試論信息技術在事業(yè)單位檔案管理中的應用

高煥峰

摘要：隨著我國步入信息化社會，我國的網絡技術也得到了發(fā)展，進入世界前列，被人們運用于生活、工作、生產等方方面面。信息技術不僅能夠對個人的生活造成影響，對企業(yè)也有巨大優(yōu)勢。事業(yè)單位是我國機構組成當中最重要也是最基礎的部分，對我國民眾來說具有重要地位。為了滿足群眾的需求，事業(yè)單位就必須要提高效率。本文就信息技術在事業(yè)單位檔案管理中的應用進行了分析。

關鍵詞：信息技術;事業(yè)單位;檔案管理;應用

隨著國家網絡信息技術的發(fā)展，信息技術得到廣泛的應用，事業(yè)單位在檔案管理中，應科學應用信息技術，改善工作方式，簡化管理流程，在創(chuàng)新相關管理模式的情況下，對其進行協(xié)調與控制，建立多元化的管理機制。

一、事業(yè)單位檔案管理中信息技術應用的優(yōu)勢

1、提高安全性。

傳統(tǒng)檔案管理需要著重注意檔案室的環(huán)境情況以及對檔案的保護，檔案室環(huán)境應該保持低溫干燥，并且要注意防蟲措施，以免檔案被蟲蛀，或是檔案因潮濕而霉變，或是因高溫而自燃，對檔案安全性造成威脅。有時候事業(yè)單位搬遷，在這個過程中也很容易將檔案丟失，導致泄密。但是將信息技術運用到檔案管理中就可以很好地解決這個問題，因為信息技術將紙質檔案轉為電子檔案，還可以進行云儲存或者云備份，安全性得到了極大提高。只要有一臺有網的計算機，就可以通過登錄賬號將所有的檔案進行下載，不需要擔心檔案丟失問題，也不用擔心檔案因種種自然原因而被損壞的問題，檔案的安全性得到了極大的保障。

2、提高效率，節(jié)省時間。

信息技術促進傳統(tǒng)檔案向電子檔案轉變，工作人員只需學習一些信息管理技術便可以獨立進行操控，將紙質檔案轉成電子檔案。而將紙質檔案轉換成電子檔案能方便檔案的管理，因為可以設置程序將電子檔案自動分類別歸納、記錄;也可以在搜索欄輸入要找的文檔名稱，計算機會在全部檔案中搜索并且自動調出符合結果的文檔;還可以實現網上共享，這樣就不用花費時間跑到別的事業(yè)單位拿檔案，只需要在有網的環(huán)境下，利用計算機共享技術，將文檔傳送。這大大提高了事業(yè)單位的辦事效率，節(jié)省了大量時間，滿足群眾的需求。同時，也就節(jié)省了大量金錢。

二、信息技術在事業(yè)單位檔案管理中的應用

隨著信息化技術的不斷進步，在檔案管理工作中的應用越來越廣泛，并且在實踐中已經證明了信息技術的有效應用可以促進事業(yè)單位檔案管理工作的順利落實。目前，信息技術在檔案管理中的應用主要包括以下幾個方面。

1.管理系統(tǒng)方面。通過信息技術的合理應用，可以有效地將檔案管理系統(tǒng)劃分為多個模塊，包括整理與分類模塊、用戶管理模塊、網頁查詢模塊以及搜集模塊等，通過對管理系統(tǒng)的細分，使得管理系統(tǒng)更加清晰明確。

2.內容管理方面。事業(yè)單位在生產運營過程中產生了大量的重要文件，檔案管理內容也相對較多，通過信息技術的應用，可以對其進行文件的統(tǒng)計、匯總、存儲、共享等多項功能，從而使得對檔案的管理操作更加簡單方便。

3.檔案資料的存儲與保護方面。通過信息技術可以實現對檔案資料的永久保存，利用互聯網技術及云技術等將檔案資料上傳到固定的云端之中，并對其加以密碼保護，從而實現對檔案資料的科學管理。

三、提高信息技術在事業(yè)單位檔案管理中應用的有效措施

1、建設相關信息技術平臺

在事業(yè)單位檔案管理期間，需要建設信息技術平臺，建立專門的網站系統(tǒng)，根據事業(yè)單位的實際發(fā)展情況，為其提供專業(yè)的網絡服務，在靈活使用資料的情況下，更好開展信息網站的建設工作，將先進技術作為基礎，進行全面的創(chuàng)新，保證信息技術的應用效果，建立多元化的管理機制。在建設平臺期間，事業(yè)單位應指導技術人員對其進行合理的分析，通過先進信息技術的支持，創(chuàng)建現代化平臺系統(tǒng)，滿足信息技術的應用需求，為其后續(xù)發(fā)展奠定基礎。

2、提升管理人員專業(yè)素質水平

信息技術在事業(yè)單位檔案管理領域中應用的時候，會對管理人員操作能力提出比較高的要求，需要管理人員操作系統(tǒng)完成檔案管理工作，為了可以對信息技術在檔案管理領域當中的實際應用效果做出保證，需要定期組織一定數量管理人員參與到專業(yè)素質培訓當中，切實提升管理人員的系統(tǒng)操作能力，從而也就能夠讓檔案管理人員的日常操作向著標準化的方向轉變，對檔案管理工作的效率及質量做出一定保證，也可以讓管理隊伍的專業(yè)性得到大幅度提升，專業(yè)管理團隊實際運行的過程中，可以在發(fā)現問題之后及時使用適應性比較強的措施解決問題，將問題造成的負面影響控制在一定范圍內，促使檔案的安全性及完整性得到保證。

3、提升信息技術的應用水平

事業(yè)單位在應用信息技術開展檔案管理工作的過程中，要制定完善的控制模式，提升信息技術應用水平，保證信息化建設工作效果，全面提升辦公信息化成效。首先，需要根據實際發(fā)展需求，對資金基礎進行分析，理清技術的應用思路，制訂針對性的建設方案，保證系統(tǒng)的時效性與可靠性。其次，如果檔案管理部門的資金較為充足、數據量很大，就可以利用購買服務器的方式對檔案進行處理，自主建設相關檔案數據庫，以便于開展信息數據的控制工作，以此提升其穩(wěn)定性，完善結構性能，發(fā)揮數據加工與提取工作優(yōu)勢。如果事業(yè)單位缺乏信息技術平臺的建設資金，就可以租賃云端服務器，對檔案進行信息化管理，篩選最佳的云商，然后制定完善的管理模式。一旦云商出現問題，將會發(fā)生檔案泄露現象，因此，需要選擇一些資質水平較高的云商，以便于提升檔案管理工作效果。另外，在建設相關系統(tǒng)期間，還要制定多元化的管理機制，拓寬事業(yè)單位檔案管理方面的融資渠道，建立現代化的工作機制，滿足實際發(fā)展需求。

四、結語

總之，在信息化的時代下，我們應該深刻認識在事業(yè)單位檔案管理中推進信息化建設的重大意義，準確把握事業(yè)單位檔案管理工作新的時代要求，增強思想上和行動上的自覺性和主動性，從而有效提升事業(yè)單位檔案管理的效率。

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