數(shù)字化時(shí)代醫(yī)院辦公室檔案管理模式的構(gòu)建研究

劉鵬

摘要：醫(yī)院辦公室檔案管理是醫(yī)院管理工作的重要組成部分，對(duì)醫(yī)院現(xiàn)代化管理理念的應(yīng)用具有重要的促進(jìn)作用。本文主要分析數(shù)字化時(shí)代醫(yī)院辦公室檔案管理工作的現(xiàn)狀問題，在此基礎(chǔ)上，重點(diǎn)探究數(shù)字化時(shí)代醫(yī)院辦公室檔案管理的先進(jìn)方法，以期為醫(yī)院內(nèi)部管理工作提供借鑒與參考。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化時(shí)代;醫(yī)院辦公室;檔案管理

引言：

數(shù)字化時(shí)代，醫(yī)院檔案管理的信息化程度更高，對(duì)檔案管理人員提出了新的要求，管理人員需要利用先進(jìn)的管理方式，提高檔案的現(xiàn)代化管理水平，以此提高管理效率。同時(shí)，在日常的管理工作中，相關(guān)人員應(yīng)認(rèn)識(shí)到檔案醫(yī)院辦公室檔案管理工作現(xiàn)狀，并尋求合理方式，促進(jìn)現(xiàn)代化管理理念的有效落實(shí)。

一、數(shù)字化時(shí)代醫(yī)院辦公室檔案管理現(xiàn)狀分析

（一）檔案管理人員綜合素質(zhì)

醫(yī)院辦公室的檔案管理工作相對(duì)枯燥，部分管理人員的綜合素質(zhì)不夠，對(duì)日常的管理工作缺乏足夠的耐心，由此導(dǎo)致工作疏忽，出現(xiàn)管理失責(zé)的問題。數(shù)字化時(shí)代對(duì)醫(yī)院的檔案管理工作提出了新的要求，檔案管理人員需要具備先進(jìn)的管理技術(shù)，熟練應(yīng)用現(xiàn)代化的管理軟件，然而，由于檔案管理人員的綜合素質(zhì)能力不夠，部分人員在檔案信息化管理中，未能發(fā)揮實(shí)質(zhì)性作用。

（二）醫(yī)院辦公室檔案管理模式

檔案管理中，大部分醫(yī)院的管理模式比較單一，在檔案的查詢與調(diào)用方面過多依賴人工，由此導(dǎo)致管理效率的下降。同時(shí)，在具體的管理工作中，由于管理模式的單一，使得檔案的錄入與保存的時(shí)效性較差，不利于醫(yī)院內(nèi)部的規(guī)范化管理[1]。此外，醫(yī)院檔案管理部門并不產(chǎn)生直接的經(jīng)濟(jì)效益，醫(yī)院管理人員對(duì)其管理模式的改善工作，未能給予足夠的重視。

（三）醫(yī)院檔案管理制度體系

數(shù)字化時(shí)代，醫(yī)院的檔案管理工作和以往具有較大不同，先進(jìn)的管理形式和技術(shù)層出不窮，相關(guān)人員的職責(zé)和權(quán)利也發(fā)生了明顯變化。然而，部分醫(yī)院對(duì)辦公室檔案管理工作的制度保障體系未做出改進(jìn)，使得現(xiàn)有的制度與數(shù)字化時(shí)代的發(fā)展要求存在較大差異，影響醫(yī)院辦公室檔案管理工作的優(yōu)化發(fā)展。同時(shí)，檔案管理工作制度體系的不健全，會(huì)阻礙檔案實(shí)際管理水平的提升。

二、數(shù)字化時(shí)代醫(yī)院辦公室檔案管理模式構(gòu)建思路

（一）提高檔案管理人員素質(zhì)

鑒于目前醫(yī)院辦公司檔案管理人員素質(zhì)較低的問題，醫(yī)院相關(guān)部門應(yīng)提高重視，利用高效合理的培訓(xùn)手段加強(qiáng)人員管理與培訓(xùn)，提高檔案管理人員的工作能力。檔案管理人員是醫(yī)院辦公室方案管理的主體，對(duì)檔案真實(shí)準(zhǔn)確錄入負(fù)有主要責(zé)任，因此，實(shí)踐培訓(xùn)中，醫(yī)院管理部分應(yīng)重點(diǎn)加強(qiáng)檔案管理人員的責(zé)任意識(shí)，對(duì)其精細(xì)化管理能力和責(zé)任心進(jìn)行培育，以此提高醫(yī)院檔案的管理水平。檔案的收集、分類、錄入和儲(chǔ)存是醫(yī)院辦公室檔案管理的重要步驟，因此，實(shí)踐工作中，管理人員應(yīng)對(duì)檔案進(jìn)行有序化管理，強(qiáng)化檔案的安全管理和全面管理意識(shí)。

數(shù)字化時(shí)代，對(duì)醫(yī)院檔案管理人員提出了新的要求，檔案管理人員不僅要具備良好的道德素質(zhì)，還需具備專業(yè)技術(shù)能力，對(duì)先進(jìn)的辦公設(shè)備和管理技術(shù)應(yīng)加強(qiáng)學(xué)習(xí)與應(yīng)用，通過現(xiàn)代化的管理理念和技術(shù)方法，加強(qiáng)醫(yī)院辦公室檔案管理的強(qiáng)度，為醫(yī)院內(nèi)部管理方式的信息化發(fā)展做出貢獻(xiàn)。管理人員的綜合素質(zhì)以及專業(yè)技術(shù)能力，對(duì)醫(yī)院檔案管理的數(shù)學(xué)化模式的實(shí)現(xiàn)產(chǎn)生深遠(yuǎn)影響，管理人員應(yīng)不斷提高自身能力，以滿足新時(shí)期醫(yī)院管理工作要求。

（二）創(chuàng)新辦公室檔案管理模式

對(duì)醫(yī)院檔案管理模式的創(chuàng)新，是提高檔案管理工作效率的關(guān)鍵，也是提高醫(yī)院檔案數(shù)字化水平的重要步驟，因此，實(shí)踐工作中，醫(yī)院辦公室檔案管理人員應(yīng)利用先進(jìn)的技術(shù)手段，對(duì)現(xiàn)有的工作模式進(jìn)行改進(jìn)，以此促進(jìn)先進(jìn)檔案管理技術(shù)的實(shí)際應(yīng)用。數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用，可將醫(yī)院各部門的檔案進(jìn)行集中管理與調(diào)用，以此為相關(guān)的查詢工作提供便利。辦公室檔案管理人員可利用現(xiàn)代化的管理技術(shù)和先進(jìn)的管理理念，將辦公室有關(guān)的檔案信息，例如，人事資料、重要文件、醫(yī)院重大事件等檔案信息進(jìn)行分類歸檔，以此提高檔案管理效率。

為促進(jìn)醫(yī)院內(nèi)部規(guī)范化管理，有效改善辦公室檔案管理模式，檔案管理人員應(yīng)利用數(shù)字化技術(shù)，提高檔案分類與查詢速度，并且對(duì)相關(guān)的管理細(xì)節(jié)做出明確要求，注重改善以往工作中的不合理成分，促使醫(yī)院檔案管理工作的內(nèi)部完善與調(diào)整。實(shí)踐工作中，應(yīng)建立網(wǎng)絡(luò)應(yīng)急工作模式，對(duì)信息化檔案管理中，遇到的技術(shù)問題，進(jìn)行及時(shí)治理。如網(wǎng)絡(luò)黑客攻擊、應(yīng)用軟件故障等，以此保證數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用的連續(xù)性與可靠性。此外，針對(duì)目前大部分醫(yī)院檔案管理模式單一的問題，相關(guān)部門應(yīng)提高重視，善于利用數(shù)字化管理技術(shù)，改善現(xiàn)有的工作模式，以先進(jìn)的管理技術(shù)逐漸取代人工管理，進(jìn)而提高醫(yī)院辦公室檔案管理水平。

（三）健全醫(yī)院檔案管理制度

醫(yī)院辦公室檔案管理人員應(yīng)充分認(rèn)識(shí)到醫(yī)院檔案管理工作在數(shù)字化時(shí)代的重要性，并對(duì)現(xiàn)有的檔案管理制度體系進(jìn)行完善，由此強(qiáng)化醫(yī)院內(nèi)部管理水平。針對(duì)數(shù)字化時(shí)代，醫(yī)院檔案管理工作出現(xiàn)的新內(nèi)容與創(chuàng)新形式，應(yīng)給予足夠重視，進(jìn)而全面提升醫(yī)院檔案管理的時(shí)效性，為管理工作的規(guī)范化、健全化發(fā)展提供有利條件。同時(shí)，實(shí)踐中，注重健全醫(yī)院辦公室檔案管理制度也可為管理人員的決策提供有效依據(jù)，提升檔案管理工作的科學(xué)性與合理性。

以往的檔案管理制度體系，在具體的管理工作中，取得的效果甚微，對(duì)醫(yī)院辦公室檔案的查詢、錄入、儲(chǔ)存和管理等環(huán)節(jié)缺乏系統(tǒng)且全面的規(guī)定。數(shù)字化時(shí)代，鑒于先進(jìn)管理技術(shù)的應(yīng)用范圍更廣，相關(guān)人員應(yīng)注重健全數(shù)字化檔案管理制度體系，對(duì)數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用、維護(hù)以及升級(jí)管理做出制度化的要求，以此提高醫(yī)院檔案管理工作的規(guī)范化。同時(shí)，建立健全現(xiàn)代化醫(yī)院辦公室檔案管理制度，也是加強(qiáng)醫(yī)院內(nèi)部管理、落實(shí)精益管理理念的重要方式，相關(guān)人員應(yīng)在日常的工作中，不斷發(fā)掘制度管理的優(yōu)勢(shì)，以完善的制度體系和先進(jìn)的技術(shù)手段，保證醫(yī)院辦公室檔案的信息化、數(shù)字化發(fā)展[2]。

結(jié)論：

綜上所述，數(shù)字化時(shí)代，醫(yī)院檔案管理人員應(yīng)提高自身的綜合素質(zhì)能力、應(yīng)用先進(jìn)的檔案管理工作模式，以此提高醫(yī)院辦公室檔案管理工作水平，為醫(yī)院內(nèi)部管理的信息化發(fā)展做出貢獻(xiàn)，同時(shí)管理工作中，相關(guān)部門應(yīng)注重完善醫(yī)院辦公室檔案管理制度，以此促進(jìn)醫(yī)院檔案管理工作的科學(xué)性、有效性。

參考文獻(xiàn)：

[1]仲聳.數(shù)字化時(shí)代醫(yī)院辦公室檔案管理模式的構(gòu)建研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（13）：58+61.

[2]張澄橙.數(shù)字化時(shí)代下醫(yī)院辦公室檔案管理模式的構(gòu)建[J].信息記錄材料，2016，17（04）：82-83.