《企業(yè)檔案工作規(guī)范》解讀

第七章? 企業(yè)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)

八、企業(yè)檔案統(tǒng)計工作要求

7.8.2? 建立檔案工作統(tǒng)計臺賬，主要內(nèi)容包括：檔案館（室）藏情況;年度入出庫情況;檔案利用情況;檔案專兼職人員情況;檔案設(shè)施、設(shè)備情況;檔案銷毀情況等。

檔案工作統(tǒng)計臺賬是根據(jù)檔案統(tǒng)計報表管理、提高統(tǒng)計數(shù)據(jù)質(zhì)量和統(tǒng)計服務(wù)水平的需要，用一定表格形式，系統(tǒng)地、經(jīng)常地登記積累原始資料及主要統(tǒng)計指標(biāo)變動情況，并定期整理的表冊。企業(yè)應(yīng)建立的統(tǒng)計臺賬包括：檔案庫藏情況、年度入出庫情況，檔案利用情況、檔案專兼職人員情況、保護(hù)設(shè)施設(shè)備情況、檔案移交（接收）登記表、借閱檔案登記表、銷毀清冊等。

比如檔案移交（接收）登記薄，內(nèi)容包括：移交（接收）時間，移交部門，序號，題名，年度，文號圖號，頁數(shù)，保管期限，備注，移交人簽名，接收人簽名。

移交（接收）時間：檔案移交的日期;

移交部門：移交檔案的部門名稱;

序號：按照移交檔案的時間順序給定的自然流水號;

題名：移交檔案的案卷（或文件）題名;

文號或圖號：文件的文號或者圖紙的圖號，按卷整理的檔案，這里填寫案卷的檔號;

頁數(shù)：文件或案卷的頁數(shù);

保管期限：根據(jù)企業(yè)保管期限表劃定的保管期限;

備注：需要說明的情況，沒有情況說明此項可以不填;

移交人簽名：移交檔案的責(zé)任人簽字;

接收人簽名：負(fù)責(zé)檔案接收審查的人員簽字。

銷毀清冊，內(nèi)容包括：序號，題名，年度，檔號，卷內(nèi)文件件數(shù)，卷內(nèi)文件頁數(shù)，原期限，已保管年限，備注，編制部門，批準(zhǔn)人，編制部門負(fù)責(zé)人，編制人，銷監(jiān)人。

序號;根據(jù)登記銷毀檔案的順序給定的流水號;

題名：銷毀檔案的案卷題名;

年度：銷毀檔案案卷的年度;

檔號：銷毀檔案的檔號;

卷內(nèi)文件件數(shù)：銷毀檔案案卷內(nèi)文件的數(shù)量;

卷內(nèi)文件頁數(shù)：銷毀檔案的案卷的總頁數(shù);

原期限：銷毀檔案案卷的保管期限;

已保管年限：已經(jīng)保管的實際時間;

備注：需要說明的情況;

編制部門：提出銷毀意見的部門名稱;

批準(zhǔn)人：審查批準(zhǔn)的企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)簽字;

編制部門負(fù)責(zé)人：提出銷毀檔案意見的部門負(fù)責(zé)人簽字;

編制人：編制銷毀清冊的責(zé)任人簽字;

銷監(jiān)人：負(fù)責(zé)銷毀檔案責(zé)任人和兩名以上監(jiān)銷人員簽字。

7.8.3? 檔案統(tǒng)計工作應(yīng)保持連續(xù)性。

嚴(yán)格執(zhí)行本企業(yè)的檔案統(tǒng)計制度，檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)指定有責(zé)任心、熟悉統(tǒng)計業(yè)務(wù)、崗位相對穩(wěn)定的人員負(fù)責(zé)檔案統(tǒng)計工作，要切實確保檔案統(tǒng)計工作在統(tǒng)計時間、統(tǒng)計方法、統(tǒng)計內(nèi)容等方面的連續(xù)性。

九、企業(yè)檔案利用工作要求

檔案資源的開發(fā)利用是指提示檔案信息及其價值，通過各種有效的方法，使檔案資源直接服務(wù)于企業(yè)的各項工作，滿足各種利用需求的一項檔案業(yè)務(wù)工作。檔案的開發(fā)利用是實現(xiàn)檔案價值的途徑。

7.9.1 檔案部門應(yīng)加強(qiáng)檔案檢索系統(tǒng)建設(shè)，開發(fā)檔案信息資源，及時、有效地提供檔案利用服務(wù)。

檔案檢索系統(tǒng)是開發(fā)利用檔案信息資源的重要內(nèi)容和必要條件。做到及時、有效地提供檔案利用服務(wù)，必須強(qiáng)化檔案檢索系統(tǒng)建設(shè)，這是提供利用服務(wù)的基礎(chǔ)和必要條件。檔案檢索系統(tǒng)是將已整理好的檔案經(jīng)過著錄和標(biāo)引，按規(guī)定順序排列而成的數(shù)據(jù)庫。是從不同角度、運(yùn)用不同手段揭示檔案信息，為滿足利用者需求而建立起來的全部檢索工具體系。按加工和處理信息的手段，可分為手工檢索系統(tǒng)和計算機(jī)檢索系統(tǒng)兩大類。手工檢索系統(tǒng)是以卡片或書本形式的目錄、索引為基礎(chǔ)的人工查找系統(tǒng)，常見的有檔案館指南、全宗介紹、分類目錄、卷內(nèi)目錄、歸檔文件目錄等;計算機(jī)檢索系統(tǒng)是使用電子計算機(jī)、檔案操作系統(tǒng)等對檔案信息中具有檢索意義的特征進(jìn)行標(biāo)識、儲存，達(dá)到及時查找檔案信息的檢索方法。計算機(jī)檢索系統(tǒng)根據(jù)檢索功能又分為條目檢索和全文檢索兩個階段。

（此部分未完待續(xù)）