探討文書(shū)檔案管理的辦公自動(dòng)化應(yīng)用

馬慧 長(zhǎng)冮航運(yùn)發(fā)展研究中心

大數(shù)據(jù)技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展為辦公自動(dòng)化提供了可能，現(xiàn)如今的文書(shū)檔案管理工作也逐步朝向辦公自動(dòng)化的方向發(fā)展。文書(shū)檔案管理的辦公自動(dòng)化應(yīng)用無(wú)疑是一項(xiàng)新的突破，辦公自動(dòng)化是集中整合、匯集統(tǒng)一進(jìn)行數(shù)據(jù)處理的新型文書(shū)檔案管理模式。不論是企業(yè)還是事業(yè)單位，如果想要在新的發(fā)展形勢(shì)下提高自身的綜合競(jìng)爭(zhēng)力，就要采取科學(xué)合理的措施加強(qiáng)內(nèi)部文書(shū)檔案管理工作，這也是逐步加強(qiáng)內(nèi)部控制水平的基礎(chǔ)。

一、辦公自動(dòng)化對(duì)文書(shū)檔案管理的重要性

（一）提高了文書(shū)檔案的管理能力

傳統(tǒng)的紙質(zhì)文書(shū)檔案儲(chǔ)存方式多是將其所有的內(nèi)容記錄在案，然后配置專(zhuān)門(mén)檔案柜置于其中。除此之外，紙質(zhì)文書(shū)檔案還需要設(shè)立專(zhuān)門(mén)的人員來(lái)進(jìn)行日常維護(hù)與整理，查詢(xún)時(shí)需花費(fèi)大量的時(shí)間尋找。將辦公自動(dòng)化融入文書(shū)檔案管理中，可有效解決文書(shū)檔案占地面積大、查閱時(shí)間花費(fèi)長(zhǎng)以及不易保存等缺點(diǎn)。計(jì)算機(jī)能將所有的文書(shū)檔案進(jìn)行整理及儲(chǔ)存，并且查找時(shí)可以快速、便捷地找到所需。

（二）有利于實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)資源共享

在以往的檔案管理模式中，文本非常容易受到外界諸多環(huán)境因素影響，如火災(zāi)等，導(dǎo)致文本丟失或損壞，同時(shí)在時(shí)間不斷推移中，還會(huì)出現(xiàn)字跡模糊、紙張泛黃等情況，數(shù)據(jù)信息并不能完整的保存，同時(shí)這也給檢索、查詢(xún)、搜索歷史信息造成了很大困難。而辦公自動(dòng)化背景下的檔案管理，將信息數(shù)據(jù)化，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)可以全面實(shí)現(xiàn)信息交流和共享，打破了以往受時(shí)間和空間的限制，提高了文書(shū)檔案存儲(chǔ)的安全性。以人事檔案為例，是各類(lèi)企事業(yè)單位檔案組成部分之一，通過(guò)使用信息化處理方式，可以很好的規(guī)避傳統(tǒng)檔案管理弊端，提高信息交流的效率，不僅節(jié)約了人力，同時(shí)也提高了工作效率。

（三）長(zhǎng)久可靠保存且綠色環(huán)保

文書(shū)檔案紙質(zhì)文件保存中的耐久性等問(wèn)題是檔案工作人員需要克服的困難之一。例如：來(lái)源文件并非符合存檔書(shū)寫(xiě)規(guī)范要求耐久性筆跡書(shū)寫(xiě)，在檔案制作和管理使用中，需要注意保護(hù)避免造成破壞性損失。電子文件檔案不存在磨損修復(fù)等特性，任何時(shí)候查閱利用都完整無(wú)誤。需要注意的是，電子文件存儲(chǔ)載體的硬件介質(zhì)光盤(pán)、磁盤(pán)和存儲(chǔ)設(shè)備硬盤(pán)備份、磁盤(pán)陣列存儲(chǔ)和網(wǎng)絡(luò)云技術(shù)等，一般無(wú)明確使用壽命和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。在工作中要注意考慮數(shù)據(jù)安全以及技術(shù)成熟度做正確選擇，避免因受外部環(huán)境影響損壞丟失數(shù)據(jù)。傳統(tǒng)檔案管理，紙質(zhì)案卷內(nèi)其中一份文件或同一問(wèn)題的幾份文件使用大量紙張。運(yùn)用OA 系統(tǒng)管理，一臺(tái)電腦可以節(jié)省的紙不僅僅是一米高，從根本上實(shí)現(xiàn)了綠色環(huán)保。

二、文書(shū)檔案管理的辦公自動(dòng)化應(yīng)用策略

（一）構(gòu)建完善文書(shū)檔案管理信息系統(tǒng)

在大數(shù)據(jù)時(shí)代下，文書(shū)檔案管理工作想要發(fā)揮出更大的價(jià)值就必須要構(gòu)建和完善辦公自動(dòng)化信息系統(tǒng)。首先，文書(shū)檔案管理工作要基于大數(shù)據(jù)系統(tǒng)等進(jìn)行辦公自動(dòng)化信息系統(tǒng)的構(gòu)建，通過(guò)辦公自動(dòng)化信息系統(tǒng)進(jìn)行采集、搜集、歸類(lèi)、整理數(shù)據(jù)的過(guò)程，并且在具體的實(shí)踐過(guò)程中找尋和發(fā)現(xiàn)信息系統(tǒng)的漏洞，并采取針對(duì)性策略進(jìn)行改進(jìn)。其次，面對(duì)大量的非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，文書(shū)檔案管理工作應(yīng)該運(yùn)用大數(shù)據(jù)系統(tǒng)率先將這類(lèi)數(shù)據(jù)進(jìn)行篩選和識(shí)別，然后進(jìn)行統(tǒng)一的非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)向結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)變，確保在轉(zhuǎn)化過(guò)程中不發(fā)生數(shù)據(jù)遺漏和損失的現(xiàn)象，從而保證文書(shū)檔案管理工作的真實(shí)性、可靠性和有效性。最后，管理人員還應(yīng)該注意規(guī)避辦公自動(dòng)化建設(shè)帶來(lái)的文書(shū)檔案信息泄露的風(fēng)險(xiǎn)。從軟硬件管理方面，要為文書(shū)檔案管理系統(tǒng)配備專(zhuān)業(yè)的網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)人員，對(duì)文書(shū)檔案信息進(jìn)行特殊的加密手段，同時(shí)文書(shū)檔案管理工作人員還應(yīng)該將相關(guān)信息和數(shù)據(jù)進(jìn)行分層處理，按照機(jī)密程度分為一級(jí)、二級(jí)、三級(jí)數(shù)據(jù)，一旦發(fā)生數(shù)據(jù)泄露應(yīng)該讓專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員率先確保一級(jí)數(shù)據(jù)的安全，盡力挽回二級(jí)、三級(jí)數(shù)據(jù)，將辦公自動(dòng)化帶來(lái)的網(wǎng)絡(luò)信息風(fēng)險(xiǎn)降到最低。

（二）加強(qiáng)對(duì)管理人員的培訓(xùn)

信息化時(shí)代的發(fā)展，對(duì)辦公自動(dòng)化需求越來(lái)越大，這對(duì)管理人員的數(shù)據(jù)處理能力提出了較高的要求。因此，需要提高對(duì)管理人員能力的重視度，培養(yǎng)出高端的管理人才，進(jìn)而推動(dòng)檔案管理工作不斷提升成效。為了更好的適應(yīng)文書(shū)檔案管理自動(dòng)化，文書(shū)檔案部門(mén)要加大力度對(duì)人員進(jìn)行培訓(xùn)，不斷提升工作人員在硬件、軟件方面的應(yīng)用能力，使其具備較強(qiáng)的技術(shù)能力。

（三）制定電子文件歸檔、檢測(cè)操作細(xì)則

規(guī)范歸檔范圍是保證電子檔案完整，保證質(zhì)量的關(guān)鍵。電子文件歸檔：首先，要確定移交電子文件屬性和檢測(cè)有無(wú)電子病毒感染，就是歸檔文書(shū)處理程序完整且安全再歸檔。其次，要檢查電子文件是否完整。認(rèn)真檢查電子文件內(nèi)容是否完整、真實(shí)、有效，所有收發(fā)文件，要求是從文件起草、修改和完成所有環(huán)節(jié)的全部信息，使電子文件流轉(zhuǎn)與形成互相匹配。

（四）提高資金投入水平

加大資金和技術(shù)的投入，為檔案管理的硬件及軟件設(shè)施的完善奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，同時(shí)，定期對(duì)硬件設(shè)備進(jìn)行檢查與維護(hù)，以保證其運(yùn)行的安全穩(wěn)定性，并做好設(shè)備的升級(jí)更新操作，及時(shí)更換存在問(wèn)題或者是應(yīng)用年限較久的設(shè)備，以保證事業(yè)單位內(nèi)各部門(mén)間文書(shū)檔案應(yīng)用的有效性。并且做好軟件系統(tǒng)的防護(hù)，預(yù)防不良攻擊事件對(duì)于事業(yè)單位文書(shū)檔案管理的影響。

三、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，目前我國(guó)文書(shū)檔案管理辦公自動(dòng)化發(fā)展迅速，檔案管理還需要尋求新的方案制度、培養(yǎng)具有專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)的管理人員，最重要的是管理者要提高對(duì)文書(shū)檔案管理工作和辦公自動(dòng)化的認(rèn)知程度，充分發(fā)揮辦公自動(dòng)化優(yōu)勢(shì)，提高文書(shū)檔案管理水平。