企業(yè)檔案信息化建設(shè)中存在的問題及其對策

張利軍

摘?要：隨著我國數(shù)字化進程的不斷推進，各項科學(xué)技術(shù)都已經(jīng)滲透到了我們生活的方方面面，也帶動企業(yè)自動化辦公水平穩(wěn)步提高。目前，國內(nèi)企業(yè)已經(jīng)將計算機信息技術(shù)逐步融入日常管理，也推進了企業(yè)檔案信息化建設(shè)進程。本文將對當(dāng)前企業(yè)檔案信息化建設(shè)存在的問題進行分析，剖析問題背后的深層次原因，并基于問題提出了一系列針對性強、可操作的應(yīng)對策略，以期能夠為企業(yè)加快檔案信息化建設(shè)提供參考和借鑒。

關(guān)鍵詞：檔案管理;信息化建設(shè);問題;對策

1?我國企業(yè)檔案信息化發(fā)展概況

1.1?企業(yè)檔案的含義

企業(yè)檔案，是指企業(yè)對于各項對公司利益有重大影響或重要意義的活動進行的記錄，也是對員工日常工作、考察的一種記錄方式，是管理者管理企業(yè)的重要管理依據(jù)。

1.2?什么是檔案信息化

檔案信息化是國家對于檔案的統(tǒng)一要求，旨在完成對我國檔案的統(tǒng)一管理，從而加強我國社會保證制度的建立。

1.3?檔案信息化的作用

（1）節(jié)省人力物力。傳統(tǒng)的檔案錄入需要大量的人力和物理，在檔案分類管理時不僅效率極低而且錯誤率相對較高，在完成檔案信息化后實行信息化后，檔案管理達(dá)到自動化、實時化、網(wǎng)絡(luò)化。

（2）檢索查詢方便。當(dāng)企業(yè)檔案信息化完成后，企業(yè)中員工的信息將會詳細(xì)可查，并且根據(jù)其實際情況進行實時的更新，這種實時可查的檔案不僅真實程度更高，而且更加方便快捷。

（3）有利于提高整個部門的工作效率。實施檔案管理的信息化后，部門管理員工從繁重的手工勞動中解脫出來，不再是目錄的打字員和檔案的保管員，可以更好地從事檔案的收集和編研工作，提高職能部門的工作效率。

1.4?我國企業(yè)檔案信息化管理的現(xiàn)狀

隨著檔案管理工作還漸得到重視，我國檔案事業(yè)的發(fā)展水平也有了重大的提高，尤其是在與信息技術(shù)相結(jié)合之后，檔案管理在工作效率與工作質(zhì)量方面都有了重大明顯的進步。

2?企業(yè)檔案信息化建設(shè)存在的主要問題

2.1?企業(yè)管理者對檔案信息化建設(shè)不夠重視

從目前我國企業(yè)檔案信息化建設(shè)的發(fā)展概況來看，檔案信息化建設(shè)并沒有引起高層管理者的關(guān)注度，由于我們的企業(yè)在高層管理人員存在一些比較保守的人員，他們的觀念相對比較傳統(tǒng)，對于檔案信息化這一認(rèn)識較為薄弱，沒有認(rèn)識其重要性。導(dǎo)致在企業(yè)建設(shè)中，導(dǎo)致了嚴(yán)重的資金不足，受到了十分嚴(yán)重的影響，企業(yè)在正常運行時，沒有良好的硬件設(shè)施，工作不能良好的進行;相關(guān)技術(shù)人員不能夠得到有效的培訓(xùn)，造成了企業(yè)中的隱患。

2.2?聲像檔案收集困難，資料潰乏

聲像檔案是信息化檔案中不可缺少的一部分，因為其獨特的形式有利于解決各種糾紛問題，但是由于其對設(shè)備的要求較高，所以一些企業(yè)在信息檔案建設(shè)的過程中，因為資金原因減少了對相關(guān)設(shè)備的采購，導(dǎo)致了聲像檔案的缺失。

2.3?企業(yè)檔案信息化建設(shè)專業(yè)人員配備及能力不足

企業(yè)檔案信息化對于專業(yè)人員的要求比較高，但是目前企業(yè)當(dāng)中的人員配備不足，沒有專業(yè)的人員進行相關(guān)的操作，導(dǎo)致企業(yè)檔案信息化不能正常的進行。我們應(yīng)該培養(yǎng)相關(guān)的專業(yè)人員，在軟件設(shè)施和硬件設(shè)備維護當(dāng)中，克服困難，保障檔案信息化進程的進行。

3?對于企業(yè)檔案信息化存在問題的處理對策

3.1?加強宣傳引導(dǎo)，提升企業(yè)管理者對檔案信息化重要性認(rèn)識

企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)者不能清楚的認(rèn)識到企業(yè)檔案信息化的重要，是阻礙檔案信息化的重要原因之一，所以為了可以順利完成信息化進程，就要求企業(yè)的高級管理層，對檔案信息化的優(yōu)勢有清楚的認(rèn)知，并充分了解檔案信息化對于企業(yè)發(fā)展的重要性。在檔案信息化的建設(shè)過程中，只有形成從上至下思想觀念統(tǒng)一改變的局面才能真正做到脫離紙質(zhì)檔案，建立信息檔案庫的目的。這就要求還在使用傳統(tǒng)存檔方式的企業(yè)，從企業(yè)檔案信息化的根本需要出發(fā)，不斷引進該方面人才，保證在檔案信息化建設(shè)的過程中的資金供應(yīng)，完成企業(yè)檔案信息化建設(shè)。

3.2?加強技術(shù)研發(fā)，推進檔案管理軟件系統(tǒng)開發(fā)及推廣應(yīng)用

目前來說，我們可以投入大量的資金，然后完善我們的硬件設(shè)施，向國外或我國檔案信息化發(fā)展較好的企業(yè)進行技術(shù)咨詢，加強技術(shù)的開發(fā)與利用，研究科學(xué)檔案技術(shù)的開發(fā)，提高它的安全性能和更新速度在企業(yè)當(dāng)中，我們對于檔案信息化沒有深入的研究所以說我們應(yīng)該加強技術(shù)的研發(fā)，推進檔案管理軟件系統(tǒng)的開發(fā)，并對他進行深度的推廣應(yīng)用，讓他在企業(yè)當(dāng)中得到更加良好的應(yīng)用，促進企業(yè)更進一步的發(fā)展。我們的企業(yè)檔案信息化建設(shè)得以正常的維護，需要一定硬件設(shè)備支撐，并且需要定期對硬件設(shè)施進行維護，如果企業(yè)檔案信息化管理無法適應(yīng)企業(yè)目前的發(fā)展?fàn)顩r，就不能夠完善數(shù)字化檔案，

3.3?加強學(xué)習(xí)培訓(xùn)，提升檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)和業(yè)務(wù)水平

檔案信息化的進行就要求信息檔案的管理者需要擁有檔案管理的經(jīng)驗還需要有一定的專業(yè)電腦知識。企業(yè)檔案的管理，是利用當(dāng)今信息化的高速掃描技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)傳輸技術(shù)等技術(shù)手段，實現(xiàn)檔案信息的接收、傳遞、存儲和提供利用一體化管理，最終實現(xiàn)檔案信息資源的共建共享。不難看出企業(yè)如果想完成檔案信息化建設(shè)，那么引進綜合型人才是信息化進程的必經(jīng)之路，企業(yè)除了可以從社會進行引進外，還可以篩選出信息化方面的人才進行檔案管理方面的培訓(xùn)，從而達(dá)到企業(yè)檔案信息化的要求。

4?結(jié)語

綜上所述，企業(yè)檔案信息化建設(shè)是一項綜合性和技術(shù)性較強的工作，隨著檔案信息化在我國的普及率越來越高，這項信息化技術(shù)也在不斷的趨于完善。在對該項技術(shù)進行開發(fā)和實踐過程中，以實用為主要目標(biāo)，通過信息的建設(shè)，來完善檔案之間信息的快速更新，達(dá)到加快企業(yè)檔案建設(shè)的目的，從而保證我國社會經(jīng)濟快速穩(wěn)定的發(fā)展。

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