精細(xì)化人力資源管理系統(tǒng)建設(shè)實(shí)踐

楚敏 ，馬駿 ，姚媛 ，徐麗玲

1.上海交通大學(xué)醫(yī)學(xué)院附屬同仁醫(yī)院人事科，上海 200050；2.上海交通大學(xué)醫(yī)學(xué)院附屬同仁醫(yī)院院長(zhǎng)辦公室，上海 200050；3.上海交通大學(xué)醫(yī)學(xué)院附屬同仁醫(yī)院信息科，上海 200050

隨著信息化網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的發(fā)展，各行業(yè)都在大力發(fā)展完善的信息化及精細(xì)化管理。在醫(yī)療衛(wèi)生行業(yè)，國(guó)家衛(wèi)生部提倡醫(yī)院整體信息化建設(shè)，醫(yī)院業(yè)務(wù)的發(fā)展也越來(lái)越需要信息化的支撐，醫(yī)院通過(guò)實(shí)施HRP 系統(tǒng)的人力資源系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了人員的全生命周期管理、全院人員信息的同步、智能化排班等，大大減輕醫(yī)院相關(guān)人員核對(duì)人員及排班的工作量，通過(guò)在人力系統(tǒng)中統(tǒng)一數(shù)據(jù)源的應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)了對(duì)全院各套系統(tǒng)人員的統(tǒng)一管理，很大程度緩解了人員‘理不清’的問(wèn)題。提升了整體的人力資源管理水平。

上海交通大學(xué)附屬同仁醫(yī)院通過(guò)結(jié)合當(dāng)前形勢(shì)，截至2019 年12 月，通過(guò)對(duì)院內(nèi)資源及制度的系統(tǒng)分析，搭建智能化人力資源全院電子排班系統(tǒng)，減少人工干預(yù)環(huán)節(jié)，保證數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性。同時(shí)對(duì)排班相關(guān)流程進(jìn)行再造及重組人員考核指標(biāo)，更加科學(xué)、合理、快捷地實(shí)現(xiàn)全院?jiǎn)T工的排班。提高排班管理人員的工作效率、提升員工對(duì)班制安排的滿意度和積極性。最終將排班數(shù)據(jù)用于人員評(píng)價(jià)和績(jī)效考核，從而對(duì)人員進(jìn)行賦能，推動(dòng)人員主觀能動(dòng)性提升，同時(shí)達(dá)到院內(nèi)精細(xì)化管理要求。

該文以上海交通大學(xué)附屬同仁醫(yī)院智能化排班系統(tǒng)應(yīng)用的管理實(shí)踐為例進(jìn)行闡述。

1 建設(shè)智能排班管理模式的目的

1.1 提高排班效率，合理優(yōu)化排班策略

通過(guò)改變?cè)泻臅r(shí)的手工排班模式，簡(jiǎn)化排班流程，縮減相關(guān)管理人員在非專業(yè)技術(shù)上的工作時(shí)間，從而有更多的精力為專業(yè)技術(shù)所服務(wù)，提高排班的效率[1]；通過(guò)建立完善的智能化軟件系統(tǒng)，提供靈活的排班策略配置，將每個(gè)員工的個(gè)人情況、工作量等因素綜合分析并優(yōu)化配置，保證排班的公平公正，從而提高員工整體滿意度。

1.2 為科學(xué)崗位提供數(shù)據(jù)服務(wù)，提高數(shù)據(jù)再利用率

智能化電子排班系統(tǒng)可以彌補(bǔ)傳統(tǒng)的排班數(shù)據(jù)管理存在的不足之處，例如可以直觀地顯示、存儲(chǔ)、查詢每月的排班數(shù)據(jù)，依據(jù)條件隨時(shí)直接調(diào)用該數(shù)據(jù)與員工其他相關(guān)資料信息和數(shù)據(jù)相關(guān)聯(lián)，并進(jìn)行進(jìn)一步的整理和分析，作為醫(yī)院管理各項(xiàng)指標(biāo)的參考數(shù)據(jù)，從而改善排班數(shù)據(jù)再利用率低的情況；電子排班系統(tǒng)所提供的數(shù)據(jù)服務(wù)是員工考勤、績(jī)效和培訓(xùn)管理等方面的重要依據(jù)，能夠?yàn)槿旱娜肆Y源管理提供基礎(chǔ)數(shù)據(jù)服務(wù)[2]。為各個(gè)科室的人員調(diào)配和組織管理提供高效的服務(wù)。

1.3 提高醫(yī)院整體管理質(zhì)量，構(gòu)建信息化管理體系

電子排班系統(tǒng)有利于規(guī)范醫(yī)院的工作管理流程，降低醫(yī)院人力資源的管理成本，營(yíng)造相對(duì)有序的工作環(huán)境，為人員評(píng)價(jià)和考核提供客觀科學(xué)數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院人力資源管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、信息化、精細(xì)化，提高醫(yī)院整體管理質(zhì)量和效率。

2 國(guó)內(nèi)外現(xiàn)狀

2.1 國(guó)內(nèi)現(xiàn)狀

目前國(guó)內(nèi)的醫(yī)院電子排班系統(tǒng)相對(duì)集中地運(yùn)用在護(hù)理行業(yè)，隨著國(guó)內(nèi)護(hù)理信息系統(tǒng)逐步完善，加強(qiáng)以患者為中心的臨床護(hù)理信息系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)研究，強(qiáng)化標(biāo)準(zhǔn)化意識(shí)，提高護(hù)理管理者對(duì)信息數(shù)據(jù)利用的能力，有利于更好地為患者服務(wù)。我國(guó)護(hù)理行業(yè)的電子排班與歐美國(guó)家相比相對(duì)處于低信息化發(fā)展的階段，可分為以下兩類：

2.1.1 定性研究 從20 世紀(jì)20 年代采用的功能制排班方式，到20 世紀(jì)90 年代我國(guó)實(shí)行的彈性排班制，再發(fā)展到現(xiàn)在目前全國(guó)大部分醫(yī)院施行的APN 排班制。其將1 d 24 h 分成連續(xù)不間斷的A、P、N3 班，結(jié)合護(hù)士層級(jí)管理施行小組責(zé)任制護(hù)理。其優(yōu)點(diǎn)為在過(guò)去的排班制度基礎(chǔ)上提高了一定的人力資源利用率，符合科室需求體現(xiàn)“以人為本”的管理理念，使護(hù)士的滿意度相對(duì)提高且一定程度上減輕了護(hù)士的壓力

2.1.2 定量研究 非護(hù)理人員多采用定量的方法進(jìn)行排班方面的研究，劉曉榮等[3]提出了護(hù)士排班決策支持系統(tǒng)，這是一種有著不同可變系數(shù)的綜合排班模型，不同排班者可以通過(guò)適當(dāng)改變參數(shù)使偏離變量最小化和改變優(yōu)先因子的次序，使綜合模型適應(yīng)環(huán)境因素的變化，但是此模型難以綜合考慮護(hù)士級(jí)別差異和各種勞動(dòng)法規(guī)等約束。沈吟東等[4]在國(guó)外研究基礎(chǔ)上，利用矩陣向量化變化求解帶約束的護(hù)士排班問(wèn)題，但其中的問(wèn)題模型具有較強(qiáng)的西方國(guó)家特點(diǎn)，護(hù)士的班次類型和排班約束與國(guó)內(nèi)現(xiàn)狀存在較大差異。針對(duì)我國(guó)護(hù)士排班問(wèn)題，考慮到勞動(dòng)法規(guī)約束與護(hù)士級(jí)別差異，沈吟東建立了一個(gè)帶約束的護(hù)士排班模型，并研制出一個(gè)護(hù)士?jī)?yōu)化排班算法，實(shí)例驗(yàn)證該模型與算法是可行且有效的。

2.2 國(guó)外現(xiàn)狀

國(guó)外對(duì)護(hù)士排班的研究起步較早，研究方向主要集中在護(hù)士排班的建模和算法實(shí)現(xiàn)兩個(gè)方面。在早期的研究中，通常使用數(shù)學(xué)規(guī)劃的方法解決護(hù)士排班問(wèn)題，但是當(dāng)護(hù)士人數(shù)、排班時(shí)間和約束個(gè)數(shù)增加時(shí)，則求解相當(dāng)困難甚至無(wú)法求解。隨后，越來(lái)越多的學(xué)者嘗試使用啟發(fā)式方法求解護(hù)士排班問(wèn)題，如Bard 使用列生成的方法處理考慮偏好和級(jí)別的護(hù)士排班；Burke 建立了時(shí)段覆蓋模型，通過(guò)設(shè)計(jì)合適的班型減小解空間，并使用禁忌搜索策略對(duì)模型求解；國(guó)外學(xué)者使用一種融合的遺傳算法求解護(hù)士排班。

近年來(lái)國(guó)外已研制出多種基于軟件計(jì)算的方法，應(yīng)用于臨床的實(shí)際排班中。目前國(guó)外發(fā)達(dá)國(guó)家普遍實(shí)行以患者為中心的責(zé)任制護(hù)理，排班方式以三班制或二班制為主，也有部分科室實(shí)行自我排班。自我排班是指病區(qū)管理者和護(hù)士共同制定工作時(shí)間安排表。這種排班方式兼顧個(gè)人與集體雙方需要，使護(hù)士能最大程度地參與工作時(shí)段的安排和保持良好的工作能力，從而提高護(hù)士的工作滿意度，減少護(hù)士的更換率[5]。

2.3 研究總結(jié)

目前，通過(guò)對(duì)國(guó)內(nèi)數(shù)據(jù)庫(kù)的檢索發(fā)現(xiàn)大部分醫(yī)院的人力資源管理層級(jí)較為單一，例如只局限于對(duì)護(hù)理人員的電子排班管理方面，績(jī)效管理方面，人事檔案管理方面或是財(cái)務(wù)管理方面等的研究，而基于互聯(lián)網(wǎng)信息系統(tǒng)下的全院電子排班系統(tǒng)建設(shè)乃至全院人力資源系統(tǒng)管理和整合的研究則較少涉及，這表明了現(xiàn)階段大部分醫(yī)院人力資源管理的局限性和片面性，實(shí)現(xiàn)全院覆蓋的電子排班系統(tǒng)和人力資源管理系統(tǒng)是需要解決的問(wèn)題和實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)。

該項(xiàng)目通過(guò)基于互聯(lián)網(wǎng)的信息化智能電子排班系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)和研究，旨在從全院?jiǎn)T工的排班管理著手，從而通過(guò)醫(yī)院下設(shè)各部門、各科室、各層級(jí)的微觀化人力資源管理系統(tǒng)，整合上升為全院覆蓋的宏觀化人力資源管理系統(tǒng)，做到數(shù)據(jù)的整合統(tǒng)一，縮減管理流程方便全院資源的科學(xué)管理，實(shí)現(xiàn)對(duì)全院?jiǎn)T工的精細(xì)化管理的目標(biāo)。

3 現(xiàn)行排班管理方式

3.1 流程改造和重建

對(duì)分析比較現(xiàn)有排班流程，采用頭腦風(fēng)暴、專題討論方式，討論信息技術(shù)支撐后可能簡(jiǎn)化的流程、智能化管控、可拓展的應(yīng)用場(chǎng)景等，形成電子排班系統(tǒng)上線，重組后的流程、電子排班系統(tǒng)配套的管理規(guī)范和電子排班系統(tǒng)建設(shè)科研報(bào)告。

3.2 系統(tǒng)建設(shè)與開(kāi)發(fā)

3.2.1 排班基本信息設(shè)置 其中包括各部門、 科室的人員、班次、排班周期的設(shè)置。醫(yī)院每日的當(dāng)班情況一目了然，方便查詢和調(diào)取數(shù)據(jù)，管理人員在系統(tǒng)內(nèi)可根據(jù)醫(yī)院需求進(jìn)行人員增減及相關(guān)資料的維護(hù)，對(duì)員工進(jìn)行分組以滿足不同的排班需求。

3.2.2 排班約束設(shè)置 班系統(tǒng)設(shè)置的過(guò)程中，考慮員工的個(gè)人因素的同時(shí)，需要對(duì)員工的工作量以及班次間隔安排進(jìn)行合理設(shè)置，對(duì)不同部門、科室的員工設(shè)置各自適用的排班模式，排班管理人員可根據(jù)醫(yī)院實(shí)際需要隨時(shí)進(jìn)行調(diào)整，科學(xué)合理公平高效地為員工排班所服務(wù)。

3.2.3 排班生成設(shè)置 在系統(tǒng)的初始設(shè)置中輸入員工的基本信息，班次信息，排班周期信息以及約束信息等基本信息，系統(tǒng)將自動(dòng)根據(jù)條件生成相應(yīng)的排班表，員工可以根據(jù)需求決定是否導(dǎo)出為Excel 文檔，在實(shí)施過(guò)程中，員工可根據(jù)實(shí)際情況和需求手動(dòng)調(diào)整和更改相關(guān)參數(shù)以便進(jìn)行調(diào)班。

3.2.4 工作統(tǒng)計(jì) 主要針對(duì)員工考勤、工作量及休假的統(tǒng)計(jì)和查詢?？煞奖汶S時(shí)查詢和調(diào)取員工在一定周期內(nèi)的實(shí)際出勤率，包括工作天數(shù)、值班時(shí)數(shù)、休息天數(shù)等基本信息，還可查看員工公休、補(bǔ)休的休假情況，便于排班人員合理設(shè)置和安排員工的工作和休息時(shí)間。

3.2.5 利用移動(dòng)互聯(lián)技術(shù)和大數(shù)據(jù)平臺(tái)簡(jiǎn)化流程、 拓展功能 利用移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)移動(dòng)終端排班員或職能部門的班別發(fā)布；員工個(gè)人的班別查詢、調(diào)整申請(qǐng)；管理人員的監(jiān)督、審批和管理等移動(dòng)辦公功能，拓展了電子排班的應(yīng)用渠道，使信息更加真實(shí)、可靠，流程使用更便捷。

利用大數(shù)據(jù)平臺(tái)，打破信息孤島，實(shí)現(xiàn)信息的互聯(lián)互通和自動(dòng)發(fā)布，簡(jiǎn)化排班、發(fā)布和維護(hù)更新流程。

3.2.6 人員考核和評(píng)價(jià)拓展 員工每日的班別是員工評(píng)價(jià)、評(píng)估的基礎(chǔ)。傳統(tǒng)的員工考核和評(píng)價(jià)采集的數(shù)據(jù)往往憑借事后的統(tǒng)計(jì)報(bào)表或者是主觀評(píng)價(jià)，該課題通過(guò)建設(shè)面向精細(xì)化人力資源管理的電子排班系統(tǒng)為人員的客觀、科學(xué)評(píng)估評(píng)價(jià)建立良好的基礎(chǔ)。

3.3 效果評(píng)估與總結(jié)

從排班涉及流程環(huán)節(jié)、信息發(fā)布速度、排班數(shù)據(jù)的可及性、信息共享后帶來(lái)的拓展應(yīng)用等方面進(jìn)行綜合評(píng)估，撰寫分析報(bào)告。

4 總結(jié)

該電子排班系統(tǒng)為面向精細(xì)化人力資源管理的全院的電子排班系統(tǒng)，衛(wèi)技、護(hù)理、行政、后勤人員全覆蓋。并應(yīng)用移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和依托醫(yī)院的大數(shù)據(jù)平臺(tái)，拓展手機(jī)終端應(yīng)用，整合信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)信息互聯(lián)互通，簡(jiǎn)化流程，一定程度上能夠改變傳統(tǒng)的人工手動(dòng)排班制度，從根本上簡(jiǎn)化排班管理人員繁瑣的排班流程。尤其是節(jié)省時(shí)間、人力和物力，減少眾多中間環(huán)節(jié)可能出現(xiàn)的差錯(cuò)和人為因素，達(dá)到相對(duì)公平性，從而提高員工工作的積極性和滿意度，實(shí)現(xiàn)了醫(yī)院人力資源管理體系和信息化服務(wù)體系的結(jié)合[6]。