檔號的編制

小 倪

檔號是用來反映和固定全宗內(nèi)案卷以及案卷內(nèi)文件的排列順序的一組符號。文書檔案的檔號是文書檔案實體管理編號的總稱，包括全宗號、案卷目錄號、案卷號、件號和頁（張）號。

一、檔號編制的原則

一是惟一性原則。檔號應(yīng)指代單一，一個編號對象只能賦予一個代碼，一個代碼只能表示一個編號對象。具體地說，在一個檔案館內(nèi)不能有重復(fù)的全宗號，在一個全宗內(nèi)不能有重復(fù)的案卷目錄號，在一本案卷目錄內(nèi)不能有重復(fù)的案卷號，在一個案卷內(nèi)不能有重復(fù)的頁（張）號。

二是合理性原則。檔號的結(jié)構(gòu)必須與文書檔案的分類體系相適應(yīng)；檔號應(yīng)保持完整，不能隨意減少某種代碼；按流水順序編號時不應(yīng)有空號；檔號最低層次的代碼即頁號、張?zhí)枴⒓柕倪x擇應(yīng)從實際情況出發(fā)。

三是穩(wěn)定性原則。檔號一經(jīng)確定，一般不應(yīng)改變。

四是簡明性原則。檔號應(yīng)力求簡明，做到易識、易寫、易記。

二、檔號的結(jié)構(gòu)

檔號采用層次碼，即以檔案實體分類的從屬、層次關(guān)系為排列順序的代碼，這種代碼能明確地表明分類對象的類別和隸屬關(guān)系；代碼結(jié)構(gòu)清晰、容量較大；每一層代碼的長度較短，便于填寫，便于記憶。檔號結(jié)構(gòu)大致可分為以下兩種：第一種結(jié)構(gòu)為:全宗號—案卷目錄號—案卷號—件號或頁(張)號，第二種結(jié)構(gòu)為:類別號—項目號—案卷號—件號或頁(張)號。編寫時，上下位代碼之間用“—”相隔。對不同的檔案，可根據(jù)檔案及其整理分類體系的特點選擇適當(dāng)?shù)臋n號結(jié)構(gòu)。

三、檔號編制的方法

檔號采用數(shù)字型和數(shù)字與字母混合性兩種代碼形式，各種代碼的編制方法是：

1.全宗號的編制

全宗號用四位代碼標(biāo)識。全宗號一般采用流水順序編號法，按館藏全宗首次進館時間先后編順序號。機關(guān)檔案室應(yīng)按檔案館給定的全宗號編寫，也可不編全宗號。已經(jīng)由檔案館確定了全宗號的立檔單位，可由機關(guān)檔案室在應(yīng)進館檔案的卷皮及目錄上填寫該全宗號。

2.案卷目錄號的編制

案卷目錄號采用流水順序編號法，一本目錄編一個號。也可在順序號前加上表示檔案保管期限、載體形態(tài)等特征的代字或代號。每一案卷目錄所含案卷數(shù)量一般以三位數(shù)為宜。即案卷目錄內(nèi)案卷數(shù)量不足100時，一般不另立案卷目錄，亦不另編案卷目錄號；案卷數(shù)量超過1000時，一般應(yīng)另立案卷目錄，并另編案卷目錄號。在一個全宗內(nèi)不應(yīng)有重復(fù)的案卷目錄號

3.類別號的編制

類別號是指館(室)藏檔案類別的代碼，是由漢字、漢語拼音字母或阿拉伯?dāng)?shù)字組成的代碼標(biāo)識。類別號應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容及數(shù)量設(shè)置，一般不超過三級。不同級位的類別之間可用間隔符“·”分開，不產(chǎn)生誤解時可省略間隔符。需要時可在類別號后注明項目代號，項目代號可引用產(chǎn)品、工程、課題、設(shè)備等的代字和代號。

4.項目號的編制

項目號是指產(chǎn)品、工程、課題、設(shè)備等檔案的代字或代號，一般引用有關(guān)管理部門編制的項目代號。

5.案卷號的編制

案卷號用流水順序方法編制，用3位以內(nèi)的阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識，其間不應(yīng)有空號。數(shù)年合編一本案件目錄的，每年的案卷號應(yīng)該連續(xù)編排。

6.頁（張）號或件號的編制

有文字、圖表、印章等標(biāo)記的每個頁面均應(yīng)編頁號。件號在案卷內(nèi)按其排列次序編流水號，其間不應(yīng)有空號。對原來編印頁號的單份文件，應(yīng)逐件分別編制頁號。裝訂與不裝訂的案卷，均須在案卷封面說明中注明該案卷所含檔案的總件數(shù)及總頁數(shù)。