Excel在財(cái)務(wù)與審計(jì)的應(yīng)用

朱笑笑

摘要：Excel作為一種重要的辦公軟件，有著強(qiáng)化的表格數(shù)據(jù)處理和分析功能，在會(huì)計(jì)實(shí)務(wù)中發(fā)揮著重要的作用。本文首先介紹Excel具備的功能及其應(yīng)用優(yōu)勢(shì)，然后分別分析Excel在財(cái)務(wù)管理以及審計(jì)工作中的具體應(yīng)用，最后就提高Excel在財(cái)務(wù)與審計(jì)的應(yīng)用效果給出幾點(diǎn)建議，希望能為財(cái)務(wù)與審計(jì)工作人員提供一定的借鑒與參考。

關(guān)鍵詞：Excel; 財(cái)務(wù)管理; 審計(jì); 應(yīng)用

一、Excel在財(cái)務(wù)管理中的具體應(yīng)用

Excel在財(cái)務(wù)管理中可應(yīng)用于應(yīng)收賬款、人員管理、固定資產(chǎn)折舊、全面預(yù)算管理、財(cái)務(wù)分析、成本核算等多個(gè)方面，能夠利用其多樣化的功能手段簡(jiǎn)化財(cái)務(wù)管理流程，提高財(cái)務(wù)管理效率。下面將選擇以下三個(gè)方面進(jìn)行說(shuō)明：

（一）往來(lái)款項(xiàng)

往來(lái)款項(xiàng)主要包括應(yīng)收賬款、其他應(yīng)收款、應(yīng)付賬款、其他應(yīng)付款。以應(yīng)收賬款為例，Excel應(yīng)用于應(yīng)收賬款主要包括應(yīng)收賬款臺(tái)賬分析、賬齡分析等。

1.應(yīng)收賬款臺(tái)賬分析

應(yīng)收賬款臺(tái)賬屬于明細(xì)賬，按照客戶(hù)類(lèi)別進(jìn)行編制，利用Excel對(duì)其進(jìn)行匯總，編制相應(yīng)的應(yīng)收賬款匯總表，利用Excel中的財(cái)務(wù)函數(shù)對(duì)賬款時(shí)間長(zhǎng)短進(jìn)行分析，以此為依據(jù)計(jì)提壞賬準(zhǔn)備。如某高校在應(yīng)用Excel進(jìn)行收費(fèi)管理時(shí)，首先將教學(xué)部門(mén)提供的學(xué)生注冊(cè)基礎(chǔ)表與財(cái)務(wù)部門(mén)在財(cái)務(wù)系統(tǒng)中導(dǎo)出的繳費(fèi)數(shù)據(jù)匹配表按照特定的排列順序及分離標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類(lèi)匯總，將數(shù)據(jù)結(jié)果導(dǎo)入事先做好的表格模板內(nèi)，利用MATCH以及INDEX函數(shù)將應(yīng)收學(xué)費(fèi)金額與實(shí)收學(xué)費(fèi)金額進(jìn)行比對(duì)，確保學(xué)費(fèi)金額收取無(wú)誤。

2.應(yīng)收賬款的賬齡分析

應(yīng)收賬款的賬齡分析首先要應(yīng)用VLOOKUP的近似匹配功能，在明細(xì)表中配置賬齡區(qū)間，利用TODAY（）函數(shù)計(jì)算逾期天數(shù)，根據(jù)特定的賬齡參數(shù)表，運(yùn)用VLOOKUP函數(shù)的模糊查找功能，判斷實(shí)際賬齡。然后直接用逾期天數(shù)在數(shù)據(jù)透視表中創(chuàng)建組，生成賬齡區(qū)間。

（二）人員管理

Excel應(yīng)用于人員管理主要包括工資管理表的創(chuàng)建、工資月末統(tǒng)計(jì)表的計(jì)算以及工資條的制定等方面。首先以創(chuàng)建工資管理表為例，需要對(duì)基本工資表、獎(jiǎng)金、保險(xiǎn)津貼以及個(gè)人所得稅進(jìn)行分析統(tǒng)計(jì)，應(yīng)用Excel中的VLOOKUP縱向查找函數(shù)以及COUNTIF統(tǒng)計(jì)函數(shù)選定數(shù)據(jù)計(jì)算區(qū)域，其次在表格中導(dǎo)入基本工資、獎(jiǎng)金等數(shù)據(jù)，利用VLOOKUP縱向查找函數(shù)查找結(jié)果，可通過(guò)ROUND函數(shù)將結(jié)果四舍五入得到最終的實(shí)發(fā)工資。最后，應(yīng)用VLOOKUP函數(shù)與COUNTIF函數(shù)以水平組形式返回，利用OFFSET函數(shù)制作工資條，并根據(jù)MOD函數(shù)精確計(jì)算工資條數(shù)據(jù)。

（三）固定資產(chǎn)折舊

在Excel表中進(jìn)行固定資產(chǎn)折舊的計(jì)算時(shí)，根據(jù)固定資產(chǎn)折舊方式[2]的不同，通常會(huì)用到SNL、DB、DDB以及SYD四種折舊計(jì)算函數(shù)。SNL直線折舊函數(shù)每月折舊額相等，按一定的折舊率進(jìn)行平均分?jǐn)?DB單倍余額遞減函數(shù)屬于加速計(jì)提折舊，按照固定折舊率與遞減資產(chǎn)面值的乘積得到每期折舊額;DDB雙倍余額遞減函數(shù)，與DB函數(shù)區(qū)別在于將DB函數(shù)中的最后一項(xiàng)第一年月份數(shù)換成了余額遞減速率;SYD合計(jì)年限函數(shù)是將固定資產(chǎn)原值與預(yù)計(jì)凈殘值作差再乘以年折舊率得到折舊額。利用Excel中的這些函數(shù)，能夠?yàn)槠髽I(yè)或單位提供更多折舊計(jì)算的選擇方式，也能減輕財(cái)務(wù)工作負(fù)擔(dān)，減少計(jì)算失誤，從而提高財(cái)務(wù)工作的效率和質(zhì)量。如某企業(yè)使用直線折舊法來(lái)計(jì)算固定資產(chǎn)折舊額的步驟如下：在選擇SLN函數(shù)后，將該固定資產(chǎn)的可增加收入B1=150萬(wàn)元、增加付現(xiàn)成本B2=35萬(wàn)元，所得稅率B3=25%分別輸入對(duì)應(yīng)的數(shù)據(jù)表格中，然后在B4就會(huì)對(duì)應(yīng)的輸入“SLN（B1，B2，B3）”，回車(chē)后得出相應(yīng)的折舊額為28萬(wàn)元，同理，若選擇DDB或者SYD函數(shù)，通過(guò)插入函數(shù)選項(xiàng)，填入對(duì)應(yīng)的數(shù)據(jù)信息，也可自動(dòng)計(jì)算出不同折舊方法下具體的折舊額。

二、Excel在審計(jì)工作中的具體應(yīng)用

（一）編制審計(jì)工作底稿

在開(kāi)展審計(jì)工作時(shí)，必然會(huì)產(chǎn)生不少審計(jì)工作底稿，如壞賬計(jì)算表、長(zhǎng)期掛賬檢查、財(cái)務(wù)指標(biāo)分析、固定資產(chǎn)折舊測(cè)算表等，而這些工作底稿的完成都是借助Excel軟件工具來(lái)實(shí)現(xiàn)。審計(jì)底稿的編制一般分為以下三個(gè)步驟：一是整理審計(jì)工作底稿材料，在Excel中設(shè)計(jì)相應(yīng)的數(shù)據(jù)表格結(jié)構(gòu);二是填好表格基本信息，如標(biāo)題、表頭、分類(lèi)項(xiàng)目等，將單元格設(shè)置成寫(xiě)保護(hù)模式，建立表格模板并存檔以被審計(jì)使用;三是調(diào)用表格模板輸入相應(yīng)的審計(jì)數(shù)據(jù)，完成工作底稿。

（二）調(diào)整會(huì)計(jì)報(bào)表

在根據(jù)所建立的試算工作底稿進(jìn)一步調(diào)整會(huì)計(jì)報(bào)表時(shí)，可借助Excel的數(shù)據(jù)鏈接功能，直接將試算工作底稿中的項(xiàng)目數(shù)據(jù)內(nèi)容鏈接到財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)表相應(yīng)的項(xiàng)目單元格中，既可以減輕審計(jì)人員的工作負(fù)擔(dān)，又可以避免人工操作失誤。其次，審計(jì)工作底稿的基本模板可以重復(fù)使用，因此大多數(shù)情況下，審計(jì)人員只需直接在Excel中打開(kāi)試算工作底稿模板文件，在其中填入調(diào)整前與調(diào)整數(shù)據(jù)信息，就可以通過(guò)Excel的自動(dòng)計(jì)算功能得出相應(yīng)的調(diào)整后數(shù)據(jù)。通常系統(tǒng)出錯(cuò)的概率較小，因此審計(jì)人員只需對(duì)比調(diào)整前后以及所調(diào)整數(shù)據(jù)的借貸方是否平衡、合計(jì)數(shù)是否相等以及是否滿(mǎn)足報(bào)表應(yīng)有的邏輯關(guān)系即可。通過(guò)Excel的數(shù)據(jù)鏈接功能，能夠使企業(yè)在完成編制底稿的同時(shí)自動(dòng)生成調(diào)整后的財(cái)務(wù)報(bào)表，既提高了審計(jì)工作效率，又確保了數(shù)據(jù)的一致性和準(zhǔn)確性。

（三）進(jìn)行分析性復(fù)核

在分析性復(fù)核過(guò)程中利用Excel軟件的強(qiáng)大數(shù)據(jù)處理功能，能夠幫助審計(jì)人員減少大量的重復(fù)抄寫(xiě)與計(jì)算工作，保障數(shù)據(jù)傳遞過(guò)程中數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性與完整性，提高數(shù)據(jù)的檢索與查詢(xún)速度，更直觀反映審計(jì)數(shù)據(jù)信息。利用Excel進(jìn)行分析的復(fù)核步驟一般為：編制分析性復(fù)核審計(jì)工作底稿模板，結(jié)合被審單位實(shí)際情況填寫(xiě)數(shù)據(jù)，自動(dòng)生成分析性復(fù)核表格。如在審計(jì)一些賬務(wù)處理不夠規(guī)范，存在大量待處理應(yīng)收賬款的企業(yè)或單位時(shí)，可在Excel中選擇一個(gè)存在借、貸、余額三方的標(biāo)準(zhǔn)會(huì)計(jì)平衡賬頁(yè)工作表模板，按照不同的客戶(hù)名稱(chēng)，借方輸入應(yīng)收賬款發(fā)生額，貸方輸入已收回賬款余額，通過(guò)這種方法了解到被審方單位借貸方的余額情況，從而得到相應(yīng)的欠款金額，幫助被審單位在該數(shù)據(jù)表的基礎(chǔ)上進(jìn)一步分析欠款分布情況，及時(shí)對(duì)相應(yīng)企業(yè)采取有效的催款措施，降低壞賬風(fēng)險(xiǎn)隱患。

三、提高Excel在財(cái)務(wù)與審計(jì)的應(yīng)用效果建議

首先，要加強(qiáng)財(cái)務(wù)人員的Excel能力培養(yǎng)，注重強(qiáng)化Excel工具運(yùn)用能力，在數(shù)據(jù)輸入階段，財(cái)務(wù)人員要加深對(duì)數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)與數(shù)據(jù)庫(kù)的基本理解，要熟悉常見(jiàn)的數(shù)據(jù)類(lèi)型，要結(jié)合數(shù)據(jù)特點(diǎn)及信息處理需求合理地設(shè)計(jì)工作表數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu);在數(shù)據(jù)處理階段，要在掌握常規(guī)數(shù)據(jù)處理方法的基礎(chǔ)上，學(xué)會(huì)運(yùn)用數(shù)據(jù)篩選、模擬運(yùn)算表、數(shù)據(jù)透視表以及數(shù)據(jù)分類(lèi)匯總等多元化的數(shù)據(jù)處理工具;在數(shù)據(jù)輸出階段，不僅要選擇合適的數(shù)據(jù)輸入輸出方式以及表格形式，還要通過(guò)不同的函數(shù)公式，實(shí)現(xiàn)不同崗位人員特殊的信息需求。其次，要實(shí)現(xiàn)Excel與財(cái)務(wù)系統(tǒng)軟件的協(xié)同，通過(guò)制定規(guī)范化、統(tǒng)一化的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，促進(jìn)信息共享，保障財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)信息傳遞過(guò)程中的安全性、高效性。要運(yùn)用系統(tǒng)化的數(shù)據(jù)處理思想來(lái)設(shè)置工作簿，注重工作簿的分類(lèi)和數(shù)據(jù)鏈接對(duì)象的設(shè)計(jì)，要綜合考慮好數(shù)據(jù)間的勾稽關(guān)系，實(shí)現(xiàn)不同財(cái)務(wù)信息數(shù)據(jù)的自動(dòng)提取更新，聯(lián)通共享。最后，可通過(guò)Excel構(gòu)建財(cái)務(wù)分析數(shù)據(jù)庫(kù)，通過(guò)基礎(chǔ)的數(shù)據(jù)字段整理以及Excel強(qiáng)大的數(shù)據(jù)挖掘分析工具，滿(mǎn)足多元化的財(cái)務(wù)信息分析需求，從而有效地彌補(bǔ)財(cái)務(wù)管理軟件或信息系統(tǒng)的財(cái)務(wù)分析功能不足的現(xiàn)狀，提高企事業(yè)單位的財(cái)務(wù)分析水平和財(cái)務(wù)管理質(zhì)量。

四、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，利用Excel軟件開(kāi)展財(cái)務(wù)與審計(jì)工作，不僅加快了企事業(yè)單位的信息化發(fā)展進(jìn)程，提高了人員的工作能力水平和工作質(zhì)量效率，也強(qiáng)化了管控和監(jiān)督，保障了分析的全面性、決策的科學(xué)性，對(duì)促進(jìn)企事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)長(zhǎng)久穩(wěn)定的發(fā)展大有裨益！

參考文獻(xiàn)：

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