事業(yè)單位干部人事檔案管理專項審核問題探析

太春姬

延邊大學附屬醫(yī)院人事處，吉林延吉 133000

干部人事檔案是全面、準確考察與選拔干部的基礎(chǔ)，人事檔案中包含了個人成長、學習、工作的全部信息，通過對這些信息的全面審核，能夠促進干部人事檔案管理的制度化、規(guī)范化。事業(yè)單位在長期的發(fā)展過程中，干部人事檔案專項審核與管理是基礎(chǔ)性的工作，只有做好了這一工作，才能夠加強干部管理，充分進行干部的科學管理，做到人崗匹配。一些事業(yè)單位存在干部人事檔案造假的現(xiàn)象，主要集中在年齡與學歷的失實方面，只有做好了干部人事檔案管理的專項審核，才能夠徹底解決事業(yè)單位人事檔案造假的問題，為事業(yè)單位的發(fā)展提供基本的人事保障，使得事業(yè)單位人事檔案管理專項審核工作能夠順利進行。各個事業(yè)單位要針對干部人事檔案專項審核所存在的問題，進行相應的改進，推進事業(yè)單位的長遠發(fā)展。

1 干部人事檔案的重要性

1.1 考察和了解干部的重要依據(jù)

在干部人事檔案中，往往包含了個人中學時代到當前的各種工作、學習與社會關(guān)系等信息，比如，考核、學歷、職稱、履歷、黨團組織關(guān)系、獎懲、職務(wù)、身份等，人事檔案中所包含了的這些信息是干部成長經(jīng)歷的最為全面、真實的反映，通過對干部人事檔案的管理，事業(yè)單位人事部門能夠?qū)⑷耸聶n案作為審核干部“三齡兩歷一身份”的審核依據(jù)，進而從審核過程中全面了解干部的品性、職業(yè)素質(zhì)等[1]。因此，人事檔案為考察與了解干部的重要依據(jù)。

1.2 維護干部合法權(quán)益的可靠憑證

干部人事檔案中，不僅包含了干部當下的全面信息，還包含了多年來的個人信息，其內(nèi)部所包含的信息具有很強的歷史追溯性，如果在事業(yè)單位的發(fā)展過程中，干部發(fā)現(xiàn)自身利益受損的情況，能夠及時向有關(guān)部門反饋相應信息，干部可以向組織申請進行相關(guān)人事檔案材料、信息的審核，維護自身的合法權(quán)益。因此，事業(yè)單位干部能夠?qū)⑷耸聶n案作為維護自身合法權(quán)益的重要憑證。

1.3 對干部人事工作有規(guī)范、檢查、監(jiān)督的作用

事業(yè)單位的干部人事工作中，人事檔案管理與審核是其中的重點內(nèi)容，屬于人事調(diào)研活動范疇。專業(yè)人員在進行干部人事檔案的檢查與管理過程中，需結(jié)合檔案材料具體情況，進行相應的歸類、整理與編碼，還需要保持人事檔案內(nèi)各種學歷、職稱、黨團等材料信息的完整性，通過對這些人事檔案的科學管理，能夠?qū)Ω刹咳耸鹿ぷ鲉又匾囊?guī)范、檢查與監(jiān)督作用。

2 干部人事檔案專項審核工作中存在的問題

2.1 對“三齡”的認定問題

2.1.1 對“出生日期”的認定問題 干部人事檔案的專項審核中，“三齡”是重要的審核內(nèi)容，其主要是年齡、工齡與黨齡的審核。年齡審核主要是對出生日期的審核，根據(jù)國家對出生日期的認定標準，在事業(yè)單位干部的年齡審核中，需嚴格根據(jù)此認定標準來進行，始終堅持“公平公正、最先最早、全面取證”等原則。在“出生日期”的認定中，最為突出的問題就是出生時間記載不一致性、涂改等方面，這些問題往往是由于以下因素所造成：沒有嚴格進行公歷與陰歷的區(qū)分，缺乏相關(guān)信息的備注；在工作或者入學等特殊的時間內(nèi)進行了出生日期的修改；在出生日期的填寫過程中，粗心大意導致信息填寫錯誤所進行的涂改[2]。

2.1.2 對“參加工作時間”的認定問題 在工齡的認定方面，主要是要進行參加工作時間的認定，此認定時最為常見的問題就是時間記載的不一致。在我國事業(yè)單位中，年齡偏大的一部分人參加了知識青年上山下鄉(xiāng)等活動，此類情況在檔案中并沒有規(guī)范性的審批材料，一些材料中只有相應的工作經(jīng)歷登記，并沒有詳細的工作日期；企業(yè)管理的規(guī)范性不足，在勞動合同書中的簽訂時間并沒有與錄用時間保持一致；應屆畢業(yè)生的畢業(yè)時間與參加工作的時間之間的銜接性不足。

2.1.3 對“入黨時間”的認定問題 事業(yè)單位人事檔案的管理與審核過程中，也常常存在入黨時間記載不一致的情況，主要是由在黨的不同歷史時期內(nèi)，黨員的入黨時間計算方法存在一定的差異性所造成的。

2.2 對“二歷”的認定問題

2.2.1 關(guān)于學歷材料的收集 干部人事檔案的管理與審核過程中，學歷認定需以教育部所規(guī)定的學歷、學位管理要求為基礎(chǔ)，主要包含了全日制教育與在職教育。在學歷學位的管理方面，如果是普通全日制教育，需根據(jù)全日制教育的認定方式進行。事業(yè)單位人事檔案的管理過程中，需注重學歷材料收集，保障學歷材料的完整性，在審核過程中，需對入學手續(xù)、畢業(yè)情況等各類的學籍材料加以審核。一些事業(yè)單位在學歷材料的收集方面，并沒有注重材料完整性、正確性的審查。

2.2.2 對“學歷”認定的問題 在學歷認定方面，缺乏規(guī)范、嚴格的學歷認定。比如，在本科學歷的認定方面，發(fā)現(xiàn)一些干部的本科院校沒有《函授學士學位決定》，針對這種情況，相關(guān)審核人員需要與此院校核對實，并注明原因，且要保障學籍材料的完整性，尤其是要使學籍材料中包含完整的學習成績表與畢業(yè)生登記表；碩士學歷的認定方面，部分院校沒有單獨的《函授碩士學位決定》，且要有學習成績表與畢業(yè)生登記表?？傊?，在學歷的認定過程中，尤其是要注重學習成績表與畢業(yè)生登記表的審核。事業(yè)單位人事檔案管理專項審核中，在學歷的認定方面，常常存在認定不規(guī)范、審核不到位的情況，一些干部存在學籍材料缺失的現(xiàn)象，針對此現(xiàn)象，相關(guān)人員需到教育部門出具學歷證明，到所在畢業(yè)院校查找相應的學歷證明。

2.3 “一身份”信息的認定

在身份信息的認定方面，主要是要對學歷、招工、就業(yè)報到證等各種材料的審核，在身份信息的審核包含了諸多方面的內(nèi)容，在實際的審核過程中，常常存在信息的不一致等現(xiàn)象。一些干部在日常的工作中不重視信息的填寫，在人事檔案材料中所包含的身份信息并不能完全保持一致，往往會出現(xiàn)多個出生年月等情況，比如，在填寫的過程中，沒有區(qū)分公歷與農(nóng)歷。

3 事業(yè)單位干部人事檔案管理的相關(guān)策略

3.1 提高思想認識

在事業(yè)單位進行干部人事檔案的管理過程中，要提高人事檔案管理的有效性與規(guī)范性，發(fā)揮人事檔案在全面了解干部方面的重要作用，事業(yè)單位相關(guān)部門要充分認識到干部人事檔案管理的重要性，從思想上提高認識[3]。干部人事檔案中的相關(guān)信息直接反映了干部的思想意識、職業(yè)道德素質(zhì)、誠信度等，可以作為事業(yè)單位培養(yǎng)、考察與選拔干部的基礎(chǔ)，因此，從這個角度來看，干部人事檔案的管理與審核至關(guān)重要。在事業(yè)單位的長期發(fā)展過程中，只有做好了干部人事檔案的科學管理，才能夠從根本上發(fā)揮干部人事檔案在事業(yè)單位人才選拔、任用方面的作用。事業(yè)單位只有從思想上認識到了干部人事檔案的重要性，才能夠制定相關(guān)的策略，由專業(yè)部門、專業(yè)人員來完成干部人事檔案的管理與審核工作。

3.2 嚴控人事檔案材料質(zhì)量

事業(yè)單位要提高干部人事檔案管理的整體水平，就必須在干部人事檔案材料的收集方面，嚴格進行人事檔案材料的質(zhì)量控制，嚴格根據(jù)國家的相關(guān)標準與要求，進行人事檔案材料的質(zhì)量管理。首先，事業(yè)單位要逐步改進材料收集方式，在傳統(tǒng)的材料收集方面，相關(guān)人員主要是被動進行材料的接收，而在新的管理模式下，專業(yè)管理人員需在人事檔案材料的收集方面具有主動性，逐步向事業(yè)單位的人員索要材料，進行各項材料的逐項登記，及時查漏補缺，建立專業(yè)的材料入檔單，對于缺漏材料要及時補全[4]。其次，強化材料的鑒別，在干部人事檔案材料的質(zhì)量管控過程中，需保障各項材料的真實性。相關(guān)的人事檔案材料管理人員需嚴格遵守相應的人事檔案材料收集與管理規(guī)定，確定各項人事檔案材料的歸檔要求，及時將各種的材料加以分類歸檔，檢查各項材料中的相關(guān)信息是否完整與準確。最后，嚴格審核關(guān)卡，在干部人事檔案材料的管理方面，需首先采用兩人“背靠背”的獨立審核方式進行逐卷逐頁的初審，初審沒有問題以后，進入復審階段，專業(yè)審核人員需嚴格把控人事檔案材料的質(zhì)量，只有質(zhì)量合格以后，才能夠歸檔。

3.3 構(gòu)建數(shù)字化檔案管理體系

當前，隨著事業(yè)單位的不斷發(fā)展，事業(yè)單位所包含的人事檔案材料日益多樣與豐富，多數(shù)量、多類型的人事檔案材料加劇了整體的材料管理與審核難度。為了提高事業(yè)單位人事檔案管理的水平，事業(yè)單位需結(jié)合人事檔案管理、審核的現(xiàn)狀，逐步利用現(xiàn)代化的信息技術(shù)、數(shù)字化技術(shù)等，構(gòu)建數(shù)字化檔案管理體系。數(shù)字化檔案管理體系的構(gòu)建能夠?qū)θ耸聶n案材料實施信息化管理，節(jié)約在人事檔案材料管理方面的人力資源投入，最大程度上提高人事檔案管理的效率。數(shù)字化檔案管理體系的構(gòu)建下，事業(yè)單位需從遵守相應的工作要點：①結(jié)合事業(yè)單位人事檔案管理的具體要求，進行崗位責任制度的科學劃分，落實人崗匹配的原則與制度，根據(jù)事業(yè)單位內(nèi)人事檔案管理的內(nèi)容，配備專門的人事檔案管理人員，實施規(guī)范化、程序化管理[5]。②實施制度化管理。由于事業(yè)單位人事檔案管理的內(nèi)容、流程相對繁雜，在實際的管理工作中，事業(yè)單位需制定完善的管理制度，在制度中明確規(guī)定檔案收集、鑒別、歸檔、轉(zhuǎn)遞、查閱等的具體要求。③建立信息化檔案管理系統(tǒng)，將各種紙質(zhì)化的材料整合為電子材料，形成一體化信息管理系統(tǒng)，在該系統(tǒng)內(nèi)實施整合、分類等綜合管理。

3.4 完善人事檔案管理機制

事業(yè)單位通過完善人事檔案管理機制，能夠為實際的人事檔案管理工作提供重要的制度支持與指導。事業(yè)單位內(nèi)的人事檔案管理部門與人員能夠嚴格根據(jù)人事檔案管理機制的相關(guān)制度規(guī)定來開展相應的工作。針對當前事業(yè)單位所存在的“人檔合一”的管理格局，各個事業(yè)單位需結(jié)合人事檔案管理的具體情況，加強對人事檔案管理與用人單位管理相剝離的管理機制探索，從而建立更為專業(yè)化、規(guī)范化的人事檔案管理機制。在事業(yè)單位的人事檔案管理工作中，逐步構(gòu)建檔案追責制度，有效保障了責任制度的落實，使得相關(guān)的人事檔案管理人員都能夠在自身的崗位上做好自己的工作，避免崗位工作漏洞所造成的人事檔案工作中存在問題，當出現(xiàn)人事檔案管理問題以后，及時追究相關(guān)人員的責任，用責任制度的落實以提高人員工作的積極性與主動性。檔案檢索方式的完善能夠?qū)Ω鞣N的檔案材料開展分類管理，提高檢索的效率。事業(yè)單位相關(guān)管理人員需結(jié)合人事檔案材料的具體情況，建立多種的檢索方式，為人事檔案材料的利用提供便捷。

近年來，在我國事業(yè)單位規(guī)模逐步擴大的過程中，為實現(xiàn)事業(yè)單位內(nèi)干部任免、考察與選拔的規(guī)范化、制度化，各個事業(yè)單位都在積極探索干部人事檔案管理的新途徑，以加強干部人事檔案管理專項審核的標準化、規(guī)范化，發(fā)揮干部人事檔案材料的參考價值。但是，事業(yè)單位干部人事檔案管理的專項審核中，依舊存在著一些問題，在未來的發(fā)展中需著力解決這些問題，提高干部人事檔案管理的整體效率與質(zhì)量。