檔案信息化管理的利用與保密探析

戚晶晶

摘 要：眾所周知，二十一世紀(jì)是信息時(shí)代，隨著科技的進(jìn)步，我國(guó)各領(lǐng)域逐漸實(shí)現(xiàn)了信息化，檔案管理工作也毫不例外。目前，我國(guó)已有較多的企業(yè)及事業(yè)單位機(jī)構(gòu)采取信息化的檔案管理模式，極大的提高了工作效率，越來(lái)越多的檔案工作開(kāi)始采用此模式。因此，筆者將在下文結(jié)合自身工作經(jīng)驗(yàn)，淺談如何有效進(jìn)行檔案信息化管理的利用與保密。

關(guān)鍵詞：檔案管理 信息化管理 檔案保密 信息化保密

中圖分類號(hào)：G27文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：1003-9082（2020）01-00-01

引言

計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與通信技術(shù)的發(fā)展不僅為檔案管理工作人員減少了一定的工作量、提升了工作效率，而且也極大地促進(jìn)了檔案管理工作的發(fā)展。依據(jù)客觀事實(shí)與馬克思原理可知，檔案管理工作必然走向信息化的發(fā)展道路。

一、為何要實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理的利用與保密建設(shè)

實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理的利用與保密建設(shè)不僅是時(shí)代發(fā)展、社會(huì)進(jìn)步的內(nèi)在要求，也是國(guó)家檔案管理工作實(shí)現(xiàn)自身發(fā)展的必然選擇。通過(guò)運(yùn)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與通信技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理，不僅可以使得檔案管理工作的效率獲得極大的提升，從而節(jié)省人力資源，還可以推動(dòng)檔案管理工作走向規(guī)范化。[1]然而，檔案管理的信息涉及了政治、經(jīng)濟(jì)、軍事、文化的方方面面，一旦泄露將造成不可設(shè)想的嚴(yán)重后果，其保密工作在信息化時(shí)代更應(yīng)得到重視。

二、我國(guó)現(xiàn)階段檔案信息化管理的利用與保密建設(shè)面臨的難題

1.缺乏專業(yè)人才與技術(shù)的加持

目前，在我國(guó)檔案管理工作中，許多的檔案管理人員缺乏高度的工作意識(shí)。同時(shí)，由于優(yōu)秀的信息技術(shù)人才缺乏相應(yīng)的檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)，我國(guó)檔案管理工作就缺乏兼?zhèn)湫畔⒓夹g(shù)與管理經(jīng)驗(yàn)的工作人員，在整體上呈現(xiàn)出了缺乏專業(yè)人才與技術(shù)加持的特點(diǎn)。除此之外，我國(guó)現(xiàn)階段對(duì)于檔案信息化管理軟件應(yīng)用的普及率較低，這在一定程度上阻礙了我國(guó)檔案信息化管理利用與保密建設(shè)進(jìn)程的推進(jìn)。

2.相關(guān)的工作人員缺乏對(duì)檔案管理工作性質(zhì)的正確認(rèn)識(shí)

受多方面因素的影響，我國(guó)目前從事檔案信息化管理工作的人員較少，相關(guān)工作人員對(duì)于檔案管理工作的性質(zhì)認(rèn)識(shí)較淺，缺乏正確且深刻的認(rèn)識(shí)，從而導(dǎo)致他們普遍認(rèn)為檔案管理工作僅僅是為了保存相關(guān)的歷史信息，忽略了檔案管理工作的真正目的——為各領(lǐng)域的科學(xué)研究、各部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)的決策及相關(guān)的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)提供科學(xué)的參考信息。因此，在我國(guó)現(xiàn)階段的發(fā)展中，部分檔案管理工作人員過(guò)于重視檔案的歸類與保存工作，忽視了檔案信息的開(kāi)發(fā)與利用。[2]

三、如何實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理的利用與保密建設(shè)

1.應(yīng)當(dāng)注重檔案管理工作人員管理意識(shí)的增強(qiáng)

由上文的論述可知，我國(guó)在建設(shè)檔案信息化管理的利用與保密工作中面臨的難題之一即是檔案管理工作人員缺乏高度的管理意識(shí)，僅僅注重檔案的歸類與保存工作，忽略了開(kāi)發(fā)與利用。因此，為了實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理的利用與保密建設(shè)，應(yīng)當(dāng)注重檔案工作人員管理意識(shí)的增強(qiáng)。首先，檔案管理工作人員應(yīng)當(dāng)積極轉(zhuǎn)變觀念，摒棄傳統(tǒng)的工作思想，學(xué)習(xí)并正確認(rèn)識(shí)檔案信息化管理工作的性質(zhì)，從而以市場(chǎng)信息為依據(jù)，樹(shù)立明確的工作目標(biāo)。其次，相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)注重制定統(tǒng)一的規(guī)范化工作人員管理標(biāo)準(zhǔn)，積極落實(shí)工作人員相應(yīng)的工作責(zé)任，加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的監(jiān)督力度，對(duì)于表現(xiàn)優(yōu)異的工作人員給予獎(jiǎng)賞，對(duì)于工作較為怠慢的工作人員進(jìn)行批評(píng)教育，達(dá)到獎(jiǎng)賞分明的理想狀態(tài)，從而有效激發(fā)工作人員的內(nèi)在動(dòng)力。另外，檔案管理工作人員應(yīng)當(dāng)通過(guò)相關(guān)的學(xué)習(xí)活動(dòng)獲取相應(yīng)的知識(shí)與技能水平提升，從而能夠在實(shí)際的工作中結(jié)合信息化管理的相關(guān)規(guī)范利用信息系統(tǒng)開(kāi)展相應(yīng)的信息收集、整理、總結(jié)、開(kāi)發(fā)利用及資源共享的工作，從整體上提升檔案信息化管理工作的效率。[3]

2.應(yīng)當(dāng)注重檔案信息化管理綜合系統(tǒng)的建設(shè)，規(guī)范其管理

在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，往往是由檔案信息管理部門(mén)為他方直接提供所需信息。然而，隨著檔案管理工組的信息化，檔案管理工作內(nèi)部工作分配發(fā)生了較大的變化，檔案信息管理部門(mén)逐漸轉(zhuǎn)為選擇信息方。這就要求檔案管理人員應(yīng)當(dāng)能夠利用相關(guān)的信息系統(tǒng)從繁雜的檔案信息中快速提取所需信息并對(duì)其進(jìn)行歸納總結(jié)分析，從而有效提升檔案管理工作的規(guī)范性與科學(xué)性，進(jìn)一步完善檔案信息化管理的利用與保密工作。因此，為了達(dá)到此理想狀態(tài)，檔案管理部門(mén)應(yīng)當(dāng)注重檔案信息化管理計(jì)算機(jī)綜合系統(tǒng)的建設(shè)，增強(qiáng)其管理的規(guī)范性。

3.應(yīng)當(dāng)增強(qiáng)檔案管理工作人員的信息化管理保密意識(shí)

實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理的利用與保密建設(shè)不僅需要檔案管理人員積極轉(zhuǎn)變觀念，正確認(rèn)識(shí)檔案管理工作的性質(zhì)與重要性，還需要注重檔案信息化管理保密意識(shí)的增強(qiáng)。無(wú)論是在過(guò)去還是現(xiàn)在的發(fā)展中，檔案管理都涉及了我國(guó)各領(lǐng)域發(fā)展的歷史信息與記錄，一旦泄露將導(dǎo)致不堪設(shè)想的慘痛后果，其保密工作不容小覷。同時(shí)，由于二十一世紀(jì)是信息時(shí)代，信息技術(shù)的應(yīng)用使得檔案管理工作更加高效、規(guī)范、科學(xué)、完善，但也在一定程度上提高了檔案信息泄漏的風(fēng)險(xiǎn)。因此，為了使愛(ài)你檔案信息化管理的利用與保密建設(shè)，防治不法分子對(duì)于檔案信息的竊取，檔案工作人員應(yīng)當(dāng)在增強(qiáng)自身檔案信息化管理保密意識(shí)的同時(shí)通過(guò)不斷的學(xué)習(xí)與培訓(xùn)加強(qiáng)自身的信息安全技能訓(xùn)練，提升信息安全保密技能水平。另外，檔案管理人員還應(yīng)當(dāng)通過(guò)總結(jié)日常的工作經(jīng)驗(yàn)尋找加強(qiáng)安全管理的方法，從而在日常的檔案管理工作中不斷實(shí)踐、改善方法。[4]

結(jié)語(yǔ)

綜上所述，實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理的利用與保密建設(shè)是順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的必然選擇，也是促進(jìn)我國(guó)檔案信息化管理進(jìn)步的高效途徑。因此，為了有效實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理的利用與保密建設(shè)，檔案管理工作人員應(yīng)當(dāng)積極轉(zhuǎn)變觀念，正確認(rèn)識(shí)檔案管理工作的性質(zhì)，增強(qiáng)檔案管理意識(shí)與安全保密意識(shí)，構(gòu)建綜合信息化管理體系。

參考文獻(xiàn)

[1]馬麗穎.檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀、問(wèn)題與對(duì)策分析[J].才智，2019（24）.

[2]姚廣旭.淺談新時(shí)代背景下檔案的信息化建設(shè)[J].機(jī)電兵船檔案，2019（4）.

[3]翟鵬.檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)實(shí)需求和理論路徑[J].現(xiàn)代信息科技，2019，3（14）.

[4]陳軍.大數(shù)據(jù)環(huán)境下高校檔案信息化建設(shè)問(wèn)題及對(duì)策[J].通訊世界，2019，26（7）.