如何提高學(xué)校辦公室文化檔案管理工作質(zhì)量

王浩

摘 要：檔案為組織，亦或個(gè)人在社會實(shí)踐之中的積累來落實(shí)對各項(xiàng)檔案信息的清晰記錄。伴隨我國科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，也使得我國學(xué)校辦公室文化檔案管理工作獲得了更好的開展，但是同時(shí)也存在著一些問題，對此則應(yīng)善于解決其中所存在的問題，強(qiáng)化重視開展檔案管理工作，從而真正提高學(xué)校辦公室文化檔案管理工作的開展質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：學(xué)校 辦公室文化 檔案管理 工作質(zhì)量

中圖分類號：G27文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A文章編號：1003-9082（2020）02-00-01

前言

學(xué)校辦公室文化檔案管理，有著不可替代的價(jià)值與作用，這就要求學(xué)校善于運(yùn)用信息技術(shù)，來提高檔案管理工作的開展效率與質(zhì)量。對此，則應(yīng)強(qiáng)化重視開展該項(xiàng)工作，完整性保障檔案內(nèi)容，從而為檔案的檢索提供更大的便利，同時(shí)也能夠在最大程度上，實(shí)現(xiàn)對學(xué)校辦公室文化檔案的合理利用。本文以學(xué)校辦公室文化檔案管理的主要特征分析為出發(fā)點(diǎn)，著重探討提高學(xué)校辦公室文化檔案管理工作質(zhì)量的有效策略。

一、學(xué)校辦公室文化檔案管理的主要特征

學(xué)校辦公室文化檔案管理工作的開展，本質(zhì)上而言則為管理檔案，并提供良好的檔案服務(wù)。以學(xué)校辦公室文化檔案管理的主要特征來分析，詳細(xì)內(nèi)容體現(xiàn)如下：第一，重在保存與收集資料。學(xué)校辦公室文化檔案管理工作的開展，記錄了歷史，能夠?yàn)橐恍┬袨榧安呗缘膶?shí)施提供良好的借鑒，所以該項(xiàng)工作的開展尤為關(guān)鍵，檔案本身具備完整性及安全性等諸多特征，其一般是對已然出現(xiàn)過的事件及過程的記錄作為管理對象，以整理資料，劃分類別，來實(shí)施檔案歸檔，其為學(xué)校辦公室文化檔案管理工作的關(guān)鍵內(nèi)容，也為重點(diǎn)內(nèi)容[1]。第二，工作種類較為繁多，學(xué)校辦公室文化檔案管理工作在開展期間，所涉及的內(nèi)容非常多，其不但清晰記錄了學(xué)校的各項(xiàng)資料，也涵蓋科技檔案、行政管理以及教務(wù)管理等多方面的內(nèi)容，這種多樣性特征也使得檔案管理工作尤為繁雜。檔案管理工作也涵蓋許多紙質(zhì)文件，如照片、合同以及協(xié)議等，且上述文件均需獲得妥善管理。

二、提高學(xué)校辦公室文化檔案管理工作質(zhì)量的有效策略

提高學(xué)校辦公室文化檔案管理工作質(zhì)量的有效策略，詳細(xì)內(nèi)容體現(xiàn)如下：

1.增強(qiáng)檔案管理意識

學(xué)校辦公室文化檔案管理工作在開展期間具備一定特殊性，也有著諸多弊端，如開展意識較為薄弱，各項(xiàng)硬件設(shè)施也較為缺失，許多應(yīng)具備的管理設(shè)備也未能齊全，有著一定的安全隱患。同時(shí)，信息水平較為低下，在進(jìn)行檔案管理時(shí)，難以保證該項(xiàng)工作的開展效率。針對上述情況，則應(yīng)及時(shí)探尋良好的解決方法，以學(xué)校的實(shí)際發(fā)展情況來分析，應(yīng)構(gòu)建辦公室文化檔案管理制度，提高該項(xiàng)工作的開展質(zhì)量，這是由于該項(xiàng)工作在專業(yè)教育工作中所占據(jù)的地位尤為顯著，其不但能夠保障教育工作的開展質(zhì)量，也利于促進(jìn)學(xué)校的整體運(yùn)作，提高學(xué)校的競爭實(shí)力。重視開展學(xué)校辦公室文化檔案管理工作，也能夠充分體現(xiàn)出檔案在教務(wù)管理之中的重要價(jià)值。所以說，務(wù)必要增強(qiáng)檔案管理意識，科學(xué)安排與管理各項(xiàng)檔案資料，從而為日后的教學(xué)以及辦學(xué)等提供重要證據(jù)[2]。

2.根據(jù)特色開展檔案管理工作

個(gè)別學(xué)校在開展辦公室文化檔案管理工作時(shí)，全然按照以往的管理方式，實(shí)施檔案管理，殊不知，以往的管理方式已經(jīng)難以滿足現(xiàn)階段檔案管理工作的開展要求，在此情況下若依然運(yùn)用這種管理方式，則不利于檔案的管理與查找，也難以為教學(xué)等方面提供便利。另外，還有個(gè)別學(xué)校未能夠?qū)嵤╇娮踊芾?，各?xiàng)管理資料也并不齊全，甚至還有一些學(xué)校的檔案，很長時(shí)間都無人查閱與管理，導(dǎo)致檔案產(chǎn)生臟污，甚至是蟲蛀現(xiàn)象，需重新修訂才能加以運(yùn)用，這不但提高了學(xué)校辦公室文化檔案管理工作的成本，也會造成資料的丟失。再者，一些學(xué)校在開展檔案管理工作時(shí)，也未能夠?qū)n案管理和行政管理這兩項(xiàng)工作區(qū)別開展，也未能設(shè)置相關(guān)人員來妥善開展檔案管理工作，致使檔案管理工作的開展嚴(yán)重缺失可行性。針對上述問題，在現(xiàn)階段學(xué)校辦公室文化檔案管理工作中，應(yīng)根據(jù)教學(xué)特點(diǎn)來有效開展檔案管理工作，積極做好檔案的整理，以及歸檔等工作。

具體來說，應(yīng)細(xì)化開展每項(xiàng)管理環(huán)節(jié)，將全部資料加以收集、整理及歸檔。檔案分為永久、長期與短期管理，所以在管理檔案時(shí)，還應(yīng)根據(jù)檔案的類別來分門別類的加以管理，如此才利于提高學(xué)校辦公室文化檔案管理工作的開展質(zhì)量[3]。除此之外，對于一些特殊材料，合同，協(xié)議等也應(yīng)妥善處理，這樣才能夠使學(xué)校辦公室文化檔案管理工作獲得井井有條的開展，利于檔案查找。

3.強(qiáng)化人員素質(zhì)及能力

在開展學(xué)校辦公室文化檔案管理工作時(shí)，相關(guān)管理人員的能力及素質(zhì)，會對該項(xiàng)工作的開展產(chǎn)生很大的影響，若相關(guān)人員素質(zhì)及能力較強(qiáng)，那么勢必能夠在一定程度上保障該項(xiàng)工作的開展質(zhì)量。對此，則應(yīng)重視強(qiáng)化檔案管理人員的素質(zhì)及能力，確保其能夠善于運(yùn)用信息技術(shù)來高效開展檔案管理工作[4]。

一方面應(yīng)建立信息化服務(wù)網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)檔案管理資源的共享，需要定期開發(fā)應(yīng)用軟件，同時(shí)還需善于借助信息技術(shù)來開展聯(lián)網(wǎng)檢索工作，切實(shí)挖掘出信息資源自身所具備的積累性，數(shù)據(jù)性等諸多優(yōu)勢。另一方面還應(yīng)積極開展教育培訓(xùn)工作，切實(shí)劃分好檔案工作和行政工作，絕不可將二者進(jìn)行混淆，在教育培訓(xùn)過程中充分提升檔案管理人員的綜合能力及素質(zhì)，扎實(shí)其管理基礎(chǔ)，從而使學(xué)校辦公室文化檔案管理工作能夠獲得高質(zhì)量開展。

總結(jié)

總而言之，學(xué)校辦公室文化檔案管理工作的開展為一項(xiàng)任重而道遠(yuǎn)的過程，也為一個(gè)艱巨的任務(wù)，在開展該項(xiàng)工作時(shí)所涉及到的內(nèi)容有很多。對此，就需要學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)者高度重視該項(xiàng)工作，積極健全檔案管理體系，為檔案資料的可靠性、安全性及準(zhǔn)確性提供切實(shí)的保證。并且還應(yīng)根據(jù)檔案管理工作開展的實(shí)際情況，來完善各項(xiàng)設(shè)施，以發(fā)揮出各項(xiàng)設(shè)施的輔助作用，將學(xué)校辦公室文化檔案管理工作的開展，推至一個(gè)新的高度，從而實(shí)現(xiàn)學(xué)校長遠(yuǎn)發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]余曉云.提高辦公室文件檔案管理工作質(zhì)量的有效對策[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（09）：168-169.

[2]崔玉梅.論提高辦公室文件檔案管理工作質(zhì)量的有效對策[J].蘭臺內(nèi)外，2019（11）：61-62.

[3]龍海艦.論提高辦公室文件檔案管理工作質(zhì)量的有效對策[J].文化創(chuàng)新比較研究，2018，2（14）：145+147.

[4]李金玲.如何提高高職學(xué)校辦公室文化檔案管理工作[J].東方企業(yè)文化，2012（15）：240.