財務(wù)共享模式下圖書發(fā)行企業(yè)的會計憑證管理策略

車向榮

財務(wù)管理是企業(yè)管理的一個重要內(nèi)容，科學(xué)有效的財務(wù)管理不僅能為企業(yè)管理者的重大經(jīng)濟(jì)決策提供有效的數(shù)據(jù)支撐，以實現(xiàn)最大化經(jīng)濟(jì)效益，而且運用財務(wù)管理方法還能及時、客觀地評價市場風(fēng)險，以確保企業(yè)運營安全。會計憑證作為財會業(yè)務(wù)的主要體現(xiàn)形式，是對企業(yè)財務(wù)狀況的原始記錄，是核實財務(wù)數(shù)據(jù)、確保財務(wù)安全的重要檔案。信息化時代背景下，財務(wù)共享模式得到各行各業(yè)的廣泛認(rèn)可，在圖書發(fā)行企業(yè)中也得到了推廣使用，它打破了傳統(tǒng)財務(wù)管理體制，對圖書發(fā)行企業(yè)財務(wù)人員的綜合素質(zhì)提出了更高要求，對財務(wù)管理工作的質(zhì)量要求也更高?；谶@一背景，企業(yè)會計憑證管理工作該如何適應(yīng)這一新環(huán)境，又該如何提升？這便是本文研究的重點。

一、圖書發(fā)行企業(yè)在會計憑證管理中的問題

信息化時代的到來，圖書發(fā)行業(yè)務(wù)進(jìn)入電子化和網(wǎng)絡(luò)化，這對傳統(tǒng)圖書發(fā)行企業(yè)帶來了較大沖擊，同時在業(yè)務(wù)開展中產(chǎn)生的電子憑證也越來越多，但目前部分圖書發(fā)行企業(yè)依然采用傳統(tǒng)會計管理模式，其會計憑證管理能力不強(qiáng)、質(zhì)量不高、存在諸多不足，具體如下：

（一）會計憑證整合能力不強(qiáng)

會計憑證是企業(yè)至關(guān)重要的檔案資源，是企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動的直觀體現(xiàn)。圖書發(fā)行企業(yè)在業(yè)務(wù)開展中通常會產(chǎn)生大量的會計憑證，這些會計憑證包括紙質(zhì)憑證也包括電子憑證，但往往過于零散，通常只是對某一項業(yè)務(wù)的說明而難以反映出企業(yè)某一階段的經(jīng)濟(jì)活動現(xiàn)象，因此財務(wù)部必須對這些憑證進(jìn)行整理、分析以及統(tǒng)計，并從這些憑證信息中找出其指向性。然而基于圖書發(fā)行業(yè)務(wù)總量大、過程繁雜、涉及領(lǐng)域多等因素，其產(chǎn)生的會計憑證數(shù)量大、種類多，如果使用傳統(tǒng)人工分類、整理、分析及統(tǒng)計方法，不僅費時費力，而且財會人員也會受到自身職業(yè)能力和工作態(tài)度的影響而導(dǎo)致會計憑證管理質(zhì)量參差不齊，也會使其難以如實反映圖書發(fā)行企業(yè)的實際經(jīng)濟(jì)狀況，其會計工作對圖書發(fā)行企業(yè)管理層的重大經(jīng)濟(jì)決策起不到有效指導(dǎo)作用。

另外，還有一些圖書發(fā)行企業(yè)只重視會計憑證檔案的收集、歸檔，而不注重進(jìn)行檔案鑒定，也未對無效及過期會計憑證進(jìn)行處理，使得各類憑證混雜存儲，越積越多，不僅增加憑證查詢調(diào)用時長，而且也增加了財務(wù)檔案的保管成本。

（二）會計憑證傳遞時效性太差

會計憑證一方面要求所記錄的信息必須精準(zhǔn)可靠，能夠真實反映出企業(yè)的財務(wù)狀況，另一方面又具有較高的時效性要求，因財務(wù)人員在進(jìn)行登記入賬時必須以會計原始憑證為依據(jù)，加之會計處理需要一定時間，所以要求會計憑證必須在有效的會計周期內(nèi)入檔入賬，而超時超限的會計憑證既會給財務(wù)工作帶來麻煩，又可能給企業(yè)造成經(jīng)濟(jì)損失。但從目前一些圖書發(fā)行企業(yè)的會計工作流程來看，其會計憑證從取得、填制、審核到歸檔所耗費的時間較長，而且其中還存在一些不確定性風(fēng)險，比如，流程內(nèi)某一環(huán)節(jié)主管人員的崗位缺失，造成關(guān)鍵業(yè)務(wù)無法正常開展，不同財務(wù)人員的業(yè)務(wù)能力參差不齊，某些會計新人業(yè)務(wù)處理速度過慢，失誤率過高等情況也將大大影響整個會計憑證的傳遞、歸檔、處理時效性。

目前雖然在信息化技術(shù)的支持下，某些圖書發(fā)行企業(yè)開始推進(jìn)財務(wù)共享中心建設(shè)，有的企業(yè)已初步確立財務(wù)共享框架，促使會計信息的收發(fā)速率得到較大提升，但是在其財務(wù)共享中心內(nèi)各管理體系的建設(shè)還不完善，與之搭配的管理人員以及傳輸系統(tǒng)還存在較多缺陷，這些因素也對會計電子憑證的傳輸速度、信息安全、完整度等帶來較大影響。此外，即便是在共享中心模式下，圖書發(fā)行企業(yè)財務(wù)部門依然會習(xí)慣性保留大量的紙質(zhì)原始憑證用作備案，便于對某些重大財務(wù)事項進(jìn)行審核和查驗，基于此，財務(wù)共享中心人員除了要在日常財務(wù)工作中對電子會計憑證進(jìn)行審核，又必須同時進(jìn)行紙質(zhì)原始會計憑證審核及保管，如此便使得財務(wù)工作量不降反增，嚴(yán)重影響憑證審核效率，影響會計業(yè)務(wù)的正常開展，并最終影響到圖書發(fā)行相關(guān)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，使得圖書發(fā)行效率降低，企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益受損。

（三）會計憑證管理的安全性不高

企業(yè)會計憑證的管理工作是一個系統(tǒng)嚴(yán)密的復(fù)雜工程，它涉及到財務(wù)工作的全過程，既要求企業(yè)運營體系內(nèi)各部門要緊密聯(lián)系默契配合，又要求各部門財務(wù)人員必須執(zhí)行高度統(tǒng)一的財務(wù)管理流程，如此才能確保財務(wù)工作的有序推進(jìn)，才能確保會計憑證管理工作的完整、準(zhǔn)確、高效。但目前，一些圖書發(fā)行企業(yè)的財務(wù)共享中心都是短時間建立起來的，其團(tuán)隊成員并未接受過全方位的業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)，各崗位人員之間的業(yè)務(wù)配合意識不強(qiáng)、溝通交流不順暢、財務(wù)共享服務(wù)執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)不一致。

同時，由于一些財務(wù)人員不適應(yīng)新的工作機(jī)制，所以導(dǎo)致會計憑證在審核、傳遞、儲存中體現(xiàn)出不同的形式，極易造成原始憑證漏審和丟失等現(xiàn)象。另外，不少圖書發(fā)行企業(yè)在財務(wù)共享中心尚未完全進(jìn)入運轉(zhuǎn)穩(wěn)定期便急于裁撤和內(nèi)退各部財務(wù)人員，不切實際地大量減少事務(wù)型會計，推進(jìn)管理型會計的轉(zhuǎn)化進(jìn)程，導(dǎo)致大量的基礎(chǔ)會計工作出現(xiàn)堆積，影響圖書發(fā)行的成本預(yù)算，影響與線上線下銷售商的合作關(guān)系，影響圖書定價等，不利于保障圖書發(fā)行企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。

二、圖書發(fā)行企業(yè)的會計憑證管理策略

為有效提升圖書發(fā)行企業(yè)的會計憑證管理質(zhì)量，確保財務(wù)管理工作的高質(zhì)高效，增強(qiáng)企業(yè)財務(wù)共享體系建設(shè)與業(yè)務(wù)發(fā)展之間的協(xié)調(diào)性，筆者認(rèn)為圖書發(fā)行企業(yè)需在會計憑證管理工作中著重強(qiáng)化以下內(nèi)容。

（一）加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提升財務(wù)人員的職業(yè)素養(yǎng)

財務(wù)共享中心是以計算機(jī)技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)、財會體系為基礎(chǔ)的新型財務(wù)管理模式，也是現(xiàn)代圖書發(fā)行企業(yè)的財務(wù)管理新模式。財務(wù)共享中心下財務(wù)人員從事務(wù)型會計轉(zhuǎn)變?yōu)楣芾硇蜁?，既要求財?wù)人員具備扎實的財務(wù)專業(yè)知識，又要求具備綜合管理能力。在此背景下，圖書發(fā)行企業(yè)必須進(jìn)一步提升內(nèi)部財務(wù)人員的專業(yè)素質(zhì)，組建與財務(wù)共享中心相適應(yīng)的人才隊伍，如此才能保證會計憑證管理工作的有序開展。培訓(xùn)中應(yīng)重點加強(qiáng)財務(wù)人員利用共享中心系統(tǒng)進(jìn)行會計憑證的審核、分析、歸檔、統(tǒng)計等工作，盡快熟悉操作系統(tǒng)，提升處理速度。同時，強(qiáng)化共享中心人員的系統(tǒng)安全意識，規(guī)范其操作程序，保證會計憑證處理過程的安全性。

（二）完善財務(wù)管理體系，執(zhí)行統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)

建立財務(wù)共享中心并非單純地將財務(wù)人員聚集在一起，也不是對財務(wù)管理工作形式的簡單拼湊，而需要加快構(gòu)建一個更系統(tǒng)、更高效、更統(tǒng)一的會計管理體系。這一體系下的會計憑證管理，既要有統(tǒng)一的管理制度作支撐，又要有統(tǒng)一的系統(tǒng)設(shè)計作載體。體系上圖書發(fā)行企業(yè)要深化財務(wù)管理體制機(jī)制改革，剔除冗余設(shè)置，合并精簡重復(fù)不合理的制度內(nèi)容，破除因管理制度落后和組織結(jié)構(gòu)不合理帶來的財務(wù)管理問題。系統(tǒng)優(yōu)化上借助于ERP等專業(yè)財務(wù)管理軟件，對企業(yè)會計憑證進(jìn)行集中處理、集中分析和歸檔整理，保證處理程序的規(guī)范性，避免多中心多模式弊端造成的會計原始憑證管理過程中的損失。

（三）創(chuàng)新管理模式，提高管理效率

目前一些圖書發(fā)行企業(yè)在財務(wù)共享模式建成之后，依然存在過量的紙質(zhì)憑證并與電子憑證相混合，給財務(wù)管理人員帶來新的工作負(fù)擔(dān)。造成這種問題的原因一是由于企業(yè)共享中心建立不久，基礎(chǔ)還不牢固，內(nèi)部管理還處于探索適應(yīng)階段，不具備完全電子憑證管理功能，部分業(yè)務(wù)仍然需要依賴傳統(tǒng)會計管理；二是由于我國電子憑證的普及程度還未在全社會各領(lǐng)域常態(tài)化，部分圖書發(fā)行企業(yè)及行業(yè)對電子憑證的認(rèn)可度及信賴度還不高，對于電子會計憑證的法律效力認(rèn)識不到位，所以即便是在財務(wù)管理中心建立起來后也依然采取紙質(zhì)會計憑證管理和電子憑證管理的二重制模式。如此一來既不能降低圖書發(fā)行企業(yè)的財務(wù)管理成本，提升管理實效，又導(dǎo)致圖書發(fā)行企業(yè)不得不繼續(xù)保留傳統(tǒng)人工會計憑證管理模式，出現(xiàn)一種極不協(xié)調(diào)的現(xiàn)象。

當(dāng)前圖書發(fā)行企業(yè)要加快推進(jìn)會計憑證的電子化進(jìn)程，進(jìn)一步強(qiáng)化單軌制會計憑證檔案管理模式，盡量減少紙質(zhì)憑證，減少紙質(zhì)憑證審核、調(diào)閱、保管、裝訂、銷毀等工作。比如，歷史發(fā)票處理中，可以在客戶現(xiàn)場使用拆分、條碼、OCR等圖像處理方法進(jìn)行簡化處理，將掃描之后的電子文檔直接導(dǎo)入共享中心的影像系統(tǒng)以備用。從而將歷史發(fā)票快速電子化，形成統(tǒng)一的發(fā)票電子憑證庫，實現(xiàn)流程標(biāo)準(zhǔn)、內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)、文檔標(biāo)準(zhǔn)、查詢標(biāo)準(zhǔn)、管理標(biāo)準(zhǔn)。

而在現(xiàn)行發(fā)票處理中，可將憑證封面與附件影像相結(jié)合，生成AP憑證的電子憑證，通過附件掃描和憑證封面信息抓取，生成總賬憑證和付款憑證的電子憑證，實現(xiàn)憑證的遠(yuǎn)程電子查詢。建立現(xiàn)行發(fā)票電子化審批處理工作流程、存儲系統(tǒng)，不但完成對紙質(zhì)文檔的電子化工作，而且將實際的工作流程完全信息化，以此可有效提高圖書發(fā)行企業(yè)的財會工作質(zhì)量和管理成效。

財務(wù)共享模式是現(xiàn)代企業(yè)財務(wù)管理發(fā)展的主流趨勢，圖書發(fā)行企業(yè)和所有企業(yè)一樣，應(yīng)把握時代發(fā)展節(jié)奏，加快推進(jìn)會計憑證電子化、集約化管理進(jìn)程。為實現(xiàn)這一目標(biāo)，圖書發(fā)行企業(yè)既要加快培育與財務(wù)共享中心相適應(yīng)的人才，又要積極探索和優(yōu)化內(nèi)部體制機(jī)制，如此方可讓會計憑證管理不再是財務(wù)共享的短板，而成為財務(wù)共享的內(nèi)動力。

（本文作者單位：內(nèi)蒙古新華發(fā)行集團(tuán)股份有限公司）