對通信運營商采購項目案例的分析與思考

王建成 中國電信股份有限公司龍巖分公司 龍巖市 364000

0 前言

通信運營商地市分公司采購專業(yè)部門日常采購行為繁復且瑣碎，有的采購管理員不僅要負責項目采購，還要執(zhí)行集團公司及省公司“框架+訂單”的采購，有時一天內要在上述兩種思維模式中進行不斷切換，尤其在項目招標或比選的采購過程中，稍微不留神，細節(jié)不“細”就有可能惹來質疑或異議。某通信運營商某地市分公司采購中心一名采購管理員就遭遇到一個采購項目重啟后被質疑的案例，差點被“閃到腰”。

1 采購項目案例

某通信運營商某區(qū)分公司擬于某年年底前搬遷至新的辦公樓進行辦公，需對新辦公樓進行裝修，項目采用公開比選的方式進行采購。經(jīng)過前期周密的準備，按照采購流程規(guī)范于某年某月某日發(fā)布比選采購公告，采購工作進入倒計時階段。

1.1 第一次項目比選，因有效參選人不足2家比選宣告失敗

依照項目比選公告已界定的時間節(jié)點，項目比選評審工作如期在某省會城市進行，共有A、B、C等3家公司參選人遞交了參選文件，經(jīng)形式評審，因B、C公司被評選委員會否決，導致有效參選人不足2家，依據(jù)比選文件“參選人須知前附表”事先確定的“唱價時，參選人少于3個的，比選人可對兩家資格后審合格參選人繼續(xù)組織評選；資格后審合格參選人只有1家或遞交參選文件的參選人只有1家，本項目重新發(fā)布公開比選公告，無需再進行方案決策”的評審規(guī)則，第一次項目比選宣告失敗，采購管理員在收到比選委托代理機構關于第一次項目比選失敗的評選報告后，第一時間發(fā)布了項目比選失敗公告，緊接著在當天下午發(fā)出項目重啟采購的第二次比選公告。考慮到之前第一次項目比選失敗，項目執(zhí)行已提前透支一定時間成本，采購管理員將第二次項目比選周期由第一次的9天壓縮至7天。

1.2 第二次項目比選，細節(jié)不“細”惹質疑

第二次項目比選公告發(fā)布后，采購管理員心想項目既然已委托比選代理機構，應該沒太大問題，又放心忙于別采購事務了。第二次比選如期在某省會城市進行，評選報告也順利“出爐”。

看到評選報告，采購管理員晚上坐在在從省會城市趕回地市公司所在地的動車上，心境平和淡定了許多。首先，第二次項目比選采購如期順利完成，這意味著某通信運營商某區(qū)分公司不久就可迎來喬遷之喜；其次，憑借較好的資質和服務以及合適的報價等綜合因素中選的A公司，早期與采購方有過合作，采購管理員認為以其實力和信譽，A公司一定能夠保障項目工期和質量。

誰知，僅過了一夜，評選報告在采購管理員手里還未“捂熱”，第二天8點半一上班，采購管理員就接到B、C公司負責人相繼打來的質疑電話，質疑比選人在第二次項目比選過程中，未通知到位，導致他們失去一個很好的參選機會，且情緒較為激動，同時采購管理員所在地市分公司領導也接到B、C公司負責人打來的質疑電話，質疑電話內容與采購管理員接到電話內容幾近相同。這時，采購管理員才感到事情有些不妙，趕緊打電話詢問比選委托代理機構項目經(jīng)辦人，為何B、C公司第二次項目比選沒有遞交參選文件，比選委托代理機構項目經(jīng)辦人答復：第二次項目比選公告發(fā)布的當天，就將第二次項目比選文件發(fā)到B、C公司具體經(jīng)辦人的郵箱里，因第一次項目比選已收取了比選文件售賣費，所以第二次項目比選就沒有再收取B、C兩家公司比選文件售賣費了，同時在比選文件遞交截止時間的前一天，在不同時段又打了多次電話給B、C公司具體經(jīng)辦人，擬詢問第二天是否會按時遞交參選文件，可兩個電話撥打了多次都無人接聽。采購管理員了解到上述情況后，要求比選委托代理機構在最短的時間內退還B、C公司第一次參選時繳交的參選保證金，并將撥打給B、C公司具體經(jīng)辦人手機電話截圖及郵件截圖發(fā)給采購管理員。緊接著采購管理員以最快速度將手機撥打電話截圖及郵件發(fā)送截圖、第二次項目比選公告打包發(fā)到B、C公司負責人的郵箱內，并逐一給他們打電話，表示由于比選委托代理機構經(jīng)辦人通知確認不到位，導致他們錯失去一個很好參選機會，就此事深表歉意，同時向他們表示，現(xiàn)在土建類及裝修類項目均通過公開招標或公開比選的方式進行采購，下一次還是有參與機會的。至此B、C兩家公司負責人焦躁情緒得以平復，并表示不再深究此事。此后，采購管理員通過所在部門的部門經(jīng)理向地市分公司領導匯報了比選委托代理機構經(jīng)辦人服務相關情況以及采購管理員與B、C公司兩家公司負責人郵件往來、電話溝通及事件最終的解決情況。

2 總結與反思

雖然在整個項目采購執(zhí)行過程中，無論比選委托代理機構經(jīng)辦人，還是采購管理員均無明顯的瑕疵，更談不上有所失誤，且電話質疑事件也已得到“和平解決”，但還是有許多值得總結與反思之處。

2.1 注意溝通方式方法

在與質疑提出人溝通時，要講究方式方法，在溝通中友好協(xié)商，并懂得口頭安撫他人的焦急情緒，尤其不能仗著自身沒有流程執(zhí)行上失誤，或無太明顯的瑕疵，就盛氣凌人，若與此口吻進行溝通及回復，只會火上澆油，助推質疑的進一步升級，既浪費雙方的時間和精力，也無益于問題解決和采購項目辦結。

2.2 關注細節(jié)，尤其是涉及需要確認的環(huán)節(jié)

通信運營商采購程序嚴謹規(guī)范, 責任重大, 每個小小的細節(jié)都可能引起非議。在具體采購實踐工作中，項目采購執(zhí)行本身也會存在項目采購失敗、重啟、發(fā)布新的采購公告、針對招標（比選）文件（含其附件）作書面澄清、修改或答疑、開標（評選）時間改變、開標（評選）地點改變等等諸多不確定性的變數(shù)，此時，應要求招標（比選）委托代理機構通過多種辦法、多種渠道將改變后的相關情況一一通知到每一位已購買投標（比選）文件的潛在投標（參選）人。使用電話通知的，需確定接聽人即是潛在投標（參選）人代表本人；使用郵件、傳真、短信通知的，需要求對方給予明確的回復，并做好相應的留痕。需要特別注意的是，若涉及招標（比選）文件澄清、修改或答疑等需要書面通知所有潛在投標（參選）人的，招標（比選）委托代理機構一定要在收到加蓋潛在投標（參選）人單位公章并有潛在投標（參選）人代表簽字及簽署日期的回執(zhí)單后，方能確認通知已到位，因為涉及上述需要書面通知的內容已構成投標（比選）文件新的組成部份。同時，要提醒潛在投標（參選）人代表在投標或比選期間應保持電話暢通，以便溝通與聯(lián)系。

2.3 重視并及時跟進項目采購流程的每一個細節(jié)

現(xiàn)在招標（比選）委托代理機構派出來在市場前沿“沖鋒陷陣”的項目經(jīng)辦人，大部份是剛大學畢業(yè)的年輕人，不僅需要快速掌握和運用《中國人民共和國招投標法》、《中國人民共和國招投標法實施條例》、《通信工程建設項目招標投標管理辦法》（工信部第27號令）等法律法規(guī)規(guī)章的規(guī)定，以及通信運營商集團公司制定采購管理辦法，而且其項目招標（比選）經(jīng)驗也處于不斷積累階段，有的招標（比選）委托代理機構甚至把通信運營商地市分公司作為“練兵場”、“人才培養(yǎng)基地”，頻繁更換招標（比選）委托代理機構派駐該地市分公司的常住人員。面對上述現(xiàn)狀，以及項目采購本身所具有不確定性風險的特性，再加上日常繁復的采購工作，每一位采購管理員在具體采購項目執(zhí)行過程中，腦中要繃緊一根弦，及時跟進并落實項目采購執(zhí)行過程每一個細節(jié)，否則，受到質疑、異議或投訴時，采購管理員作為當事人，還是要首當其沖去直接面對問題、解決問題。當然，在項目采購執(zhí)行跟進過程中，采購管理員應嚴格遵守《中國人民共和國招投標法》、《中國人民共和國招投標法實施條例》及通信運營商集團公司所制定的保密規(guī)定，堅守職業(yè)道德，絕不能泄漏保密信息。一旦泄密，那就不是面對一般的質疑或異議了。

3 結束語

細節(jié)決定成敗。保證采購項目順利進行的重要途徑, 就是要在嚴格遵守國家相關法律法規(guī)的基礎上, 重視并跟進每一個細節(jié)。只有這樣才能做到物資及服務采購的快速保障供應與采購規(guī)范性、嚴謹性的高度統(tǒng)一，并經(jīng)得起后續(xù)合同執(zhí)行、項目審計等各個環(huán)節(jié)、各個方面的檢查和考驗。