對血站檔案管理的幾點思考

劉素珍

血站檔案是指血站在采供血和單位管理過程中形成的具有保存價值的文字、圖像以及電子信息數(shù)據(jù)等形式為載體的原始資料，不僅包含血站采供血過程中征詢、體檢、采血、檢驗、儲存、發(fā)放等信息的詳細(xì)文字和電子檔案，還包括了基建、文書以及科研等各種檔案。血站作為一個特殊的衛(wèi)生單位，檔案管理有著自身的特點，血站檔案尤其是采供血檔案對于血站業(yè)務(wù)工作和血液信息的可追溯性具有非常重要的意義。隨著輸血事業(yè)的不斷發(fā)展，加強(qiáng)血站檔案管理水平就顯得更加重要和緊迫。

一、血站檔案管理的現(xiàn)狀和問題

1.血站檔案的管理還不規(guī)范。大部分血站還沒有專門的檔案室，一般都是行政辦公室兼管檔案，檔案管理人員多是兼職，還不能做到檔案收集齊全完整，并按照歸檔要求進(jìn)行分類、劃分保管期限、組卷等。如《血站管理辦法》（暫行）第四章第三十一條規(guī)定：血源、采供血和檢驗的原始記錄必須保存。對于具體如何保存，保存哪些內(nèi)容，沒有明確規(guī)定。采供血機(jī)構(gòu)在獻(xiàn)血者檔案收集過程中還存在資料不全、填寫不規(guī)范、統(tǒng)計的口徑不統(tǒng)一等等問題。這些問題不僅影響無償獻(xiàn)血者檔案的管理質(zhì)量，而且還會對檔案的利用帶來隱患，甚至引起醫(yī)療糾紛。

2.檔案信息化程度不高。我國大部分血站自2000年左右就著手開始使用計算機(jī)來輔助血站的檔案管理，檔案管理的信息化建設(shè)逐步完善，血站檔案管理信息化建設(shè)已經(jīng)取得了初步的成果，但因資金、技術(shù)以及專業(yè)技術(shù)人員的影響，各地血站的建設(shè)情況較不平衡，檔案管理和信息化建設(shè)的發(fā)展緩慢，在資金和設(shè)備投入上嚴(yán)重不足，檔案管理達(dá)標(biāo)率不高，行業(yè)沒有形成統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)。大部分血站檔案的管理還處于常態(tài)的檔案收集、整理、保存，對檔案信息資源的轉(zhuǎn)化利用、統(tǒng)計分析等應(yīng)用程度還有待提高。尤其是對于業(yè)務(wù)工作的參考、指導(dǎo)和推進(jìn)作用還不夠，導(dǎo)致大量的檔案信息和資源長期處于“休眠”狀態(tài)，有效價值得不到體現(xiàn)。

3.人員缺乏，管理重視程度不高。大部分血站都沒有專業(yè)檔案管理人員，并且由于血站檔案管理的特殊性，其檔案管理人員還需具備一定的采供血專業(yè)和信息化專業(yè)知識，所以檔案管理的專業(yè)人員缺乏、業(yè)務(wù)水平低下是血站普遍存在的問題。有的單位無專職檔案管理人員，有的是臨時指定的。另外，有些單位對檔案工作和檔案人員重視不夠，檔案管理人員缺乏系統(tǒng)培訓(xùn)，適合血站特點的培訓(xùn)進(jìn)修機(jī)會較少，使得檔案管理人員業(yè)務(wù)水平不高。

二、血站檔案管理的思考

1.規(guī)范管理，建立血站檔案的標(biāo)準(zhǔn)體系。提高血站檔案管理工作必須有嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)和制度做保證，針對目前血站系統(tǒng)檔案管理的現(xiàn)狀，要重點加強(qiáng)血站檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)工作，建立一套適合血站工作特點的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和制度體系，統(tǒng)一血站系統(tǒng)檔案管理模式，實現(xiàn)檔案管理一體化。必要時，可以將檔案管理體系納入到ISO質(zhì)量管理體系，通過單位內(nèi)外的質(zhì)量管理審核，不斷地持續(xù)改進(jìn)。在實際工作中，建立部門立卷，專兼職檔案員各司其職的工作格局，完善有效的血站檔案管理網(wǎng)絡(luò)，從最基層開始，確保血站檔案收集齊全、整理規(guī)范、便于檢索和提供利用。同時，要借助血站現(xiàn)有信息系統(tǒng)，建立、升級、改造血站檔案管理的信息化、網(wǎng)絡(luò)化管理系統(tǒng)。

2.注重應(yīng)用，發(fā)揮檔案資源的潛在價值。要充分發(fā)揮血站檔案的參考、指導(dǎo)作用，發(fā)揮檔案資源在決策中的作用，加強(qiáng)對血站檔案信息資源的開發(fā)利用，有效推進(jìn)血站的各項業(yè)務(wù)工作。血站檔案管理人員應(yīng)該更新觀念，將檔案資源從“金屋藏嬌”向“物盡其用”轉(zhuǎn)變，從“重管輕用”向“管用結(jié)合”轉(zhuǎn)變，積極利用檔案資源，服務(wù)于單位中心工作，如利用歷年的采供血數(shù)據(jù)，分析各采血點、供血點的血液采供情況，找出其發(fā)展規(guī)律，提前安排采供任務(wù)，減輕血液淡旺季壓力；又如利用采血、制備的環(huán)節(jié)數(shù)據(jù)分析，發(fā)現(xiàn)質(zhì)量控制點，減少血液的報廢和資源浪費。同時要緊緊圍繞血站的工作特點、專業(yè)特色，拓寬工作視野，拓展應(yīng)用領(lǐng)域，開展深層次的編研工作，為單位領(lǐng)導(dǎo)工作決策和事業(yè)發(fā)展，提供有效的應(yīng)用價值。

3.高度重視，加大檔案管理的各種投入。要實現(xiàn)血站檔案管理的規(guī)范化、專業(yè)化、現(xiàn)代化，關(guān)鍵在于各級領(lǐng)導(dǎo)的重視，關(guān)鍵在于規(guī)章制度的落實和檔案管理人員的責(zé)任心。首先血站各級領(lǐng)導(dǎo)要高度重視檔案工作，不斷優(yōu)化血站檔案管理工作的內(nèi)外部發(fā)展環(huán)境，加大檔案管理工作重要性和重要作用的宣傳力度，加強(qiáng)檔案管理各項制度的執(zhí)行力和約束力，實現(xiàn)檔案工作與血站業(yè)務(wù)工作同規(guī)劃、同考核、同落實。其次要高度重視檔案人員的培養(yǎng)與引進(jìn)，不斷提升血站檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)。將檔案管理知識培訓(xùn)列入單位繼續(xù)教育培訓(xùn)項目，有計劃有步驟地開展檔案專業(yè)培訓(xùn)。三是加大檔案管理資金投入力度。檔案管理的信息化、現(xiàn)代化離不開先進(jìn)技術(shù)、先進(jìn)設(shè)備的支撐，尤其需要在現(xiàn)代化檔案專業(yè)設(shè)備、檔案網(wǎng)絡(luò)技術(shù)管理、電子檔案、檔案快數(shù)字化方面的資金投入。

（作者單位：邯鄲市中心血站 ）