做好干部人事檔案保密工作的思考

高艷龍 山西省臨縣人力資源和社會(huì)保障局信息中心

黨的十九大總報(bào)告對(duì)管理人員的人事檔案提出了更大的要求，這是促進(jìn)、調(diào)動(dòng)和優(yōu)化該黨和國(guó)家內(nèi)部人員分配的重要基礎(chǔ)。加強(qiáng)管理人員檔案的機(jī)密性不僅涉及檔案的政治管理，而且是思想管理的一個(gè)重要組成部分。因此，在新的時(shí)期，加強(qiáng)工作人員檔案的管理和充分發(fā)揮其作用變得更加重要。個(gè)人檔案是個(gè)人檔案管理的重要組成部分，直接關(guān)系到黨的秘密安全，是全面調(diào)查和了解歷史的重要基礎(chǔ)，選用和使用準(zhǔn)確的干部。組織層面負(fù)責(zé)個(gè)人記錄管理的人員必須采取科學(xué)保密措施，確保重要信息的安全轉(zhuǎn)移到檔案中。

一、做好文件保密性工作

所謂“相對(duì)開(kāi)放的秘密”是一個(gè)通用術(shù)語(yǔ)，意思是一個(gè)公司或個(gè)人需要隱藏、保護(hù)、限制，不讓外部對(duì)象知道問(wèn)題，以便在一段時(shí)間內(nèi)保護(hù)自己的安全和利益。它具有隱藏的、不可預(yù)測(cè)的和準(zhǔn)時(shí)的特征。秘密就是秘密。檔案保密性不僅是檔案管理的一個(gè)要素，也是保密工作的重要組成部分。它還擴(kuò)大和擴(kuò)大了現(xiàn)有文件和材料的機(jī)密性。檔案保密性突出了保密檔案在一定時(shí)期內(nèi)安全保存的作用。檔案管理員應(yīng)認(rèn)真執(zhí)行《檔案法》和《保密法》，有效加強(qiáng)檔案保密性管理，嚴(yán)格避免檔案在使用過(guò)程中丟失和泄露的問(wèn)題。

首先，確保文件環(huán)境的機(jī)密性。這些文件屬于關(guān)鍵的保密部門(mén)，不能放在一樓或樓上。把兩個(gè)房間分開(kāi)。檔案存放區(qū)以外的人不能隨意離開(kāi)；檔案室里還有額外的門(mén)窗。安裝專業(yè)的安全鎖、保險(xiǎn)箱、安全門(mén)和監(jiān)控設(shè)備：鑰匙必須由專業(yè)人員操作。當(dāng)辦公室開(kāi)放工作時(shí)，檔案管理員應(yīng)該讓人們遠(yuǎn)離鎖，從而防止盜竊和泄露秘密。將提供鐵儲(chǔ)物柜來(lái)保存檔案。實(shí)踐證明，科學(xué)的檔案配置和嚴(yán)格的檔案管理是保證檔案保密性和安全性的重要保證。

第二，確保檔案管理制度的科學(xué)性。維護(hù)文件的完整性和安全性是文件管理的一項(xiàng)基本任務(wù)。這也是保存文件的基本目的。

（1）開(kāi)發(fā)并完成人事檔案管理系統(tǒng)，例如貸款系統(tǒng)重復(fù)審查機(jī)制，根據(jù)實(shí)際情況，確定各級(jí)機(jī)關(guān)使用，不同層次的人員，制定不同的批準(zhǔn)程序，以提供使用、記錄工作標(biāo)準(zhǔn)。檔案的保管必須有秩序地進(jìn)行，有可以通過(guò)眼睛遵守和查閱的規(guī)則。嚴(yán)格執(zhí)行文件查閱、出借、復(fù)制的規(guī)章制度。應(yīng)該特別注意外出查看和借閱文件的人。我需要一封來(lái)自我公司的介紹信。只有經(jīng)檔案負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，方可進(jìn)行。并非所有機(jī)密文件和信息都可以從文件中刪除。檢查借款人的文件時(shí)要小心。避免更改和更換文件，以規(guī)范嚴(yán)格的出借程序，并確保文件的機(jī)密性和安全性。

（2）完成日常的識(shí)別、審核、分類(lèi)、編目、編目、編號(hào)、復(fù)印、維護(hù)、文件清理等工作。一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)和現(xiàn)代的檔案管理系統(tǒng)是確保機(jī)密性的重要步驟。它有效和及時(shí)地發(fā)現(xiàn)和糾正在文件處理過(guò)程中發(fā)生的各種不利于機(jī)密性的不良行為。它不僅允許文件的有效使用，而且保證了文件的完整性和安全性。

（3）保證計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的安全使用。計(jì)算機(jī)在檔案管理中發(fā)揮著越來(lái)越重要的作用，安全使用計(jì)算機(jī)已成為檔案管理的重要組成部分。檔案信息網(wǎng)絡(luò)的保密性管理必須嚴(yán)格控制來(lái)源，加強(qiáng)控制。明確責(zé)任。應(yīng)用“系統(tǒng)”原則，做好工作。以“誰(shuí)負(fù)責(zé)，誰(shuí)負(fù)責(zé)：誰(shuí)使用，誰(shuí)負(fù)責(zé)”的態(tài)度加強(qiáng)檔案信息管理。保密計(jì)算機(jī)強(qiáng)調(diào)“專用性”[1]。

二、管理人員、員工檔案和保密關(guān)系的使用應(yīng)當(dāng)妥善處理

保存?zhèn)€人文件以更好地使用，如果不使用某些限制和要求，反對(duì)保密。秘密檔案不整合的設(shè)備是工作，確保檔案整合可以更好的在一定范圍內(nèi)，保密性和不能使用，只是在官方維修記錄和忽視了保密，或只強(qiáng)調(diào)保密，保密協(xié)議不可用，可以用道歉和使用失去真正的價(jià)值整合的過(guò)程，這兩個(gè)是不可取的，處理兩者之間的關(guān)系是一個(gè)實(shí)際問(wèn)題，必須認(rèn)真考慮[2]。

隨著新技術(shù)和設(shè)備的誕生，檔案管理工作進(jìn)入了新階段。新技術(shù)的應(yīng)用，在收集信息、使檔案管理數(shù)字化和現(xiàn)代化方面，是檔案管理發(fā)展必然的趨勢(shì)。在處理尸體所處理的資料方面，必須遵守檔案保密要求。此外，業(yè)務(wù)外包公司的技能和資格因電子外包而應(yīng)受到嚴(yán)格控制。它們的機(jī)密級(jí)別與所制紙張相同對(duì)數(shù)字文件的保存和保護(hù)，及其系統(tǒng)的使用和保存，應(yīng)符合保密要求，以確保其保密性，特別是對(duì)黑客的防備。

嚴(yán)格執(zhí)行檔案、借貸、復(fù)印和其他規(guī)章制度，特別重視單位相關(guān)文件之外，必須有一個(gè)監(jiān)督管理局干部檔案的閱讀形式，主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，所有檔案機(jī)密文件不允許帶與出入禁中，提取和重復(fù)。禁止在計(jì)算機(jī)上訪問(wèn)互聯(lián)網(wǎng)和插入與檔案有關(guān)的外部設(shè)備，以及通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)存儲(chǔ)和傳輸文件和與文件審計(jì)有關(guān)的文件。

三、加快員工檔案數(shù)字化進(jìn)程，提高工作效率

在大數(shù)據(jù)信息時(shí)代，實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案管理模式是大勢(shì)所趨。全面掃描和統(tǒng)一管理圖片檔案是一項(xiàng)艱巨而艱巨的任務(wù)。準(zhǔn)確、方便、快捷地提供和使用檔案信息資源，是紙質(zhì)檔案數(shù)字化的基本原則。還有很長(zhǎng)的路要走。制定一個(gè)總體規(guī)劃的數(shù)字檔案管理現(xiàn)狀和創(chuàng)建自己的網(wǎng)站管理的檔案信息，這樣的信息存儲(chǔ)符合國(guó)家和國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)，不斷提高自己的效率，以滿足時(shí)代發(fā)展的需要。

重視檔案相關(guān)業(yè)務(wù)知識(shí)的培訓(xùn)，加強(qiáng)各級(jí)培訓(xùn)，在持續(xù)培訓(xùn)過(guò)程中培養(yǎng)良好的企業(yè)道德和強(qiáng)大的企業(yè)管理團(tuán)隊(duì)。只有不斷豐富和學(xué)習(xí)新的和有效的高級(jí)文件管理技術(shù)，才能有效地改進(jìn)文件管理。與此同時(shí)，除其他外，由于缺乏基層工作人員，許多組織的人事部門(mén)往往不得不求助于其他單位的工作人員來(lái)組織其檔案。這迫使我們進(jìn)行良好的系統(tǒng)培訓(xùn)宣傳保密、回避制度，簽訂一份保密承諾書(shū)，加強(qiáng)日常管理，系統(tǒng)披露保密管理和職業(yè)選擇最佳團(tuán)隊(duì)評(píng)估數(shù)據(jù)庫(kù)文件。

四、結(jié)束語(yǔ)

總之，文件管理應(yīng)該是保密的，但保密的主要目的是更好地利用它們。文件的機(jī)密性與文件的使用之間的關(guān)系既不重也不薄，在日常工作中既不受保護(hù)，也不受保護(hù)。在保密方面，不斷加強(qiáng)保密措施，嚴(yán)格遵守保密。在戰(zhàn)爭(zhēng)時(shí)期，秘密意味著生存和勝利；在和平時(shí)期，保密意味著安全和發(fā)展。管理人員檔案服務(wù)是該黨的一項(xiàng)重要事業(yè)。無(wú)論是中國(guó)革命戰(zhàn)爭(zhēng)、革命和社會(huì)主義建設(shè)，還是當(dāng)前全面深化改革的時(shí)期，還是未來(lái)很長(zhǎng)一段時(shí)間，高級(jí)管理人員人事檔案的神圣使命都是不可替代的。因此，這種“秘密”必須得到保護(hù)，但也必須得到有效的保護(hù)和保護(hù)。