ERP系統(tǒng)助力企業(yè)加強(qiáng)內(nèi)控管理應(yīng)用的探討

孫麗

摘要：現(xiàn)今，已進(jìn)入互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，科學(xué)技術(shù)獲得快速發(fā)展，計(jì)算機(jī)在日常辦公中的應(yīng)用越來越普遍，而ERP系統(tǒng)便是利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行辦公的方式之一。隨著該系統(tǒng)的不斷完善與創(chuàng)新，其已經(jīng)被廣泛地應(yīng)用到企業(yè)內(nèi)控管理當(dāng)中，以此可促進(jìn)企業(yè)抗風(fēng)險(xiǎn)能力的不斷提高，促進(jìn)企業(yè)內(nèi)控管理能力不斷增強(qiáng)，從而能夠極大的提高企業(yè)競爭能力。

關(guān)鍵詞：ERP系統(tǒng);企業(yè)內(nèi)控管理;應(yīng)用探討

我國企業(yè)在全球經(jīng)濟(jì)一體化發(fā)展的推動下逐漸獲得了長遠(yuǎn)、有效的發(fā)展，為幫助企業(yè)在日益激烈的市場競爭中占領(lǐng)一席之地，積極應(yīng)用ERP系統(tǒng)與規(guī)范財(cái)務(wù)管理至關(guān)重要。

1.ERP系統(tǒng)和內(nèi)部控制介紹

1.1ERP系統(tǒng)

ERP系統(tǒng)即企業(yè)資源計(jì)劃系統(tǒng)，其核心為業(yè)務(wù)流程管理，這是一個(gè)以產(chǎn)、供、銷為導(dǎo)向的全面企業(yè)集成系統(tǒng)，能夠?qū)φ麄€(gè)供應(yīng)鏈上的各個(gè)實(shí)體價(jià)值進(jìn)行管理，從而做好各個(gè)環(huán)節(jié)的業(yè)務(wù)流程管理工作，即質(zhì)量、采購、存貨、銷售、財(cái)務(wù)。在信息技術(shù)等方式的幫助下可更好地共享、協(xié)同企業(yè)內(nèi)部資源，打破傳統(tǒng)官僚限制，能夠無縫平滑地實(shí)現(xiàn)各個(gè)業(yè)務(wù)流程的銜接，從而能夠致力于管理效率、業(yè)務(wù)精確度的顯著提高，確保企業(yè)具備較高的營運(yùn)能力，促進(jìn)交易成本的不斷降低。

1.2內(nèi)部控制

內(nèi)部控制，是指被審計(jì)單位為確保資產(chǎn)的安全完整、順利地開展各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動、確保會計(jì)資料的真實(shí)性合法性而有針對性的制定了一系列措施。廣義地講，一個(gè)企業(yè)的內(nèi)部控制是指企業(yè)內(nèi)部管理控制系統(tǒng)，按照其控制的目的不同，可分為會計(jì)控制和管理控制，會計(jì)控制是對財(cái)務(wù)物資、會計(jì)信息的控制，管理控制是為貫徹執(zhí)行經(jīng)營方針、決策以及確保經(jīng)營活動效率性、實(shí)現(xiàn)經(jīng)營目標(biāo)的相關(guān)控制。

2.ERP系統(tǒng)在企業(yè)內(nèi)控管理中的應(yīng)用優(yōu)勢

2.1內(nèi)控工作環(huán)境的有效改善

應(yīng)用ERP系統(tǒng)能夠極大的改善內(nèi)控工作環(huán)境，實(shí)現(xiàn)企業(yè)財(cái)務(wù)信息的網(wǎng)絡(luò)化，為工作人員隨時(shí)隨地進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)辦公成為一種現(xiàn)實(shí)。方便企業(yè)工作人員及時(shí)處理復(fù)雜的工作事項(xiàng)，并在ERP系統(tǒng)中留有操作記錄。通過ERP系統(tǒng)實(shí)施控制，使企業(yè)管理結(jié)構(gòu)變得流程化，控制責(zé)任更加明確，還可以克服人為因素的干擾，做到一絲不茍。打造良好的內(nèi)控環(huán)境，促進(jìn)企業(yè)更加有效地開展內(nèi)控管理工作。

2.2實(shí)現(xiàn)信息共享，提高工作效率

2.2.1提高內(nèi)控即時(shí)性

在ERP系統(tǒng)中能夠?qū)崿F(xiàn)信息聯(lián)動與實(shí)時(shí)更新，每個(gè)擁有相關(guān)系統(tǒng)權(quán)限的人都能夠隨時(shí)掌握準(zhǔn)確的即時(shí)信息，從而能夠極大的節(jié)省人力。準(zhǔn)確把握企業(yè)內(nèi)部各種信息、及時(shí)了解對外市場咨詢與現(xiàn)狀變化是影響企業(yè)競爭力提升的重要因素，在信息化社會要在知己知彼的基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)“即時(shí)”。如在外匯市場中隨著企業(yè)經(jīng)營的國際化發(fā)展，不僅極大增加了外幣結(jié)算業(yè)務(wù)，且需要面對各種風(fēng)險(xiǎn)，如何規(guī)避多元貨幣、匯率變動等，若不能即時(shí)運(yùn)作各種貨幣匯率的消長變化、各種交易與各國客戶訂單，則在匯率波動或緩慢作業(yè)的影響下導(dǎo)致利潤出現(xiàn)縮水的情況。

2.2.2提高內(nèi)控實(shí)時(shí)性

ERP系統(tǒng)本身具有高度集成性與信息更新“即時(shí)”性，有助于實(shí)時(shí)的控制系統(tǒng)。一方面，能夠?qū)崟r(shí)控制企業(yè)的業(yè)務(wù)活動：在財(cái)務(wù)管理中應(yīng)用ERP系統(tǒng)可對各部門經(jīng)濟(jì)活動進(jìn)行充分了解，如銷售、采購、庫房、生產(chǎn)等，甚至是每個(gè)經(jīng)濟(jì)活動，且財(cái)務(wù)部門能夠進(jìn)行相應(yīng)的監(jiān)控、反映。如通過“ERP”系統(tǒng)將采購訂單發(fā)送給供應(yīng)商時(shí)，財(cái)務(wù)部門也能夠及時(shí)獲得這個(gè)信息;按照訂單收貨以后，庫房可將該信息同步上傳給財(cái)務(wù)部門;檢驗(yàn)發(fā)票后會產(chǎn)生應(yīng)付賬款，按照發(fā)票價(jià)格可記入應(yīng)付賬款與存貨賬戶。另一方面，能夠?qū)崟r(shí)管理預(yù)算：按照歷史數(shù)據(jù)，ERP系統(tǒng)可對各地區(qū)、各部門、各產(chǎn)品、各業(yè)務(wù)、各費(fèi)用科目數(shù)據(jù)進(jìn)行準(zhǔn)確的預(yù)測，且能夠按月對預(yù)算進(jìn)行分解，及時(shí)對不合理預(yù)算進(jìn)行科學(xué)的調(diào)整;與此同時(shí)能夠?qū)崟r(shí)向應(yīng)該承擔(dān)責(zé)任的部門負(fù)責(zé)人報(bào)告每項(xiàng)費(fèi)用，通過對比預(yù)算可及時(shí)提示預(yù)警或錯(cuò)誤信息，最終有助于實(shí)時(shí)的管控預(yù)算。

2.3優(yōu)化配置企業(yè)資源

ERP系統(tǒng)的功能主要體現(xiàn)在預(yù)測、分析方面，可高效測評與分析企業(yè)工作人員與資源分配，按照ERP測評結(jié)果可為管理人員合理配置資源創(chuàng)造良好的條件，實(shí)現(xiàn)對計(jì)算時(shí)間的節(jié)省、工作效率的提高、企業(yè)資源的優(yōu)化配置，避免資源浪費(fèi)的情況。

2.4提高辦公效率

應(yīng)用ERP系統(tǒng)可營造更加科學(xué)的企業(yè)內(nèi)控環(huán)境，實(shí)現(xiàn)對企業(yè)內(nèi)控管理方式的豐富，避免計(jì)算失誤，在確保數(shù)據(jù)準(zhǔn)確的基礎(chǔ)上致力于辦公效率的顯著提高。同時(shí)，能夠合理設(shè)置系統(tǒng)操作權(quán)限，規(guī)范操作流程，通過ERP系統(tǒng)來滿足企業(yè)對各業(yè)務(wù)流程的全程監(jiān)控，來高效的開展企業(yè)內(nèi)控管理工作。

2.5企業(yè)內(nèi)部管理方式的豐富

通過有效應(yīng)用ERP系統(tǒng)可實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)控管理方式的不斷完善、豐富，我們通過該系統(tǒng)提供的數(shù)據(jù)來分析企業(yè)目前的狀況，做到事前分析，事中控制;憑借該系統(tǒng)所具有的準(zhǔn)確判斷信息的能力，可促進(jìn)企業(yè)財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)的不斷降低，促進(jìn)財(cái)務(wù)核算精準(zhǔn)率的顯著提高，防止不必要的財(cái)務(wù)流失。

3.ERP系統(tǒng)在企業(yè)內(nèi)控管理中的發(fā)展現(xiàn)狀

盡管ERP系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了對企業(yè)資源的優(yōu)化配置，提升了內(nèi)控管理能力和確保內(nèi)控管理高效，但是不可避免地依然存在各種問題。

3.1應(yīng)用技術(shù)含量低

因ERP系統(tǒng)在我國企業(yè)引進(jìn)與應(yīng)用中比較少，不具備豐富的應(yīng)用經(jīng)驗(yàn)，為此在具體的內(nèi)控管理過程中缺少切實(shí)可行的使用方法，且缺乏主業(yè)的ERP技術(shù)團(tuán)隊(duì)、相關(guān)方面的技術(shù)人才，導(dǎo)致技術(shù)的應(yīng)用含量較低，信息技術(shù)存在滯后性。

3.2管理者缺乏管理意識

對于許多企業(yè)管理者而言，錯(cuò)誤地認(rèn)為ERP系統(tǒng)是財(cái)務(wù)管理部門的工作，對于該系統(tǒng)在企業(yè)內(nèi)控管理中的重要性漠不關(guān)心，不能充分了解該系統(tǒng)所具有的各種功能，如計(jì)算技術(shù)、財(cái)務(wù)管理、數(shù)據(jù)共享，相應(yīng)的不具備較高的管理、應(yīng)用能力。同時(shí)，相比較于發(fā)達(dá)國家，我國企業(yè)信息安全技術(shù)水平比較低，企業(yè)也不重視信息安全問題，許多企業(yè)不能對所擁有的信息設(shè)置相關(guān)權(quán)限，工作人員缺乏數(shù)據(jù)安全意識，責(zé)任心明顯不足，由此不能對各種資源進(jìn)行有效管理，不利于充分有效的共享各種數(shù)據(jù)與信息。

3.3企業(yè)各部門不具備相互約束、監(jiān)督作用

目前，盡管ERP系統(tǒng)應(yīng)用到企業(yè)內(nèi)控管理當(dāng)中，按時(shí)企業(yè)審計(jì)工作缺乏獨(dú)立性，不能有效的約束財(cái)務(wù)部門，相應(yīng)的也就不能充分發(fā)揮其監(jiān)督作用。一些企業(yè)不重視風(fēng)險(xiǎn)管理工作，缺乏充足的管理意識，不存在專門的風(fēng)險(xiǎn)管理部門，由此導(dǎo)致企業(yè)抗風(fēng)險(xiǎn)能力不斷降低，企業(yè)綜合競爭力很難獲得有效增強(qiáng)。

4.助力措施

4.1專業(yè)化人才隊(duì)伍的建設(shè)

人作為內(nèi)控的主體，在ERP環(huán)境下為正常、順利地運(yùn)行內(nèi)控，所具有的專業(yè)化人才隊(duì)伍，要求既懂業(yè)務(wù)、又懂ERP系統(tǒng)與內(nèi)控制度。通過ERP運(yùn)維支持體制的有效完善與逐層管理體制的建立，如業(yè)務(wù)關(guān)鍵用戶、最終執(zhí)行用戶、運(yùn)維支持人員，以此可最大限度地滿足內(nèi)控需要。一方面，不同業(yè)務(wù)人員按照不同的內(nèi)控要求，有針對性地開展業(yè)務(wù)與內(nèi)控培訓(xùn)工作，促進(jìn)其專業(yè)能力、內(nèi)控管理意識的不斷增強(qiáng);另一方面，按照不同崗位落實(shí)相應(yīng)的內(nèi)控責(zé)任，制定明確的權(quán)責(zé)，確保廣大用戶能夠規(guī)范地開展各項(xiàng)業(yè)務(wù)操作，提供充足的支持保障力。

4.2細(xì)化管理制度，規(guī)范各項(xiàng)業(yè)務(wù)操作

按照內(nèi)控要求平穩(wěn)運(yùn)行ERP系統(tǒng)的基礎(chǔ)在于所擁有的各種規(guī)章制度與內(nèi)控制度要求相符，在細(xì)化ERP運(yùn)行管理制度時(shí)需要站在多個(gè)角度，機(jī)操作規(guī)范、崗位職責(zé)、問題管理、運(yùn)行考核等，以此才能確保各方面處理流程保持一致，如運(yùn)行、報(bào)告、變更、考核等，不斷規(guī)范管理。

4.3強(qiáng)化ERP系統(tǒng)管理權(quán)限

通過該系統(tǒng)管理權(quán)限的強(qiáng)化可最大限度地保障信息安全，促進(jìn)各部門之間約束力、監(jiān)督力的不斷強(qiáng)化，保證信息的可靠性、安全性。為此，各個(gè)部門應(yīng)該嚴(yán)格根據(jù)自身崗位職責(zé)，對各項(xiàng)業(yè)務(wù)操作進(jìn)行不斷規(guī)范，及時(shí)設(shè)置各自的管理權(quán)限，及時(shí)處理、清理一些過期或不正確的信息，及時(shí)向有關(guān)部門匯報(bào)權(quán)限不合理、不明確的地方，指導(dǎo)相關(guān)部門做好重新分配與糾正工作。在開展一些重大業(yè)務(wù)時(shí)，各部門營業(yè)協(xié)調(diào)處理，共同蓋章，以此可有效地降低企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)。

4.4ERP系統(tǒng)的不斷創(chuàng)新與優(yōu)化

為鼓勵(lì)技術(shù)人員在現(xiàn)有系統(tǒng)基礎(chǔ)上進(jìn)行大膽的創(chuàng)新，企業(yè)需要增加技術(shù)資金投入，確保系統(tǒng)的科學(xué)化、多元化，憑借所具有的各種功能來滿足各種工作需要。

4.5相關(guān)監(jiān)督制度的建立

制定相關(guān)監(jiān)督制度與隊(duì)伍，引導(dǎo)監(jiān)督人員按照規(guī)章制度做好日常監(jiān)督工作，對工作人員的工作態(tài)度、過程進(jìn)行有效的監(jiān)督，處罰那些工作態(tài)度不認(rèn)真、思想意識比較落后的人員，幫助他們意識到開展這項(xiàng)工作的重要性，能夠自覺參與各項(xiàng)工作，在ERP系統(tǒng)的幫助下及時(shí)更新、勘誤企業(yè)信息，增強(qiáng)工作人員的責(zé)任心與凝聚力，從而有助于企業(yè)綜合實(shí)力的顯著提升。

結(jié)束語

綜上所述，本文簡單地介紹了ERP系統(tǒng)與內(nèi)控管理的含義，分析了ERP系統(tǒng)在企業(yè)內(nèi)控管理中的作用，明確指出該系統(tǒng)的應(yīng)用現(xiàn)狀，最后有針對性地提出了幾點(diǎn)措施。

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