人事檔案規(guī)范化管理的策略

朱曉磊

摘? 要：人事檔案的規(guī)范化與科學(xué)化管理直接影響到工作人員的提拔任用和轉(zhuǎn)調(diào)。本文主要從人事檔案管理的重要性和人事檔案管理存在的問題以及提高人事檔案規(guī)范化管理對策從三個方面進行分析和探討。

關(guān)鍵詞：人事檔案;管理;重要性;創(chuàng)新思考

一、人事檔案管理的重要性

干部人事檔案管理可以將工作人員的能力水平、工作經(jīng)歷和工作年限分為不同等級，以便后期工作人員的提拔任用和轉(zhuǎn)掉提供參考價值。除此之外，對人事檔案進行科學(xué)化與規(guī)范化的整理和歸納也有利于促進工作人員工作積極性的提高，工作人員可以參考自己在檔案中的位置來判斷自己近段時間工作狀況，以及在后期工作中要改進的地方。干部人事檔案主要包括工作人員的工作能力、生平經(jīng)歷、學(xué)歷水平、工作履歷以及政治身份等，其中較為重要的是工作人員的學(xué)歷水平和工作經(jīng)驗，工作人員升調(diào)的參考標準最重要的是工作人員有過硬的專業(yè)知識水平。總而言之，人事檔案包括個人的所有資料，為后期工作人員的調(diào)動以及升級提供參考。除此之外，做好人事檔案管理工作有利于公司把握工作細節(jié)，提升工作的效率，為人事部的調(diào)用提供參考依據(jù)。

二、人事檔案管理存在的問題

（一）對干部人事檔案管理工作重視程度低

在目前的工作領(lǐng)域中，許多高層人士的管理工作人員不重視對干部人事檔案管理這一領(lǐng)域，通常是面試者通過面試及其他一系列相關(guān)的工作面試考核進入到工作崗位后，將其工作人員的資料進行完善，但并沒有后期對所有工作人員的資料進行整理與歸納，這樣就缺乏工作人員之間的競爭與對比，因此，從這一方面來說工作人員的工作積極性有所降低。另一方面，由于工作人員工作較忙，休息時間較少，因此，相關(guān)工作人員缺乏精力和時間去對工作人員的檔案進行整理和歸納。綜合各種因素，大部分公司疏于對干部人事檔案工作的管理。

（二）干部人事檔案歸納及查閱率不高

工作人員的檔案一般都是由相關(guān)工作部門進行管理和歸納，且一般存檔于公司總部，因此造成在某些特殊情況是需要調(diào)用工作人員的檔案時，由于地點、時間和空間上的不便，從而使得調(diào)用檔案效率低下，這也是干部人事檔案查閱率不高的原因之一。除此之外，管理人事檔案的相關(guān)工作部門由于對這一領(lǐng)域重視程度較低，存在工作人員不認真對檔案進行歸納與整理、許多新上任的工作人員檔案沒有得到及時的存檔與更新、辭職員工的信息沒有刪除等，因此，則會造成檔案狀態(tài)較為混亂。此外當(dāng)需要調(diào)用工作人員的檔案時需要經(jīng)過一道道工作審批與審核，這使得相關(guān)工作人員不能及時查到工作人員的檔案。這也是影響人事檔案查閱率不高的重要原因之一。

（三）干部人事檔案管理考核制度不完善

每個公司都會對員工建立績效工作考核制度，其根本目的是為了提高公司工作人員的工作效率以及工作積極性。在公司內(nèi)的工作人員的績效考核制度中，人事檔案管理方面所占比重較低，因此也造成相關(guān)工作領(lǐng)域人員對人事檔案管理工作出現(xiàn)懈怠的心理。干部人事檔案管理考核制度的不完善受到各方面因素的影響，找其根本原因還是由于企業(yè)對干部人事檔案管理工作重視程度不高所以造成后期的一系列問題。

三、加強人事檔案規(guī)范化管理的對策

（一）提高高層工作人員對人事檔案管理的重視程度

從根本上提高企業(yè)干部人事檔案管理工作的效率必須要提高對干部人事管理工作的重視程度。只有相關(guān)工作人員對干部人事檔案管理的意識有所提升才能采取相關(guān)有效措施，比如可以篩選工作能力較強、工作態(tài)度認真和專業(yè)化水平較高的綜合人才，使他們從事于干部人事檔案管理工作領(lǐng)域。當(dāng)公司領(lǐng)導(dǎo)足夠重視干部人事檔案的工作領(lǐng)域時，才能投入到更多的人力、物力、財力以及時間和精力去促進這一領(lǐng)域的進步與發(fā)展。除此之外，提高高層工作人員對人事檔案管理重視程度的根本方法是加強宣傳力度，通過娛樂媒體的作用使得企業(yè)加強對此領(lǐng)域的重視程度。

（二）強化干部人事檔案管理的信息化建設(shè)

干部人事檔案查閱率低下的一個重要原因是信息不暢通，因此在干部人事檔案管理工作領(lǐng)域應(yīng)當(dāng)納入現(xiàn)代信息化的建設(shè)，實現(xiàn)全網(wǎng)能夠查詢工作人員的檔案。但為了避免泄露工作人員信息及檔案，應(yīng)當(dāng)在公司的電腦系統(tǒng)中納入人力資源管理軟件，并設(shè)置專門的網(wǎng)站，使得相關(guān)工作人員擁有密碼才能登陸信息管理系統(tǒng)進行查詢。通過信息化建設(shè)實現(xiàn)對干部人事檔案的科學(xué)有效管理、能夠方便相關(guān)工作人員實時實地進行查詢，極大的極高了工作的效率。但是需要重視的是，相關(guān)工作領(lǐng)域人員應(yīng)當(dāng)確保工作人員檔案信息的準確性，這樣工作人員檔案的查詢和檔案的存在才有其意義。

四、結(jié)語

加強干部人事檔案規(guī)范化的對策還包括加強制度建設(shè)與績效考核、加強專業(yè)培訓(xùn)，提升人事檔案開發(fā)利用能力等措施。在所有的措施中其中最重要的就是提高公司對干部人事檔案管理的重視程度，只有對其有足夠的重視程度才能夠?qū)嵤┡涮状胧员愦龠M干部人事檔案管理工作領(lǐng)域的進步。