大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下的檔案管理探討

摘要：隨著我國(guó)科學(xué)技術(shù)的迅速發(fā)展和物聯(lián)網(wǎng)的廣泛應(yīng)用，來自社會(huì)組織的大量信息已經(jīng)產(chǎn)生了巨大的數(shù)據(jù)群，這些數(shù)據(jù)群不斷衍生，逐步推翻了“云”概念，并為進(jìn)入大數(shù)據(jù)時(shí)代進(jìn)行了必要的推動(dòng)。由于信息技術(shù)（尤其是Internet的迅速發(fā)展）對(duì)社交生活的影響，檔案管理員已經(jīng)開始意識(shí)到，計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)已成為檔案文件管理的基本工具和技術(shù)之一。因此，積極利用大數(shù)據(jù)和Internet平臺(tái)與傳統(tǒng)管理方法集成的管理方法，可以為企業(yè)檔案管理構(gòu)建一種更廣泛而有效的管理模式。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)時(shí)代;檔案管理;研究與分析

信息量和數(shù)據(jù)量的不斷增加，使得檔案管理越來越復(fù)雜，過去所采用的管理形式已經(jīng)不適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展時(shí)間。所以本文詳細(xì)分析了大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下的文件管理。

1大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下檔案管理研究的現(xiàn)實(shí)意義

1.1減少環(huán)境規(guī)劃?rùn)n案管理成本，實(shí)現(xiàn)長(zhǎng)期保存

在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理環(huán)境下，許多單位不僅需要投入更多的人力、財(cái)力和材料進(jìn)行檔案管理，還需要投入精力對(duì)檔案環(huán)境進(jìn)行監(jiān)測(cè)和維護(hù)。在這種模式下，環(huán)境規(guī)劃?rùn)n案高度依賴人、財(cái)、物，難以為單位節(jié)約相應(yīng)的管理成本，不利于檔案的可持續(xù)發(fā)展。在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，相關(guān)信息技術(shù)在環(huán)境規(guī)劃?rùn)n案領(lǐng)域的應(yīng)用，可以突破傳統(tǒng)檔案管理的局限性，實(shí)現(xiàn)“一次性輸入”，“多用”的目標(biāo)降低了文件管理的成本。

1.2便于環(huán)境規(guī)劃工作的開展，提升檔案服務(wù)水平

環(huán)境規(guī)劃?rùn)n案來源于本單位日常環(huán)境規(guī)劃工作，既能全面、準(zhǔn)確、真實(shí)地反映環(huán)境規(guī)劃工作的具體情況，又能詳細(xì)記錄環(huán)境規(guī)劃各部門的工作表現(xiàn)。此外，環(huán)境規(guī)劃?rùn)n案在城市規(guī)劃、國(guó)土資源利用、房地產(chǎn)開發(fā)、環(huán)境公益訴訟等領(lǐng)域具有重要的憑證價(jià)值和參考價(jià)值。在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，只有充分利用環(huán)境規(guī)劃?rùn)n案，創(chuàng)新環(huán)境規(guī)劃?rùn)n案管理模式，才能實(shí)現(xiàn)“一檔多用”的目標(biāo)，滿足不同群體對(duì)檔案存取和利用的需求，提高單位整體服務(wù)水平。

2大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下檔案管理工作中存在的問題

2.1環(huán)境規(guī)劃?rùn)n案歸檔工作不規(guī)范，標(biāo)準(zhǔn)化程度低

隨著環(huán)境規(guī)劃工作的不斷深入，環(huán)境規(guī)劃?rùn)n案所涵蓋的信息量不斷擴(kuò)大。但目前部分單位環(huán)境規(guī)劃?rùn)n案歸檔工作不規(guī)范，相關(guān)信息數(shù)據(jù)未及時(shí)錄入檔案管理系統(tǒng)或檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，影響了正常工作。一是環(huán)境規(guī)劃?rùn)n案歸檔范圍不明確，影響了環(huán)境規(guī)劃?rùn)n案的整合，難以發(fā)揮環(huán)境規(guī)劃?rùn)n案憑證和參考咨詢的作用。二是部分單位環(huán)境規(guī)劃?rùn)n案歸檔時(shí)限不明確，業(yè)務(wù)部門與檔案管理部門在信息資料交接、信息資料等方面分工不明確，導(dǎo)致備案的銜接和溝通程度較低。許多信息數(shù)據(jù)由于長(zhǎng)期積累而損壞、丟失，影響后期的數(shù)據(jù)整理和數(shù)據(jù)錄入。

2.2環(huán)境規(guī)劃?rùn)n案管理隊(duì)伍建設(shè)滯后

近年來，雖然很多單位的技術(shù)條件有了很大的提高，但環(huán)境規(guī)劃?rùn)n案管理隊(duì)伍建設(shè)滯后，檔案管理人員的數(shù)量和素質(zhì)都不符合管理要求。一是過于依賴專職隊(duì)伍，忽視了兼職隊(duì)伍的建設(shè)。典型表現(xiàn)是兼職人員培訓(xùn)不足，兼職人員的專業(yè)素質(zhì)和理論素質(zhì)難以滿足環(huán)境規(guī)劃?rùn)n案管理的要求。二是人才培養(yǎng)內(nèi)容缺乏方向性，檔案管理人員對(duì)環(huán)境規(guī)劃工作缺乏認(rèn)識(shí)，不能最大限度地發(fā)揮檔案資源在決策咨詢和決策參考中的作用。

2.3環(huán)境規(guī)劃?rùn)n案信息化程度不高

雖然很多單位開始用計(jì)算機(jī)管理環(huán)境規(guī)劃?rùn)n案，但其他數(shù)字信息技術(shù)與檔案管理的融合度不高，信息化建設(shè)步伐緩慢。一是環(huán)境規(guī)劃?rùn)n案管理系統(tǒng)與前端業(yè)務(wù)系統(tǒng)的相關(guān)性不高，無法實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的同步和關(guān)聯(lián)。仍需手工錄入相關(guān)數(shù)據(jù)信息，不利于提高檔案管理效率。其次，文件共享的速度落后。環(huán)保機(jī)關(guān)、國(guó)土資源機(jī)關(guān)、政府內(nèi)部機(jī)構(gòu)、不動(dòng)產(chǎn)登記機(jī)關(guān)、城市規(guī)劃主管部門的信息共享程度不高，尚未依托云共享平臺(tái)實(shí)現(xiàn)檔案資源共享。

3數(shù)據(jù)支持下檔案管理體制改革的策略

3.1搭建檔案數(shù)據(jù)平臺(tái)，提供高價(jià)值信息資源

千里之行，始于足下。建立一個(gè)高效的檔案數(shù)據(jù)管理平臺(tái)，是創(chuàng)新“千里行”檔案管理模式的第一步。只有做好這一基礎(chǔ)工作，才能進(jìn)一步構(gòu)建檔案管理系統(tǒng)的信息管理模型。隨著企業(yè)規(guī)模和業(yè)務(wù)的不斷擴(kuò)大，企業(yè)檔案數(shù)據(jù)也在大幅度增長(zhǎng)。如果檔案管理人員堅(jiān)持傳統(tǒng)的紙面管理模式，不僅會(huì)占用大量的檔案管理空間，還會(huì)浪費(fèi)檔案管理人員不必要的工作時(shí)間。因此，在大數(shù)據(jù)的支持下，檔案管理部門有必要及時(shí)轉(zhuǎn)變檔案管理模式，建立檔案數(shù)據(jù)管理平臺(tái)，對(duì)檔案進(jìn)行存儲(chǔ)或查詢。

3.2提高檔案安全重視程度，優(yōu)化信息系統(tǒng)管理

為有效防范檔案信息管理過程中的安全風(fēng)險(xiǎn)，有關(guān)單位應(yīng)在認(rèn)識(shí)到檔案管理重要性的基礎(chǔ)上，積極創(chuàng)新檔案管理模式，加大檔案管理資金投入，完善基礎(chǔ)設(shè)施。同時(shí)，要采取多種有效措施，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)。在大數(shù)據(jù)背景下，檔案信息管理過程顯得尤為重要。企業(yè)可以根據(jù)本單位工作實(shí)際，制定符合發(fā)展特點(diǎn)的檔案信息管理標(biāo)準(zhǔn)，并進(jìn)行內(nèi)部宣傳普及。檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守規(guī)定的工作標(biāo)準(zhǔn)和流程，在數(shù)據(jù)共享過程中盡量避免與互聯(lián)網(wǎng)接觸，建立一定的安全防范體系，嚴(yán)格工作程序，而提高數(shù)據(jù)資源的安全系數(shù)可以有效提高檔案信息管理的整體質(zhì)量。

3.3構(gòu)建大數(shù)據(jù)檔案管理制度

首先，對(duì)于具體的管理工作，管理者首先要明確數(shù)據(jù)處理的形式，正確認(rèn)識(shí)數(shù)據(jù)分析的現(xiàn)狀。在此前提下，檔案的編制和歸納工作需要制定相應(yīng)的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn);其次，在管理上，也要準(zhǔn)確管理資料內(nèi)容，尤其是檔案管理人員，要自覺主動(dòng)學(xué)習(xí)新的計(jì)算機(jī)技術(shù)，以應(yīng)對(duì)復(fù)雜的檔案信息化，不能盲目，不能慌亂;三是事業(yè)單位和有關(guān)部門，需要建立相應(yīng)的檔案信息管理系統(tǒng)，以保證和維護(hù)工作的有序開展。在這個(gè)過程中，可以大大減輕文件管理人員的工作量，大大提高信息的處理效果。四是針對(duì)檔案管理部門的多種職能，加強(qiáng)一系列形象宣傳，增強(qiáng)檔案管理人員的責(zé)任感，使相應(yīng)的檔案管理工作更加科學(xué)規(guī)范。

結(jié)語(yǔ)

在新的大數(shù)據(jù)環(huán)境下，充分收集、存儲(chǔ)和挖掘這些數(shù)據(jù)，不僅是檔案管理機(jī)構(gòu)的一個(gè)難點(diǎn)，也是現(xiàn)代檔案管理的重要契機(jī)。因此，檔案管理部門必須在互聯(lián)網(wǎng)+先進(jìn)技術(shù)的基礎(chǔ)上，順應(yīng)當(dāng)前的發(fā)展趨勢(shì)，努力改進(jìn)傳統(tǒng)的檔案管理方案，積極整合用戶的檔案管理要求，制定完善的檔案管理模式，以確保檔案的可持續(xù)發(fā)展檔案管理。

參考文獻(xiàn)

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[2]田超.探究大數(shù)據(jù)對(duì)檔案管理發(fā)展的影響[J].中文信息，2019（9）：13，22.

作者簡(jiǎn)介：張琦（1988.9.1—），女，漢族，籍貫：河南省開封市，助理館員，本科，

單位：河南省開封市供水總公司，研究方向：檔案管理，企業(yè)檔案