集團(tuán)ERP物資全過程管理中的風(fēng)險(xiǎn)管控點(diǎn)分析

劉琳鴿，張海濱，賈順杰，楊如意，趙俊杰

（1.國(guó)電內(nèi)蒙古東勝熱電有限公司，內(nèi)蒙古鄂爾多斯 017000；2.國(guó)電電力發(fā)展股份有限公司，北京 100101；3.北京華電天仁電力控制技術(shù)有限公司，北京 100143）

某大型能源集團(tuán)提出要基于一體化集中管控系統(tǒng)ERP（企業(yè)資源計(jì)劃），實(shí)現(xiàn)資金流、物流和信息流的數(shù)據(jù)共享與業(yè)務(wù)集成，以提升煤炭、火電、新能源、水電、運(yùn)輸、化工、科技環(huán)保、金融等產(chǎn)業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、精細(xì)化及高效協(xié)同能力[1-3]。集團(tuán)ERP物資模塊的業(yè)務(wù)包括主數(shù)據(jù)管理、需求管理、采購(gòu)管理、庫(kù)存管理等，物資模塊在各產(chǎn)業(yè)板塊、各分子公司之間，仍存在數(shù)據(jù)編碼不統(tǒng)一、信息共享不足、管理標(biāo)準(zhǔn)不一致、運(yùn)營(yíng)效率低下的諸多問題[4-6]。因此，有必要基于ERP系統(tǒng)打造集團(tuán)至上而下數(shù)據(jù)編碼和業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)均統(tǒng)一的物資一體化管理，深度整合人、財(cái)、物、項(xiàng)目等企業(yè)經(jīng)營(yíng)關(guān)鍵要素，提高集團(tuán)ERP物資及采購(gòu)管理的效率。

本研究擬分析某大型能源集團(tuán)ERP物資管理模塊的業(yè)務(wù)流程標(biāo)準(zhǔn)化和過程風(fēng)險(xiǎn)管控點(diǎn)，通過風(fēng)險(xiǎn)管控點(diǎn)的智能識(shí)別與智慧監(jiān)督，以提升集團(tuán)一體化的物資風(fēng)險(xiǎn)管控能力。本文的分析有助于了解ERP物資模塊中物資主數(shù)據(jù)、需求計(jì)劃、采購(gòu)管理等關(guān)鍵環(huán)節(jié)的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，通過風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)的快速辨識(shí)和有效管控，提高集團(tuán)物資管理的風(fēng)險(xiǎn)預(yù)控水平。

1 主數(shù)據(jù)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)

集團(tuán)ERP物資模塊業(yè)務(wù)為主數(shù)據(jù)管理、需求計(jì)劃管理、采購(gòu)管理、庫(kù)存管理等。主數(shù)據(jù)維護(hù)管理為物資主數(shù)據(jù)、供應(yīng)商主數(shù)據(jù)。物資主數(shù)據(jù)的風(fēng)險(xiǎn)管控點(diǎn)及管控措施包括：

（1）物資主數(shù)據(jù)評(píng)估類維護(hù)錯(cuò)誤。風(fēng)險(xiǎn)為維護(hù)錯(cuò)誤會(huì)導(dǎo)致后續(xù)記賬錯(cuò)誤。風(fēng)險(xiǎn)管控措施為在系統(tǒng)中建立物資分類與評(píng)估類的對(duì)應(yīng)關(guān)系，并在維護(hù)過程中自動(dòng)進(jìn)行檢查和校驗(yàn)，以防止或減少產(chǎn)生錯(cuò)誤數(shù)據(jù)。

（2）物資主數(shù)據(jù)利潤(rùn)中心維護(hù)錯(cuò)誤。風(fēng)險(xiǎn)包括：維護(hù)錯(cuò)誤會(huì)導(dǎo)致后續(xù)記賬錯(cuò)誤。風(fēng)險(xiǎn)管控措施包括：在系統(tǒng)中配置并校驗(yàn)各各單位允許使用的利潤(rùn)中心，從而避免或減少維護(hù)出錯(cuò)的機(jī)率。

（3）新增物資編碼在一定期限內(nèi)并沒有實(shí)際投入使用。風(fēng)險(xiǎn)為集團(tuán)“主數(shù)據(jù)使用率”出現(xiàn)指標(biāo)考核。風(fēng)險(xiǎn)管控措施為提高主數(shù)據(jù)申請(qǐng)準(zhǔn)確率，基層單位和子分公司嚴(yán)格審核，減少出現(xiàn)主數(shù)據(jù)使用率過低的情況。

2 需求計(jì)劃風(fēng)險(xiǎn)管控點(diǎn)

需求計(jì)劃管理為生產(chǎn)物資計(jì)劃、項(xiàng)目物資計(jì)劃、固定資產(chǎn)計(jì)劃、低值易耗品計(jì)劃、框架預(yù)測(cè)計(jì)劃、緊急物資計(jì)劃、服務(wù)計(jì)劃等。需求計(jì)劃中的風(fēng)險(xiǎn)管控點(diǎn)及管控措施包括：

（1）需求計(jì)劃中可能包含已淘汰或已停產(chǎn)的物資。風(fēng)險(xiǎn)管控措施包括在數(shù)據(jù)管理上，將不允許使用的物資編碼進(jìn)行凍結(jié)處理；通過系統(tǒng)提報(bào)的需求計(jì)劃進(jìn)行多級(jí)審核，審批過程中嚴(yán)格進(jìn)行把關(guān)。

（2）需求計(jì)劃提報(bào)的物資與實(shí)際需求不匹配。風(fēng)險(xiǎn)管控措施包括對(duì)系統(tǒng)提報(bào)的需求計(jì)劃，進(jìn)行多級(jí)審核，審批過程中嚴(yán)格進(jìn)行把關(guān)。

（3）計(jì)劃信息提報(bào)不準(zhǔn)確，相同計(jì)劃重復(fù)提報(bào)。風(fēng)險(xiǎn)包括：計(jì)劃反復(fù)回退修改，影響后續(xù)采購(gòu)業(yè)務(wù)執(zhí)行；增加采購(gòu)頻次或造成庫(kù)存積壓。風(fēng)險(xiǎn)管控措施包括：修改系統(tǒng)控制歸屬部門的權(quán)限，增加審批功能，提高計(jì)劃的準(zhǔn)確率；通過規(guī)章制度、考核機(jī)制等措施提高實(shí)施的準(zhǔn)確性。

（4）計(jì)劃價(jià)不合理。風(fēng)險(xiǎn)包括：詢比價(jià)或招投標(biāo)目標(biāo)價(jià)偏離市場(chǎng)價(jià)，造成詢價(jià)失敗、流標(biāo)或采購(gòu)價(jià)虛高，影響采購(gòu)執(zhí)行效率或增加生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)成本。風(fēng)險(xiǎn)管控措施包括：在ERP系統(tǒng)中提供歷史采購(gòu)價(jià)格作為參考信息，供審批人員在審批過程中進(jìn)行審查。

（5）需求計(jì)劃的需求日期未考慮采購(gòu)周期，未考慮物資編碼申請(qǐng)周期，未按管理規(guī)定在截止日期前上報(bào)需求計(jì)劃，未在規(guī)定周期內(nèi)審批采購(gòu)申請(qǐng)。風(fēng)險(xiǎn)包括：影響到貨及時(shí)率，影響物資計(jì)劃提報(bào)及時(shí)率，影響采購(gòu)申請(qǐng)上報(bào)及時(shí)率，影響采購(gòu)執(zhí)行進(jìn)度。風(fēng)險(xiǎn)管控措施包括：通過規(guī)章制度、考核機(jī)制等措施，提高計(jì)劃的及時(shí)性。

3 采購(gòu)管理風(fēng)險(xiǎn)管控點(diǎn)

采購(gòu)管理包括采購(gòu)訂單管理、寄售補(bǔ)貨訂單管理等。采購(gòu)管理中的風(fēng)險(xiǎn)管控點(diǎn)及管控措施包括：

（1）采購(gòu)訂單信息與合同信息不一致。風(fēng)險(xiǎn)為后續(xù)記賬有誤。風(fēng)險(xiǎn)管控措施包括不允許采購(gòu)人員在ERP系統(tǒng)中對(duì)合同生成的訂單進(jìn)行物料、數(shù)量、價(jià)格等信息內(nèi)容的修改，即采購(gòu)人員只能修改合同信息，采購(gòu)訂單信息由系統(tǒng)自動(dòng)同步。

（2）供應(yīng)商送貨時(shí)不提供采購(gòu)訂單號(hào)。風(fēng)險(xiǎn)包括：倉(cāng)庫(kù)管理人員收貨時(shí)無依據(jù)。風(fēng)險(xiǎn)管控措施包括：系統(tǒng)提供通知供應(yīng)商采購(gòu)訂單號(hào)功能，同時(shí)要求供應(yīng)商送貨時(shí)應(yīng)提供采購(gòu)訂單號(hào)，對(duì)長(zhǎng)期合作供應(yīng)商可與供應(yīng)商在協(xié)同平臺(tái)上進(jìn)行發(fā)貨業(yè)務(wù)協(xié)同。

（3）采購(gòu)訂單的時(shí)效性不匹配。風(fēng)險(xiǎn)管控措施在采購(gòu)訂單確認(rèn)環(huán)節(jié)，重點(diǎn)關(guān)注供貨時(shí)間約定，與實(shí)際需求時(shí)間不匹配的及時(shí)與供貨商聯(lián)系協(xié)商。

（4）報(bào)價(jià)內(nèi)容與采購(gòu)訂單內(nèi)容不匹配。風(fēng)險(xiǎn)管控措施增加訂單生成后，采購(gòu)單價(jià)與歷史采購(gòu)平均單價(jià)比對(duì)功能，差異大的物資需對(duì)采購(gòu)單價(jià)做專項(xiàng)分析、澄清。

（5）采購(gòu)申請(qǐng)?zhí)幚砑皶r(shí)率差。采購(gòu)申請(qǐng)從創(chuàng)建到傳輸至采購(gòu)管理系統(tǒng)（SRM系統(tǒng)）的處理時(shí)間長(zhǎng)。如果采購(gòu)申請(qǐng)?zhí)幚聿患皶r(shí)，會(huì)產(chǎn)生平衡利庫(kù)結(jié)果不準(zhǔn)確、影響生產(chǎn)的風(fēng)險(xiǎn)。風(fēng)險(xiǎn)管控措施包括：通過“采購(gòu)申請(qǐng)?zhí)幚砑皶r(shí)率”評(píng)價(jià)指標(biāo)，對(duì)業(yè)務(wù)單位進(jìn)行考核。

（6）供應(yīng)商未根據(jù)采購(gòu)訂單要求到貨日期送達(dá)貨物。風(fēng)險(xiǎn)為物資緊缺。風(fēng)險(xiǎn)管控措施為通過采購(gòu)訂單執(zhí)行情況統(tǒng)計(jì)，分析采購(gòu)訂單到貨情況形成預(yù)警，采購(gòu)人員對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行跟催；通過供應(yīng)商評(píng)價(jià)相關(guān)管理規(guī)定對(duì)供應(yīng)商履約情況進(jìn)行評(píng)價(jià)。

（7）緊急物資采購(gòu)的審批程序不完善。緊急物資采購(gòu)是指不可預(yù)知的突發(fā)事件發(fā)生后，為避免損失擴(kuò)大，實(shí)施故障處理、事故搶修、抗災(zāi)搶險(xiǎn)等所需物資的需求計(jì)劃。緊急物資采購(gòu)分為需求計(jì)劃和采購(gòu)申請(qǐng)。緊急物資采購(gòu)采用的是臨時(shí)簡(jiǎn)化程序，存在采購(gòu)手續(xù)不完整，監(jiān)督鏈條不全面的風(fēng)險(xiǎn)。緊急物資計(jì)劃管理的業(yè)務(wù)流程為緊急物資需求計(jì)劃提報(bào)、審批緊急物資需求計(jì)劃、生成緊急物資采購(gòu)申請(qǐng)、審批緊急物資采購(gòu)申請(qǐng)、提交緊急物資采購(gòu)申請(qǐng)、SRM系統(tǒng)接受采購(gòu)申請(qǐng)并執(zhí)行處理結(jié)果、采購(gòu)訂單處理流程。

緊急物資采購(gòu)的風(fēng)險(xiǎn)管控措施：①需求部門相關(guān)人員在緊急采購(gòu)結(jié)束后，按照集團(tuán)公司采購(gòu)管理辦法要求，進(jìn)行需求計(jì)劃、采購(gòu)申請(qǐng)的補(bǔ)錄，需求計(jì)劃須隨附集團(tuán)公司統(tǒng)一賦碼的物資編碼；②需求部門負(fù)責(zé)人對(duì)上報(bào)的緊急物資需求計(jì)劃進(jìn)行審批，將不合格的需求計(jì)劃退回至需求部門重新修訂提交，審批通過的需求計(jì)劃產(chǎn)生的采購(gòu)申請(qǐng)流轉(zhuǎn)到物資管理相關(guān)部門；③物資管理相關(guān)部門、公司主要負(fù)責(zé)人對(duì)形成的采購(gòu)申請(qǐng)進(jìn)行確認(rèn)審批，審批通過的采購(gòu)申請(qǐng)?zhí)峤坏讲少?gòu)管理系統(tǒng)（SRM系統(tǒng)），審批未通過的采購(gòu)申請(qǐng)退回修改；④審批通過的緊急物資計(jì)劃，由計(jì)劃人員提交給采購(gòu)人員進(jìn)行采購(gòu)過程的補(bǔ)錄處理。

4 庫(kù)存管理風(fēng)險(xiǎn)管控點(diǎn)

庫(kù)存管理為生產(chǎn)物資收貨、項(xiàng)目物資收貨、固定資產(chǎn)收獲、低值易耗品收貨、服務(wù)驗(yàn)收確認(rèn)、生產(chǎn)物資領(lǐng)料、項(xiàng)目物資領(lǐng)料、低值易耗品領(lǐng)料、可利用物資領(lǐng)料、剩余物資退料、供應(yīng)商退貨、公司內(nèi)庫(kù)存調(diào)撥、公司內(nèi)設(shè)備或物資調(diào)撥、公司間庫(kù)存調(diào)撥、庫(kù)存盤點(diǎn)、庫(kù)存物資報(bào)廢、庫(kù)存減值處理、廢舊物資入庫(kù)、廢舊物資處置、修舊利廢、寄售物資入庫(kù)、代管物資管理、聯(lián)儲(chǔ)共備管理、借還件管理、成品入庫(kù)、自制加工件入庫(kù)等。

庫(kù)存管理中的風(fēng)險(xiǎn)管控點(diǎn)為：（1）驗(yàn)收物資入庫(kù)結(jié)果不準(zhǔn)確；（2）需求部門超計(jì)劃領(lǐng)料；（3）倉(cāng)庫(kù)管理人員誤操作其他庫(kù)房出入庫(kù)；（4）廢舊物資長(zhǎng)期大量積壓不易保管；（5）領(lǐng)料單提報(bào)部門錯(cuò)誤；（6）領(lǐng)料單提報(bào)的物資與實(shí)際需求不匹配；（7）領(lǐng)料單提報(bào)的物資與實(shí)際領(lǐng)料物資不匹配；（8）庫(kù)存物資長(zhǎng)時(shí)間不領(lǐng)用；（9）可能存在提報(bào)之后長(zhǎng)時(shí)間未領(lǐng)用的領(lǐng)料單占用庫(kù)存；（10）驗(yàn)收部門未及時(shí)驗(yàn)收或驗(yàn)收后未及時(shí)通知倉(cāng)庫(kù)部門入庫(kù)；（11）各子分公司未將閑置的設(shè)備或物資及時(shí)在系統(tǒng)內(nèi)操作為閑置狀態(tài)；（12）到貨物資驗(yàn)收及對(duì)驗(yàn)收物資入庫(kù)不及時(shí)，未按相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)驗(yàn)收，過程流于形式；（13）寄售物資補(bǔ)庫(kù)不及時(shí)；（14）未充分考慮本單位物資需求；（15）出入庫(kù)手續(xù)辦理不及時(shí)；（16）賬實(shí)不符；（17）倉(cāng)庫(kù)管理人員未及時(shí)做賬、保管失責(zé)；（18）由于技術(shù)改造、設(shè)備淘汰，導(dǎo)致部分庫(kù)存物資失去利用價(jià)值；（19）庫(kù)存儲(chǔ)備不合理；（20）廢舊物資長(zhǎng)期積壓不易保管；（21）有毒有害、易燃易爆危險(xiǎn)品等物資未及時(shí)妥善處理；（22）庫(kù)房現(xiàn)場(chǎng)管理貨位擺放不合理；（23）實(shí)際業(yè)務(wù)中存在調(diào)崗、輪崗、一人多崗的管理現(xiàn)狀；（24）權(quán)限管理人員難以判斷，盲目操作。

5 結(jié)束語(yǔ)

本文分析了某大型能源集團(tuán)ERP物資管理模塊的業(yè)務(wù)流程標(biāo)準(zhǔn)化和過程風(fēng)險(xiǎn)管控點(diǎn)，通過風(fēng)險(xiǎn)管控點(diǎn)的智能識(shí)別與智慧監(jiān)督，以提升集團(tuán)一體化的物資風(fēng)險(xiǎn)管控能力。結(jié)果表明：

（1）集團(tuán)ERP物資模塊的業(yè)務(wù)為主數(shù)據(jù)管理、需求計(jì)劃管理、采購(gòu)管理、庫(kù)存管理。

（2）ERP中物資管理模塊的風(fēng)險(xiǎn)管控點(diǎn)為物資主數(shù)據(jù)、需求計(jì)劃、采購(gòu)管理、庫(kù)存管理四方面的管控風(fēng)險(xiǎn)。

需求計(jì)劃中的風(fēng)險(xiǎn)管控點(diǎn)為需求計(jì)劃中可能包含已淘汰或已停產(chǎn)的物資；需求計(jì)劃提報(bào)的物資與實(shí)際需求不匹配；計(jì)劃信息提報(bào)不準(zhǔn)確，相同計(jì)劃重復(fù)提報(bào)；計(jì)劃價(jià)不合理；需求計(jì)劃的需求日期未考慮采購(gòu)周期，未考慮物資編碼申請(qǐng)周期，未按管理規(guī)定在截止日期前上報(bào)需求計(jì)劃，未在規(guī)定周期內(nèi)審批采購(gòu)申請(qǐng)。