談如何做好醫(yī)院檔案管理工作

周彥東

醫(yī)院是醫(yī)療服務(wù)機(jī)構(gòu)，與百姓的生活息息相關(guān)，醫(yī)院在運(yùn)行管理中，形成了各種門(mén)類的檔案，比如，人事檔案、文書(shū)檔案、音像檔案、科技檔案等，是醫(yī)院的寶貴財(cái)富。隨著醫(yī)院管理的科學(xué)化、規(guī)范化、信息化步伐的加快，檔案管理必須緊跟醫(yī)院管理的步伐及時(shí)研究解決檔案管理工作中遇到的問(wèn)題，管好用好檔案，這關(guān)系到人民群眾的健康和醫(yī)學(xué)科學(xué)的發(fā)展。

一、檔案管理現(xiàn)狀

近年來(lái)，衛(wèi)生醫(yī)療事業(yè)得到蓬勃發(fā)展，特別是新醫(yī)改方案的實(shí)施，醫(yī)院管理的重點(diǎn)是不斷提高醫(yī)療技術(shù)水平，改善醫(yī)療環(huán)境條件，為病人提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

1、對(duì)檔案的重視程度不夠。在醫(yī)院管理工作作中領(lǐng)導(dǎo)往往把精力用到醫(yī)院建設(shè)與發(fā)展、先進(jìn)尖端設(shè)備購(gòu)置、醫(yī)護(hù)隊(duì)伍建設(shè)和服務(wù)質(zhì)量的提高等方面，沒(méi)有把檔案管理提高到是記錄醫(yī)院歷史的載體、是醫(yī)院文化的重要載體的高度去認(rèn)識(shí)。由于對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)缺乏高度，在人員配備方面也是重醫(yī)療隊(duì)伍建設(shè)、輕檔案管理人員的配備，即便配備了人員，也是不能勝任一線的老弱病殘的醫(yī)護(hù)人員，他們?nèi)鄙贆n案管理知識(shí)，不懂檔案管理學(xué)，靠單位人員的言傳身教管理檔案，使檔案管理處于低水平。

2、檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)步伐緩慢。經(jīng)濟(jì)效益的不斷提升，醫(yī)院得到了又好又快發(fā)展，建筑面積、設(shè)施設(shè)備、醫(yī)護(hù)人員素質(zhì)層次都得到了很大提高，可以說(shuō)醫(yī)院的管理基本實(shí)現(xiàn)了現(xiàn)代化?？墒菣n案管檔案管理仍然處在建院初期的水平，檔案資料以紙質(zhì)為主，檔案資料的計(jì)算機(jī)信息化管理處于起步階段，檔案管理與醫(yī)院的發(fā)展不相協(xié)調(diào)。

3、檔案管理一體化格局有待完善。管理機(jī)構(gòu)不健全，管理職能不明確。醫(yī)院辦公室只負(fù)責(zé)黨、政、工、團(tuán)、婦等方面的文書(shū)檔案、科技檔案、部分實(shí)物檔案、音像檔案等，基建工程檔案、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案、醫(yī)療文書(shū)檔案、X線膠片檔案、病理切片檔案、各種檢查影像圖文檔案等分屬各個(gè)業(yè)務(wù)部門(mén)管理，在一個(gè)單位內(nèi)形成多部門(mén)管理檔案的格局，尚未形成集中統(tǒng)一的檔案資料管理體系

4、信息化建設(shè)有待于進(jìn)一步提升。信息社會(huì)的飛速發(fā)展，醫(yī)院對(duì)疾病的檢驗(yàn)、檢查已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化和電子信息化。但是，醫(yī)院檔案管理沒(méi)有跟上時(shí)代發(fā)展步伐，缺少計(jì)算機(jī)信息化管理人員，計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)管理的檔案資料少，檢索手段落后，基本還停留在手工收集、檢索階段，沒(méi)有實(shí)現(xiàn)檔案收集、整理、保管、保護(hù)、共享利用的信息化管理模式，信息量小，不利于檔案的開(kāi)發(fā)利用。

二、對(duì)策與建議

醫(yī)院的檔案管理工作要順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的潮流，要適應(yīng)醫(yī)療衛(wèi)生體制改革的不斷深化和社會(huì)醫(yī)療保險(xiǎn)制度不斷健全的要求，加強(qiáng)和規(guī)范醫(yī)院的檔案管理，促進(jìn)醫(yī)院檔案事業(yè)的發(fā)展，更好地為醫(yī)院發(fā)展服務(wù)。

1、協(xié)同管理和共同發(fā)展。鑒于目前醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)實(shí)，成立醫(yī)院信息管理部門(mén)勢(shì)在必行。信息管理部門(mén)統(tǒng)一管理醫(yī)院的檔案和信息資料，對(duì)全院醫(yī)療科室 門(mén)診、財(cái)務(wù)、行政各部門(mén)的載體檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，并對(duì)醫(yī)院各職能部門(mén)的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)、檢查，對(duì)全院各職能部門(mén)統(tǒng)一進(jìn)行信息的收集、整理、保管、加工、統(tǒng)計(jì)和提供信息使用服務(wù)，促進(jìn)醫(yī)院檔案信息管理整體水平的提高

2、抓好專業(yè)人員培訓(xùn)?？朔n案工作無(wú)關(guān)緊要的思想，注重抓好檔案工作隊(duì)伍建設(shè)，選擇政治上可靠、作風(fēng)正派、責(zé)任心強(qiáng)、具有檔案管理專業(yè)知識(shí)的員工加人檔案管理工作中。同時(shí)，加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)有檔案人員的培訓(xùn)使他們熟悉檔案工作的各個(gè)環(huán)節(jié)和基本要求，掌握檔案管理原則和方法，提高工作效率和管理質(zhì)量。鼓勵(lì)他們繼續(xù)學(xué)習(xí)不斷創(chuàng)新，緊跟新時(shí)代步伐并適度超前，為醫(yī)院發(fā)展提供強(qiáng)大的資源支持。

3、建立和完善規(guī)章制度。醫(yī)院檔案管理規(guī)章制度能夠保障檔案管理工作科學(xué)有序地進(jìn)行。醫(yī)院和醫(yī)院的檔案管理部門(mén)是檔案管理制度的制定者和執(zhí)行者，制定的制度對(duì)領(lǐng)導(dǎo)、檔案工作人員、檔案使用人員具有指導(dǎo)約束作用，能夠克服工作的隨意性，保證檔案管理工作不受人的好惡影響。制度的建立使檔案資料的收集、整理、編制工作有切實(shí)可行的依據(jù)，是及時(shí)做好資料的收集、審核、完善 整理、歸檔、移交等方面工作的保障。只有以制度作保障，醫(yī)院的檔案工作才會(huì)扎實(shí)有效地做好。

4、重視文書(shū)檔案數(shù)字化管理。建院以來(lái)產(chǎn)生的大量各種門(mén)類檔案資料需要永久、長(zhǎng)期保留的檔案，隨著時(shí)間的增長(zhǎng)，面臨著變質(zhì)褪色失效等管理難題。同時(shí)，為了挖掘醫(yī)院文化，方便醫(yī)院科研和查閱，對(duì)紙質(zhì)檔案材料、音像檔案、實(shí)物檔案進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換，就會(huì)成為醫(yī)院的寶貴資源，得到永久的保護(hù)。

5、實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理是必然趨勢(shì)，檔案實(shí)現(xiàn)數(shù)字化，為實(shí)現(xiàn)檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理提供了有利條件。檔案實(shí)行信息化以后，服務(wù)對(duì)象可以通過(guò)醫(yī)院的信息查詢系統(tǒng)，按照權(quán)限獲取檔案資料，保護(hù)了檔案原件，節(jié)省時(shí)間，提高利用效率，擴(kuò)大了利用范圍。通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進(jìn)行查詢調(diào)閱，從封閉式轉(zhuǎn)變?yōu)殚_(kāi)放式管理，實(shí)行計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化管理，才能真實(shí)體現(xiàn)出醫(yī)院檔案的價(jià)值，為醫(yī)院的醫(yī)、護(hù)、教、研和管理服務(wù)。

總之，要通過(guò)多種方式、全方位、多渠道加大宣傳力度，提升全院干部職工的整體檔案意識(shí)，做好醫(yī)療檔案平時(shí)的收集、整理、開(kāi)發(fā)利用等管理工作，提高現(xiàn)代化管理水平，不斷加強(qiáng)醫(yī)院的檔案建設(shè)，推動(dòng)醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)健康發(fā)展。