辦公室的意義何在

斯科特·貝里納托

辦公室隨著疫情而改變，但工作空間變革方面的領(lǐng)先研究者珍妮弗·馬尼奧爾菲·阿斯蒂爾（Jennifer Magnolfi Astill）說，許多轉(zhuǎn)變都并不是現(xiàn)在第一次出現(xiàn)的，而且以后會(huì)繼續(xù)下去的也不多。不過一個(gè)日趨明朗的事實(shí)是，疫情加快了辦公室的自然演化過程，從工作生產(chǎn)空間轉(zhuǎn)變?yōu)閷W(xué)習(xí)空間與解決復(fù)雜問題的空間相結(jié)合的狀態(tài)。現(xiàn)在的狀態(tài)就像有線電視套餐訂閱一樣：“有線電視套餐提供的是一組頻道，從這個(gè)角度來想，辦公室就是包括了一組空間用途的套餐，其中的具體內(nèi)容在改變，而在疫情推動(dòng)下，這種改變進(jìn)行得更快，變化得更多了?！?/p>

馬尼奧爾菲·阿斯蒂爾的研究主要關(guān)注涉及人機(jī)交互的高科技辦公室，為谷歌、百事可樂、BBC等幾十家公司提供辦公空間方面的咨詢。

現(xiàn)在有越來越多的大公司表示，讓員工在家工作將成為長期趨勢。但是，有些公司不具備讓員工遠(yuǎn)程工作的條件，還有些公司的業(yè)務(wù)需要較為復(fù)雜的“工具”，工作不是在家能完成的，這些公司的員工就不得不去辦公室了。

業(yè)內(nèi)人士說，毫無疑問，疫情后公司檢測員工體溫、員工上班必須戴口罩、輪班工作以降低員工密度、電梯限制搭乘人數(shù)等，都將成為新常態(tài)。

辦公室設(shè)計(jì)行業(yè)的人士還表示，疫情后的辦公室，必須保證給員工提供更多的個(gè)人空間。

這個(gè)變化，將扭轉(zhuǎn)最近20年來辦公室越來越敞開的趨勢。

多年來，隨著房地產(chǎn)的價(jià)格膨脹，一些國家位于繁華市區(qū)的公司都在拼命壓縮員工的工作空間，封閉的辦公室被打開，辦公桌之間的小隔斷被拆除，雇員們一個(gè)挨一個(gè)，從而使公司能節(jié)省占地面積，大大降低房地產(chǎn)成本。

前不久采訪馬尼奧爾菲·阿斯蒂爾，聊了聊疫情會(huì)如何影響辦公室的未來。我問她，從她對工作演化的研究表明，我們現(xiàn)在經(jīng)歷的工作方面的改變并不是疫情引起的。

珍妮弗·馬尼奧爾菲·阿斯蒂爾表示，這種轉(zhuǎn)變其實(shí)已經(jīng)進(jìn)行了一段時(shí)間。當(dāng)下的疫情是把變化推到了聚光燈下，而且迫使傳統(tǒng)科技行業(yè)以外的公司加快速度適應(yīng)改變。我們看到，一些行業(yè)的企業(yè)和個(gè)人別無選擇，在幾個(gè)月內(nèi)就完成了十年左右的辦公空間進(jìn)化，比如默認(rèn)使用在線合作工具和視頻交流。

據(jù)觀察，科技行業(yè)辦公空間的轉(zhuǎn)變大概用了十年。原本好像就是要花這么長時(shí)間。

你一直在研究、而我們現(xiàn)在才剛剛看到的，具體是怎樣的轉(zhuǎn)變？

我們在科技行業(yè)發(fā)現(xiàn)了三次結(jié)構(gòu)性的轉(zhuǎn)變，大概從1998年開始。企業(yè)生態(tài)系統(tǒng)在一段時(shí)間內(nèi)積極競爭，以期發(fā)揮某項(xiàng)科技創(chuàng)新的潛力，這時(shí)候就會(huì)發(fā)生轉(zhuǎn)變。這種轉(zhuǎn)變下會(huì)出現(xiàn)產(chǎn)品及服務(wù)的供需市場，但也有人才和技能的供需問題。辦公空間必然要做出回應(yīng)，回應(yīng)方式通常是其自身的創(chuàng)新。

第一次翻天覆地的轉(zhuǎn)變發(fā)生在20世紀(jì)90年代末。當(dāng)時(shí)的初創(chuàng)企業(yè)，也就是現(xiàn)在硅谷的成熟企業(yè)，競相發(fā)掘互聯(lián)網(wǎng)這項(xiàng)創(chuàng)新的潛力。辦公空間在幾年內(nèi)發(fā)生了改變——物理布局設(shè)計(jì)發(fā)生變化，而且引入了新的數(shù)字工具——好讓員工參與互聯(lián)網(wǎng)建設(shè)，將網(wǎng)絡(luò)打造成我們現(xiàn)在看到的這樣。有些變化很簡單，比如電子郵件讓你坐在桌邊就能與人溝通，不必親自見面，但還有更大規(guī)模的轉(zhuǎn)變，比如相互連通的企業(yè)辦公園區(qū)的發(fā)展。

第二次大的轉(zhuǎn)變，是各企業(yè)努力挖掘移動(dòng)科技（如智能手機(jī)、云端計(jì)算，以及隨之而來的員工機(jī)動(dòng)性）的潛力。這一輪變化在2008年金融危機(jī)后清晰起來，當(dāng)時(shí)不只是科技初創(chuàng)公司，其他行業(yè)更廣泛的勞動(dòng)力也都可以利用移動(dòng)電子設(shè)備。辦公空間方面隨之出現(xiàn)的是聯(lián)合辦公：可以以較為低廉的價(jià)格短時(shí)間租用的辦公空間；由新興的獨(dú)立工作者和初創(chuàng)公司社群共享的開放空間。網(wǎng)絡(luò)本身可以裝在手機(jī)和筆記本電腦上隨身攜帶，因此辦公空間可以當(dāng)作一種臨時(shí)服務(wù)隨用隨買。

約十年后的2017年至2018年，我們現(xiàn)在目睹的這場轉(zhuǎn)變就開始了，其核心是發(fā)揮機(jī)器智能在商業(yè)方面的潛力。未來絕大多數(shù)知識(shí)辦公空間和制造工作空間都會(huì)積極尋求在機(jī)器協(xié)助下解決復(fù)雜問題，比如利用預(yù)測模型來理解消費(fèi)者行為，還有機(jī)器人和其他各種形式的人機(jī)合作。

在實(shí)踐中是怎樣的

第三輪轉(zhuǎn)變揭示出兩種未來辦公室需要發(fā)揮的功能。疫情使得這次轉(zhuǎn)變在某些方面格外凸顯出來，但這種變革本身其實(shí)跟疫情沒有關(guān)系。

第一點(diǎn)是，組織需要集會(huì)空間，讓團(tuán)隊(duì)和管理者理解復(fù)雜問題、商討行動(dòng)計(jì)劃、一同做出決策。就像我們現(xiàn)在看到的一樣，人們會(huì)借助機(jī)器實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程會(huì)議。比如疫情中州長的每日簡報(bào)。公共新聞發(fā)布會(huì)綜合了很多東西，沒有展示出來的是由人與機(jī)器合作分析大量數(shù)據(jù)得出病毒傳播狀況、模擬各種可能性和結(jié)果的努力。這類工作需要的空間，要能夠同步快速地查看整體情況，訪問專門用于機(jī)器學(xué)習(xí)的數(shù)據(jù)。國防工作中的作戰(zhàn)指揮室、美國國家航空航天局的地面指揮中心，還有氣象監(jiān)測中心都是這樣的。

另一種是學(xué)習(xí)專業(yè)知識(shí)的空間。要能夠吸收并應(yīng)用新知識(shí)應(yīng)對眼前不斷變化的現(xiàn)實(shí)需求，這種能力對于度過疫情而言至關(guān)重要。新生的初創(chuàng)企業(yè)天然具備這樣的團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)變能力，但更大規(guī)模的成熟團(tuán)隊(duì)經(jīng)過不斷學(xué)習(xí)，也可以掌握這種能力。

這兩種功能都需要實(shí)體空間，而且對于轉(zhuǎn)變時(shí)期的競爭力有著至關(guān)重要的作用。許多極端情況都說明了這一點(diǎn)。

是怎樣的極端情況？

我研究機(jī)器人設(shè)計(jì)團(tuán)隊(duì)。他們經(jīng)常要解決以前從未有過的問題，而且工作性質(zhì)決定了他們要運(yùn)用機(jī)器協(xié)助來解決問題。雖然這種團(tuán)隊(duì)非常適應(yīng)分散的移動(dòng)辦公，但團(tuán)隊(duì)成員（包括人和機(jī)器）還是會(huì)在實(shí)體空間里進(jìn)行一些重要活動(dòng)和學(xué)習(xí)。

所以說疫情加速了第三輪辦公空間進(jìn)化？

沒錯(cuò)，但有一點(diǎn)很重要：進(jìn)化不會(huì)一蹴而就。物業(yè)管理者和首席信息官知道，實(shí)體辦公室的時(shí)間尺度與遠(yuǎn)程通信技術(shù)不一樣，這是由建筑物的物理性質(zhì)決定的。一定規(guī)模的辦公樓，從制定設(shè)計(jì)方案到企業(yè)用戶入住，要花幾年時(shí)間。而技術(shù)發(fā)展的速度顯然更快。

這就是我之所以研究初創(chuàng)企業(yè)極端案例的部分原因。初創(chuàng)公司不會(huì)考慮設(shè)計(jì)辦公空間，這并不是初期的核心需求。這類公司只會(huì)設(shè)計(jì)一種完成工作的方式，逐步打造空間，為工作提供支持。一段時(shí)間后，初創(chuàng)公司開始擴(kuò)大規(guī)模，需要更大的空間支持其漸趨成熟的獨(dú)特工作模式，才會(huì)再繼續(xù)發(fā)展工作空間。

不過要說明一點(diǎn)：2008年的辦公空間升級(jí)，不一定是有意識(shí)地追求辦公室創(chuàng)新，只是對未滿足的迫切需求做出回應(yīng)，而且大概用了四年時(shí)間才逐漸走上正軌。聯(lián)合辦公正是這樣興起，最終發(fā)展為孵化器和共用辦公空間。辦公空間的演進(jìn)并非自上而下，而是從下往上的。自用戶層興起的轉(zhuǎn)變通常都有一定的實(shí)際價(jià)值，可以長期持續(xù)下去。

說起疫情對辦公室的影響，好像大家都已經(jīng)經(jīng)歷了一整個(gè)情感周期。首先是適應(yīng)遠(yuǎn)程工作，覺得新奇，很有未來感。隨后出現(xiàn)了Zoom倦怠。然后大家開始有了分歧，有些人希望回歸辦公室，有些人則并不想。這期間發(fā)生了許多改變，但其中有哪些會(huì)持續(xù)下去？

從員工的角度來看，這并不是線性的變化。不是速度更快的改變，而是不得不順應(yīng)的突發(fā)情況。這一點(diǎn)一定要說清楚。許多員工是被迫轉(zhuǎn)為居家辦公的。

我們關(guān)注的是哪些改變會(huì)持續(xù)，這場不得已的居家辦公實(shí)驗(yàn)?zāi)芙o我們什么重要的啟示。就工作自身而言，突然轉(zhuǎn)向遠(yuǎn)程工作的實(shí)際效果比許多人預(yù)想的好得多。從疫情早期的數(shù)據(jù)來看是這樣，最近一項(xiàng)涵蓋了五萬名員工的問卷調(diào)查數(shù)據(jù)同樣顯示，當(dāng)前情況下75%的人能夠集中精力完成團(tuán)隊(duì)任務(wù)和個(gè)人工作。另一方面，人們每天工作的時(shí)間更長，模糊了工作和個(gè)人生活之間的界限，緊急情況下出現(xiàn)這種結(jié)果是意料之中，但放在平時(shí)，這種狀況無法持續(xù)下去。

疫情期間遠(yuǎn)程工作體驗(yàn)的一些影響會(huì)保留下去。我們對辦公空間的認(rèn)知會(huì)發(fā)生永久性的改變，體現(xiàn)在辦公室的四大基本功能上：專注、社交、合作、學(xué)習(xí)。封城早期討論得最多的是專注。合作則已經(jīng)被重新定義，科技行業(yè)以外的公司很快就學(xué)會(huì)了新的合作方式。不過最近我們聽到了更多關(guān)于社交功能的討論。隨著時(shí)間推移，人們會(huì)漸漸開始想念辦公室里與工作效率本身無關(guān)的事情。

過去你講過社交對于創(chuàng)新和擴(kuò)展交際網(wǎng)絡(luò)等各方面的重要意義。人與團(tuán)隊(duì)的“意外碰撞”可以催生更好、更新的成果。大家是在想念這個(gè)嗎？

對。工作效率以外的東西很難量化，但疫情使得許多員工格外清晰地感受到社交缺失。日常閑聊、偶遇，還有下班后去喝酒——這些小事對于公司而言很有價(jià)值，會(huì)影響公司創(chuàng)新和解決問題的能力，還會(huì)影響員工投入度和滿意度。

我的研究和其他人的研究表明，遠(yuǎn)程團(tuán)隊(duì)如果能夠在現(xiàn)實(shí)中會(huì)面，哪怕只是一年一次，都能夠鞏固彼此間的聯(lián)系，提升團(tuán)隊(duì)合作效果。我們知道，如果人與人之間相隔30米以上，就可以說不在同一個(gè)空間內(nèi)了，因此我們可以設(shè)計(jì)相應(yīng)的辦公空間，讓員工更多地交流互動(dòng)。我們?nèi)祟愒诂F(xiàn)實(shí)中接觸時(shí)會(huì)本能地提取關(guān)于環(huán)境和彼此的大量信息，如非言語線索。這樣能夠促進(jìn)交流、信賴和合作，讓我們能夠建立和培養(yǎng)更豐富的同事關(guān)系，提升合作能夠發(fā)揮的價(jià)值。

我依然相信疫情會(huì)讓我們一點(diǎn)一滴感受到辦公空間的價(jià)值，讓我們以一種有意義的視角看待自己在辦公室里所做的事情和重視的東西。

歸根結(jié)底：辦公室的意義何在

這個(gè)問題有兩個(gè)方面。一方面涉及比較客觀的工作演化，另一方面是組織文化與核心價(jià)值觀?？紤]清楚這兩個(gè)方面，辦公空間的設(shè)計(jì)概念可能會(huì)發(fā)生變化。

提升工作效率并不是辦公室最重要的作用？其實(shí)公司別總讓員工留在辦公室工作，反而更能提升效率？

也許如此。具體取決于促使工作效率提升的因素。在疫情期間收集定性和定量信息，可以總結(jié)深層規(guī)律，模擬場景，探討怎樣的工作適合在辦公室進(jìn)行、什么工作轉(zhuǎn)為遠(yuǎn)程效果更好。占地巨大的大型公司尤其希望能夠優(yōu)化辦公室面積。除了成本方面的考慮，許多員工還體會(huì)到了新鮮的工作靈活性和自主性，這種感受通常只有初創(chuàng)公司才有?？傮w而言很有好處，所以我覺得這代表一個(gè)新的基準(zhǔn)。企業(yè)和員工已經(jīng)有了轉(zhuǎn)變，而且希望這種靈活性能夠部分保留。

這樣說來，辦公室為員工提供的東西正在變化？

對。這種變化已經(jīng)進(jìn)行了一段時(shí)間。把辦公空間想成一組套件，同時(shí)提供很多東西，就像一場大會(huì)，或者一個(gè)旅游套餐，或者你的有線電視套餐。套餐里面有很多東西。大會(huì)上有主旨演講、分組討論、交際會(huì)等等。旅游套餐包括觀光、酒店，還有別的。有線套餐里有很多頻道。

我們會(huì)買下整個(gè)套餐，然后只使用里面的一部分東西。我們用到的部分就是用來應(yīng)對具體需求，而需求在不斷變化和演進(jìn)。辦公室套餐包括以下“空間用途”：獨(dú)自專注工作、會(huì)議、工作簡餐、團(tuán)隊(duì)合作、創(chuàng)意空間、運(yùn)營支持，等等。

工作發(fā)生結(jié)構(gòu)性的變化，或者像我們現(xiàn)在這樣，發(fā)生系統(tǒng)性的混亂，這時(shí)候我們對辦公空間的需求也會(huì)隨之變化。說白了就是你需要不同的頻道。

換句話說，疫情迫使人們批判地看待自己擁有的辦公室套餐，就像有人會(huì)說，“為什么我要為那些我從來不看的頻道花錢？”

疫情就像放大鏡。我們意識(shí)到辦公室是個(gè)套餐，于是開始質(zhì)疑其中包含的一些東西是否有必要，最明顯的一個(gè)，比如上班通勤?，F(xiàn)在我們知道，如果社會(huì)契約能夠允許，很多工作沒有辦公室也能完成。走到這里就不會(huì)再恢復(fù)以前的狀態(tài)了。即使是銀行等以前對移動(dòng)辦公持懷疑態(tài)度的企業(yè)，也會(huì)驚訝地看到像現(xiàn)在這樣突然徹底轉(zhuǎn)為遠(yuǎn)程辦公仍然能夠保持以往的效率。

再用剛才的比喻來講，疫情讓許多公司能夠抽空思考“辦公空間套餐里面的哪些東西我們還想繼續(xù)使用，哪些東西可以不要？”比如獨(dú)自專注工作，這一項(xiàng)以后就可以不要了，因?yàn)楝F(xiàn)在大家都有了相應(yīng)的環(huán)境，在家里可以做得更好。同時(shí)，公司依然需要實(shí)體辦公空間，在特定情況下發(fā)揮讓員工面對面互動(dòng)的功能。

我們依然處于危機(jī)之中，無法確知將來辦公室會(huì)保留哪些功能。不過重點(diǎn)在于，現(xiàn)在我們對于可能性的認(rèn)知改變了。這段時(shí)間的體驗(yàn)，讓我們對于自己在工作和時(shí)間上重視的東西有了全新的視角。我覺得以后會(huì)有新的合作方式出現(xiàn)，最初是數(shù)字辦公工具創(chuàng)新，之后就是實(shí)體辦公空間創(chuàng)新。我關(guān)于科技辦公空間的研究表明，專門用于解決復(fù)雜問題和專業(yè)學(xué)習(xí)的空間在未來的辦公室里可能會(huì)增加，其他則會(huì)減少。具體的比例取決于企業(yè)文化和具體需求。

公司可能希望著手調(diào)整空間，但問題就來了：租期還沒到。實(shí)體辦公樓的時(shí)間周期是不一樣的。

但我們前面也說了，疫情令我們無法再回到過去。這幾個(gè)月居家辦公的體驗(yàn)告訴我們，展望未來辦公空間的第一步是認(rèn)識(shí)到未來的“辦公空間”不再僅限于實(shí)體辦公樓，還有供我們辦公的數(shù)字虛擬空間。未來的辦公空間可能包含一部分實(shí)體空間，也包含數(shù)字空間。

不久以前，大部分辦公設(shè)施還是由物業(yè)管理者負(fù)責(zé)的，但疫情期間的體驗(yàn)讓我們知道，未來辦公空間會(huì)牽涉更多專業(yè)人士，從首席技術(shù)官、首席人力資源官到內(nèi)部溝通負(fù)責(zé)人。這種趨勢會(huì)影響辦公室租賃。在企業(yè)房地產(chǎn)方面，我們會(huì)在12到18個(gè)月里看到疫情的加速作用。這一次我們會(huì)獲得許多關(guān)于辦公空間的啟迪。歸根結(jié)底，數(shù)字不會(huì)說謊。就長期而言，只有10%到30%在發(fā)揮作用的大型辦公設(shè)施根本劃不來。要削減成本，優(yōu)化空間。