推進(jìn)學(xué)校檔案利用服務(wù)的途徑與方法

史大貴

摘要：正是因?yàn)閷W(xué)校檔案利用服務(wù)不僅能夠?qū)崿F(xiàn)社會(huì)效益，還對(duì)提升學(xué)校自身的經(jīng)濟(jì)效益有著至關(guān)重要的影響。所以，積極的創(chuàng)新與完善學(xué)校檔案利用服務(wù)則具有十分重要的現(xiàn)實(shí)意義。本文即對(duì)推進(jìn)學(xué)校檔案使用服務(wù)的途徑與方法展開粗淺的探討，提出幾點(diǎn)個(gè)人建議，以供廣大同行參考借鑒。

關(guān)鍵詞：學(xué)校檔案;檔案利用;途徑與方法

前言：

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的迅猛發(fā)展，越來越多的人認(rèn)知到檔案的重要性，檔案管理工作也從保存逐漸轉(zhuǎn)移到利用服務(wù)至上，學(xué)校檔案管理工作亦如此。特別是相較于其他的檔案利用服務(wù)而言，學(xué)校檔案利用服務(wù)不僅能夠?yàn)槿瞬排囵B(yǎng)提供重要的檔案資源支持，還能夠?yàn)樯鐣?huì)提供教育、科研等諸多方面的信息服務(wù)，即實(shí)現(xiàn)了社會(huì)效益，又提升了自身的經(jīng)濟(jì)效益。所以，推進(jìn)學(xué)校檔案利用服務(wù)至關(guān)重要，為此以下即對(duì)推進(jìn)學(xué)校檔案利用服務(wù)的途徑與方法加以粗淺的闡述。

1.對(duì)編研工作進(jìn)行改進(jìn)與創(chuàng)新

截止到目前為止仍就有不少學(xué)校的檔案管理工作，因?yàn)榉N種原因的影響，以至于一些價(jià)值相對(duì)較高的檔案卷宗、案卷被分散要學(xué)校的各個(gè)部門中，而這種過于零散的檔案存儲(chǔ)狀態(tài)也造成了學(xué)校檔案信息孤島現(xiàn)象，這對(duì)檔案利用十分不利。所以，筆者認(rèn)為要想推進(jìn)學(xué)校檔案利用服務(wù)，就必須要對(duì)編研工作加以創(chuàng)新與改進(jìn)，對(duì)零散的檔案進(jìn)行統(tǒng)一，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)化，以便于用戶的查閱。

為此，就必須要在檔案管理新理念的指導(dǎo)下，以服務(wù)本校為主，服務(wù)社會(huì)為輔的編研目標(biāo)，進(jìn)一步托大學(xué)校檔案的服務(wù)范圍，使學(xué)校檔案利用服務(wù)逐步走向社會(huì)化。介于此學(xué)校檔案的編研人員就必須要充分的了解并且掌握學(xué)校各部門以及社會(huì)主要用戶的真實(shí)需求，引入師生參與制度，創(chuàng)造出高質(zhì)量、深層次的編研精品，面向?qū)W校和社會(huì)推出編研成果，從而更好的滿足各類用戶的需求。同時(shí)，為了更好的提升學(xué)校檔案服務(wù)的社會(huì)影響力，學(xué)校檔案內(nèi)容就應(yīng)該向著更為廣泛，更為豐富的方向進(jìn)行資源搜集，進(jìn)行信息深加工，并且采取多元宣傳方式，比如縱向聯(lián)合、橫向聯(lián)合、跨行業(yè)聯(lián)合等方式，充分利用各種展覽，以達(dá)到宣傳學(xué)校檔案服務(wù)的根本目的。

2.強(qiáng)化檔案的知識(shí)服務(wù)

所謂的知識(shí)服務(wù)就是指將檔案的文獻(xiàn)單元轉(zhuǎn)變成為知識(shí)單元，以此來提供學(xué)術(shù)層面上的服務(wù)，而這恰恰有利于推進(jìn)檔案利用服務(wù)。為此筆者認(rèn)為檔案管理人員可以結(jié)合學(xué)校檔案服務(wù)的實(shí)際特點(diǎn)，從優(yōu)化參考咨詢服務(wù)結(jié)構(gòu)以及主動(dòng)提供信息服務(wù)這兩個(gè)方面入手，以此強(qiáng)化檔案的知識(shí)服務(wù)。

優(yōu)化參考咨詢服務(wù)結(jié)構(gòu)是指檔案部門要結(jié)合用戶的實(shí)際需求，提供個(gè)性化知識(shí)服務(wù)。如，電子郵件服務(wù)、網(wǎng)頁參考咨詢服務(wù)、虛擬參考咨詢服務(wù)等。活動(dòng)提供信息服務(wù)則是指學(xué)校的檔案管理部門要充分利用大數(shù)據(jù)技術(shù)，根據(jù)用戶的日常信息檢索種類，對(duì)用戶加以分組，主動(dòng)向用戶們推動(dòng)檔案信息服務(wù)。需要注意的是對(duì)于專業(yè)主題信息服務(wù)，學(xué)校檔案部門可根據(jù)用戶需求，將相關(guān)檔案資源、服務(wù)與工具進(jìn)行整合，形成有針對(duì)性、持續(xù)性的主題檔案信息，推送給有針對(duì)性需求的用戶。

3.加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)

進(jìn)一步強(qiáng)化對(duì)學(xué)校檔案信息化的建設(shè)工作，不僅有利于推動(dòng)學(xué)校檔案利用服務(wù)，也是學(xué)校檔案管理的主要發(fā)展趨勢(shì)。所以，筆者認(rèn)為要想推進(jìn)學(xué)校檔案利用服務(wù)，學(xué)校就必須要充分認(rèn)識(shí)到構(gòu)建檔案信息化的重要性，給予檔案信息化建設(shè)足夠的重視。

檔案信息數(shù)字化、檔案管理系統(tǒng)建設(shè)、檔案服務(wù)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)等均是檔案信息化建設(shè)的主要內(nèi)容。而要想做好這些內(nèi)容的建設(shè)，首先就應(yīng)該結(jié)合學(xué)校的實(shí)際情況，對(duì)檔案信息標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)加以完善，從而構(gòu)建一個(gè)技術(shù)保障體系，使檔案服務(wù)網(wǎng)絡(luò)、檔案信息系統(tǒng)更加具有安全性與規(guī)范性。同時(shí)，學(xué)校還應(yīng)該將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換成為數(shù)字資源，可以選擇全部館藏?cái)?shù)字化，或者將使用頻率高、價(jià)值高的檔案進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換。并且還要對(duì)數(shù)字化后的檔案資源實(shí)施規(guī)范的著錄，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享，以此來發(fā)揮檔案信息資源的最大效用。

4.做好學(xué)校特色檔案資源的開發(fā)

許多學(xué)校中都具備自己獨(dú)特的具有價(jià)值的檔案資源，而這部分檔案資源往往都是以靜態(tài)形式深埋在檔案之中，無法被用戶借閱，也就降低了檔案的利用效率與服務(wù)水平。所以，要想大力的拓展學(xué)校檔案利用服務(wù)，就應(yīng)該做好這部分特色資源的開發(fā)利用，從而吸引更多的用戶借閱、使用。

一方面，應(yīng)該從合理的制定歸檔范圍入手。也就是說學(xué)校的檔案管理人員在開展檔案管理工作的過程中，要突出精品意識(shí)，進(jìn)一步提高檔案質(zhì)量，確保入館資源的比例要協(xié)調(diào)，能夠充分的突出學(xué)校的特色檔案。并且要改變?cè)械馁Y源守成型檔案歸檔理念，轉(zhuǎn)變成為用戶導(dǎo)向型，如學(xué)校發(fā)生的重大活動(dòng)、科研項(xiàng)目、重大改革工程等內(nèi)容都要最為重點(diǎn)歸檔的信息資源;另一方面，要進(jìn)一步拓展學(xué)校檔案的史料征集渠道。這是因?yàn)楝F(xiàn)如今的學(xué)校檔案服務(wù)并不僅僅是面對(duì)學(xué)校用戶，還需要面對(duì)大量的社會(huì)用戶。因此，學(xué)校的檔案內(nèi)容也不應(yīng)該僅僅包含學(xué)校的相關(guān)資源，還應(yīng)該向校外資源進(jìn)行延伸。所以在檔案史料的征集過程中，要進(jìn)一步拓展自身的征集渠道，如館內(nèi)外結(jié)合、校內(nèi)外結(jié)合、網(wǎng)上網(wǎng)下結(jié)合、國內(nèi)外結(jié)合等。有條件的學(xué)校還可以與其他的學(xué)校構(gòu)建檔案聯(lián)盟，建設(shè)檔案信息網(wǎng)絡(luò)，從而更好的實(shí)現(xiàn)檔案資源共享，做到優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)。

結(jié)束語：

綜上所述，本文筆者就推進(jìn)學(xué)校檔案利用服務(wù)的途徑與方法展開粗淺的探討，也是希望通過本文筆者的粗淺闡述，能夠推進(jìn)學(xué)校檔案管理工作效率的有效提升，同時(shí)促進(jìn)學(xué)校檔案服務(wù)工作水平的穩(wěn)步提高，從而更好的服務(wù)于教育事業(yè)，并為社會(huì)公眾提供更加有用的信息支持。

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