談事業(yè)單位會計檔案管理工作

歐陽珊娜

會計檔案管理是事業(yè)單位財務部門的重要工作任務，在預算編制管理體系下事業(yè)單位普遍的更重視開展會計檔案管理工作，設置了專職的會計檔案管理人員。強調(diào)在信息化、智能化、云環(huán)境下提高會計檔案的運轉(zhuǎn)效率和質(zhì)量，從而有效滿足各部門應用會計檔案開展項目工程需求。本文主要分析提升會計檔案管理效率的方法，著力構建綜合性的會計檔案管理體系，依托專業(yè)的會計檔案管理人員輔助財務預算編制工作，從而推動各項業(yè)務工作的順利實施，增強事業(yè)單位日常管理水平，有效規(guī)避事業(yè)單位財務風險，基于會計檔案管理全面提高事業(yè)單位財務工作質(zhì)量。

事業(yè)單位會計檔案管理主要在數(shù)字化環(huán)境下進行，隨著事業(yè)單位數(shù)字化辦公運轉(zhuǎn)體系的日漸完善，傳統(tǒng)的會計檔案管理方式方法已經(jīng)不適應時代需要。本文主要分析當前事業(yè)單位會計檔案管理的問題，著力構建數(shù)字化會計檔案管理體系，提高會計檔案管理工作質(zhì)量。

一、事業(yè)單位會計檔案管理的問題

（一）管理機制的問題

數(shù)字化的會計檔案管理工作主要的問題在于管理不到位，現(xiàn)有的管理手段不滿足各部門對會計數(shù)據(jù)信息的使用需要。首先，事業(yè)單位受到各種因素的制約，現(xiàn)有的會計檔案管理體系受到上級部門的制約，無法更好的更新檔案管理系統(tǒng)，檔案管理的專業(yè)化水平有待提高，事業(yè)單位的會計檔案管理改革的速度較慢，一定程度上無法與社會各類機構實現(xiàn)會計數(shù)據(jù)信息的同步化存儲與共享應用，存在著會計檔案數(shù)據(jù)信息滯后的問題。其次，現(xiàn)有的事業(yè)單位的會計制度導致會計檔案的規(guī)范性相對較差，會計檔案的類型、存儲方式、檔案規(guī)格還有待完善，事業(yè)單位現(xiàn)有的大量會計信息未能實現(xiàn)數(shù)字化管理，一線紙質(zhì)的票據(jù)信息無法及時的錄入到檔案管理系統(tǒng)當中。第三，會計檔案的信息化建設責任分工不明確，專職會計檔案管理人員的工作壓力較大，各部門配合會計檔案管理人員不足，會計檔案信息的收儲與應用的效率較低。目前事業(yè)單位會計檔案仍停留在收儲整理階段，沒能更好的發(fā)揮其實用價值。

（二）管理人員的問題

會計檔案管理人員的水平在很大程度上決定會計檔案的完整性、有效性與實用性。有些事業(yè)單位的會計檔案管理人員的專業(yè)水平不高，現(xiàn)有的會計檔案管理人員的信息化技術操作能力不強，不能根據(jù)事業(yè)單位會計檔案的實用需要開發(fā)新的檔案管理與運轉(zhuǎn)方式，無法根據(jù)事業(yè)單位的決策與各項目運營的需要進行財務數(shù)據(jù)信息的挖掘工作。會計檔案管理人員未能接受經(jīng)常性的業(yè)務培訓，不掌握會計檔案管理的前沿技術，無法根據(jù)時代需要有效的進行檔案管理技術的更新。專職會計檔案管理人員與會計業(yè)務人員、兼職會計檔案管理人員的配合不足，因此影響會計檔案的整體質(zhì)量。

（三）信息安全的問題

會計檔案在數(shù)字化的背景下運行，雖然極大的提高了會計檔案信息量，提高會計信息的傳輸效率，可以更好的節(jié)約會計檔案占用的存儲空間。但量，互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下可能導致會計檔案信息的泄露隱患?；ヂ?lián)網(wǎng)環(huán)境進一步突出了事業(yè)單位用于會計檔案管理的軟硬件方面的不足，嚴重的影響會計檔案的真實性，容易導致會計信息失真的問題。還有的事業(yè)單位會計檔案信息存儲的硬件不過關，系統(tǒng)在運行過程中容易發(fā)生卡頓和癱瘓的現(xiàn)象。因文件傳輸格式、版本更新方面的問題常常導致會計檔案管理系統(tǒng)無法正常的工作。數(shù)字化會計檔案管理還需要大量維護，強調(diào)建立有效的維護機制，加大電子材料的維護有效性，更好的消除會計檔案管理中的問題。

二、事業(yè)單位會計檔案管理的措施

（一）提高管理意識

事業(yè)單位應當提高會計檔案管理的主動性，注重督促檢查會計檔案管理水平，形成綜合性的會計檔案管理工作體系。首先，奠定會計檔案管理工作機制，明確會計檔案管理數(shù)字化建設的需要，形成綜合性的管理工作機制，提升會計檔案管理工作的整體質(zhì)量。其次，領導應當高度的重視會計檔案管理，明確各部門的配合義務與責任要求，形成高度負責的會計檔案管理工作體系，做好會計檔案管理宣傳工作，在科學的組織框架下，明確的制度要求下、系統(tǒng)的業(yè)務規(guī)范下提高會計檔案管理的質(zhì)量。事業(yè)單位應當在會計檔案管理與信息化建設的結合理念下，進一步完善會計檔案管理的制度，確定會計檔案管理的職責，以科學的方式推動會計檔案數(shù)據(jù)信息的共享。

（二）加強安全控制

事業(yè)單位會計檔案管理工作應當提高安全控制水平，進一步按照國家的相關要求做好會計檔案的防控工作。首先，引進專業(yè)的財務管理軟件，按照上級財政部門的要求統(tǒng)一的進行會計檔案的信息化管理與運行，配置專職的會計檔案管理專業(yè)技術人員，明確會計檔案管理、財務數(shù)據(jù)運動的安全防控制度。其次，引導第三方的服務，注重與專業(yè)的會計檔案業(yè)務公司合作，加大相關軟件與管理系統(tǒng)的升級維護，要求財務人員不僅懂得正確的操作檔案管理系統(tǒng)的方法，還要及時的加強會計檔案管理系統(tǒng)的維護與升級。

三、結語

會計檔案管理應當在信息化的理念下完善工作制度，提高會計檔案管理工作的規(guī)范性，進一步依靠專業(yè)技術人員提升會計檔案的工作水平，消除會計檔案管理的安全隱患。（作者單位：河北省地質(zhì)調(diào)查院）