基于戰(zhàn)略管理理論的智慧檔案館建設(shè)風(fēng)險(xiǎn)研究

梁春燕

[摘? ? 要] 智慧檔案館的建設(shè)工作中，會遇到多種不同類型的風(fēng)險(xiǎn)因素，需要從戰(zhàn)略管理理論的角度出發(fā)，對智慧檔案館建設(shè)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行防控。基于此，本文先分析了基于智慧檔案館的建設(shè)風(fēng)險(xiǎn);其次，探究了基于戰(zhàn)略管理理論的智慧檔案館建設(shè)條件;最后，重點(diǎn)論述了智慧檔案館的建設(shè)風(fēng)險(xiǎn)及應(yīng)對措施。

[關(guān)鍵詞] 智慧檔案館;戰(zhàn)略管理;安全保障;大數(shù)據(jù)技術(shù)

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2020. 01. 079

[中圖分類號] G271? ? [文獻(xiàn)標(biāo)識碼]? A? ? ? [文章編號]? 1673 - 0194（2020）01- 0200- 02

0? ? ? 引? ? 言

在智慧城市發(fā)展背景下，智慧檔案館的建設(shè)已經(jīng)成為人們關(guān)注的熱點(diǎn)話題。特別是近幾年我國科學(xué)技術(shù)水平提升，物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和大數(shù)據(jù)云計(jì)算技術(shù)等，為智慧檔案館的建設(shè)創(chuàng)造了條件，同時(shí)也增強(qiáng)了風(fēng)險(xiǎn)管理控制能力。因此，本文研究基于戰(zhàn)略管理理論條件下的智慧檔案館風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對措施，具有現(xiàn)實(shí)意義。

1? ? ? 基于戰(zhàn)略管理理論的智慧檔案館建設(shè)風(fēng)險(xiǎn)分析

1.1? ?規(guī)劃階段風(fēng)險(xiǎn)因素

戰(zhàn)略規(guī)劃階段的風(fēng)險(xiǎn)因素是因?yàn)橐?guī)劃過程中存在的多種不確定性因素引起的風(fēng)險(xiǎn)問題，具體而言，包括了需求與規(guī)劃的復(fù)雜性因素、規(guī)劃控制階段的不確定因素和設(shè)計(jì)選型的模糊性因素等[1]。

1.2? ?實(shí)施階段風(fēng)險(xiǎn)因素

戰(zhàn)略實(shí)施階段是推動智慧檔案館實(shí)現(xiàn)資源集成并達(dá)到預(yù)期管理目標(biāo)的過程，結(jié)合智慧檔案館總體架構(gòu)特征與內(nèi)在邏輯關(guān)系可以得出，戰(zhàn)略實(shí)施的技術(shù)、資源、管理和制度等方面，都會或多或少存在影響戰(zhàn)略實(shí)施的具體的風(fēng)險(xiǎn)因素。

1.3? ?運(yùn)維階段風(fēng)險(xiǎn)因素

戰(zhàn)略運(yùn)維階段風(fēng)險(xiǎn)因素的分析可以運(yùn)用物質(zhì)結(jié)果分析方式實(shí)現(xiàn)，主要是關(guān)注風(fēng)險(xiǎn)所產(chǎn)生的物質(zhì)結(jié)果，通過對結(jié)果分析而判斷戰(zhàn)略實(shí)施期間運(yùn)維管理戰(zhàn)略的價(jià)值。如果風(fēng)險(xiǎn)侵害范圍擴(kuò)大，則要加強(qiáng)對信息安全實(shí)體性基礎(chǔ)設(shè)施領(lǐng)域的探究，確保運(yùn)維戰(zhàn)略科學(xué)有效。

2? ? ? 基于戰(zhàn)略管理理論的智慧檔案館建設(shè)條件分析

2.1? ?數(shù)據(jù)分析和戰(zhàn)略部署條件

基于戰(zhàn)略管理理論的智慧檔案館建設(shè)工作中，大數(shù)據(jù)信息技術(shù)起到了數(shù)據(jù)分析與戰(zhàn)略部署的作用，為檔案館建設(shè)創(chuàng)造了基礎(chǔ)條件。據(jù)調(diào)查，目前全國范圍內(nèi)的檔案館中已經(jīng)有超過40%的檔案館運(yùn)用了大數(shù)據(jù)信息技術(shù)，這一技術(shù)對事物存在和演化全生命周期進(jìn)行了信息收集和記錄，進(jìn)而構(gòu)建了一個(gè)完整的系統(tǒng)，揭示出了事物內(nèi)部的耦合關(guān)系，為個(gè)性化服務(wù)奠定了基礎(chǔ)[2]。

2.2? ?信息存儲與共享?xiàng)l件

將網(wǎng)絡(luò)信息資源平臺和檔案館中的信息和資源相互聯(lián)系起來，需要借助物聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)。物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，為智慧檔案館建設(shè)提供了信息存儲與共享的條件。這一技術(shù)的應(yīng)用，可以從前端技術(shù)和后端技術(shù)兩個(gè)方面，實(shí)現(xiàn)物體的標(biāo)記、識別、傳輸和利用。構(gòu)建智慧檔案館運(yùn)用物聯(lián)網(wǎng)搭建與用戶的接口，為用戶主動提供檔案信息資源，進(jìn)而滿足個(gè)性化的發(fā)展需求。

2.3? ?安全保障與管理?xiàng)l件

云計(jì)算技術(shù)是智慧檔案館建設(shè)中的重要技術(shù)類型，這一技術(shù)為檔案館資源收集和存儲創(chuàng)造了保障條件。用戶通過智慧檔案館內(nèi)部搭建的云計(jì)算平臺，可以實(shí)現(xiàn)各項(xiàng)資源的檢索，為用戶獲取信息提供了極大的便利條件。同時(shí)，對于檔案管理人員而言，借助云端空間還可以對信息技術(shù)進(jìn)行整合。與傳統(tǒng)檔案管理方式相比，借助云端的檔案信息資源存儲更具有安全性和私密性。并且，這種方式還減少了檔案管理工作者的工作量，極大地降低了工作壓力。

3? ? ? 基于戰(zhàn)略管理理論的智慧檔案館建設(shè)風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對措施

3.1? ?融入多樣系統(tǒng)開發(fā)技術(shù)

智慧檔案館的建設(shè)將信息技術(shù)和大數(shù)據(jù)等作為了基礎(chǔ)，在逐步推進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)化和數(shù)字化管理模式中，將工業(yè)信息化深度融合之后，可以實(shí)現(xiàn)智能化發(fā)展。

3.1.1? ?物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)

物聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)能為智慧檔案館的風(fēng)險(xiǎn)管理提供智慧型神經(jīng)網(wǎng)絡(luò)支持。物聯(lián)網(wǎng)通過射頻識別的方式，可以實(shí)現(xiàn)全球化的定位管理。物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)按照事先制定好的協(xié)議，可以將實(shí)際生活中的物品和網(wǎng)絡(luò)直接聯(lián)系起來，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)信息技術(shù)的通訊以及交換，達(dá)到智能化定位、監(jiān)控、識別分析和風(fēng)險(xiǎn)因素管理[3]。

在物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)中，主要有三項(xiàng)關(guān)鍵技術(shù)：

（1）傳感器技術(shù)。傳感器技術(shù)是從自然信源的獲取、處理以及變換等方式，并將模擬信號轉(zhuǎn)換成為計(jì)算機(jī)可以處理的二進(jìn)制數(shù)值信號，以便通過網(wǎng)絡(luò)數(shù)字技術(shù)，對各項(xiàng)資源和信息進(jìn)行處理。

（2）RFID標(biāo)簽技術(shù)。這一技術(shù)又被稱為是無線射頻識別技術(shù)，是一種傳感器技術(shù)。RFID標(biāo)簽技術(shù)主要是通過無線電訊號嵌入和傳輸?shù)姆绞?，將各?xiàng)信息技術(shù)整合成為一體，是物聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)中，實(shí)現(xiàn)“物聯(lián)”的關(guān)鍵技術(shù)。

（3）嵌入式技術(shù)。這一技術(shù)具體的功能是實(shí)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)控制執(zhí)行操作，根據(jù)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)內(nèi)部設(shè)備的處理要求，調(diào)動核心固件執(zhí)行相應(yīng)的任務(wù)。

3.1.2? ?大數(shù)據(jù)技術(shù)

大數(shù)據(jù)技術(shù)是對海量信息進(jìn)行整合的一項(xiàng)技術(shù)，這一技術(shù)在應(yīng)用中，主要分為三個(gè)層面。

（1）在理論層面，《大數(shù)據(jù)時(shí)代》為大數(shù)據(jù)信息技術(shù)中的“大數(shù)據(jù)”進(jìn)行了定義，并且提出大數(shù)據(jù)具有容量大、多樣化、價(jià)值高和速度快的特征。

（2）在技術(shù)層面，大數(shù)據(jù)信息技術(shù)無論是從數(shù)據(jù)信息的采集，還是在存儲和處理等方面，都可以對歷史數(shù)據(jù)和實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)流中的信息進(jìn)行分析，以便獲取所需要的模型。

（3）在實(shí)踐層面，大數(shù)據(jù)通過對互聯(lián)網(wǎng)中的信息進(jìn)行挖掘，能形成相應(yīng)的算法，對復(fù)雜事件進(jìn)行分析和決策。將這一技術(shù)應(yīng)用到智慧檔案館構(gòu)建中，能夠妥善地處理好建設(shè)風(fēng)險(xiǎn)問題。

3.1.3? ?云計(jì)算技術(shù)

云計(jì)算技術(shù)是智慧檔案館建設(shè)的中樞，能為物聯(lián)網(wǎng)集成做出積極貢獻(xiàn)，這一技術(shù)可以為智慧城市提供服務(wù)平臺，確保發(fā)揮出隱藏在云層后面的計(jì)算資源和能力被合理發(fā)揮出來。應(yīng)用云計(jì)算技術(shù)時(shí)，用戶只需要提出相應(yīng)的服務(wù)要求，就可以借助云計(jì)算中的數(shù)據(jù)管理、分層存儲、虛擬化分析等技術(shù)，達(dá)到既定的目標(biāo)。

3.2? ?加強(qiáng)內(nèi)外風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對管理

智慧檔案館的規(guī)劃和建設(shè)，要將其作為一個(gè)完整的信息系統(tǒng)，對內(nèi)部復(fù)雜的結(jié)構(gòu)進(jìn)行梳理分析，以便提高風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對的能力。根據(jù)前文提到的風(fēng)險(xiǎn)性因素，以及智慧檔案館的建設(shè)條件，可分別對內(nèi)部風(fēng)險(xiǎn)和外部風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行管理。

3.2.1? ?內(nèi)部風(fēng)險(xiǎn)管理

智慧檔案館建設(shè)的內(nèi)部風(fēng)險(xiǎn)是風(fēng)險(xiǎn)管理的核心內(nèi)容，通過有效控制風(fēng)險(xiǎn)性因素，可使整個(gè)智慧檔案館的建設(shè)正常運(yùn)行，具體的操作步驟為：

（1）構(gòu)建基本規(guī)章制度，為風(fēng)險(xiǎn)管控工作奠定基礎(chǔ)。制度的可靠性和可實(shí)施性，均會在不同程度上，影響智慧檔案館的建設(shè)水平。構(gòu)建信息化制度，確保風(fēng)險(xiǎn)評估工作有據(jù)可依。

（2）強(qiáng)化員工的風(fēng)險(xiǎn)防控意識，將人的作用發(fā)揮到最大。在各類影響到智慧檔案館建設(shè)和風(fēng)險(xiǎn)防控管理因素中，人的因素影響最為顯著。對此，要加強(qiáng)對工作人員的教育和管理，使用現(xiàn)代化的教育指導(dǎo)方法，代替?zhèn)鹘y(tǒng)的安全管理方式。這種方式可以避免造成極大的資源浪費(fèi)，而且還能提高風(fēng)險(xiǎn)管理控制水平。比如，我國某地區(qū)的智慧檔案館建設(shè)工作中，管理部門工作人員重點(diǎn)關(guān)注到了團(tuán)隊(duì)建設(shè)和內(nèi)部風(fēng)險(xiǎn)管理之間的關(guān)系，通過在每月定期開展檔案管理安全教育的方式，使全體工作人員都樹立起了安全第一的工作意識。

（3）完善檔案備份管理，是在大數(shù)據(jù)時(shí)代下，檔案管理的基本要求。智慧檔案館建設(shè)中涉及的資料和信息變得越來越多，且種類繁雜。對此，可以采取異地備份和異質(zhì)備份的方式。其中，異地備份主要是將電腦系統(tǒng)中的信息備份到大容量存儲設(shè)備中;異質(zhì)備份指的是電子文件的異質(zhì)備份，這種方式可以實(shí)現(xiàn)信息長久和真實(shí)流傳，確保檔案的安全和可使用性。

3.2.2? ?外部風(fēng)險(xiǎn)管理

智慧檔案館建設(shè)中，除了對內(nèi)部風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行管理之外，還要對外部風(fēng)險(xiǎn)因素進(jìn)行控制，針對外部社會環(huán)境中存在的風(fēng)險(xiǎn)因素，在進(jìn)行管理中，要學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理方法，并結(jié)合工作需求，逐步細(xì)化并完善相應(yīng)的管理方針政策。

例如，當(dāng)前我國個(gè)別省市已經(jīng)開始建設(shè)智慧檔案館，但是在建設(shè)過程中也發(fā)現(xiàn)，由于國家并沒有對智慧化的檔案館的建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)下定論，所以，相關(guān)的風(fēng)險(xiǎn)管理方法和模式仍處于探索階段，還存在許多不足的問題需要解決。對此，后開展智慧檔案館建設(shè)的城市和部門，可積極學(xué)習(xí)北京、上海和深圳等地的檔案建設(shè)工作經(jīng)驗(yàn)，并參與到一線城市組織的綜合性智慧檔案館聯(lián)動發(fā)展項(xiàng)目當(dāng)中。目前，我國上海市已經(jīng)啟動了全市十八家國家級綜合性檔案館的館際建設(shè)活動，突破了不同智慧檔案館的信息查詢和調(diào)用的限制。只需要辦理通行證，就可以實(shí)現(xiàn)就近查詢以及跨館查詢，此舉為智慧檔案館的規(guī)模性和規(guī)范性建設(shè)做出了表率，使得整個(gè)城市形成了良好的文化氛圍，并為智慧檔案館風(fēng)險(xiǎn)管理工作奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

3.2.3? ?落實(shí)安全保障措施

智慧檔案館的建設(shè)工作要從組織機(jī)制、制度保證、技術(shù)以及管理等方面落實(shí)，具體而言：

（1）組織機(jī)制保障措施，建立完善長效的安全組織領(lǐng)導(dǎo)體制與工作機(jī)制，同時(shí)確定智慧檔案服務(wù)管理的發(fā)展戰(zhàn)略和規(guī)劃部署策略，構(gòu)建評估管理體系，實(shí)現(xiàn)考核目標(biāo)的強(qiáng)化管理。

（2）制度保障機(jī)制方面，主要是根據(jù)智慧檔案館的服務(wù)系統(tǒng)和方針政策標(biāo)準(zhǔn)，構(gòu)建的管理流程，結(jié)合國家在智慧檔案館規(guī)劃建設(shè)方面頒布的法律法規(guī)和規(guī)章制度，構(gòu)建標(biāo)準(zhǔn)化智慧檔案服務(wù)系統(tǒng)安全保障條例，對后續(xù)的工作提供指導(dǎo)。

（3）技術(shù)保障措施需要結(jié)合服務(wù)系統(tǒng)對信息技術(shù)的驅(qū)動，從感知技術(shù)、智能分析技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和支撐智慧應(yīng)用等方面，構(gòu)建更為完善的新技術(shù)，并以分組管理的方式，構(gòu)建多維度的全面性安全技術(shù)管理體系。

4? ? ? 總? ? 結(jié)

綜上所述，基于戰(zhàn)略管理理論的智慧檔案館建設(shè)工作，要根據(jù)地區(qū)的經(jīng)濟(jì)建設(shè)和城市規(guī)劃發(fā)展要求，不斷地對風(fēng)險(xiǎn)管理應(yīng)對措施進(jìn)行調(diào)整。對此，相關(guān)領(lǐng)域的工作人員要對影響智慧檔案館建設(shè)的風(fēng)險(xiǎn)因素進(jìn)行系統(tǒng)分析，按照科學(xué)化的發(fā)展道路，對智慧檔案館的管理方案進(jìn)行調(diào)整，加強(qiáng)對內(nèi)部風(fēng)險(xiǎn)因素和外部風(fēng)險(xiǎn)因素的管理，同時(shí)落實(shí)安全保障措施，實(shí)現(xiàn)智慧檔案館的現(xiàn)代化建設(shè)和風(fēng)險(xiǎn)管控。

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