險防范能力。

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