基于計算機(jī)的文書檔案科學(xué)化管理探索途徑

王玉秀

摘 要：文書檔案管理在單位工作中的重要性是不可替代的，進(jìn)行文書檔案科學(xué)管理十分必要，其重點(diǎn)在于收集、保存資料，文書檔案管的管理對象主要是文件、書報、物品存檔等，是一項政策性、機(jī)密性、專業(yè)性較強(qiáng)的工作。本文就文書檔案管理中存在的一些問題以及相應(yīng)的對策做出一些探討。

關(guān)鍵詞：文書檔案管理；對策；探討；機(jī)密性

文書檔案在企業(yè)檔案管理工作中占有非常重要的作用，是單企業(yè)檔案管理水平的重要體現(xiàn)，是單企業(yè)檔案的資源發(fā)生地，對文書檔案進(jìn)行規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的科學(xué)管理，才能夠提高文書檔案的利用率，為企業(yè)的其他工作打下基礎(chǔ)，做好服務(wù)。下面分析一下文書檔案管理的特征，探討目前文書檔案管理存在的問題和加強(qiáng)管理的措施。

1 文書檔案管理的特征

文書檔案是對歷史的一種記錄，是相關(guān)時間段內(nèi)機(jī)關(guān)、企業(yè)和事業(yè)單位、社會團(tuán)體及其他社會組織在領(lǐng)導(dǎo)與行政管理活動的綜合，主要包括了黨委、組織、紀(jì)委、紀(jì)檢、工會、辦公室等部門的活動，又被稱之為管理性檔案。文書檔案管理的手段主要是以紙質(zhì)為載體來記錄，并按照相關(guān)要求分類后存放在檔案室中。文書檔案是對單位工作各方面的真實(shí)記錄，它主要涉及黨群管理、行政管理、財務(wù)管理、人事管理、業(yè)務(wù)管理等方面，內(nèi)容豐富。形成了文書檔案資料的豐富性。文書檔案管理工作是單位重要的基礎(chǔ)性和服務(wù)性工作，是一個單位工作業(yè)績與管理水平的歷史記載與再現(xiàn)，也是單位領(lǐng)導(dǎo)作出重大決策的重要依據(jù)。只有實(shí)現(xiàn)文書檔案的科學(xué)化管理和規(guī)范化管理，才能發(fā)揮出文書檔案的作用，體現(xiàn)出文書檔案所具有的價值。

2 文書檔案管理工作中存在的問題

2.1 檔案的收集不夠及時

企業(yè)檔案收集工作是檔案管理工作的基礎(chǔ)，是企業(yè)檔案信息資源實(shí)現(xiàn)集中統(tǒng)一管理的重要環(huán)節(jié)，它既為檔案整理工作提供了物質(zhì)基礎(chǔ)，又是實(shí)現(xiàn)檔案利用的前提條件，文件材料收集的齊全與否，與檔案的完整性有著密不可分的關(guān)系。當(dāng)前一些企業(yè)文書檔案收集工作中存在的問題，分析其原因，主要是，社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和信息化技術(shù)的應(yīng)用對企業(yè)檔案管理工作有著積極的推動作用，例如通過企業(yè)OA軟件的運(yùn)用，很大程度提高了各類紅頭文件收集的齊全完整性，但總體而言，文書檔案收集工作仍存在諸多突出問題。主要包括：一是檔案材料收集不齊全，部分企業(yè)在文書檔案收集過程中只收集紅頭文件，對于一些日常管理工作中形成的重要文件材料如黨組會會議記錄、公司簡報、各類非生產(chǎn)性合同、工作計劃和工作總結(jié)、統(tǒng)計報表以及其他具有原始憑證性材料的收集缺乏重視，致使許多重要文件材料逐漸丟失，而這些文件材料對今后的查考編研等工作起著不可替代的作用。文書檔案的管理是從收集各部門的重要文件開始的，但是由于各種原因，有些部門未能及時的將文件交給檔案管理員，這就造成了檔案的收集工作的難度。這種狀況是由于各部門的配合工作沒有做好，時常使檔案管理員不能按時完成工作，不得不常常催要，但是有些文件個別部門確實(shí)工作需要，所以導(dǎo)致檔案管理人員只得妥協(xié)，等時間久了一方面管理員容易忘記收集這些資料，另一方面這些文件資料在部門中很有可能沒有得到很好的保存，甚至丟失，使重要的資料不能夠有效的保存，這是文書管理工作的疏漏。

2.2 文書工作與檔案管理脫節(jié)

文書工作與檔案管理脫節(jié)是我國的文檔一體化管理體制沒有理順，從我國現(xiàn)行的檔案管理體制來看，擋案的管理只能通過企業(yè)檔案室與企業(yè)文書部門連接，這種聯(lián)系途徑比較單一，而且職權(quán)不明，很難發(fā)揮文書工作和檔案工作的整體優(yōu)勢。造成文書工作與檔案工作脫節(jié)。二是標(biāo)準(zhǔn)化、自動化水平不高，很大程度上影響了檔案自動化系統(tǒng)的工作，特別是電子文件的鑒定、分類、組卷等基本上還是以手工為主。三是由于標(biāo)準(zhǔn)化準(zhǔn)備工作不足，給軟件推廣和檔案信息的傳遞帶來困難，造成檔案管理系統(tǒng)中的工作流程脫節(jié)。文書工作是開展檔案管理工作的前提，檔案管理工作則是文書工作的延續(xù)，兩者之間既有聯(lián)系，又有區(qū)別，既有相互統(tǒng)一又分工明確，關(guān)系密不可分。但是在實(shí)際的工作中文書工作和檔案管理實(shí)行是分塊管理體系，雖然在工作中取得良好的成效，但是在某種程度上這種管理體制卻拉大了文書工作和檔案工作之間的距離。就現(xiàn)實(shí)情況來說，文書工作者的檔案意識較為淡薄，而檔案管理人員也極少涉及文書工作，這就導(dǎo)致了工作之問的脫節(jié)，在銜接上十分不協(xié)調(diào)。目前，許多單位的文書工作和檔案管理工作在公文的格式和處理辦法上存在較多的分歧和不規(guī)范的現(xiàn)象。比如，文件用紙不規(guī)范、格式不統(tǒng)一、版記不全、附件不規(guī)范、辦理程序先妥、編號不準(zhǔn)確等等。

2.3 上級領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作不夠重視

在企業(yè)單位中，有很多上級領(lǐng)導(dǎo)對文書檔案工作的認(rèn)識不夠全面，不夠透徹。爭取領(lǐng)導(dǎo)重視是做好文書檔案工作的前提，發(fā)揮作用，爭取領(lǐng)導(dǎo)的重視。領(lǐng)導(dǎo)是否重視文書檔案工作，在很大程度上取決于對文書檔案人員工作的滿足度。因此，要想使單位的文書檔案工作有起色，必須做好檔案的管理，使之充分發(fā)揮作用，為本單位工作提供支持和保障。只有讓單位領(lǐng)導(dǎo)知道了檔案工作在單位全局工作中的地位和作用才能夠得到領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持。加強(qiáng)宣傳，增強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識。單位領(lǐng)導(dǎo)對文書檔案工作不夠重視，大多都是因?yàn)閷n案工作的不了解，認(rèn)為文書檔案工作可有可無。這就需要文書檔案人員經(jīng)常向領(lǐng)導(dǎo)宣傳文書檔案工作。首先，要勤向領(lǐng)導(dǎo)匯報文書檔案工作情況，使領(lǐng)導(dǎo)受觸動、受啟發(fā)；其次，要努力做好檔案服務(wù)工作，及時為領(lǐng)導(dǎo)提供上級機(jī)關(guān)和檔案部門下發(fā)的相關(guān)文件材料，為領(lǐng)導(dǎo)提供檔案利用信息，使領(lǐng)導(dǎo)逐漸熟悉文書檔案工作，利用檔案促進(jìn)工作。實(shí)施文書檔案管理現(xiàn)代化是加強(qiáng)文書檔案管理工作的必由之路。在一部分領(lǐng)導(dǎo)看來，檔案管路工作極為簡單，盡管投入了大量人力物力，但是難以見到效果，也無法創(chuàng)造可觀的經(jīng)濟(jì)效益。只要求相關(guān)工作人員保存好文件，以備不時之需即可。所以檔案管理工作盡管在口頭上得到了重視，卻沒有將具體工作落實(shí)到位。這就直接影響了包括文書檔案管理人員在內(nèi)的檔案管理工作者的積極性。除此以外，單位不同領(lǐng)導(dǎo)和部門負(fù)責(zé)人對文書檔案工作重要性的認(rèn)知不一致，也會導(dǎo)致文書檔案管理工作的不完善。

2.4 文書檔案管理人員的素質(zhì)不高

文書檔案的管理工作主要是通過工作人員的人力完成，因此人員的素質(zhì)直接影響著管理工作，一些單位的文書檔案管理人員沒有受過專業(yè)的培訓(xùn)與學(xué)習(xí)，對檔案分類、立卷等技能掌握不夠熟練，沒有掌握其關(guān)鍵，管理工作者的個人能力達(dá)不到當(dāng)前文書檔案管理工作的要求。在檔案的分類、立卷等方面缺乏專業(yè)的知識和技能，即使具備一定相關(guān)技能的人員也沒有進(jìn)行后續(xù)的教育和培訓(xùn)。經(jīng)常導(dǎo)致文書立卷不符合規(guī)范、收集范圍不明確、收集工作不及時、材料真?zhèn)尾环置鳌n案保管期限的劃分混亂、文書檔案收集缺失等問題。隨著互聯(lián)網(wǎng)時代的來臨，利用計算機(jī)進(jìn)行文書檔案管理，從而達(dá)到管理的電子化、網(wǎng)絡(luò)化已經(jīng)成為當(dāng)前的發(fā)展潮流。檔案管理工作者應(yīng)該重視和加強(qiáng)知識技能的培訓(xùn)和更新，進(jìn)一步促進(jìn)文書檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化和制度化。接受新的檔案管理知識和方法，特別是現(xiàn)在計算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，給檔案的管理帶來了一次革命，管理人員只有掌握好新的專業(yè)知識，才能不被時代淘汰。

3 提高文書檔案管理水平的對策

3.1 及時全面地收集文書材料

檔案的收集工作，是檔案工作的首要環(huán)節(jié)和實(shí)際起點(diǎn)。它不僅為檔案工作提供了實(shí)際的管理對象，還為國家積累了完整系統(tǒng)的檔案史料。文書材料的收集，是平時歸卷和來年初調(diào)整定卷的前提和基礎(chǔ)，收集工作的質(zhì)量，決定和影響了其他業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的質(zhì)量，既是一項繁瑣的業(yè)務(wù)工作，也是一項細(xì)致的政治工作。文書材料的收集工作一是“賬內(nèi)”文件要經(jīng)常查對、清點(diǎn)，做到一份不漏地收集起來；二是“賬外”文件要留心收集，把應(yīng)該收的都收集起來；三是嚴(yán)格規(guī)章制度，使工作人員自覺地把文書材料交上來；四是做好思想工作，把容易被忽視的文書材料收集起來?？傊臅牧系氖占ぷ魇且豁椪咝詮?qiáng)、艱苦細(xì)致的工作，檔案管理人員必須熟悉業(yè)務(wù)、信息靈通、堅持執(zhí)行有關(guān)制度，使收集到的文書材料的數(shù)量充分、門類齊全、結(jié)構(gòu)合理，并做到手勤、口勤、腿勤，腦勤，充分發(fā)揮自己的主觀能動性，才能及時全面地做好文書材料的收集工作。

3.2 做好文書工作與檔案管理的銜接

根據(jù)義書處理、檔案管理、數(shù)據(jù)庫維護(hù)、打印原始數(shù)據(jù)等功能的相互問聯(lián)系，可把文書處理與檔案管理分為兩個系統(tǒng)、兩個庫。這樣既可以實(shí)行一體化管理，又能單獨(dú)使用，分段管理。兩個庫既前后連貫，又相對獨(dú)立，互不干擾。將檔案文件的著錄項目放在公文處理的登錄項目中，使揭示檔案外部特征和內(nèi)部特征的信息盡量在公文處理中形成，并達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化，使文書庫的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換到檔案庫，這樣信息庫的數(shù)據(jù)既叮供文書處理中反復(fù)使用，又可免去檔案部門立卷、歸檔數(shù)據(jù)的重復(fù)集中錄人之苦，充分發(fā)揮現(xiàn)代管理的優(yōu)勢，達(dá)到了文書處理與檔案管理的一致性。文檔一體化管理的特點(diǎn)是文檔一體化管理具有靈活方便的自動組卷、對檔案題名自動標(biāo)引、多功能檢索等功能。按照國家檔案局頒布的《檔案著錄規(guī)則》要求，可將文書處理的收發(fā)、登記、承辦、催辦、組卷、注銷和檔案管理的檢索、編目、統(tǒng)計、借閱、銷毀等管理于一體，使文件從形成即由計算機(jī)實(shí)施全過程管理，即文書立卷人員把歸檔文件在計算機(jī)上逐件打上歸檔標(biāo)識、組卷標(biāo)識和保管期限標(biāo)識，應(yīng)用計算機(jī)組卷功能，直接擬寫標(biāo)題及有關(guān)案卷著錄內(nèi)容并由檔案人員進(jìn)行核校，調(diào)整卷內(nèi)文件排列順序，打印出卷內(nèi)文件目錄。立卷人員根據(jù)案卷卷內(nèi)目錄及排列順序，將相關(guān)的文件與護(hù)封、目錄、備考表一并裝訂成卷。這樣既避免了重勞動，又提高了管理效率與質(zhì)量。文書工作與檔案工作有效銜接的途徑是文書檔案工作一體化。所謂文書、檔案一體化管理，就是將文書處理與檔案工作密切聯(lián)系起來，實(shí)現(xiàn)雙方互補(bǔ)、互助，相互溝通，相互滲透，從而形成一個有機(jī)整體，達(dá)到有效管理。根據(jù)工作單位類型不同，可以采用下列幾種模式：一是由文書工作人員兼管檔案工作?；蛴蓹n案人員兼管文書工作的方法。由一人兼管，能熟悉工作，方便工作，提高工作效率。這種方法實(shí)用于中小型單位。二是文書人員與檔案工作人員彼此互相合作，共同完成工作。這種方法適用于大企業(yè)。由于單位大，形成的文件自然多，文件有條件地轉(zhuǎn)化為檔案也必然多。文書人員與檔案工作人員共同完成立卷歸檔工作，有利于檔案的利用與開發(fā)。三是領(lǐng)導(dǎo)統(tǒng)一負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)。由一名領(lǐng)導(dǎo)統(tǒng)一負(fù)責(zé)文書與檔案工作的協(xié)調(diào)。加強(qiáng)統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo).經(jīng)?；ネㄇ閳蟆＝涣鞴ぷ?，建立咨詢會議制度和聯(lián)系網(wǎng)絡(luò)，協(xié)商解決有關(guān)問題，共同承擔(dān)某些科研課題。這種方法適應(yīng)于各類機(jī)關(guān)。明確部門職責(zé)。明確兩部門職責(zé)，前移檔案立卷工作，使文書部門成為檔案保存的一個基本單位。文秘工作和檔案工作銜接的主體主要是公文。計算機(jī)輔助管理是實(shí)現(xiàn)文書檔案工作一體化的有效途徑。文書與檔案管理實(shí)行計算機(jī)輔助管理后，二者能有效地結(jié)合起來，使之真正達(dá)到前文后檔“一次輸入，多次采用”的目的，這也是檔案工作者多年為之努力的方向。文書檔案工作一體化計算機(jī)管理系統(tǒng)是辦公自動化系統(tǒng)的一項子系統(tǒng)，它是一項系統(tǒng)工程，通過采取必要的措施和手段，可使一體化計算機(jī)管理系統(tǒng)具有較強(qiáng)的操作性。首先，計算機(jī)局域網(wǎng)絡(luò)是實(shí)現(xiàn)檔案文件信息快捷、高速傳輸運(yùn)轉(zhuǎn)的必經(jīng)途徑?？蓪⑽臅鴻n案中相同性質(zhì)相互聯(lián)系的工作聯(lián)為一體，完成數(shù)據(jù)共享，數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)儲。其次，隨著多媒體技術(shù)的發(fā)展，將多媒體技術(shù)引人一體化計算機(jī)管理系統(tǒng)后，圖、文、聲并茂，具有可視性、直觀性之特點(diǎn)，使文書檔案工作真正“活”起來。一體化計算機(jī)管理系統(tǒng)實(shí)施后，文書檔案工作中除了個別環(huán)節(jié)尚需人工完成外，其它絕大部分工作如分類、整理、鑒定、立卷、著錄、標(biāo)引、統(tǒng)計、打印均可實(shí)現(xiàn)自動化，使檔案人員從傳統(tǒng)的手工勞作中徹底解脫出來，減少重復(fù)勞動，提高工作效率。

3.3 爭取各級領(lǐng)導(dǎo)對文書檔案管理工作的重視與支持

在實(shí)際工作中，領(lǐng)導(dǎo)的重視程度，在很大程度上會影響文書檔案管理工作者的工作積極性。所以，為了提高單位文書檔案管理工作的工作的水平，工作人員一定要落實(shí)好文書檔案的管理工作，使其充分發(fā)揮作用，從而才能為本單位的工作足夠的支持和保障。文書檔案管理人員通過自己的努力，在本單位的文書檔案管理工作取得長足的進(jìn)步后，才能得到單位領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持。同時，還要通過自己的積極工作，爭得各部門負(fù)責(zé)人對檔案工作的理解和支持。

3.4 強(qiáng)化檔案管理工作者培訓(xùn)，全面提高檔案管理工作者的綜合素質(zhì)

單位領(lǐng)導(dǎo)要加強(qiáng)對檔案管理工作者的培訓(xùn)，深入學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識，不斷更新檔案工作理念，掌握運(yùn)用計算機(jī)管理檔案的能力，努力提高自身的業(yè)務(wù)水平，提高檔案管理工作者的綜合素質(zhì)，只有不斷對檔案管理工作進(jìn)行培訓(xùn)，才能提高其綜合素質(zhì)，適應(yīng)現(xiàn)代檔案管理的要求。加強(qiáng)學(xué)習(xí)與檔案工作相關(guān)的法律法規(guī)，從而不斷提高自己的政治理論及政策水平。新時期干部檔案管理工作者要具備優(yōu)良的專業(yè)技術(shù)素質(zhì)。促使管檔人員不斷改進(jìn)工作方法，提高自身業(yè)務(wù)能力素質(zhì)，進(jìn)而更高效高質(zhì)量的完成檔案管理工作。

總之，文書檔案實(shí)行全面科學(xué)化管理，加強(qiáng)部門間的協(xié)調(diào)與合作，對相關(guān)工作者迸行職業(yè)培訓(xùn)，強(qiáng)化文書工作與檔案管理中作的有效銜接，都將有利于實(shí)現(xiàn)文書檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。并加強(qiáng)檔案管理質(zhì)量，使企業(yè)切實(shí)發(fā)揮文書檔案的作用，提升檔案管理和利用水平充分發(fā)揮檔案的功能，真正實(shí)現(xiàn)其應(yīng)有的價值。

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